3. Zasady sporządzania sprawozdań budżetowych

Podstawowe zasady sporządzania sprawozdań budżetowych

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych są zobowiązani do sporządzania i przekazywania sprawozdań. Mają oni obowiązek sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalno-rachunkowym.

We wszystkich sprawozdaniach tzw. „główka” powinna zostać wypełniona zgodnie z obowiązującymi zasadami, tzn. należy wpisać nazwę i adres jednostki sprawo-zdawczej, numer identyfikacyjny REGON, adresata i okres, za jaki sporządzane jest dane sprawozdanie. Każde sprawozdanie powinno zostać podpisane przez kompetentne osoby (główny księgowy i kierownik jednostki) z podaniem numeru telefonu oraz daty sporządzenia sprawozdania. Na każdym formularzu sprawozdania podpis składa się odręcznie w oznaczonym miejscu. Natomiast pod podpisem umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.

ZAPAMIĘTAJ!

Dane wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Sprawozdania budżetowe sporządza się w sposób czytelny i trwały. Dane w sprawozdaniach w zakresie planu wykazuje się w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki po ewentualnych zmianach dokonanych w trybie i na zasadach przewidzianym uofp. Natomiast w wykonaniu wykazuje się kwoty narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego.

Sprawozdania budżetowe należy sporządzić w odpowiedniej ilości egzemplarzy, czyli w równej liczbie jednostek, którym mają być one złożone, powiększonej o egzemplarz przeznaczony do akt jednostki sporządzającej sprawozdanie.

Jednostki, które otrzymują sprawozdania, są zobowiązane sprawdzić je pod względem formalnym i rachunkowym, powinno to zostać odpowiednio odnotowane przez osobę sprawdzającą sprawozdanie. Jednostki te są również uprawnione do kontroli merytorycznej prawidłowości złożonych sprawozdań budżetowych. W celu kontroli merytorycznej jednostki kontrolujące mogą żądać przedstawienia wskazanych ksiąg rachunkowych i dokumentów. Jeżeli w trakcie kontroli zostaną ujawnione nieprawidłowości, powinny one zostać usunięte przez kierownika jednostki sporządzającej sprawozdanie jednostkowe przed włączeniem danych do sprawozdań zbiorczych czy też łącznych.

Zarówno kierownicy państwowych, jak i samorządowych jednostek organizacyjnych, sporządzający sprawozdania jednostkowe zobowiązani są do przekazania sprawozdań odbiorcom sprawozdań w terminach umożliwiających sporządzanie sprawozdań łącznych czy też zbiorczych.

Korekty sprawozdań

Państwowe jednostki organizacyjne, które sporządzają sprawozdania według instrukcji określonej załącznikiem nr 33 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości - w przypadku korekty danych dotyczących poprzednich (zamkniętych) okresów sprawozdawczych uwzględniają odpowiednio w sprawozdaniach sporządzonych za bieżący okres sprawozdawczy (z wyjątkiem sprawozdania Rb-Z, Rb-N oraz Rb-UZ). Natomiast łączne sprawozdania roczne mogą być korygowane w szczególnych, uzasadnionych na piśmie przypadkach, do 30 kwietnia roku następującego po roku budżetowym.

Natomiast w ciągu 5 dni od dnia stwierdzenia rozbieżności przekazywane są korekty następujących sprawozdań:

• Rb-Z w przypadku, gdy stan zobowiązań za dany okres sprawozdawczy uległ zmianie po złożeniu sprawozdania,

• Rb-N w przypadku, gdy stan należności za dany okres sprawozdawczy uległ zmianie po złożeniu sprawozdania,

• Rb-UZ w przypadku, gdy stan zobowiązań za dany okres sprawozdawczy uległ zmianie po złożeniu sprawozdania.

Jednostki samorządu terytorialnego przekazują do regionalnych izb obrachunkowych korekty sprawozdań oraz skorygowane dane w formie elektronicznej w ciągu 5 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości. Natomiast korekty sprawozdań oraz skorygowane dane w formie elektronicznej, otrzymane od jednostek samorządu terytorialnego, regionalne izby obrachunkowe przekazują do Ministerstwa Finansów.

3.2. Zasady obowiązujące przy sporządzaniu sprawozdań jednostkowych, zbiorczych, łącznych i skonsolidowanych

Sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ksiąg rachunkowych. Sprawozdania łączne, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, są sporządzane przez:

• dysponentów środków budżetu państwa drugiego stopnia i dysponentów głównych na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych i własnego sprawozdania jednostkowego,

• dysponentów głównych środków budżetu państwa, przekazujących dotacje na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami na podstawie sprawozdań Rb-50 otrzymanych od jednostek samorządu terytorialnego,

• dyrektorów izb skarbowych na podstawie sprawozdań jednostkowych urzędów skarbowych, jako organów podatkowych.

Natomiast dysponent części 77 budżetu państwa - Podatki i inne wpłaty na rzecz budżetu państwa sporządza:

1) miesięczne sprawozdanie łączne na podstawie:

• sprawozdań organów podatkowych,

• sprawozdania z wykonania udziałów jednostek samorządu terytorialnego we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych,

• danych wynikających z ewidencji środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej przekazanych na rachunek dochodów budżetu państwa,

• danych wynikających z ewidencji środków niewykorzystanych w terminie na wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, przekazanych na rachunek dochodów budżetu państwa,

2) roczne sprawozdanie łączne, uwzględniając korektę wynikającą z zamknięcia rachunków budżetu państwa na podstawie:

• sprawozdań organów podatkowych,

• sprawozdania z wykonania udziałów jednostek samorządu terytorialnego we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych,

• danych wynikających z ewidencji środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej przekazanych na rachunek dochodów budżetu państwa,

• danych wynikających z ewidencji środków niewykorzystanych w terminie na wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, przekazanych na rachunek dochodów budżetu państwa.

Sprawozdania zbiorcze, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, są sporządzane przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu.

Natomiast sprawozdania skonsolidowane, po wyeliminowaniu przepływów wewnętrznych i wewnątrzsektorowych, są sporządzane przez:

• przewodniczących zarządów jednostek samorządu terytorialnego,

• dysponentów środków budżetu państwa wszystkich stopni,

• dysponentów państwowych funduszy celowych posiadających osobowość prawną,

• państwowe szkoły wyższe,

• jednostki badawczo-rozwojowe,

• Polską Akademię Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,

• państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw, z wyjątkiem przewodniczących zarządów jednostek samorządu terytorialnego i dysponentów środków budżetu państwa wszystkich stopni, w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego.

Jeżeli w ciągu roku budżetowego nastąpią zmiany organu dysponującego daną częścią budżetu państwa, sprawozdania sporządza organ, który jest dysponentem części budżetu państwa na moment sprawozdawczy, uwzględniając w sprawozdaniu dane ze sprawozdania sporządzonego przez organ poprzednio dysponujący częścią, na dzień kończący uprawnienie do dysponowania częścią.

ZAPAMIĘTAJ!

Jednostki sektora finansów publicznych powinny sporządzać sprawozdania budżetowe na wzorach w obowiązującym okresie sprawozdawczym, a określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Sprawozdania jednostkowe sporządza się w złotych i groszach, z wyjątkiem sprawozdań:

•Rb-40 - półrocznego/rocznego sprawozdania z wykonania, określonego w ustawie budżetowej na dany rok, planu finansowego państwowego funduszu celowego,

•Rb-71 - kwartalnego sprawozdania z wykonania planu wydatków/dotacji na finansowanie inwestycji wieloletnich,

•Rb-ZUS - półrocznego/rocznego sprawozdania z wykonania planu finansowego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,

•Rb-Z-PPP - kwartalnego sprawozdania o stanie zobowiązań wynikających z umów partnerstwa publiczno-prywatnego,

•Rb-FUS - miesięcznego sprawozdania z wykonania wybranych elementów planu finansowego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,

•Rb-FER - miesięcznego sprawozdania z wykonania wybranych elementów planu finansowego Funduszu Emerytalno-Rentowego,

•Rb-WS - o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych,

które sporządza się w tysiącach złotych.