Poradnik Samorządowca - Zarządzanie dokumentacją i informacją

Podmioty publiczne, zgodnie z wykonywanymi przez siebie zadaniami, gromadzą coraz większą liczbę danych. Zarządzanie tymi danymi wymaga zastosowania nowych metod, zapewniających szybszy dostęp, możliwość przetwarzania, udostępniania, analizy czy współdzielenia informacji. Dotychczas wykorzystywany na szeroką skalę dokument papierowy ma szereg ograniczeń uniemożliwiających skuteczną komunikację urzędu z podmiotami zewnętrznymi oraz realizację bieżących zadań samej administracji. Wykorzystanie dokumentów w postaci elektronicznej oraz informatycznych systemów zarządzających dokumentacją w znacznym stopniu ułatwi dostęp do informacji wszystkim obywatelom.

W trzech rozdziałach opisano nowe – długo oczekiwane wymagania prawne, nowe zasady zarządzania dokumentacją, zarówno w tradycyjnych, papierowych urzędach, jak i nowoczesnych, które decydują się na trudny krok zmierzający do istotnej zmiany sposobu organizacji pracy.

Niezwykle ważnym elementem zarządzania dokumentacją i informacją, bardzo ściśle związanym z szeroko rozumianą informatyzacją administracji, jest udostępnianie informacji. Również w tym zakresie przed administracją stoją nowe wyzwania. Oprócz już obowiązujących przepisów, w tym procedur postępowania, omówionych w rozdziale 4, obecnie projektowane są zmiany prawne mające na celu uregulowanie zasad wykorzystywania informacji publicznej – tzw. ponowne wykorzystanie informacji publicznej. Zagadnienie to zostało omówione w rozdziale 6, dotyczącym projektowanych regulacji prawnych.

Zarówno zarządzanie dokumentacją i informacją w urzędach, jak i jej udostępnianie wiąże się z jeszcze jednym aspektem będącym przedmiotem rozdziału 5 – bezpieczeństwem informacji. Jest to zagadnienie o kluczowym znaczeniu zarówno od strony prawnej, jak i technicznej. Bezpieczeństwo informacji rozpatruje się w bardzo wielu aspektach – począwszy od zapewnienia właściwego przechowywania dokumentów papierowych, elektronicznych poprzez ich właściwe przetwarzanie, ochronę informacji niepodlegających udostępnianiu, a kończąc na odpowiedzialności za naruszenia wymagań bezpieczeństwa.

Celem Poradnika jest przybliżenie wymagań prawnych na praktycznych przykładach dotyczących zarządzania dokumentacją i informacją, bez względu na jej postać. Szczegółowo przedstawiono procedury, jak również propozycje dotyczące postępowania z e-mailami, dokumentami elektronicznymi doręczonymi w inny sposób, nie zapominając o nadal wszechobecnym dokumencie papierowym. Opisano sposób zarządzania w urzędach preferujących dokumenty papierowe, ale wskazano też sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi. Analogicznie dla urzędów nowoczesnych – elektronicznych, pokazano, w jaki sposób wykorzystać system teleinformatyczny i składy chronologiczne do zarządzania dokumentacja papierową.