Zasady rozliczania kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych

 

Przepisy wewnętrzne jednostki porządkują i organizują funkcjonowanie jednostki. Nie mogą one być oczywiście sprzeczne z obowiązującymi powszechnie przepisami prawa. Ich zadaniem jest jedynie konkretyzować je i „dostosowywać” do potrzeb danej jednostki. O rozliczaniu kosztów z tytułu używania samochodów pracowników do potrzeb służbowych stanowi rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - i to na podstawie tego rozporządzenia należy stworzyć zarządzenie wewnętrzne.

Poniżej przykład odpowiedniego zarządzenia. Kursywą zaznaczono obszary opcjonalne lub przykłady wypełnienia:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Zgodnie z przepisami rozporządzenia z 25 marca 2002 r. koszty używania pojazdów do celów służbowych pracodawca pokrywa według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Stawki za 1 kilometr przebiegu nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego: a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł

2) dla motocykla - 0,2302 zł

3) dla motoroweru - 0,1382 zł

Pracodawca ustala pracownikom miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne - w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Limit na jazdy lokalne nie może przekroczyć:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców

UWAGA!

Limit kilometrów w jazdach lokalnych może zostać zwiększony dla pojazdów używanych do celów służbowych w służbie leśnej (do 1500 km miesięcznie), a dla pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej - do 3000 km miesięcznie.

Zwrot kosztów używania samochodu następuje w formie miesięcznego ryczałtu (wskazanego w § 2 powyższego wzoru), obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne - po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Kwotę tak ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Podstawa prawna:

- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462