Kategorie

Błędy w dokumentach ubezpieczeniowych

Anna Górska
Wypełnianie przez płatników dokumentacji dla ZUS ciągle sprawia dużo trudności. Błędy pojawiają się zarówno w dokumentach zgłoszeniowych (np. ZUS ZPA, ZUS ZUA i ZUS ZZA), jak i rozliczeniowych. Jak je naprawić - zmienić dane czy je skorygować?

Płatnik składek zobowiązany jest do składania prawidłowo wypełnionych dokumentów ubezpieczeniowych oraz do zgłaszania wszelkich zmian danych, jakie nastąpiły w stosunku do danych wykazanych w dokumentach ubezpieczeniowych przekazanych do ZUS.

Najczęstsze nieprawidłowości w dokumentach zgłoszeniowych

Często płatnicy składek nie wiedzą, co jest zmianą danych, a co już ich korektą. Zmianę danych płatnik składek zgłasza wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Zgłoszenie to spowoduje zmianę danych na bieżąco. Korektę płatnik składek przekazuje wtedy, gdy poprawia, usuwa błąd w danych, który popełniony został we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Korekta danych zmieni dane wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.

Przykład

Reklama

1. Ubezpieczony zmienił adres. Płatnik zmianę adresu ubezpieczonego (np. zmianę adresu zamieszkania) powinien zgłosić poprzez złożenie dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zmiany danych, tj. poprzez wpisanie cyfry „1” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 03 (formularz ZUS ZUA) lub w polu 02 (formularz ZUS ZZA). Do czasu złożenia dokumentu zgłoszeniowego w trybie zmiany danych na koncie ubezpieczonego będzie zapisany adres poprzedni, a od dnia jego złożenia - aktualny adres.

2. W adresie ubezpieczonego podanym w zgłoszeniu do ubezpieczeń popełniono pomyłkę. W takim przypadku płatnik powinien złożyć dokument zgłoszeniowy ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie korekty, tj. wpisać cyfrę „2” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 03 (formularz ZUS ZUA) lub w polu 02 (formularz ZUS ZZA). Wypełnienie zgłoszenia w trybie korekty danych spowoduje zapisanie na koncie ubezpieczonego prawidłowego adresu, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

BŁĘDNE DANE W ZUS ZPA

W przypadku gdy zaznaczono złe pole w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZPA, tzn. w bloku I zamiast pola 01 „Zgłoszenie płatnika składek” zaznaczono pole 02 „Zgłoszenie zmiany/korekty danych płatnika składek”, należy ponownie złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA. Podobnej czynności należy dokonać, gdy zostały wypełnione oba pola bloku I.

Reklama

Korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek podanych w II bloku dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZPA dokonuje się, składając dokument ZUS ZIPA, w którym w bloku II podaje się poprzednie dane identyfikacyjne, natomiast w bloku III - aktualne dane identyfikacyjne.

Dokumenty zgłoszeniowe: ZUS ZPA w trybie zgłoszenia pierwszorazowego oraz ZUS ZIPA płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do ZUS w formie papierowej, tzn. na formularzu według wzoru lub jako wydruk z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS. Do dokumentów tych płatnik zobowiązany jest dołączyć kopie dokumentów potwierdzających nadanie identyfikatorów (NIP, REGON).

Przykład

Płatnik rozpoczynający działalność od 1 stycznia 2009 r. zgłasza do ubezpieczenia 25 osób. Jakie i w jaki sposób (papierowo czy elektronicznie) dokumenty powinien przekazać d ZUS?

Płatnik zobowiązany jest do przekazywania do ZUS, dokumentów dotyczących pierwszorazowego zgłoszenia ZUS ZPA w formie papierowej z kopią decyzji o nadaniu identyfikatorów NIP i REGON. Natomiast dokumenty zgłoszeniowe za pracowników ZUS ZUA lub ZUS ZZA powinien przekazać drogą elektroniczną w formie pliku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS.

W przypadku gdy w zgłoszeniu płatnika składek podano identyfikator o błędnej strukturze (np. REGON 11-znakowy zamiast 9- lub 14-znakowy), należy złożyć ponownie dokument zgłoszeniowy ZUS ZPA prawidłowo wypełniony.

Poprawienia błędnie podanych danych ewidencyjnych płatnika składek dokonuje się poprzez złożenie dokumentu zgłoszenia w trybie korekty. Dokument zgłoszenia płatnika ZUS ZPA w trybie korekty wypełnia się wpisując „2” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

Jeżeli konieczne jest dokonanie korekty adresu prowadzenia działalności, to należy złożyć dokument ZUS ZAA. W dokumencie tym wypełnia się blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, a następnie w bloku III w polu 01 wpisuje się „2” (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod adresem), zaś w kolejnych polach - adres nieprawidłowy, natomiast w bloku IV w polu 01 wpisuje się „1” (tj. nowy adres), w kolejnych zaś polach - prawidłowy adres prowadzenia działalności.

BŁĘDY W DANYCH W ZUS ZWPA

W przypadku błędów w danych o wyrejestrowaniu płatnika składek, podanych w bloku III dokumentu „Wyrejestrowanie płatnika składek” - należy złożyć ZUS ZWPA w trybie korekty. W dokumencie tym należy wstawić „X” w polu 03 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie wpisać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach.

BŁĘDY DANYCH W ZUS ZUA I ZUS ZZA

Jeżeli w bloku I dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA zamiast pola „Zgłoszenie do ubezpieczeń (ubezpieczenia)” zaznaczono pole „Zgłoszenie zmiany/korekty danych...”, to należy złożyć wtedy prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zgłoszenia, tj. w bloku I „Dane organizacyjne” zaznaczyć „X” odpowiednio w jednym z pól oznaczających zgłoszenie.

W przypadku wypełnienia kilku pól w bloku I - należy powtórnie złożyć dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z zaznaczeniem odpowiedniego pola w bloku I.

Przykład

Płatnik składek złożył zgłoszenie ubezpieczonego ZUS ZUA, zaznaczając w danych organizacyjnych w polu 01 oraz w polu 02 - „X” jako zgłoszenie. Co powinien zrobić, aby skorygować błędne dane?

Aby skorygować swój błąd, płatnik powinien złożyć ponownie dokument zgłoszenia ZUS ZUA, zaznaczając w bloku danych organizacyjnych w polu 01 „X” jako zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego.

W celu skorygowania błędnie podanych danych identyfikacyjnych płatnika składek na formularzach zgłoszeniowych ZUS ZUA lub ZUS ZZA (z wyłączeniem druków zgłoszenia ZUS ZPA), wykazanych w bloku II dokumentu zgłoszeniowego za ubezpieczonego - należy złożyć ponownie dokument ubezpieczeniowy wypełniony poprawnie.

Przykład

Płatnik składek przesłał do ZUS dokument zgłoszeniowy ZUS ZUA. Wypełniając blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, w miejsce NIP wpisał REGON. Jak skorygować ten błąd?

Płatnik, aby skorygować swój błąd, powinien ponownie złożyć druk ZUS ZUA z poprawnie wypełnionymi danymi.

Błędy w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, wykazanych w bloku III dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, koryguje się poprzez złożenie dokumentu ZUS ZIUA. Dokument ten należy wypełnić w następujący sposób w:

• bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 - wpisać „2”,

• bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisać dane identyfikacyjne płatnika składek,

• bloku III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” - wpisać zestaw danych identyfikacyjnych ubezpieczonego podanych na zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w tym nieprawidłowy identyfikator,

• bloku IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” - wpisać pełny zestaw prawidłowych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego,

• bloku V „Oświadczenie płatnika składek” - wpisać datę wypełnienia dokumentu i złożyć podpis,

• bloku VI „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” - podpis składa ubezpieczony.

Przykład

Płatnik składek przesłał do ZUS zgłoszenie ubezpieczonego na formularzu ZUS ZUA. Wpisując identyfikator PESEL, zamienił miejscami dwie cyfry. Jak należy skorygować ten błąd?

Po stwierdzeniu błędu w danych identyfikacyjnych płatnik powinien złożyć formularz ZUS ZIUA w celu skorygowania błędu. W bloku III powinien wpisać błędne dane ubezpieczonego, natomiast w bloku IV prawidłowe.

W przypadku podania na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń identyfikatorów ubezpieczonego o błędnej strukturze, np. PESEL 8-znakowy, lub przy braku minimum identyfikacyjnego - należy ponownie złożyć dokument w trybie zgłoszenia, tj. w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA wpisać „X” w odpowiednim polu bloku I „Dane organizacyjne”.

Przykład

Płatnik składek złożył formularz zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZZA, podając jeden identyfikator numeryczny ubezpieczonego numer PESEL. Płatnik nie podał drugiego identyfikatora - NIP. Co powinien zrobić w takim przypadku?

Po otrzymaniu przez ubezpieczonego decyzji o nadaniu numeru NIP płatnik powinien ponownie złożyć formularz ZUS ZZA, podając minimum dwa identyfikatory numeryczne ubezpieczonego.

W przypadku konieczności zgłoszenia zmiany lub korekty wykazany w bloku V dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA takich danych, jak:

• kod tytułu ubezpieczenia,

• rodzaje ubezpieczeń,

• data objęcia ubezpieczeniami

- płatnik składek zobowiązany jest złożyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń, a następnie złożyć ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń.

Czytaj także: Konsekwencje nieprawidłowości w projektach unijnych>>

Przykład

Płatnik składek zgłosił zleceniobiorcę do ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz do ubezpieczenia zdrowotnego od 1 grudnia 2008 r. Zrobił to na formularzu ZUS ZUA. W styczniu 2009 r. zleceniobiorca złożył wniosek o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym od 1 lutego 2009 r. Jaki dokument do ZUS powinien złożyć?

W związku z taką sytuacją płatnik składek powinien złożyć na formularzu ZUS ZWUA wyrejestrowanie z dotychczasowych ubezpieczeń (emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego), a następnie na formularzu ZUS ZUA zgłosić do wszystkich ubezpieczeń od 1 lutego 2009 r.

BŁĘDNE DANE W ZUS ZWUA

Jeżeli popełniono błąd przy wpisywaniu danych zawartych w bloku IV „Wyrejestrowanie z ubezpieczeń”, należy w przypadku, gdy błąd dotyczy:

• kodu tytułu ubezpieczenia - złożyć ponownie dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA,

• schematu wyrejestrowania (tj. zaznaczono wyrejestrowania z poszczególnych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego, zdrowotnego) lub daty czy kodu przyczyny wyrejestrowania - złożyć dokument ZUS ZWUA w trybie korekty (tj. wpisać „X” w polu 04 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach).

Czytaj także: Zamówienia publiczne - analiza problemów>>

Nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych

W imiennych raportach miesięcznych należy podawać numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru - numer NIP. Jeżeli ubezpieczonemu nie nadano również numeru NIP, należy podać serię i numer dowodu osobistego lub paszport.

Przykład

1. Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc, płatnik składek jest zobowiązany w imiennych raportach miesięcznych podawać w pierwszej kolejności jako identyfikator ubezpieczonego - numer PESEL. W przypadku gdy ubezpieczony nie posiada tego numeru - numer NIP, a w dalszej kolejności serię i numer dowodu tożsamości lub paszportu.

2. W przypadku gdy płatnik składek pomylił się i złożył raport składkowy za ubezpieczonego, za którego nie powinien złożyć raportu, musi go skorygować do „zera”. Aby wycofać raport składkowy, należy wypełnić nowy raport, wpisując w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wartość „0,00”.

3. Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc z identyfikatorem 01, płatnik pomylił się i sporządził również raport za ubezpieczonego, który został już wyrejestrowany z ubezpieczeń. Aby dokonać korekty, płatnik powinien przekazać za tego ubezpieczonego imienny raport miesięczny, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje „0,00”. Komplet dokumentów korygujących powinien być sporządzony z identyfikatorem 02.

Anna Górska

Podstawy prawne

• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 6, poz. 33)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 112, poz. 717)

 

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    20 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?