REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Niezbędnik czynności kancelaryjnych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W procedurach biurowych ważną pozycję stanowią czynności kancelaryjne, które są uregulowane wewnętrznymi przepisami, zawartymi w formie instrukcji kancelaryjnej.

Przepisy mają na celu ujednolicenie sposobu wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów biurowych wpływających z zewnątrz, wysyłanych na zewnątrz oraz przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Czynności te wykonują w określonym zakresie wszyscy pracownicy biurowi. Najszersze obowiązki czynności kancelaryjnych są powierzane pracownikom kancelarii ogólnych w dużych instytucjach oraz pracownikom sekretariatu każdego ogniwa organizacyjnego i zarządzającego.

REKLAMA

Do podstawowych obowiązków czynności kancelaryjnych należy:

• przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej,

• wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej,

• udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy,

• sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie.

Czynności kancelaryjne wykonują pracownicy sekretariatu lub sprawują nadzór nad pracownikami recepcji, kancelarii, które mają w szerokim zakresie powierzone obowiązki kancelaryjne i są organizacyjnie podporządkowane sekretariatowi szefa firmy (instytucji).

Przyjmowanie korespondencji

REKLAMA

W zasadzie wszystkie pisma powinny wpływać do jednej, specjalnie wyznaczonej komórki organizacyjnej, którą jest kancelaria lub sekretariat. Niektóre pisma mogą wpływać wprost do referentów, którzy wówczas przedkładają je do wglądu przełożonym.

Kancelaria otwiera przesyłki, sprawdza ich zawartość i następnie odciska na pismach pieczątkę wpływu. Po przejrzeniu pism, kancelaria wpisuje w obrębie pieczątki wpływu datę wpływu i symbol komórki organizacyjnej, do której pismo ze względu na swą treść zostaje skierowane. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i drukach (formularzach) niewymagających merytorycznego załatwienia.

Otrzymane telegramy i telefaksy należy doręczać właściwej osobie niezwłocznie po otrzymaniu, odnotowując datę i godzinę wpływu. Następnie rejestruje się ważniejsze przesyłki i całą korespondencję segreguje według przeznaczenia. Część korespondencji, która jest zastrzeżona do wglądu dyrektora lub jego zastępcy, kancelaria doręcza pracownikowi sekretariatu, a resztę - do kierowników właściwych komórek organizacyjnych lub do referentów.

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

• mylnie skierowanych,

• w których brak jest adresu lub daty pisma,

• poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,

• dla których obowiązuje termin prekluzyjny (odwołania).

Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwy adres, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak wymienionych w piśmie załączników należy odnotować na piśmie.

REKLAMA

Przekazywanie korespondencji odbywa się w teczkach obiegowych. Korespondencję o charakterze prywatnym należy doręczyć adresatom bez otwierania i bez pokwitowania. Jeżeli struktura organizacyjna nie przewiduje kancelarii - wszystkie czynności kancelaryjne przejmuje sekretariat.

Nie podlegają rejestracji publikacje (gazety, czasopisma, prospekty, ogłoszenia, afisze, książki), powtarzające się oferty współpracy - oferty szkoleń, wyposażenia biurowego, zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Wymienione pisma po wykorzystaniu należy odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych.

Ewidencjonowanie i dekretacja korespondencji

Sekretariat ewidencjonuje otrzymaną korespondencję w celach kontrolnych w dzienniku zwanym kontrolką wpływu. Otrzymaną korespondencję niezwłocznie przekazuje odpowiednio dyrektorowi (prezesowi), zastępcom dyrektora - do wglądu i dekretacji. Dekretujący korespondencję umieszcza obok pieczęci wpływu ewentualną decyzję dotyczącą sposobu i terminu załatwienia oraz datę dekretacji i skrót podpisu (parafę). Dyrektor i jego zastępcy przeglądając korespondencję decydują, którą korespondencję załatwią we własnym zakresie, a pozostałą korespondencję przydzielą do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne.

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora i zastępcę dyrektora pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami (dekretacją) na:

• podlegającą załatwieniu przez dyrektora, zastępcę lub głównego księgowego,

• podlegającą załatwieniu przez właściwe komórki organizacyjne.

Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne, są umieszczane dyspozycję dotyczące:

• sposobu załatwienia sprawy,

• terminu załatwienia sprawy,

• aprobaty załatwienia sprawy i inne niezbędne informacje.

 

Wytyczne takie są wówczas dla personelu obowiązujące.

Czytaj także: Procedury obiegu dokumentów>>

Rejestrowanie i znakowanie spraw

Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części:

1. Symbolu literowego jednostki organizacyjnej.

2. Symbolu komórki organizacyjnej.

3. Liczbowego symbolu hasła według wykazu akt.

4. Kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

5. Dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

Wzór znaku sprawy: TBS - DT - 005/10/09 co oznacza:

TBS - nazwa jednostki (Towarzystwo Budownictwa Społecznego)

DT - nazwa komórki (Dział Techniczny)

005 - symbol hasła (Roboty elektryczne)

10 - numer kolejny w spisie spraw (nr 10)

09 - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego (2009)

Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę) w celu ułatwienia obiegu pism. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Każda teczka aktowa powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia:

 

 

Formy załatwiania pism

Mówiąc o załatwianiu pism mamy na myśli załatwienie jedynie formalne, czyli wybór formy załatwienia, który zależy od rodzaju sprawy. Istnieją dwie zasadnicze formy załatwiania pism: ustne i pisemne.

• Załatwienie ustne stosuje się wówczas, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy i gdy istnieje łatwość ustnego porozumienia się. Fakt załatwienia ustnego odnotowuje się na piśmie. Jeżeli zachodzi potrzeba, sporządza się notatkę służbową, podając sposób załatwienia.

• Załatwienie pisemne może polegać na załatwieniu odręcznym: wyrażenie zgody bezpośrednio na podaniu petenta przez złożenie podpisu, odesłanie pisma niewłaściwie skierowanego z dopiskiem „przesyłamy wg kompetencji”, przesyłanie pisma do radcy prawnego, który swą opinię pisze bezpośrednio na oryginale pisma. Od załatwienia odręcznego należy odróżnić załatwienie „od ręki”, co w języku potocznym znaczy „natychmiast”, „zaraz”,

Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, bez łączenia jej z inną sprawą niemającą z nią bezpośredniego związku. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym. W razie potrzeby nad adresem należy podać wskazówki sposobu wysyłania czystopisu.

Pismo sporządza się komputerowo, w zasadzie w dwóch egzemplarzach, z których jeden stanowi „oryginał” pisma, drugi - jego kopię. Większą ilość kopii stosuje się wówczas, gdy kopie pisma muszą być skierowane do osób trzecich. Referent po sprawdzeniu przepisanego pisma składa na kopii swój skrócony podpis (parafę). Ponadto dołącza do pisma wszystkie załączniki i tak zwane przedakta, czyli pisma, które mogą zorientować czytającego w całości sprawy i przedstawia pismo do podpisu osobie upoważnionej.

Uprawnieni do podpisu

Zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa, jedyną osobą, która ma prawo do występowania na zewnątrz w imieniu instytucji, jest jej kierownik (dyrektor).

Z uprawnień dyrektora wynika również prawo do podpisu. Inne osoby mogą podpisywać pisma wychodzące z instytucji tylko wtedy, gdy są do tego upoważnione przez dyrektora. W praktyce w każdej instytucji jest kilka lub kilkanaście osób uprawnionych do podpisu. Podpisywanie wszystkich pism przez dyrektora jest nie tylko niepotrzebne, ale jest również błędem organizacyjnym, gdyż opóźnia obieg pism i absorbuje czas kierownika instytucji.

Zarządzenie dyrektora normuje uprawnienie poszczególnych osób do podpisywania pism. Zazwyczaj większość pism podpisują kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, natomiast do podpisu dyrektora są zastrzeżone pisma szczególnie ważne, jak pisma do władz nadrzędnych, sprawozdania, zobowiązania finansowe, umowy, zarządzenia wewnętrzne, polecenia służbowe.


Wysyłanie korespondencji

Pisma przeznaczone do wysyłania przygotowuje pracownik sekretariatu.

Czynności związane z wysyłaniem pism polegają na:

• sprawdzeniu czy pismo jest podpisane, oznakowane, opatrzone datą, czy dołączono do niego wszystkie załączniki,

• potwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki i przekazanie pracownikowi prowadzącemu sprawę.

Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

• przesyłką listową,

• faksem,

• na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

• pocztą elektroniczną.

Do obowiązków pracownika sekretariatu należy włożenie pisma do koperty i jej zaadresowanie. Korespondencja zostaje ofrankowana i wpisana do książki pocztowej. Stempel pocztowy w książce pocztowej stanowi dowód wysłania pisma i jednocześnie podstawę do rozliczenia się z opłat pocztowych.

Do pism wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru należy dołączyć wypełniony odpowiedni formularz. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją, na przykład polecony, priorytet. Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Dobra organizacja obiegu pism jest ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw.

Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>

Informatyka w czynnościach kancelaryjnych

Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w celu:

• przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,

• przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną,

• prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów.

Sekretariat jest typową komórką organizacyjną powołaną do realizacji czynności kancelaryjnych w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania dokumentów w biurze. Czynności kancelaryjne są wykonywane nie tylko przez sekretariat, również przez pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwianie spraw.

Przechowywanie akt

Akta spraw do załatwienia przechowuje się w teczkach z adnotacją „do załatwienia”. Akta spraw załatwionych przechowywane są przez pracowników załatwiających sprawę lub w sekretariacie. W teczkach układa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie (pisma rozpoczynające sprawę - na końcu). W przypadku potrzeby wyjęcia akt z teczki, w ich miejsce należy włożyć kartkę z informacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajdują się akta. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane są do archiwum w pierwszym kwartale roku następnego.

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Akta sprawy przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane, przez co należy rozumieć:

• ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami w kolejności spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie,

• wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych,

• ponumerowanie poszczególnych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kategorii A),

• opisanie teczek aktowych,

• ułożenie teczek w porządku symboli klasyfikacyjnych wykazu akt,

• sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego.

Do przekazywanych akt należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne - kartoteki, rejestry, skorowidze.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązku kierownika jednostki organizacyjnej. Obowiązki w tym zakresie polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych zarządzeń przez pracowników oraz udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności:

• prawidłowości prowadzenia spisu spraw, rejestrów oraz teczek,

• prawidłowości załatwienia spraw,

• terminowości załatwiania spraw,

• prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcją kancelaryjną,

• prawidłowości stosowania określonych formularzy i pieczęci,

• prawidłowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

Zagadnienia związane z wykonywaniem czynności kontrolnych mogą być delegowane innej osobie, na przykład asystentowi czy zastępcy ds. administracyjnych.

Zdzisława Koźmin

 

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność trenera personalnego za kontuzje

Branża fitness dynamicznie się rozwija. Coraz więcej osób uzyskuje kwalifikacje trenera personalnego lub instruktora fitness i podejmuje się trenowania podopiecznych w ramach współpracy z siłownią, czy klubem fitness, albo działając na własną rękę. W toku takich treningów zdarzają się jednak kontuzje.

Strefa czystego transportu (STC) w Krakowie od 1 stycznia 2026 r.

W głosowaniu przeprowadzonym w nocy ze środy (11.06.) na czwartek (12.06.), Rada Miasta Krakowa większością głosów zdecydowała, że SCT zacznie obowiązywać od stycznia 2026 r. i obejmie obszar do granic IV obwodnicy. Oznacza to, że nowymi przepisami objęta zostanie niemal cała powierzchnia miasta – z wyłączeniem jego obrzeży, w tym m.in. Wzgórz Krzesławickich i Swoszowic.

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Patologie publicznej służby zdrowia. OZPSP: Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych firm; lekarz na kontrakcie to prywatna działalność prowadzona na szpitalnym sprzęcie

W ochronie zdrowia państwo nie istnieje; publiczny system to maszynka do zarabiania pieniędzy - powiedział w wywiadzie dla PAP Mariusz Trojanowski z Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Szpitali Powiatowych (OZPSP). Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych podmiotów - podkreślił.

REKLAMA

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

Tańsze leki dzięki importowi równoległemu? Konieczne są zmiany legislacyjne w obszarze importu równoległego. Apel do resortu zdrowia

Trwają prace nad nowelizacją ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw. Stowarzyszenie reprezentujące importerów równoległych leków apeluje o uproszczenie procedur i likwidację barier administracyjnych, które dziś blokują ten segment rynku.

Ponad 500 pociągów PKP Intercity na dobę w nowym rozkładzie jazdy na lato

15 czerwca wchodzi w życie letni rozkład jazdy PKP Intercity. Wiceminister infrastruktury Piotr Malepszak zapowiedział, że planowanych jest ponad 500 pociągów na dobę.

Prof. Jerzy Stępień: Potrzebujemy holistycznego spojrzenia na samorząd

Po raz pierwszy w historii niepubliczna uczelnia została współorganizatorem Zjazdu Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego. Wydarzenie, które na stałe wpisało się w kalendarz akademicki, w tym roku odbywa się na Uczelni Łazarskiego. O znaczeniu tej zmiany, stanie polskiego samorządu terytorialnego oraz wyzwaniach dla prawa konstytucyjnego rozmawiamy z prof. Jerzym Stępniem – byłym prezesem Trybunału Konstytucyjnego, współtwórcą reformy samorządowej i wykładowcą Uczelni Łazarskiego.

REKLAMA

Pożar w lesie. Co robić?

Od stycznia do 28 maja w Polsce odnotowano 2491 pożarów lasów. Brak śniegu zimą i sucha wiosna zwiększyły zagrożenie pożarowe. W lasach panuje susza, dlatego strażacy i leśnicy apelują o ostrożność.

Minimum 8000 zł brutto dla pracowników sądów? Związki zawodowe apelują o reformy

Brak rąk do pracy, niskie wynagrodzenia i narastający problem rotacji – pracownicy sądów alarmują, że bez systemowych reform i podwyżek polski wymiar sprawiedliwości może się załamać. Związek Zawodowy Ad Rem wskazuje, że choć podpisano porozumienie z rządem, jest to dopiero pierwszy krok do normalizacji.

REKLAMA