Jak przygotować urząd do elektronicznej obsługi dokumentów

Zgodnie z art. 39 kodeksu postępowania administracyjnego, doręczenie np. pism i dokumentów może następować za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraziła zgodę na doręczenie jej pisma za pomocą tych środków.

Od 12 czerwca 2007 r. będzie obowiązywać rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzenia i doręczenia w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664).

I tak np. sporządzone przez organy administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji.

Jaki formularz

Wzorzec formularza elektronicznego będzie w formie elektronicznej sporządzony zgodnie z przepisami art. 39 k.p.a. Nie będzie się różnić znacznie od wersji papierowej. Przygotowany będzie w tzw. formacie XML. Opatrzony będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej na mocy odrębnych przepisów do podpisywania aktu normatywnego i znakowany czasem (datą). Oczywiście będzie istniała możliwość wprowadzenia danych służących do wnoszenia podań z wykorzystaniem cech informatycznych. Określone są one dokładnie i szczegółowo w rozporządzeniu Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. nr 214, poz. 1781).

W celu udostępniania odbiorcom wzorców formularzy elektronicznych MSWiA prowadzić będzie tzw. centralne repetytorium (zbiór) pism w formie dokumentów elektronicznych. Organy władzy publicznej będą miały obowiązek przekazywać wszystkie formularze elektroniczne do takiego zbioru danych.

Nowe rozporządzenie

- Trwają prace nad rozporządzeniem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w porozumieniu z Ministerstwem Gospodarki w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikowanych przez organy władzy publicznej. Proces uzgodnień międzyresortowych został zakończony, obecnie analizowane są uwagi, które wpłynęły w trakcie uzgodnień - informuje Witold Lisiecki, rzecznik prasowy MSWiA.

Środki na informatyzację

W nowych pomocowych programach unijnych, które będą dostępne w okresie 2007-2013, będą znaczne środki z przeznaczeniem na dofinansowanie realizacji projektów informatyzacji urzędu, w tym urzędu gminnego lub powiatowego. Urzędy starające się o dofinansowanie powinny starać się o pieniądze w ramach regionalnego programu operacyjnego. Każdy ze stworzonych już RPO ma priorytet preferujący informatyzację urzędów.

Jeżeli jednak gmina, miasto ma zamiar tworzyć duży projekt informatyzacji urzędu z wykorzystaniem ICT lub innych wysokich technologii informatycznych, to będzie miał także dostęp do dwu programów administrowanych centralnie. Jest nim Program Operacyjny Kapitał Ludzki i Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka.

W ramach pierwszego, PO KL, będzie dostępny priorytet V - Dobre państwo. W ramach niego będą wspierane finansowo projekty z zastosowaniem wysokiej technologii informatycznej, tzw. ICT w administracji samorządowej, opracowanie założeń systemowych, a także wdrażanie i realizacja programów opartych o wysokie technologie informatyczne. Dotacje będzie można otrzymać na tworzenie i wspieranie działalności regionalnych i lokalnych centrów informacji.

W ramach drugiego programu PO IG dotacje na informatyzację urzędu będzie można otrzymać w ramach priorytetu 7 - Budowa i rozwój społeczeństwa informatycznego. Ten priorytet będzie realizowany poprzez wspieranie finansowe projektów przyczyniających się do wzrostu wykorzystania technologii informatycznych i komunikacyjnych, które będą wykorzystane w szczególności przez przedstawicieli biznesu. Za unijne pieniądze będą mogły być tworzone projekty elektronicznych usług publicznych na rzecz mieszkańców i przedsiębiorców. Dofinansowane będą mogły być również projekty świadczenia usług publicznych drogą elektroniczną, w tym m.in. rozliczeń podatkowych, ceł, opłat administracyjnych itp. Będzie można też organizować zasoby cyfrowe.

- W poszczególnych programach operacyjnych będą funkcjonowały tzw. listy projektów kluczowych, tj. projektów, które będą miały zagwarantowane pieniądze bez konkursów (po akceptacji programu i list projektów przez Komisję Europejską). W tej chwili projekty te są określane bardzo ogólnie. Dopracowywanie szczegółów i założeń tych projektów nastąpi w terminie późniejszym. Przykładowo, na listach projektów kluczowych w poszczególnych regionalnych programach operacyjnych pojawiają się takie projekty, jak: Budowa systemu informacji przestrzennej Lubelszczyzny, Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego czy Budowa wielkopolskiej sieci szerokopasmowej - twierdzi Anna Łacińska-Szewczak, dyrektor Działu Konsultingu Europejskiego w EFICOM.

KOPIE DOKUMENTÓW

Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych trzeba będzie sporządzać i udostępniać w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres. Elementy informacyjne dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporządzającej kopie.

3 ETAPY DORĘCZANIA PISM

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organy administracji publicznej będą musiały przesyłać na adres elektroniczny adresata:

1. Odbiór pisma: Wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego.

2. Potwierdzenie doręczenia: Wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma.

3. Podpis elektroniczny: Pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Andrzej Okrasiński

Podstawa prawna

• Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2002 r. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).
• Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766).
• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 564 i 565).
• Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204 oraz z 2004 r. nr 96, poz. 959 i nr 173, poz. 1808).
• Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikacyjnych przez organy władzy publicznej (Dz.U. nr 227, poz. 1664).