Jakie zasady obowiązują przy przeprowadzaniu spisu z natury w jednostkach budżetowych

Czynności poprzedzające inwentaryzację drogą spisu z natury zależą od wielkości jednostki i posiadanych przez nią zasobów majątkowych. W każdej jednostce powinny zostać wyznaczone:

l rodzaje składników majątkowych, które będą objęte spisem,

l dzień, w którym dokonuje się inwentaryzacji,

l daty przeprowadzenia spisu,

l komisja spisowa.

Pierwszą czynnością jest powołanie na piśmie w formie zarządzenia komisji inwentaryzacyjnej. Przepisy jednak nie regulują zasad powoływania komisji i zespołów spisowych oraz zasad przeprowadzania spisu z natury.

Określone zasady postępowania utrwaliły się w praktyce. I tak, w skład komisji inwentaryzacyjnej powinny wchodzić co najmniej 2-3 osoby, najlepiej dobrze znające gospodarkę magazynową i przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury. Z zespołu powołanego do przeprowadzenia spisu kierownik jednostki (lub osoba odpowiedzialna) powołuje przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który powinien czuwać nad rzetelnym przeprowadzeniem spisu z natury i nad przebiegiem innych czynności związanych z inwentaryzacją. Przewodniczący (lub inna osoba upoważniona) otrzymuje arkusze spisu, odpowiednio oznakowane, tak aby umożliwić kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem. Przed przystąpieniem do spisywania należy sprawdzić, czy kierownik inwentaryzowanej placówki sporządził i przekazał do komórki księgowości wszystkie niezbędne dowody księgowe, które mają wpływ na stan księgowy składników majątku objętego inwentaryzacją.

Ważne jest, aby osoby wchodzące w skład zespołu spisowego nie miały informacji o wynikających z ewidencji księgowej ilościach inwentaryzowanych składników majątku.

Do arkuszy spisu z natury mają zastosowanie przepisy ustawy o rachunkowości (u.o.r.) dotyczące dowodów księgowych.

Na arkuszach spisowych nie wolno pozostawiać niewypełnionych wierszy, a ewentualne poprawki czy korekty należy wprowadzać wyłącznie z zachowaniem zasad określonych w u.o.r., a mianowicie poprzez: skreślenie błędnego zapisu i wpisanie poprawnego, z zachowaniem czytelnego błędnego zapisu, oraz dokonanie poprawki oraz umieszczenie daty zmiany. Ponadto na arkuszach spisu należy wyodrębnić składniki majątku, takie jak: obce, zepsute, uszkodzone, niepełnowartościowe itp. Trzeba pamiętać przy tym, aby ujmować je na odrębnych arkuszach spisowych.

WNIOSEK

Każda strona spisu z natury powinna być akceptowana podpisami członków komisji (zespołu) oraz osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

BEATA PIOTROWSKA

główny specjalista w Biurze Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego

PODSTAWA PRAWNA

l Ustawa z 29 września1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).