Niezbędnik czynności kancelaryjnych

Przepisy mają na celu ujednolicenie sposobu wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów biurowych wpływających z zewnątrz, wysyłanych na zewnątrz oraz przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Czynności te wykonują w określonym zakresie wszyscy pracownicy biurowi. Najszersze obowiązki czynności kancelaryjnych są powierzane pracownikom kancelarii ogólnych w dużych instytucjach oraz pracownikom sekretariatu każdego ogniwa organizacyjnego i zarządzającego.

Do podstawowych obowiązków czynności kancelaryjnych należy:

• przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej,

• wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,

• przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej,

• udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy,

• sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie.

Czynności kancelaryjne wykonują pracownicy sekretariatu lub sprawują nadzór nad pracownikami recepcji, kancelarii, które mają w szerokim zakresie powierzone obowiązki kancelaryjne i są organizacyjnie podporządkowane sekretariatowi szefa firmy (instytucji).

Przyjmowanie korespondencji

W zasadzie wszystkie pisma powinny wpływać do jednej, specjalnie wyznaczonej komórki organizacyjnej, którą jest kancelaria lub sekretariat. Niektóre pisma mogą wpływać wprost do referentów, którzy wówczas przedkładają je do wglądu przełożonym.

Kancelaria otwiera przesyłki, sprawdza ich zawartość i następnie odciska na pismach pieczątkę wpływu. Po przejrzeniu pism, kancelaria wpisuje w obrębie pieczątki wpływu datę wpływu i symbol komórki organizacyjnej, do której pismo ze względu na swą treść zostaje skierowane. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i drukach (formularzach) niewymagających merytorycznego załatwienia.

Otrzymane telegramy i telefaksy należy doręczać właściwej osobie niezwłocznie po otrzymaniu, odnotowując datę i godzinę wpływu. Następnie rejestruje się ważniejsze przesyłki i całą korespondencję segreguje według przeznaczenia. Część korespondencji, która jest zastrzeżona do wglądu dyrektora lub jego zastępcy, kancelaria doręcza pracownikowi sekretariatu, a resztę - do kierowników właściwych komórek organizacyjnych lub do referentów.

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

• mylnie skierowanych,

• w których brak jest adresu lub daty pisma,

• poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,

• dla których obowiązuje termin prekluzyjny (odwołania).

Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwy adres, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak wymienionych w piśmie załączników należy odnotować na piśmie.

Przekazywanie korespondencji odbywa się w teczkach obiegowych. Korespondencję o charakterze prywatnym należy doręczyć adresatom bez otwierania i bez pokwitowania. Jeżeli struktura organizacyjna nie przewiduje kancelarii - wszystkie czynności kancelaryjne przejmuje sekretariat.

Nie podlegają rejestracji publikacje (gazety, czasopisma, prospekty, ogłoszenia, afisze, książki), powtarzające się oferty współpracy - oferty szkoleń, wyposażenia biurowego, zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Wymienione pisma po wykorzystaniu należy odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych.

Ewidencjonowanie i dekretacja korespondencji

Sekretariat ewidencjonuje otrzymaną korespondencję w celach kontrolnych w dzienniku zwanym kontrolką wpływu. Otrzymaną korespondencję niezwłocznie przekazuje odpowiednio dyrektorowi (prezesowi), zastępcom dyrektora - do wglądu i dekretacji. Dekretujący korespondencję umieszcza obok pieczęci wpływu ewentualną decyzję dotyczącą sposobu i terminu załatwienia oraz datę dekretacji i skrót podpisu (parafę). Dyrektor i jego zastępcy przeglądając korespondencję decydują, którą korespondencję załatwią we własnym zakresie, a pozostałą korespondencję przydzielą do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne.

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora i zastępcę dyrektora pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami (dekretacją) na:

• podlegającą załatwieniu przez dyrektora, zastępcę lub głównego księgowego,

• podlegającą załatwieniu przez właściwe komórki organizacyjne.

Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne, są umieszczane dyspozycję dotyczące:

• sposobu załatwienia sprawy,

• terminu załatwienia sprawy,

• aprobaty załatwienia sprawy i inne niezbędne informacje.

Wytyczne takie są wówczas dla personelu obowiązujące.

Czytaj także: Procedury obiegu dokumentów>>

Rejestrowanie i znakowanie spraw

Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części:

1. Symbolu literowego jednostki organizacyjnej.

2. Symbolu komórki organizacyjnej.

3. Liczbowego symbolu hasła według wykazu akt.

4. Kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

5. Dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

Wzór znaku sprawy: TBS - DT - 005/10/09 co oznacza:

TBS - nazwa jednostki (Towarzystwo Budownictwa Społecznego)

DT - nazwa komórki (Dział Techniczny)

005 - symbol hasła (Roboty elektryczne)

10 - numer kolejny w spisie spraw (nr 10)

09 - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego (2009)

Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę) w celu ułatwienia obiegu pism. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Każda teczka aktowa powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia: