Kategorie

Jak przygotować urząd do elektronicznej obsługi dokumentów

Od czerwca tego roku urzędy gminne będą miały nowe obowiązki przy elektronicznym sporządzaniu i przetwarzaniu dokumentów. Do tego czasu powinny przygotować infrastrukturę techniczną. Na ten cel przeznaczone są znaczne środki z funduszy unijnych.

 

Zgodnie z art. 39 kodeksu postępowania administracyjnego, doręczenie np. pism i dokumentów może następować za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraziła zgodę na doręczenie jej pisma za pomocą tych środków.

 

Od 12 czerwca 2007 r. będzie obowiązywać rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzenia i doręczenia w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664).

 

I tak np. sporządzone przez organy administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji.

 

Jaki formularz

 

Wzorzec formularza elektronicznego będzie w formie elektronicznej sporządzony zgodnie z przepisami art. 39 k.p.a. Nie będzie się różnić znacznie od wersji papierowej. Przygotowany będzie w tzw. formacie XML. Opatrzony będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej na mocy odrębnych przepisów do podpisywania aktu normatywnego i znakowany czasem (datą). Oczywiście będzie istniała możliwość wprowadzenia danych służących do wnoszenia podań z wykorzystaniem cech informatycznych. Określone są one dokładnie i szczegółowo w rozporządzeniu Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. nr 214, poz. 1781).

 

W celu udostępniania odbiorcom wzorców formularzy elektronicznych MSWiA prowadzić będzie tzw. centralne repetytorium (zbiór) pism w formie dokumentów elektronicznych. Organy władzy publicznej będą miały obowiązek przekazywać wszystkie formularze elektroniczne do takiego zbioru danych.

 

Nowe rozporządzenie

 

- Trwają prace nad rozporządzeniem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w porozumieniu z Ministerstwem Gospodarki w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikowanych przez organy władzy publicznej. Proces uzgodnień międzyresortowych został zakończony, obecnie analizowane są uwagi, które wpłynęły w trakcie uzgodnień - informuje Witold Lisiecki, rzecznik prasowy MSWiA.

 

Środki na informatyzację


W nowych pomocowych programach unijnych, które będą dostępne w okresie 2007-2013, będą znaczne środki z przeznaczeniem na dofinansowanie realizacji projektów informatyzacji urzędu, w tym urzędu gminnego lub powiatowego. Urzędy starające się o dofinansowanie powinny starać się o pieniądze w ramach regionalnego programu operacyjnego. Każdy ze stworzonych już RPO ma priorytet preferujący informatyzację urzędów.

 

Jeżeli jednak gmina, miasto ma zamiar tworzyć duży projekt informatyzacji urzędu z wykorzystaniem ICT lub innych wysokich technologii informatycznych, to będzie miał także dostęp do dwu programów administrowanych centralnie. Jest nim Program Operacyjny Kapitał Ludzki i Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka.

 

W ramach pierwszego, PO KL, będzie dostępny priorytet V - Dobre państwo. W ramach niego będą wspierane finansowo projekty z zastosowaniem wysokiej technologii informatycznej, tzw. ICT w administracji samorządowej, opracowanie założeń systemowych, a także wdrażanie i realizacja programów opartych o wysokie technologie informatyczne. Dotacje będzie można otrzymać na tworzenie i wspieranie działalności regionalnych i lokalnych centrów informacji.

 

W ramach drugiego programu PO IG dotacje na informatyzację urzędu będzie można otrzymać w ramach priorytetu 7 - Budowa i rozwój społeczeństwa informatycznego. Ten priorytet będzie realizowany poprzez wspieranie finansowe projektów przyczyniających się do wzrostu wykorzystania technologii informatycznych i komunikacyjnych, które będą wykorzystane w szczególności przez przedstawicieli biznesu. Za unijne pieniądze będą mogły być tworzone projekty elektronicznych usług publicznych na rzecz mieszkańców i przedsiębiorców. Dofinansowane będą mogły być również projekty świadczenia usług publicznych drogą elektroniczną, w tym m.in. rozliczeń podatkowych, ceł, opłat administracyjnych itp. Będzie można też organizować zasoby cyfrowe.

 

- W poszczególnych programach operacyjnych będą funkcjonowały tzw. listy projektów kluczowych, tj. projektów, które będą miały zagwarantowane pieniądze bez konkursów (po akceptacji programu i list projektów przez Komisję Europejską). W tej chwili projekty te są określane bardzo ogólnie. Dopracowywanie szczegółów i założeń tych projektów nastąpi w terminie późniejszym. Przykładowo, na listach projektów kluczowych w poszczególnych regionalnych programach operacyjnych pojawiają się takie projekty, jak: Budowa systemu informacji przestrzennej Lubelszczyzny, Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego czy Budowa wielkopolskiej sieci szerokopasmowej - twierdzi Anna Łacińska-Szewczak, dyrektor Działu Konsultingu Europejskiego w EFICOM.

 

KOPIE DOKUMENTÓW

 


Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych trzeba będzie sporządzać i udostępniać w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres. Elementy informacyjne dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporządzającej kopie.

 


3 ETAPY DORĘCZANIA PISM

 


W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organy administracji publicznej będą musiały przesyłać na adres elektroniczny adresata:

1. Odbiór pisma: Wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego.

2. Potwierdzenie doręczenia: Wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma.

3. Podpis elektroniczny: Pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

 

Andrzej Okrasiński

 

 

Podstawa prawna

  • Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2002 r. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).
  • Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766).
  • Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 564 i 565).
  • Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204 oraz z 2004 r. nr 96, poz. 959 i nr 173, poz. 1808).
  • Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikacyjnych przez organy władzy publicznej (Dz.U. nr 227, poz. 1664).



Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    22 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kiedy wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021?

    Wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021 – kiedy? Gdzie i jak sprawdzić wyniki egzaminu ósmoklasisty? Przedstawiamy ważne informacje dla uczniów kończących w tym roku szkołę podstawową.

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.