Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Oprócz wybrania konkretnej metody, do opisu czynności związanych z obiegiem i kontrolą dokumentacji finansowo-księgowej, należy zwrócić również uwagę na przejrzystość zapisów instrukcji oraz adekwatności zapisów do faktycznego systemu funkcjonowania jednostki.

Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować zasady obiegu dowodów księgowych ujęte w tabeli.

Tabela. Zasady obiegu dowodów księgowych

Dokumentacja opisująca obieg dokumentów powinna przede wszystkim określać szereg informacji, a mianowicie:

• co powinny zawierać dokumenty finansowo-księgowe,

• kto je powinien parafować, a kto akceptować,

• w jakiej kolejności te czynności mają być wykonane,

• jak powinno wyglądać potwierdzenie ich wykonania.

Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów wydaje kierownik jednostki organizacyjnej w formie zarządzenia. Może być ona integralną częścią zarządzenia lub stanowić jego załącznik.

Zakresem kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w formie pisemnej należy objąć:

• środki pieniężne,

• rozrachunki i rozliczenia,

• zapasy (jeśli takie występują w jednostce),

• aktywa trwałe,

• zatrudnienie i wynagrodzenia,

• koszty,

• przychody,

• środki trwałe w budowie,

• fundusze specjalne,

• systemy informatyczne.

W zakresie wszystkich wymienionych obszarów należy opracować wzorce zachowań i czynności, których wykonanie zapewni nadzór nad działalnością jednostki.

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych należy:

1. Ustalić wykaz stosowanych dowodów księgowych występujących w jednostce i określić ich cechy.

2. Wskazać sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawiania i osoby upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych.

3. Wyszczególnić komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz pod względem celowości, gospodarności i legalności dokonywanych operacji.

4. Wskazać wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych oraz wzory podpisów osób upoważnionych do kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

5. Opisać sposób postępowania, w razie wykrycia, w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych.

6. Przedstawić sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych własnych i obcych, umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym.

7. Określić terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych pomiędzy poszczególnymi komórkami oraz terminy przekazania do księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu.

Zapoznanie pracowników

Istotą posiadania w jednostce instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych nie jest sam fakt jej istnienia, ale zapoznanie z nią wszystkich pracowników i zobowiązanie ich do bezwzględnego przestrzegania zawartych w niej postanowień.

Potwierdzenie zapoznania się pracowników z wewnętrznymi procedurami najlepiej przyjąć w formie pisemnej. Można tego dokonać za pomocą sporządzonego wykazu potwierdzenia przez pracowników, którym przekazano egzemplarze instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych do zapoznania się i stosowania.

Przykładowy wykaz pracowników, którym przekazano egzemplarze instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

Upoważnieni w komórkach/wydziałach bądź referatach pracownicy powinni mieć maksymalną świadomość odpowiedzialności w zakresie powierzonych im obowiązków z zakresu gospodarowania majątkiem i mieniem jednostki. Najlepiej do obowiązków, zarówno „starych pracowników”, jak i „nowo przyjętych”, włączyć zapoznawanie się z obiegiem i kontrolą dokumentów finansowo-księgowych czy też z wprowadzonymi zmianami w ustalonym obiegu. Każdorazowo taki fakt (zapoznania się z już istniejącymi lub zmianami w instrukcji) powinien zostać potwierdzony poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia lub podpisu na dokumencie opisującym te procesy. Podpis złożony przez pracownika pod zapisami dotyczącymi uregulowań wewnętrznych z zakresu obiegu i kontroli finansowo-księgowej może być punktem wyjścia do wystąpienia pracodawcy wobec nierzetelnego pracownika z roszczeniem na wypadek, gdyby popełniając niedopatrzenie, naraził jednostkę na stratę (np. poprzez opóźnienie zapłaty za wystawioną fakturę i konieczność uregulowania z tego tytułu karnych odsetek) i odwrotnie - pracownik może się bronić w przypadku, kiedy nie był poinformowany np. o wprowadzonych zmianach.

Jak prawidłowo opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, dowiedzą się Państwo z grudniowego (12/2008) Poradnika Rachunkowości Budżetowej „Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych”. W Poradniku opisujemy sposoby konstruowania instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, rodzaje dokumentów księgowych oraz podajemy praktyczne przykłady obiegu dokumentów finansowo-księgowych wraz z opisem czynności, jakie należy wykonać na poszczególnych etapach ich kontroli.

Omawiamy obowiązki osób upoważnionych do przeprowadzania tych kontroli i znaczenie wykonywanych przez nich czynności, gdyż to właśnie na nich spoczywa odpowiedzialność za kompletność wykonywanej kontroli oraz niedopuszczenie do zaksięgowanie dokumentu mającego wady formalne, rachunkowe i merytoryczne.

Ponadto w Poradniku znajdują się przykładowe zarządzenia kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia:

• obiegu i kontroli dokumentów księgowych wraz z załącznikiem, który stanowi instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,

• procedur kontroli.

Mogą one stanowić bazę do opracowania takich dokumentów w Państwa jednostce.

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056)

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 180, poz. 1112)