Nowa instrukcja kancelaryjna 2011

Nowy akt określa instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych dla:

- organów gminy i związków międzygminnych,

- organów powiatu,

- organów samorządu województwa,

- organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

W załączniku do rozporządzenia oddzielnie określono wykazy akt dla wyżej wymienionych podmiotów, niemniej jednak wszystkie wykazy tworzone są jednolicie - w oderwaniu od struktury organizacyjnej podmiotu i podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

Wykazy akt oparte są na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Całość dokumentacji danego podmiotu dzielona jest na dziesięć klas głównych – o symbolach klasyfikacyjnych od „0” do „9”.

W ramach każdej klasy głównej znajduje się maksymalnie dziesięć klas drugiego rzędu – o symbolach od „00” do „99”. Klasy trzeciego, czwartego rzędu tworzone są analogicznie, tak więc symbole klasyfikacyjne klas czwartego rzędu będą się mieścić w rzędzie od „0000” do „9999”. Klasom końcowym nadawane są kategorie archiwalne.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14 z 20 stycznia 2011, Poz. 67) weszło w życie w dniu ogłoszenia. Rozporządzenie zastąpiło następujące akty prawne, które straciły moc obowiązującą z dniem 1 stycznia 2011 r:

- ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa,

- ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu,

- ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych,

oraz

- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie, które straciło moc 2 kwietnia 2010 r.

Dokumentacja spraw niezakończonych, zgromadzona przed dniem wejścia w życie nowych regulacji pozostaje oznaczona według poprzednich zasad aż do zakończenia sprawy bądź też zostaje oznaczona według nowych zasad - po założeniu dla niej nowej sprawy. Kierownik komórki organizacyjnej podejmuje w tej kwestii decyzję.

Czytaj także: Niezbędnik czynności kancelaryjnych>>

Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd "papierowy" czy "elektroniczny">>