Niezbędnik czynności kancelaryjnych

Przepisy mają na celu ujednolicenie sposobu wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów biurowych wpływających z zewnątrz, wysyłanych na zewnątrz oraz przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Czynności te wykonują w określonym zakresie wszyscy pracownicy biurowi. Najszersze obowiązki czynności kancelaryjnych są powierzane pracownikom kancelarii ogólnych w dużych instytucjach oraz pracownikom sekretariatu każdego ogniwa organizacyjnego i zarządzającego.

Do podstawowych obowiązków czynności kancelaryjnych należy:

• przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej,

• wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,

• przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej,

• udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy,

• sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie.

Czynności kancelaryjne wykonują pracownicy sekretariatu lub sprawują nadzór nad pracownikami recepcji, kancelarii, które mają w szerokim zakresie powierzone obowiązki kancelaryjne i są organizacyjnie podporządkowane sekretariatowi szefa firmy (instytucji).

Przyjmowanie korespondencji

W zasadzie wszystkie pisma powinny wpływać do jednej, specjalnie wyznaczonej komórki organizacyjnej, którą jest kancelaria lub sekretariat. Niektóre pisma mogą wpływać wprost do referentów, którzy wówczas przedkładają je do wglądu przełożonym.

Kancelaria otwiera przesyłki, sprawdza ich zawartość i następnie odciska na pismach pieczątkę wpływu. Po przejrzeniu pism, kancelaria wpisuje w obrębie pieczątki wpływu datę wpływu i symbol komórki organizacyjnej, do której pismo ze względu na swą treść zostaje skierowane. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i drukach (formularzach) niewymagających merytorycznego załatwienia.

Otrzymane telegramy i telefaksy należy doręczać właściwej osobie niezwłocznie po otrzymaniu, odnotowując datę i godzinę wpływu. Następnie rejestruje się ważniejsze przesyłki i całą korespondencję segreguje według przeznaczenia. Część korespondencji, która jest zastrzeżona do wglądu dyrektora lub jego zastępcy, kancelaria doręcza pracownikowi sekretariatu, a resztę - do kierowników właściwych komórek organizacyjnych lub do referentów.

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

• mylnie skierowanych,

• w których brak jest adresu lub daty pisma,

• poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,

• dla których obowiązuje termin prekluzyjny (odwołania).

Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwy adres, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak wymienionych w piśmie załączników należy odnotować na piśmie.

Przekazywanie korespondencji odbywa się w teczkach obiegowych. Korespondencję o charakterze prywatnym należy doręczyć adresatom bez otwierania i bez pokwitowania. Jeżeli struktura organizacyjna nie przewiduje kancelarii - wszystkie czynności kancelaryjne przejmuje sekretariat.

Nie podlegają rejestracji publikacje (gazety, czasopisma, prospekty, ogłoszenia, afisze, książki), powtarzające się oferty współpracy - oferty szkoleń, wyposażenia biurowego, zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Wymienione pisma po wykorzystaniu należy odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych.

Ewidencjonowanie i dekretacja korespondencji

Sekretariat ewidencjonuje otrzymaną korespondencję w celach kontrolnych w dzienniku zwanym kontrolką wpływu. Otrzymaną korespondencję niezwłocznie przekazuje odpowiednio dyrektorowi (prezesowi), zastępcom dyrektora - do wglądu i dekretacji. Dekretujący korespondencję umieszcza obok pieczęci wpływu ewentualną decyzję dotyczącą sposobu i terminu załatwienia oraz datę dekretacji i skrót podpisu (parafę). Dyrektor i jego zastępcy przeglądając korespondencję decydują, którą korespondencję załatwią we własnym zakresie, a pozostałą korespondencję przydzielą do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne.

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora i zastępcę dyrektora pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami (dekretacją) na:

• podlegającą załatwieniu przez dyrektora, zastępcę lub głównego księgowego,

• podlegającą załatwieniu przez właściwe komórki organizacyjne.

Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne, są umieszczane dyspozycję dotyczące:

• sposobu załatwienia sprawy,

• terminu załatwienia sprawy,

• aprobaty załatwienia sprawy i inne niezbędne informacje.

 

Wytyczne takie są wówczas dla personelu obowiązujące.

Czytaj także: Procedury obiegu dokumentów>>

Rejestrowanie i znakowanie spraw

Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części:

1. Symbolu literowego jednostki organizacyjnej.

2. Symbolu komórki organizacyjnej.

3. Liczbowego symbolu hasła według wykazu akt.

4. Kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

5. Dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

Wzór znaku sprawy: TBS - DT - 005/10/09 co oznacza:

TBS - nazwa jednostki (Towarzystwo Budownictwa Społecznego)

DT - nazwa komórki (Dział Techniczny)

005 - symbol hasła (Roboty elektryczne)

10 - numer kolejny w spisie spraw (nr 10)

09 - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego (2009)

Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę) w celu ułatwienia obiegu pism. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Każda teczka aktowa powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia:

 

 

Formy załatwiania pism

Mówiąc o załatwianiu pism mamy na myśli załatwienie jedynie formalne, czyli wybór formy załatwienia, który zależy od rodzaju sprawy. Istnieją dwie zasadnicze formy załatwiania pism: ustne i pisemne.

• Załatwienie ustne stosuje się wówczas, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy i gdy istnieje łatwość ustnego porozumienia się. Fakt załatwienia ustnego odnotowuje się na piśmie. Jeżeli zachodzi potrzeba, sporządza się notatkę służbową, podając sposób załatwienia.

• Załatwienie pisemne może polegać na załatwieniu odręcznym: wyrażenie zgody bezpośrednio na podaniu petenta przez złożenie podpisu, odesłanie pisma niewłaściwie skierowanego z dopiskiem „przesyłamy wg kompetencji”, przesyłanie pisma do radcy prawnego, który swą opinię pisze bezpośrednio na oryginale pisma. Od załatwienia odręcznego należy odróżnić załatwienie „od ręki”, co w języku potocznym znaczy „natychmiast”, „zaraz”,

Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, bez łączenia jej z inną sprawą niemającą z nią bezpośredniego związku. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym. W razie potrzeby nad adresem należy podać wskazówki sposobu wysyłania czystopisu.

Pismo sporządza się komputerowo, w zasadzie w dwóch egzemplarzach, z których jeden stanowi „oryginał” pisma, drugi - jego kopię. Większą ilość kopii stosuje się wówczas, gdy kopie pisma muszą być skierowane do osób trzecich. Referent po sprawdzeniu przepisanego pisma składa na kopii swój skrócony podpis (parafę). Ponadto dołącza do pisma wszystkie załączniki i tak zwane przedakta, czyli pisma, które mogą zorientować czytającego w całości sprawy i przedstawia pismo do podpisu osobie upoważnionej.

Uprawnieni do podpisu

Zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa, jedyną osobą, która ma prawo do występowania na zewnątrz w imieniu instytucji, jest jej kierownik (dyrektor).

Z uprawnień dyrektora wynika również prawo do podpisu. Inne osoby mogą podpisywać pisma wychodzące z instytucji tylko wtedy, gdy są do tego upoważnione przez dyrektora. W praktyce w każdej instytucji jest kilka lub kilkanaście osób uprawnionych do podpisu. Podpisywanie wszystkich pism przez dyrektora jest nie tylko niepotrzebne, ale jest również błędem organizacyjnym, gdyż opóźnia obieg pism i absorbuje czas kierownika instytucji.

Zarządzenie dyrektora normuje uprawnienie poszczególnych osób do podpisywania pism. Zazwyczaj większość pism podpisują kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, natomiast do podpisu dyrektora są zastrzeżone pisma szczególnie ważne, jak pisma do władz nadrzędnych, sprawozdania, zobowiązania finansowe, umowy, zarządzenia wewnętrzne, polecenia służbowe.

Wysyłanie korespondencji

Pisma przeznaczone do wysyłania przygotowuje pracownik sekretariatu.

Czynności związane z wysyłaniem pism polegają na:

• sprawdzeniu czy pismo jest podpisane, oznakowane, opatrzone datą, czy dołączono do niego wszystkie załączniki,

• potwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki i przekazanie pracownikowi prowadzącemu sprawę.

Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

• przesyłką listową,

• faksem,

• na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

• pocztą elektroniczną.

Do obowiązków pracownika sekretariatu należy włożenie pisma do koperty i jej zaadresowanie. Korespondencja zostaje ofrankowana i wpisana do książki pocztowej. Stempel pocztowy w książce pocztowej stanowi dowód wysłania pisma i jednocześnie podstawę do rozliczenia się z opłat pocztowych.

Do pism wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru należy dołączyć wypełniony odpowiedni formularz. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją, na przykład polecony, priorytet. Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Dobra organizacja obiegu pism jest ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw.

Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>

Informatyka w czynnościach kancelaryjnych

Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w celu:

• przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,

• przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną,

• prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów.

Sekretariat jest typową komórką organizacyjną powołaną do realizacji czynności kancelaryjnych w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania dokumentów w biurze. Czynności kancelaryjne są wykonywane nie tylko przez sekretariat, również przez pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwianie spraw.

Przechowywanie akt

Akta spraw do załatwienia przechowuje się w teczkach z adnotacją „do załatwienia”. Akta spraw załatwionych przechowywane są przez pracowników załatwiających sprawę lub w sekretariacie. W teczkach układa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie (pisma rozpoczynające sprawę - na końcu). W przypadku potrzeby wyjęcia akt z teczki, w ich miejsce należy włożyć kartkę z informacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajdują się akta. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane są do archiwum w pierwszym kwartale roku następnego.

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Akta sprawy przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane, przez co należy rozumieć:

• ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami w kolejności spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie,

• wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych,

• ponumerowanie poszczególnych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kategorii A),

• opisanie teczek aktowych,

• ułożenie teczek w porządku symboli klasyfikacyjnych wykazu akt,

• sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego.

Do przekazywanych akt należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne - kartoteki, rejestry, skorowidze.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązku kierownika jednostki organizacyjnej. Obowiązki w tym zakresie polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych zarządzeń przez pracowników oraz udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności:

• prawidłowości prowadzenia spisu spraw, rejestrów oraz teczek,

• prawidłowości załatwienia spraw,

• terminowości załatwiania spraw,

• prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcją kancelaryjną,

• prawidłowości stosowania określonych formularzy i pieczęci,

• prawidłowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

Zagadnienia związane z wykonywaniem czynności kontrolnych mogą być delegowane innej osobie, na przykład asystentowi czy zastępcy ds. administracyjnych.

Zdzisława Koźmin