Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych

Artur Prasal
Dzięki nowej instrukcji kancelaryjnej oraz uchyleniu dotychczasowych – przestarzałych zasad zarządzania dokumentacją w urzędach, stworzone zostały solidne podstawy do funkcjonowania elektronicznej administracji wewnątrz urzędów. To trudne zadanie w dużej mierze muszą przygotować i przeprowadzić kierownicy instytucji.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej) wprowadza wymagania dotyczące funkcjonowania archiwum zakładowego w urzędach. Do tej pory przepisy te były regulowane wewnętrznymi przepisami w danym podmiocie, uzgodnionymi z właściwym archiwum państwowym.

Uwzględniając dwa sposoby dokumentowania przebiegu załatwiania spraw (tradycyjny i elektroniczny), również przepisy dotyczące archiwum musiały przewidzieć nieco odmienne zasady jego działania. Tym samym dla każdego zagadnienia regulującego funkcjonowanie archiwum zakładowego, tj.:

● organizacja i zadania archiwum zakładowego,

● lokal archiwum zakładowego,

● przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego,

● przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

● przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji,

● udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,

● wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego,

● brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

● przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

– wprowadzono odmienne wymagania, uwzględniając zupełnie inny sposób zarządzania dokumentacją w postaci papierowej i elektronicznej. Wynika to z faktu, że w urzędzie, w którym wykorzystywany jest system elektronicznego zarządzania dokumentacją (dalej: EZD), dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

Istotną nowością jest wyznaczenie tzw. koordynatora czynności kancelaryjnych, którego zadaniem jest bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.

Koordynator czynności kancelaryjnych

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. Celem przepisu jest ustanowienie nowej funkcji – swego rodzaju pomocy dla komórek organizacyjnych urzędu, m.in. w doborze właściwych grup rzeczowych dla akt spraw.

Zgodnie z rozporządzeniem funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych pełni archiwista. Nie oznacza to jednak, że musi on być pracownikiem archiwum zakładowego. Celem tego przepisu jest bowiem podkreślenie, że zadanie to powinno być realizowane przez osobę o praktycznych umiejętnościach stosowania przepisów rozporządzenia z uwagi na powierzoną funkcję nadzorczą. Tym samym koordynatorem czynności kancelaryjnych może być inny pracownik urzędu, realizujący zadania archiwum zakładowego. Praktyczny wydźwięk tego przepisu należy utożsamiać z faktem, że często zadania związane z nadzorem nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wdrożeniem (od strony merytorycznej) systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją należą do pracowników zatrudnionych na innych stanowiskach czy w komórkach organizacyjnych poza archiwum zakładowym.

Czytaj także: Zmienione zasady ochrony informacji niejawnych>>

Elektronicznie czy papierowo

Decyzję o wyborze podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu podejmuje kierownik podmiotu, wskazując, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych będzie obowiązywał w urzędzie. Rozporządzenie pozostawiło do wyboru dwie możliwości – system tradycyjny lub system EZD.

Wybór sposobu jest uzależniony głównie od stanu przygotowania urzędu do wykorzystania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Istotne jest, iż w przypadku wyboru przez kierownika urzędu elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw nie jest dopuszczalny powrót do systemu tradycyjnego – papierowego. Podobnego ograniczenia nie ma jednak w przypadku wyboru systemu tradycyjnego. Tym samym – biorąc pod uwagę, że rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej zostało podpisane dopiero 18 stycznia 2011 r. – można zaryzykować stwierdzenie, że od 1 stycznia 2011 r. większość urzędów pracuje nadal w systemie tradycyjnym, zostawiając sobie czas na szczegółową analizę rozporządzenia i dostosowanie organizacji urzędu oraz wykorzystywanego systemu EZD do nowych wymagań prawnych.

Niezależnie od wybranego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw kierownik podmiotu może wskazać wyjątki przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

Dodatkowo rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewiduje, że obowiązkowo wskazuje się te wyjątki w ściśle określonych przypadkach – np. niezgodność przyjętego sposobu dokumentowania z przepisami wymagającymi odmiennego sposobu dokumentowania.


W przypadku gdy urząd jest w stanie podołać trudom wdrożenia systemu EZD lub też taki system już wykorzystuje w codziennej pracy, kierownik urzędu i pracownicy, którym powierzono bardzo wymagające zadanie wdrożenia nowej instrukcji kancelaryjnej, powinni zwrócić szczególną uwagę na kilka aspektów uregulowanych w rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla podmiotów, które przyjęły lub przyjmą jako podstawowy elektroniczny system dokumentowania prowadzonych spraw. Większość z nich dotyczy samego systemu EZD i najważniejszej kwestii – „zatrzymania” dokumentów papierowych w punktach kancelaryjnych. Dokumenty w postaci papierowej – nie są przekazywane (z pewnymi wyjątkami) na biurka urzędników. W tym zakresie rozporządzenie określa m.in.:

1. Wymagania funkcjonalne systemu EZD.

2. Zasady wykonywania czynności w punktach kancelaryjnych i na pozostałych stanowiskach.

3. Zasady funkcjonowania składów chronologicznych.

(Skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;

Skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej).

4. Zasady wykonywania i wymagania techniczne odwzorowań cyfrowych.

(Odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru).

5. Zasady opisywania metadanych dla dokumentów elektronicznych i spraw;

(Metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie).

6. Zasady wykorzystania podpisu elektronicznego przy akceptacjach i dekretacjach.

W zakresie dotyczącym urzędów, dla których podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu spraw jest system tradycyjny, instrukcja w zasadzie nie zmienia dotąd stosowanych rozwiązań. Wprowadza jednak wymagania dotyczące postępowania z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną, przez elektroniczną skrzynkę podawczą, na informatycznym nośniku danych. Reguluje również zasady postępowania w przypadku pism przeznaczonych do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej (elementy systemu mieszanego – postać papierowa i elektroniczna w jednej sprawie).

Zadania dla kierownika

Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej wprowadza ponadto pewne zobowiązania dla kierowników podmiotów, odpowiednio dla sekretarzy gminy, przewodniczących zarządów związków międzygminnych, sekretarzy powiatu, sekretarzy województwa, dyrektorów generalnych urzędów, właściwych organów zespolonej administracji rządowej w województwie, kierowników komórek organizacyjnych i oczywiście dla pozostałych pracowników podmiotów, których rozporządzenie dotyczy.

Wybrane zadania kierownika podmiotu:

● nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych,

● wskazanie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw,

● wskazanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone,

● opracowanie instrukcji dla masowo realizowanych elektronicznych usług publicznych (wewnętrznych lub w porozumieniu między podmiotami) stanowiące podstawę wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw,

● wyznaczenie koordynatora czynności kancelaryjnych,

● określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Nowe wymagania z pewnością będą wymagały olbrzymiej pracy ze strony osób odpowiedzialnych za wdrożenie zarówno przepisów rozporządzenia, jak i systemu EZD. Można się również spodziewać wielu trudności przy wdrożeniu, jednakże spodziewane efekty są nie do przecenienia. Związane jest to również z faktem, że instrukcja kancelaryjna w obecnym kształcie staje się podstawowym dokumentem zarządczym w urzędzie, mającym podstawowe znaczenie dla organizacji całego urzędu.

Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>

SŁOWNICZEK

System tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

System EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

Podstawa prawna

•  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67)

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Awans wewnętrzny w urzędzie pracownika samorządowego
    Pytanie: Czy pracownik samorządowy może zostać przeniesiony (w drodze awansu wewnętrznego) na wolne stanowisko kierownika urzędu stanu cywilnego w myśl art. 8 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego?
    Niedzielski: rząd ma opracowany plan powrotu do masowych testów na Covid-19
    Ciężar monitorowania przechodzi z dziennej liczby zakażeń koronawirusem na sytuację w szpitalach. Dopóki nie będziemy mieli pewnego progu hospitalizacji związanego z covidem – ok. 5 tys. – to nie będziemy wracali np. do masowego testowania – powiedział minister zdrowia Adam Niedzielski.
    Lista przedmiotów w klasie IV szkoły podstawowej w 2022/2023 r.
    Jakich przedmiotów uczą się uczniowie klas IV w roku szkolnym 2022/2023 r.?
    DGP: W 2021 r. NFZ nie wykorzystał 10 mld zł na leczenie Polaków
    Ponad 10 mld zł zostało w budżecie NFZ – tak wynika ze sprawozdania funduszu za 2021 r., do którego dotarł "Dziennik Gazeta Prawna". Płatnik zeszły rok zakończył z rekordowo wysoką kwotą na plusie. Głównym powodem jest nie wykorzystanie dostępnych w budżecie NFZ pieniędzy na leczenie.
    Nowy Program Czyste Powietrze Plus [wnioski od 15 lipca 2022 r.]
    Minister klimatu i środowiska Anna Moskwa ogłosiła uruchomienie programu Czyste Powietrze Plus. Wskazała na istotną rolę samorządów w programie. Budżet programu "Czyste Powietrze +", to 1,8 mld zł z możliwością zwiększenia tej kwoty przez rząd.
    Wniosek o świadczenie 40 zł za zakwaterowanie bez PESELa uchodźcy [tylko do 15 lipca 2022 r.]
    Tylko do 15 lipca 2022 r. we wnioskach o świadczenie 40 zł za dzień zakwaterowania niepotrzebny jest PESEL uchodźcy. Dotyczy to pomocy udzielanej przed 30 kwietnia 2022 r. Za okres późniejszy PESEL uchodźcy jest niezbędny do prawidłowego rozpoznania wniosku.
    CKE: Maturę zdało 78,2% tegorocznych absolwentów
    Maturę zdało 78,2 proc. tegorocznych absolwentów szkół ponadgimnazjalnych. 15,5 proc. abiturientów, którzy nie zdali jednego przedmiotu, ma prawo do poprawki w sierpniu – podała Centralna Komisja Egzaminacyjna.
    Od 2024 r. samorządy otrzymają 3 mld zł wpływów budżetu państwa z ryczałtu?
    W 2024 r. jednostki samorządu terytorialnego mogą otrzymać wpływy z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
    Podręcznik do historii i teraźniejszości dopuszczony do użytku szkolnego [licea i technika, klasy I]
    W wykazie podręczników dopuszczonych do użytku szkolnego do kształcenia ogólnego resortu edukacji i nauki opublikowano w piątek podręcznik do przedmiotu historia i teraźniejszość (HiT).
    Nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w 2022 r. [rozporządzenie]
    Od 1 września zaczną obowiązywać nowe minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Zgodnie z projektowanym przez MEiN rozporządzeniem wyniosą one od 3329 zł do 4224 zł.
    MKiDN: do 1 sierpnia wnioski o stypendium do 4000 zł brutto miesięcznie
    Do 1 sierpnia do godz. 16 można składać wnioski w Konkursie o przyznanie stypendiów twórczych oraz stypendiów z zakresu upowszechniania kultury na 2023 r. - poinformowało w poniedziałek MKiDN.
    CKE: Jakie były wyniki na egzaminie ósmoklasisty w 2022 r.?
    Uczniowie VIII klas szkół podstawowych, którzy w maju przystąpili do obowiązkowego egzaminu ósmoklasisty, za rozwiązanie zadań z języka polskiego uzyskali średnio 60 % punktów możliwych do otrzymania, a z matematyki – 57 %.
    Czy można przesunąć pracownika z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej
    Burmistrz postanowił, że miejski ośrodek pomocy społecznej będzie zajmował się przyznawaniem świadczenia pieniężnego z tytułu zakwaterowania i wyżywienia obywatela Ukrainy. Jakie są sposoby przesunięcia pracowników z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej?
    1 lipca 2022 r. Nowa lista leków refundowanych
    Od 1 lipca 2022 r. obowiązuje nowy wykaz leków refundowanych, do którego dodano 54 produkty bądź nowe wskazania.
    Centralizacja rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) - wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
    Ministerstwo Finansów udzieliło 24 czerwca 2022 r. wyjaśnień odnośnie centralizacji rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego.
    6600 zł brutto, to netto 4829,58 zł, składka ZUS 904,86 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    W 2021 r. dla pensji 6600 zł brutto wynagrodzenie na rękę było 4741,58 zł netto.
    Komunikat MRiPS: przepisy nie nakazują skrócenia pracy w czasie upału. Pracownik ma prawo do napojów pod rygorem grzywny
    Komunikat Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej: Wysokie temperatury mają wpływ nie tylko na wydajność pracy, ale i na bezpieczeństwo pracownika. Skrócenie czasu pracy jest jednak decyzją, która zależy w praktyce od dobrej woli pracodawcy. Prawo nakazuje mu dostarczenia napojów. Nierespektowanie przez pracodawcę tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 do 30 tys. złotych.
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    Klasa IV i V podstawówki - lista przedmiotów i liczba godzin w roku szkolnym 2022/2023
    Przedmioty w klasie 5 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023. Przedmioty w klasie 4 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023, liczba godzin.
    Czy praca zdalna jest na wniosek pracownika? Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?
    Kodeks pracy wprowadzi możliwość pracy zdalnej i hybrydowej – zapowiedziała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg
    Podwyżka zaliczki na PIT dla umowy zlecenia od 1 lipca 2022 r. Przykłady MF i DGP obliczeń od 3000 zł do 8000 zł
    MF: Od zlecenia 3200 zł brutto miesięcznie zaliczka na PIT wzrośnie o 103 zł do 265 zł. Niekorzystna zmiana od 1 lipca 2022 r. Przed tą datą zaliczka na PIT wynosiła 162 zł.
    300 mln zł dla artystów z opłaty od komputerów, tabletów, smartfonów, dysków i pendrivów
    Projekt ustawy o artystach zawodowych przewiduje zasilenie kwotą 300 mln zł nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Pieniądze będą pochodziły z opłaty reprograficznej płaconej przez importerów i sprzedawców elektroniki (komputery, tablety, smartfony, dyski twarde i pendrivy).
    300 mln zł dla Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Opłata od smartfonów i laptopów w 2023 r.
    300 mln zł. To planowane wpłaty z opłaty reprograficznej na rzecz nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych (FWAZ). Jeżeli nie będzie tych pieniędzy fundusz dla artystów otrzyma z budżetu dotację celową 100 mln zł rocznie. Podstawą dla płatności tych kwot jest ustawa o artystach zawodowych. 27 czerwca 2022 r. rząd przedstawił jej najnowszy projekt w wersji, która ma zostać skierowana do Sejmu i tam uchwalona.
    Świadczenie 40 zł za dzień dłużej niż 120 dni za pomoc Ukrainkom w ciąży, osobom w wieku 60/65 lat i matkom trójki dzieci
    Gminy otrzymały prawo do wydłużenia ponad 120 dni okresu wypłaty świadczenia 40 zł za dzień zakwaterowania i wyżywiania uchodźców z Ukrainy.
    Czy umowy zawierane na realizację zadań w programie rozwiązywania problemów alkoholowych podlegają Prawu zamówień publicznych?
    Pytanie nr 1. Czy umowy zawierane na realizację zadań zapisanych w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii podlegają Prawu zamówień publicznych? Pytanie nr 2. Czy prawidłowym jest zawieranie umów zlecenia na realizację usług konsultanta bez określania okresu świadczenia usługi?