Kategorie

Niezbędnik czynności kancelaryjnych

Zdzisława Koźmin
inforCMS
W procedurach biurowych ważną pozycję stanowią czynności kancelaryjne, które są uregulowane wewnętrznymi przepisami, zawartymi w formie instrukcji kancelaryjnej.

Przepisy mają na celu ujednolicenie sposobu wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów biurowych wpływających z zewnątrz, wysyłanych na zewnątrz oraz przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Czynności te wykonują w określonym zakresie wszyscy pracownicy biurowi. Najszersze obowiązki czynności kancelaryjnych są powierzane pracownikom kancelarii ogólnych w dużych instytucjach oraz pracownikom sekretariatu każdego ogniwa organizacyjnego i zarządzającego.

Do podstawowych obowiązków czynności kancelaryjnych należy:

• przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej,

• wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,

• przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej,

• udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy,

• sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie.

Czynności kancelaryjne wykonują pracownicy sekretariatu lub sprawują nadzór nad pracownikami recepcji, kancelarii, które mają w szerokim zakresie powierzone obowiązki kancelaryjne i są organizacyjnie podporządkowane sekretariatowi szefa firmy (instytucji).

Przyjmowanie korespondencji

Reklama

W zasadzie wszystkie pisma powinny wpływać do jednej, specjalnie wyznaczonej komórki organizacyjnej, którą jest kancelaria lub sekretariat. Niektóre pisma mogą wpływać wprost do referentów, którzy wówczas przedkładają je do wglądu przełożonym.

Kancelaria otwiera przesyłki, sprawdza ich zawartość i następnie odciska na pismach pieczątkę wpływu. Po przejrzeniu pism, kancelaria wpisuje w obrębie pieczątki wpływu datę wpływu i symbol komórki organizacyjnej, do której pismo ze względu na swą treść zostaje skierowane. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i drukach (formularzach) niewymagających merytorycznego załatwienia.

Otrzymane telegramy i telefaksy należy doręczać właściwej osobie niezwłocznie po otrzymaniu, odnotowując datę i godzinę wpływu. Następnie rejestruje się ważniejsze przesyłki i całą korespondencję segreguje według przeznaczenia. Część korespondencji, która jest zastrzeżona do wglądu dyrektora lub jego zastępcy, kancelaria doręcza pracownikowi sekretariatu, a resztę - do kierowników właściwych komórek organizacyjnych lub do referentów.

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

• mylnie skierowanych,

• w których brak jest adresu lub daty pisma,

• poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,

• dla których obowiązuje termin prekluzyjny (odwołania).

Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwy adres, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak wymienionych w piśmie załączników należy odnotować na piśmie.

Reklama

Przekazywanie korespondencji odbywa się w teczkach obiegowych. Korespondencję o charakterze prywatnym należy doręczyć adresatom bez otwierania i bez pokwitowania. Jeżeli struktura organizacyjna nie przewiduje kancelarii - wszystkie czynności kancelaryjne przejmuje sekretariat.

Nie podlegają rejestracji publikacje (gazety, czasopisma, prospekty, ogłoszenia, afisze, książki), powtarzające się oferty współpracy - oferty szkoleń, wyposażenia biurowego, zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Wymienione pisma po wykorzystaniu należy odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych.

Ewidencjonowanie i dekretacja korespondencji

Sekretariat ewidencjonuje otrzymaną korespondencję w celach kontrolnych w dzienniku zwanym kontrolką wpływu. Otrzymaną korespondencję niezwłocznie przekazuje odpowiednio dyrektorowi (prezesowi), zastępcom dyrektora - do wglądu i dekretacji. Dekretujący korespondencję umieszcza obok pieczęci wpływu ewentualną decyzję dotyczącą sposobu i terminu załatwienia oraz datę dekretacji i skrót podpisu (parafę). Dyrektor i jego zastępcy przeglądając korespondencję decydują, którą korespondencję załatwią we własnym zakresie, a pozostałą korespondencję przydzielą do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne.

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora i zastępcę dyrektora pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami (dekretacją) na:

• podlegającą załatwieniu przez dyrektora, zastępcę lub głównego księgowego,

• podlegającą załatwieniu przez właściwe komórki organizacyjne.

Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne, są umieszczane dyspozycję dotyczące:

• sposobu załatwienia sprawy,

• terminu załatwienia sprawy,

• aprobaty załatwienia sprawy i inne niezbędne informacje.

 

Wytyczne takie są wówczas dla personelu obowiązujące.

Czytaj także: Procedury obiegu dokumentów>>

Rejestrowanie i znakowanie spraw

Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części:

1. Symbolu literowego jednostki organizacyjnej.

2. Symbolu komórki organizacyjnej.

3. Liczbowego symbolu hasła według wykazu akt.

4. Kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

5. Dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

Wzór znaku sprawy: TBS - DT - 005/10/09 co oznacza:

TBS - nazwa jednostki (Towarzystwo Budownictwa Społecznego)

DT - nazwa komórki (Dział Techniczny)

005 - symbol hasła (Roboty elektryczne)

10 - numer kolejny w spisie spraw (nr 10)

09 - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego (2009)

Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę) w celu ułatwienia obiegu pism. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Każda teczka aktowa powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia:

 

 

Formy załatwiania pism

Mówiąc o załatwianiu pism mamy na myśli załatwienie jedynie formalne, czyli wybór formy załatwienia, który zależy od rodzaju sprawy. Istnieją dwie zasadnicze formy załatwiania pism: ustne i pisemne.

• Załatwienie ustne stosuje się wówczas, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy i gdy istnieje łatwość ustnego porozumienia się. Fakt załatwienia ustnego odnotowuje się na piśmie. Jeżeli zachodzi potrzeba, sporządza się notatkę służbową, podając sposób załatwienia.

• Załatwienie pisemne może polegać na załatwieniu odręcznym: wyrażenie zgody bezpośrednio na podaniu petenta przez złożenie podpisu, odesłanie pisma niewłaściwie skierowanego z dopiskiem „przesyłamy wg kompetencji”, przesyłanie pisma do radcy prawnego, który swą opinię pisze bezpośrednio na oryginale pisma. Od załatwienia odręcznego należy odróżnić załatwienie „od ręki”, co w języku potocznym znaczy „natychmiast”, „zaraz”,

Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, bez łączenia jej z inną sprawą niemającą z nią bezpośredniego związku. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym. W razie potrzeby nad adresem należy podać wskazówki sposobu wysyłania czystopisu.

Pismo sporządza się komputerowo, w zasadzie w dwóch egzemplarzach, z których jeden stanowi „oryginał” pisma, drugi - jego kopię. Większą ilość kopii stosuje się wówczas, gdy kopie pisma muszą być skierowane do osób trzecich. Referent po sprawdzeniu przepisanego pisma składa na kopii swój skrócony podpis (parafę). Ponadto dołącza do pisma wszystkie załączniki i tak zwane przedakta, czyli pisma, które mogą zorientować czytającego w całości sprawy i przedstawia pismo do podpisu osobie upoważnionej.

Uprawnieni do podpisu

Zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa, jedyną osobą, która ma prawo do występowania na zewnątrz w imieniu instytucji, jest jej kierownik (dyrektor).

Z uprawnień dyrektora wynika również prawo do podpisu. Inne osoby mogą podpisywać pisma wychodzące z instytucji tylko wtedy, gdy są do tego upoważnione przez dyrektora. W praktyce w każdej instytucji jest kilka lub kilkanaście osób uprawnionych do podpisu. Podpisywanie wszystkich pism przez dyrektora jest nie tylko niepotrzebne, ale jest również błędem organizacyjnym, gdyż opóźnia obieg pism i absorbuje czas kierownika instytucji.

Zarządzenie dyrektora normuje uprawnienie poszczególnych osób do podpisywania pism. Zazwyczaj większość pism podpisują kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, natomiast do podpisu dyrektora są zastrzeżone pisma szczególnie ważne, jak pisma do władz nadrzędnych, sprawozdania, zobowiązania finansowe, umowy, zarządzenia wewnętrzne, polecenia służbowe.


Wysyłanie korespondencji

Pisma przeznaczone do wysyłania przygotowuje pracownik sekretariatu.

Czynności związane z wysyłaniem pism polegają na:

• sprawdzeniu czy pismo jest podpisane, oznakowane, opatrzone datą, czy dołączono do niego wszystkie załączniki,

• potwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki i przekazanie pracownikowi prowadzącemu sprawę.

Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

• przesyłką listową,

• faksem,

• na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

• pocztą elektroniczną.

Do obowiązków pracownika sekretariatu należy włożenie pisma do koperty i jej zaadresowanie. Korespondencja zostaje ofrankowana i wpisana do książki pocztowej. Stempel pocztowy w książce pocztowej stanowi dowód wysłania pisma i jednocześnie podstawę do rozliczenia się z opłat pocztowych.

Do pism wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru należy dołączyć wypełniony odpowiedni formularz. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją, na przykład polecony, priorytet. Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Dobra organizacja obiegu pism jest ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw.

Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>

Informatyka w czynnościach kancelaryjnych

Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w celu:

• przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,

• przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną,

• prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów.

Sekretariat jest typową komórką organizacyjną powołaną do realizacji czynności kancelaryjnych w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania dokumentów w biurze. Czynności kancelaryjne są wykonywane nie tylko przez sekretariat, również przez pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwianie spraw.

Przechowywanie akt

Akta spraw do załatwienia przechowuje się w teczkach z adnotacją „do załatwienia”. Akta spraw załatwionych przechowywane są przez pracowników załatwiających sprawę lub w sekretariacie. W teczkach układa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie (pisma rozpoczynające sprawę - na końcu). W przypadku potrzeby wyjęcia akt z teczki, w ich miejsce należy włożyć kartkę z informacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajdują się akta. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane są do archiwum w pierwszym kwartale roku następnego.

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Akta sprawy przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane, przez co należy rozumieć:

• ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami w kolejności spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie,

• wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych,

• ponumerowanie poszczególnych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kategorii A),

• opisanie teczek aktowych,

• ułożenie teczek w porządku symboli klasyfikacyjnych wykazu akt,

• sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego.

Do przekazywanych akt należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne - kartoteki, rejestry, skorowidze.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązku kierownika jednostki organizacyjnej. Obowiązki w tym zakresie polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych zarządzeń przez pracowników oraz udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności:

• prawidłowości prowadzenia spisu spraw, rejestrów oraz teczek,

• prawidłowości załatwienia spraw,

• terminowości załatwiania spraw,

• prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcją kancelaryjną,

• prawidłowości stosowania określonych formularzy i pieczęci,

• prawidłowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

Zagadnienia związane z wykonywaniem czynności kontrolnych mogą być delegowane innej osobie, na przykład asystentowi czy zastępcy ds. administracyjnych.

Zdzisława Koźmin

 

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    25 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Zasady odwołania od wyników egzaminu maturalnego 2021

    Odwołania od wyników egzaminu maturalnego. Niecałe trzy tygodnie temu maturzyści poznali wyniki egzaminów dojrzałości. Niektórzy mają wątpliwości, czy ich praca została poprawnie sprawdzona, i wnioskują o wgląd do niej oraz wyższe noty.

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli - zgodnie z projektem nowelizacji prawa oświatowego autorstwa MEiN ministerstwo co kwartał będzie przekazywało do ZUS szczegółowe informacje dotyczące nauczycieli przebywających m.in. na zwolnieniach lekarskich, urlopach zdrowotnych oraz macierzyńskich.

    Nauka stacjonarna w szkołach od 1 września 2021 r.

    Nauka stacjonarna w szkołach - minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek zapowiedział, że trwają przygotowania do powrotu uczniów do szkół od 1 września 2021 r.

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot?

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot zapowiedziany w Polskim Ładzie? Co obejmie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - możliwość zwiększenia liczby godzin

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - większa liczba dzieci będzie mogła skorzystać z dodatkowych lekcji. MEiN przygotowało zmianę przepisów w tym zakresie.

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? - wytyczne dla uczelni

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? Ministerstwo Edukacji i Nauki opublikowało wytyczne dla uczelni.

    Compliance - cykl Deminga

    Compliance - każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Niestety często brakuje na to zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

    Transakcja zakupu nieruchomości na rzecz gminy

    Zakup nieruchomości na rzecz gminy. W ramach działalności gospodarczej gmina może nabywać prawa do nieruchomości na wolnym rynku - w trybie czynności cywilnoprawnych. W takich transakcjach istotne są kompetencje organów gminy. Wójt jest uprawniony do dokonywania czynności związanych z nabyciem nieruchomości. Działa jednak z zachowaniem zasad prawidłowej gospodarki i w ramach wytyczonych przez radę gminy.

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - co zawiera?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) już działa. Wyjaśniamy, jakie informacje zawiera ten ważny rejestr. Warto również wspomnieć o obowiązkach właścicieli budynków związanych z CEEB.

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania?

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania? Wciąż można zarejestrować się w Loterii Narodowego Programu Szczepień i wziąć udział w kolejnych losowaniach nagród.

    Wakacje 2021 w Europie - zasady podróżowania, paszport covidowy, testy

    Wakacje 2021 w Europie w czasach koronawirusa - jakie zasady obowiązują podróżnych? W większości krajów trzeba pokazać paszport covidowy lub wynik testu na COVID-19.

    Aspekty środowiskowe w nowym prawie zamówień publicznych

    Zrównoważone zamówienia to taki sposób organizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, który uwzględnia aspekty środowiskowe lub społeczne, co przekłada się na charakter udzielanego zamówienia, przy jednoczesnym zapewnieniu celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych. W pojęciu tym mieszczą się więc zarówno tzw. „zielone”, jak również społeczne zamówienia publiczne.

    Cyfryzacja usług a cyberbezpieczeństwo w sektorze publicznym

    W ostatnich latach można obserwować postępującą cyfryzację usług, również w sektorze publicznym. O ile załatwianie spraw urzędowych online jest dla obywateli ogromną wygodą, o tyle zasadne w tym kontekście jest pytanie – jak właściwie zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych?

    Karta Lokalizacji Podróżnego - jak wypełnić?

    Kartę Lokalizacji Podróżnego musi wypełnić każdy przylatujący do Polski. Czym jest? Jak wypełnić Kartę Lokalizacji Pasażera?

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej od soboty zastąpi karty papierowe. Kto musi wypełnić Kartę Lokalizacji Podróżnego?

    Loteria szczepionkowa - ochrona danych uczestników

    Loteria szczepionkowa - jak chronione są dane osobowe uczestników Loterii Narodowego Programu Szczepień? Czy dane medyczne są bezpieczne?

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych. Są już pierwsi zwycięzcy w Loterii Narodowego Programu Szczepień. Gdzie sprawdzić listę wygranych nagród? Kiedy kolejne losowania?

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną. Jak prawidłowo sporządzić protokół powypadkowy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy? Jest to niezwykle istotna kwestia pod kątem roku szkolnego i bezproblemowego powrotu dzieci do szkół.

    Compliance - od czego zacząć wdrożenie systemu?

    Compliance - od czego należy zacząć wdrożenie systemu w organizacji? Coraz więcej podmiotów z sektora prywatnego oraz z sektora publicznego rozumie, że posiadanie systemów Compliance jest niezbędne, by podmiot mógł bezpiecznie funkcjonować lub się rozwijać.

    Czternastka dla nauczycieli do likwidacji?

    Czternastka dla nauczycieli - czy zostanie zlikwidowana? Nie tylko samorządowcy, lecz także eksperci są zdania, że przy wprowadzeniu nowego sytemu płac nauczycieli należy zlikwidować jednorazowy dodatek uzupełniający.

    Wjazd do Słowacji - czy obowiązuje kwarantanna?

    Wjazd do Słowacji - czy obowiązuje kwarantanna? 9 lipca 2021 roku weszły w życie obostrzenia ws. COVID-19 dotyczące wjazdu na Słowację. Zakwestionował je Słowacki Sąd Konstytucyjny.

    Francja - niezaszczepieni nie będą mogli wejść do restauracji i centrów handlowych

    Francja - niezaszczepieni nie będą mogli wejść do restauracji i centrów handlowych. Od kiedy wejdą w życie nowe obostrzenia w związku z koronawirusem? Czy będą przymusowe szczepienia?

    Aspekty społeczne w nowym prawie zamówień publicznych

    Społeczne zamówienia publiczne to podejście, w którym zamawiający w oparciu o dostępne instrumenty prawne osiągają dodatkowe - w stosunku do głównego celu jakim jest realizacja zamówienia - korzyści społeczne.

    Loteria szczepionkowa - pierwsze losowanie

    Loteria szczepionkowa - pierwsze losowanie odbywa się 14 lipca 2021 roku. Można w nim wygrać 5 razy po 50 tys. złotych i 60 hulajnóg elektrycznych. Jak sprawdzić wygrane?