Jak zorganizować system zamówień wspólnych

Samorządy coraz częściej szukają sposobów na obniżenie kosztów działalności. Jednym z takich rozwiązań są zamówienia wspólne. Polegają one na tym, że dla wszystkich jednostek podległych samorządowi przeprowadza się jedno wspólne zamówienie. Według przepisów zamawiający, czyli m.in. jednostki samorządu terytorialnego (JST), mogą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia, wyznaczając spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz (art. 16 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych; dalej: Pzp). Na poziomie administracji samorządowej zasady takich zakupów określa organ wykonawczy samorządu (lub wielu samorządów, realizując postępowania zgodnie z art. 15 ust. 2).

Zamówienia wspólne dotyczą przede wszystkim dostaw, np. energii elektrycznej. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by takie przetargi dotyczyły usług lub robót.

Zamówienia wspólne to nie tylko oszczędności, lecz także sprawniejsze i efektywniejsze zakupy. Według Łukasza Korby, zastępcy dyrektora Biura Zamówień Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, dzięki zamówieniom wspólnym dla wszystkich jednostek w mieście można:

- uzyskać niższe ceny produktów przy jednoczesnym zachowaniu standardów jakościowych,

- przyspieszyć proces kontraktowania, jednocześnie zamawiając w terminach, ilościach i na zasadach optymalnych dla zamawiających,

- ograniczyć zaangażowanie organizacyjne w proces przygotowania i przeprowadzania przetargów.

Według samorządowców, którzy korzystają z zamówień wspólnych, optymalne korzyści ze stosowania takich przetargów można uzyskać pod warunkiem spełnienia kilku warunków. Przede wszystkim JST powinna opracować procedurę zamówień wspólnych, umożliwiającą m.in. tworzenie koszyka produktów i wykonawców.

System Częstochowy

Częstochowa jest jednym z pionierów zamówień wspólnych. Miasto kupuje w ten sposób m.in. energię elektryczną, ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności cywilnej, a także olej opałowy dla szkół. Procedura przygotowania i przeprowadzenia wspólnego przetargu dla częstochowskich jednostek przebiega następująco:

1) urząd występuje do jednostek z informacją, że zamierza przeprowadzić zamówienie wspólne na dany przedmiot zamówienia,

2) kierownicy jednostek zwracają się do prezydenta z prośbą o objęcie placówki wspólnym zamówieniem i zobowiązują się dostarczyć niezbędne dane, głównie dotyczące zakresu przedmiotu zamówienia oraz upoważniają miasto do przeprowadzenia tego postępowania i przygotowania wszystkich wymaganych przepisami prawa dokumentów (art. 16 ust. 1 Pzp),

3) urząd przygotowuje specyfikacje istotnych warunków zamówienia i przeprowadza przetarg (komisja przetargowa składa się z pracowników urzędu),

4) umowy podpisują poszczególne jednostki, które pokrywają ich koszty.

Według Zbigniewa Leszczyńskiego, zastępcy naczelnika Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Częstochowy, w dotychczasowych wspólnych przetargach na zakup energii elektrycznej w latach 2009–2011 udało się uzyskać oszczędności w wysokości blisko 3,7 mln zł. W 2012 roku mają być one jeszcze wyższe i osiągnąć ok. 2,7 mln zł brutto.

Więcej w Gazecie Samorządu i Administracji – Zamów prenumeratę >>