REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Artur Prasal

REKLAMA

Dzięki nowej instrukcji kancelaryjnej oraz uchyleniu dotychczasowych – przestarzałych zasad zarządzania dokumentacją w urzędach, stworzone zostały solidne podstawy do funkcjonowania elektronicznej administracji wewnątrz urzędów. To trudne zadanie w dużej mierze muszą przygotować i przeprowadzić kierownicy instytucji.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej) wprowadza wymagania dotyczące funkcjonowania archiwum zakładowego w urzędach. Do tej pory przepisy te były regulowane wewnętrznymi przepisami w danym podmiocie, uzgodnionymi z właściwym archiwum państwowym.

REKLAMA

Uwzględniając dwa sposoby dokumentowania przebiegu załatwiania spraw (tradycyjny i elektroniczny), również przepisy dotyczące archiwum musiały przewidzieć nieco odmienne zasady jego działania. Tym samym dla każdego zagadnienia regulującego funkcjonowanie archiwum zakładowego, tj.:

● organizacja i zadania archiwum zakładowego,

● lokal archiwum zakładowego,

● przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

● przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji,

● udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,

● wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego,

● brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

● przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

REKLAMA

– wprowadzono odmienne wymagania, uwzględniając zupełnie inny sposób zarządzania dokumentacją w postaci papierowej i elektronicznej. Wynika to z faktu, że w urzędzie, w którym wykorzystywany jest system elektronicznego zarządzania dokumentacją (dalej: EZD), dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

Istotną nowością jest wyznaczenie tzw. koordynatora czynności kancelaryjnych, którego zadaniem jest bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.

Koordynator czynności kancelaryjnych

REKLAMA

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. Celem przepisu jest ustanowienie nowej funkcji – swego rodzaju pomocy dla komórek organizacyjnych urzędu, m.in. w doborze właściwych grup rzeczowych dla akt spraw.

Zgodnie z rozporządzeniem funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych pełni archiwista. Nie oznacza to jednak, że musi on być pracownikiem archiwum zakładowego. Celem tego przepisu jest bowiem podkreślenie, że zadanie to powinno być realizowane przez osobę o praktycznych umiejętnościach stosowania przepisów rozporządzenia z uwagi na powierzoną funkcję nadzorczą. Tym samym koordynatorem czynności kancelaryjnych może być inny pracownik urzędu, realizujący zadania archiwum zakładowego. Praktyczny wydźwięk tego przepisu należy utożsamiać z faktem, że często zadania związane z nadzorem nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wdrożeniem (od strony merytorycznej) systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją należą do pracowników zatrudnionych na innych stanowiskach czy w komórkach organizacyjnych poza archiwum zakładowym.

Czytaj także: Zmienione zasady ochrony informacji niejawnych>>

Elektronicznie czy papierowo

Decyzję o wyborze podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu podejmuje kierownik podmiotu, wskazując, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych będzie obowiązywał w urzędzie. Rozporządzenie pozostawiło do wyboru dwie możliwości – system tradycyjny lub system EZD.

Wybór sposobu jest uzależniony głównie od stanu przygotowania urzędu do wykorzystania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Istotne jest, iż w przypadku wyboru przez kierownika urzędu elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw nie jest dopuszczalny powrót do systemu tradycyjnego – papierowego. Podobnego ograniczenia nie ma jednak w przypadku wyboru systemu tradycyjnego. Tym samym – biorąc pod uwagę, że rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej zostało podpisane dopiero 18 stycznia 2011 r. – można zaryzykować stwierdzenie, że od 1 stycznia 2011 r. większość urzędów pracuje nadal w systemie tradycyjnym, zostawiając sobie czas na szczegółową analizę rozporządzenia i dostosowanie organizacji urzędu oraz wykorzystywanego systemu EZD do nowych wymagań prawnych.

Niezależnie od wybranego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw kierownik podmiotu może wskazać wyjątki przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

Dodatkowo rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewiduje, że obowiązkowo wskazuje się te wyjątki w ściśle określonych przypadkach – np. niezgodność przyjętego sposobu dokumentowania z przepisami wymagającymi odmiennego sposobu dokumentowania.


W przypadku gdy urząd jest w stanie podołać trudom wdrożenia systemu EZD lub też taki system już wykorzystuje w codziennej pracy, kierownik urzędu i pracownicy, którym powierzono bardzo wymagające zadanie wdrożenia nowej instrukcji kancelaryjnej, powinni zwrócić szczególną uwagę na kilka aspektów uregulowanych w rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla podmiotów, które przyjęły lub przyjmą jako podstawowy elektroniczny system dokumentowania prowadzonych spraw. Większość z nich dotyczy samego systemu EZD i najważniejszej kwestii – „zatrzymania” dokumentów papierowych w punktach kancelaryjnych. Dokumenty w postaci papierowej – nie są przekazywane (z pewnymi wyjątkami) na biurka urzędników. W tym zakresie rozporządzenie określa m.in.:

1. Wymagania funkcjonalne systemu EZD.

2. Zasady wykonywania czynności w punktach kancelaryjnych i na pozostałych stanowiskach.

3. Zasady funkcjonowania składów chronologicznych.

(Skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;

Skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej).

4. Zasady wykonywania i wymagania techniczne odwzorowań cyfrowych.

(Odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru).

5. Zasady opisywania metadanych dla dokumentów elektronicznych i spraw;

(Metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie).

6. Zasady wykorzystania podpisu elektronicznego przy akceptacjach i dekretacjach.

W zakresie dotyczącym urzędów, dla których podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu spraw jest system tradycyjny, instrukcja w zasadzie nie zmienia dotąd stosowanych rozwiązań. Wprowadza jednak wymagania dotyczące postępowania z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną, przez elektroniczną skrzynkę podawczą, na informatycznym nośniku danych. Reguluje również zasady postępowania w przypadku pism przeznaczonych do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej (elementy systemu mieszanego – postać papierowa i elektroniczna w jednej sprawie).

Zadania dla kierownika

Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej wprowadza ponadto pewne zobowiązania dla kierowników podmiotów, odpowiednio dla sekretarzy gminy, przewodniczących zarządów związków międzygminnych, sekretarzy powiatu, sekretarzy województwa, dyrektorów generalnych urzędów, właściwych organów zespolonej administracji rządowej w województwie, kierowników komórek organizacyjnych i oczywiście dla pozostałych pracowników podmiotów, których rozporządzenie dotyczy.

Wybrane zadania kierownika podmiotu:

● nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych,

● wskazanie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw,

● wskazanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone,

● opracowanie instrukcji dla masowo realizowanych elektronicznych usług publicznych (wewnętrznych lub w porozumieniu między podmiotami) stanowiące podstawę wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw,

● wyznaczenie koordynatora czynności kancelaryjnych,

● określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Nowe wymagania z pewnością będą wymagały olbrzymiej pracy ze strony osób odpowiedzialnych za wdrożenie zarówno przepisów rozporządzenia, jak i systemu EZD. Można się również spodziewać wielu trudności przy wdrożeniu, jednakże spodziewane efekty są nie do przecenienia. Związane jest to również z faktem, że instrukcja kancelaryjna w obecnym kształcie staje się podstawowym dokumentem zarządczym w urzędzie, mającym podstawowe znaczenie dla organizacji całego urzędu.

Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>

SŁOWNICZEK

System tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

System EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

Podstawa prawna

•  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67)

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sytuacja na granicy polsko-niemieckiej. Ekspert: obustronna spirala działań pozornych. Kiedy Niemcy nie powinny odsyłać migranta do Polski?

To Niemcy rozpoczęli ten teatr polityczny na granicy z Polską, a teraz szefowie rządów Friedrich Merz i Donald Tusk wchodzą w spiralę działań pozornych - powiedział PAP Piotr Buras, dyrektor warszawskiego biura Europejskiej Rady Spraw Zagranicznych (ECFR) .

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w JST. Najważniejsze informacje

System przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dotyczy również jednostek samorządu terytorialnego. Z tego powodu są one objęte szeregiem obowiązków. Co trzeba wiedzieć o obowiązujących przepisach? Oto lista 10 najważniejszych informacji!

Od 1 września 2025 r. podwyżka o 8 i 16 zł za odbiór śmieci w Krakowie

Od 1 września w Krakowie wzrośnie opłata za odbiór śmieci posegregowanych: z 27 do 35 zł miesięcznie od jednego mieszkańca. W przypadku odpadów nieposegregowanych stawka zwiększy się z 54 do 70 zł od mieszkańca.

MKiŚ: wyznaczamy lasy społeczne z ograniczoną wycinką drzew. 158 tys. ha wokół 11 największych aglomeracji

Ministerstwo Klimatu i Środowiska poinformowało 2 lipca 2025 r., że zakończyło pierwszy etap projektu wyznaczania lasów społecznych wokół największych polskich miast. To przełomowy krok w kierunku zmiany podejścia do gospodarki leśnej - z naciskiem na potrzeby społeczne, zdrowotne i ekologiczne mieszkańców aglomeracji. O szczegółach w trakcie konferencji prasowej mówiła ministra klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska oraz wiceminister klimatu i środowiska, główny konserwator przyrody Mikołaj Dorożała.

REKLAMA

Zmiany w opłatach za śmieci – będą nowe zasady segregacji, ulgi i kontrola deklaracji [PROJEKT MKiŚ]

W wykazie prac legislacyjnych pojawił się projekt nowelizacji ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Chodzi o zmiany w funkcjonowaniu systemu gospodarowania odpadami na poziomie gminnym, które w ocenie projektodawców będą odpowiadać na realne potrzeby JST oraz mieszkańców.

RPO: Dość "wrogich przejęć" między gminami. Potrzebna kontrola sądowa

Rzecznik Praw Obywatelskich apeluje do premiera Donalda Tuska o zawieszenie kontrowersyjnych decyzji dotyczących zmian granic gmin do czasu wprowadzenia nowych przepisów. Od lat brakuje skutecznej kontroli sądowej nad decyzjami Rady Ministrów, które prowadzą do konfliktów między samorządami.

Granica polsko-niemiecka. Polska wprowadza kontrole. Przedsiębiorcy mają 3 pytania

Czy Niemcy przerzucają imigrantów do Polski? Co z granicą polsko-niemiecką? Polska wprowadza kontrole graniczne w celu zapobiegania napływom nielegalnych migrantów. Co na to Niemcy?

Premier Tusk: po rekonstrukcji w rządzie będą wyłącznie przyzwoici ludzie; około 15 lipca zapadną decyzje personalne

W dniu 30 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej Premier Donald Tusk zapowiedział, że około 15 lipca zaproponuje kształt rządu po rekonstrukcji. Rozmowy w tej sprawie są prowadzone z liderami koalicyjnych ugrupowań - PSL, Polski 2050 i Lewicy. Żyjemy w ustrojowym bałaganie, podważane są obiektywne kryteria prawne, dlatego chciałbym, by politycy kierowali się naturalnymi kryteriami, jak zdrowy rozsądek czy zwykła ludzka przyzwoitość, i tacy będą ministrowie po rekonstrukcji - mówił 27 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej premier Donald Tusk.

REKLAMA

Nowelizacja specustawy powodziowej. Nowe zadania i obowiązki samorządów

Możliwość zamiany zniszczonych nieruchomości na lokale komunalne, obowiązek raportowania decyzji WZ, świadczenie lokalowe, premia powodziowa czy ułatwienia proceduralne w odbudowie zniszczonych domów i obiektów – to najważniejsze zmiany w specustawie powodziowej. Nowelizacja ustawy wzmacnia kompetencje JST, daje im nowe narzędzia, ale też nakłada dodatkowe obowiązki administracyjne i sprawozdawcze.

Czym różni się „odbiór” odpadów komunalnych z nieruchomości od „przyjmowania odpadów”

NSA przypomniał gminom, że ustawodawca rozróżnia pojęcia odbierania odpadów komunalnych od ich przyjmowania i wprowadza odrębnie różne sposoby oddawania odpadów. Co za tym idzie – mechanizmy nie mogą być traktowane jako formy zamienne, kształtowane według własnego uznania gminy.

REKLAMA