Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”

Od 1 stycznia 2011 r. utraciły moc przepisy dotyczące instrukcji kancelaryjnych wydanych na podstawie ustaw z:

● 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,

● 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa,

● 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym,

● 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie.

W ich miejsce pojawiło się nowe – wspólne dla wszystkich wymienionych podmiotów – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej). Jego zakres ma wpływ na sposób realizacji zadań przez wszystkich pracowników, począwszy od urzędników niższego szczebla, informatyków, poprzez kierowników komórek organizacyjnych, aż do kierowników urzędów. Rozporządzenie określa bowiem m.in. zasady postępowania z dokumentacją od momentu jej przygotowania (wytworzenia, wpływu) poprzez przedłożenie do dekretacji, akceptacji, aż do wysłania pisma i archiwizacji sprawy, niezależnie od postaci dokumentów. Wskazuje również wymagania dla systemów teleinformatycznych – głównie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (dalej: EZD).

Kompleksowa informatyzacja

Ścieżki postępowania z pismem mogą angażować wszystkie szczeble organizacji urzędu. Niestety, bardzo wielu pracowników omija ten akt prawny, szczególnie w urzędach, w których wykorzystuje się nadal papierowy obieg dokumentów.

Poprawnie zaprojektowane i wykonane systemy EZD ułatwiają w pewnym zakresie poprawność postępowania z dokumentacją, nie pozwalając na wykonywanie wielu czynności, które papier „przyjmie”. Jednak nadal poprawność postępowania z dokumentacją zależy od jego dysponentów – od pracowników urzędów.

Odmiennie niż dotychczas, rozporządzenie – poza instrukcją kancelaryjną – zawiera cztery jednolite rzeczowe wykazy akt dla różnych podmiotów oraz instrukcję w sprawie organizacji działania archiwów zakładowych. Skupimy się jednak przede wszystkim na instrukcji kancelaryjnej, nawiązując tylko do treści pozostałych załączników.

Dla kogo instrukcja

Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej reguluje postępowanie z dokumentacją, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych. Jednocześnie instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

Zarówno urzędy zinformatyzowane, dysponujące systemem EZD, jak i pozostałe urzędy są zobowiązane do stosowania przepisów omawianego rozporządzenia, aczkolwiek tylko te, które regulują postępowanie w przyjętym w danym urzędzie podstawowym sposobie dokumentowania spraw (papierowym lub elektronicznym).

Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej umożliwia wykorzystanie systemów EZD, ale nie zmusza do ich zakupu, wdrożenia i utrzymania. Dla urzędów tradycyjnych wprowadza przepisy regulujące postępowanie z dokumentem elektronicznym w „papierowym” urzędzie.

Czytaj także: Szkolenia z e-administracji dla 12,5 tys. urzędników>>

Od 1 stycznia 2011 r. – przepisy przejściowe

W zasadzie datą wejścia w życie rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej jest data jego ogłoszenia, czyli 20 stycznia 2011 r. Jednakże uwzględniono również potrzebę przygotowania urzędów do realizacji nowych wymagań prawnych, wprowadzając pewne wyjątki.

W rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewidziano przepisy przejściowe regulujące postępowanie z dokumentacją dla spraw prowadzonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia. Dotyczy to zarówno dokumentacji w postaci papierowej, jak i elektronicznej – w systemie EZD. Z punktu widzenia EZD przepisy te są o tyle istotne, że wiele urzędów już wykorzystywało wcześniej tego typu systemy. Rozporządzenie tym samym, działając nieco wstecz, uznaje ich zgodność z przepisami prawa. Brak tego przepisu doprowadziłby bowiem do dużych problemów w urzędach najnowocześniejszych. W najgorszym przypadku istniałaby bowiem konieczność przekształcenia dokumentów elektronicznych w dokumenty papierowe – operacja nie zawsze możliwa technicznie i organizacyjnie.

Wybrane praktyczne zmiany w przepisach

Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej reguluje tryb postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną w urzędach. Niezależnie od zaawansowania informatycznego podmiotu nie można uniknąć pojawienia się w urzędach dokumentów ani w postaci papierowej, ani elektronicznej. Co więcej, nawet w jednej sprawie będziemy posiadać obie postacie dokumentów. Dlatego też określono zasady postępowania, uwzględniając wszystkie możliwie rozwiązania:

● postępowanie z dokumentem papierowym w urzędzie tradycyjnym,

● postępowanie z dokumentem papierowym w urzędzie elektronicznym,

● postępowanie z dokumentem elektronicznym w urzędzie tradycyjnym,

● postępowanie z dokumentem elektronicznym w urzędzie elektronicznym,

● postępowanie z dokumentacją mieszaną (papierowo-elektroniczną) w jednej sprawie w urzędzie tradycyjnym,

● postępowanie z dokumentacją mieszaną (papierowo-elektroniczną) w jednej sprawie w urzędzie elektronicznym.

Sposób postępowania jest oczywiście inny dla każdego z tych przypadków, a wybór uzależniony jest od przyjętego przez kierownika podmiotu podstawowego sposobu dokumentowania prowadzonych spraw.

Korespondencja między komórkami organizacyjnymi urzędu

Instrukcja kancelaryjna dopuszcza wprost (w EZD narzuca) rezygnację z rejestrowania sprawy obejmującej jedno zagadnienie w kilku komórkach organizacyjnych. Zdarza się bowiem bardzo często, że jedna sprawa jest realizowana na podstawie różnego rodzaju opinii, stanowisk innych komórek organizacyjnych. Do tej pory, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, istniały tzw. komórka macierzysta i komórki inne. W komórce macierzystej dokumentacja sprawy mogła mieć kategorię archiwalną, np. A – oznaczająca dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. W tzw. innej komórce natomiast dla tej sprawy dokumentacja miała kategorię Bc – co oznaczało dokumentację manipulacyjną, mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która mogła ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego (w porozumieniu z tym archiwum).

Praktyczne przełożenie tych przepisów pokazano na rys. nr 1 – ilustrującym często stosowaną praktykę rejestrowania sprawy w wielu komórkach organizacyjnych (w wielu urzędach stosowano jednak już sposób postępowania wskazany na rys. nr 2). Zmiany wprowadzone od 1 stycznia 2011 r. zostały przedstawione na rys. 2 i 3.

Identyfikacja sprawy – znak sprawy

Poza dużymi zmianami dotyczącymi wykorzystania EZD zmiany w instrukcji kancelaryjnej dotknęły również teoretycznie prostego zagadnienia, ale bardzo ważnego – bo wszechobecnego elementu, jakim jest znak sprawy. Celem wprowadzonych zmian jest ujednolicenie sposobu „budowania” znaku sprawy przez wszystkie urzędy. Instrukcja kancelaryjna dopuszcza w znaku sprawy wykorzystanie tylko jednego separatora – kropki. Istota zmiany polega m.in. na umożliwieniu automatyzacji przetwarzania dokumentacji w różnych podmiotach, wykorzystując jednolicie określony znak sprawy. Jest to szczególnie przydatne przy wprowadzaniu dokumentów „obcych” do własnych systemów, np. umożliwiając automatyczne rozpoznanie poszczególnych elementów znaku sprawy czy też wyszukiwanie dokumentów.

Jedynym odstępstwem od zasady stosowania jednego separatora jest możliwość wykorzystania znaku minusa jako separatora w oznaczeniu komórki organizacyjnej – wskazanie wewnętrznej komórki organizacyjnej.

Znak sprawy jest kluczowym identyfikatorem każdego pisma, sprawy. Częste błędy w rejestrowaniu spraw wynikają z braku umiejętności „rozszyfrowania” poszczególnych jego elementów.

Hasła klasyfikacyjne i kategorie archiwalne

Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej wprowadza odrębny podział wykazów akt dla organów:

1) gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy,

2) powiatu i starostw powiatowych,

3) samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,

4) zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

Jednolite rzeczowe wykazy akt uległy znacznemu uproszczeniu, zmniejszono liczbę pozycji klasyfikacyjnych o ponad 25%. Warto zwrócić uwagę, że do znacznej części haseł klasyfikacyjnych przypisano kategorię archiwalną A, co oznacza obowiązek wiecznego przechowywania dokumentacji (archiwum państwowe).

Ciekawą zmianą jest likwidacja haseł klasyfikacyjnych bardzo chętnie wykorzystywanych dotąd przez pracowników urzędów. Dotyczy do przykładowo hasła (dla gmin) 0114 – sprawy organizacyjne i 0717 – współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami. Tego typu zmiany mają służyć uporządkowaniu sposobu postępowania z dokumentacją – jej kwalifikowania do poszczególnych merytorycznych haseł klasyfikacyjnych. Do tej pory bowiem praktyką było wykorzystywanie wskazanych haseł jako zbioru „spraw pozostałych”, co prowadziło do utraty dokumentacji mającej znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, m.in. na temat działalności jednostek samorządu terytorialnego.

Dokonano likwidacji tzw. innych komórek w zakresie dotyczącym kategorii archiwalnej, pozostawiając wyłącznie komórki merytoryczne.

Dla urzędów nowe jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA) oznaczają w pierwszej kolejności konieczność kompleksowego przyporządkowania wszystkich spraw do nowych haseł klasyfikacyjnych. Instrukcja kancelaryjna również w tym zakresie zawiera przepisy regulujące tryb postępowania (dla urzędów papierowych i elektronicznych) z dokumentacją spraw zarówno zakończonych, jak i niezakończonych, wytworzoną i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.

Czytaj także: Dzienniki urzędowe mają być wyłącznie w formie elektronicznej>>

Rys. 1. Współpraca między komórkami – uproszczona ścieżka postępowania wg dotychczasowych zasad

@RY1@i41/2011/004/i41.2011.004.000.0017.001.jpg@RY2@

Rys. 2. Współpraca między komórkami – uproszczona ścieżka postępowania wg nowych zasad – dla urzędu papierowego

@RY1@i41/2011/004/i41.2011.004.000.0017.002.jpg@RY2@

Rys. 3. Współpraca między komórkami – ścieżka postępowania wg nowych zasad – dla urzędu z systemem EZD

@RY1@i41/2011/004/i41.2011.004.000.0017.003.jpg@RY2@

Przykładowy „prosty” znak sprawy:

ABC.123.78.2011

gdzie poszczególne elementy oznaczają:

1) ABC – komórkę organizacyjną,

2) 123 – symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

3) 78 – kolejny numer sprawy rozpoczętej w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123,

4) 2011 – to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

Przykładowy „rozbudowany” znak sprawy:

AB-C-V.123.78.2.2011.JK2

gdzie poszczególne elementy oznaczają:

1) ABC-C-V – komórkę organizacyjną i wewnętrzną komórkę organizacyjną w ramach komórki organizacyjnej,

2) 123 – symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

3) 78 – kolejny numer sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123,

4) 2 – to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą 78,

5) 2011 – to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła,

6) JK2 – jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

TERMINY WYNIKAJĄCE Z ROZPORZĄDZENIA

Data wejścia w życie rozporządzenia – data ogłoszenia, czyli 20 stycznia 2011 r.

Obowiązek stosowania rozporządzenia dla dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu – 1 stycznia 2011 r.

Dostosowanie systemu EZD – 21 stycznia 2012 r.

Dostosowanie lokalu archiwum zakładowego – 21 stycznia 2016 r.

EFEKT PRACY EKSPERTÓW I PRAKTYKÓW

Założenia rozporządzenia w części dotyczącej instrukcji kancelaryjnej były przygotowywane przez zespół powołany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych i Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, w skład którego weszli przedstawiciele urzędów miast (w Częstochowie, Łodzi, Poznaniu, Siemianowicach Śl., Warszawie i Zabrzu), urzędów wojewódzkich (podlaskiego, podkarpackiego, wielkopolskiego, małopolskiego) oraz archiwów państwowych (w Krakowie, Rzeszowie i Białymstoku). Co istotne, podstawowym kryterium doboru członków zespołu roboczego było doświadczenie w zakresie wykorzystania systemów do elektronicznego obiegu dokumentów – elektronicznego zarządzania dokumentacją. Wymaga to podkreślenia, jeśli weźmie się pod uwagę podstawowy cel nowych regulacji prawnych – umożliwienie nowoczesnym urzędom wykorzystania w szerokim zakresie dokumentacji elektronicznej w bieżącej działalności, a urzędom „papierowym” zapewnienia możliwości realizacji spraw w sytuacji, w której w takim urzędzie pojawi się dokument elektroniczny.

Podstawy prawne

•  Ustawa z 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U. nr 31, poz. 206; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. nr 40, poz. 230)

•  Ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1592; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. nr 106, poz. 675)

•  Ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1590; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. nr 106, poz. 675)

•  Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. nr 106, poz. 675)

•  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67)