Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej) wprowadza wymagania dotyczące funkcjonowania archiwum zakładowego w urzędach. Do tej pory przepisy te były regulowane wewnętrznymi przepisami w danym podmiocie, uzgodnionymi z właściwym archiwum państwowym.

Uwzględniając dwa sposoby dokumentowania przebiegu załatwiania spraw (tradycyjny i elektroniczny), również przepisy dotyczące archiwum musiały przewidzieć nieco odmienne zasady jego działania. Tym samym dla każdego zagadnienia regulującego funkcjonowanie archiwum zakładowego, tj.:

● organizacja i zadania archiwum zakładowego,

● lokal archiwum zakładowego,

● przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego,

● przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

● przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji,

● udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,

● wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego,

● brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

● przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

– wprowadzono odmienne wymagania, uwzględniając zupełnie inny sposób zarządzania dokumentacją w postaci papierowej i elektronicznej. Wynika to z faktu, że w urzędzie, w którym wykorzystywany jest system elektronicznego zarządzania dokumentacją (dalej: EZD), dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

Istotną nowością jest wyznaczenie tzw. koordynatora czynności kancelaryjnych, którego zadaniem jest bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.

Koordynator czynności kancelaryjnych

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. Celem przepisu jest ustanowienie nowej funkcji – swego rodzaju pomocy dla komórek organizacyjnych urzędu, m.in. w doborze właściwych grup rzeczowych dla akt spraw.

Zgodnie z rozporządzeniem funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych pełni archiwista. Nie oznacza to jednak, że musi on być pracownikiem archiwum zakładowego. Celem tego przepisu jest bowiem podkreślenie, że zadanie to powinno być realizowane przez osobę o praktycznych umiejętnościach stosowania przepisów rozporządzenia z uwagi na powierzoną funkcję nadzorczą. Tym samym koordynatorem czynności kancelaryjnych może być inny pracownik urzędu, realizujący zadania archiwum zakładowego. Praktyczny wydźwięk tego przepisu należy utożsamiać z faktem, że często zadania związane z nadzorem nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wdrożeniem (od strony merytorycznej) systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją należą do pracowników zatrudnionych na innych stanowiskach czy w komórkach organizacyjnych poza archiwum zakładowym.

Czytaj także: Zmienione zasady ochrony informacji niejawnych>>

Elektronicznie czy papierowo

Decyzję o wyborze podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu podejmuje kierownik podmiotu, wskazując, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych będzie obowiązywał w urzędzie. Rozporządzenie pozostawiło do wyboru dwie możliwości – system tradycyjny lub system EZD.

Wybór sposobu jest uzależniony głównie od stanu przygotowania urzędu do wykorzystania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Istotne jest, iż w przypadku wyboru przez kierownika urzędu elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw nie jest dopuszczalny powrót do systemu tradycyjnego – papierowego. Podobnego ograniczenia nie ma jednak w przypadku wyboru systemu tradycyjnego. Tym samym – biorąc pod uwagę, że rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej zostało podpisane dopiero 18 stycznia 2011 r. – można zaryzykować stwierdzenie, że od 1 stycznia 2011 r. większość urzędów pracuje nadal w systemie tradycyjnym, zostawiając sobie czas na szczegółową analizę rozporządzenia i dostosowanie organizacji urzędu oraz wykorzystywanego systemu EZD do nowych wymagań prawnych.

Niezależnie od wybranego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw kierownik podmiotu może wskazać wyjątki przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

Dodatkowo rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewiduje, że obowiązkowo wskazuje się te wyjątki w ściśle określonych przypadkach – np. niezgodność przyjętego sposobu dokumentowania z przepisami wymagającymi odmiennego sposobu dokumentowania.