| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Organizacja > Klienci > Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych

Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych

Zmiany w przepisach prawa zmierzają do elektronizacji procedur realizowanych przez organy administracji publicznej i organy podatkowe. Ich celem jest głównie umożliwienie klientom urzędów realizacji spraw drogą elektroniczną. Równie istotne jest postępowanie z dokumentacją w urzędach, które muszą uwzględnić coraz większy procent dokumentów elektronicznych w sprawach często prowadzonych tradycyjnie – papierowo. Rola koordynatora jest tu istotna z punktu widzenia zapewnienia nadzoru nad właściwym prowadzeniem akt spraw.

Ustawa z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw nowelizuje w szczególności przepisy:

● ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji),

● ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.),

● ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa),

● ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej: p.p.s.a.).

Nowe przepisy obejmujące elektronizację procedur administracji mają również wpływ na sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Istotna jest zatem rola koordynatora czynności kancelaryjnych bez względu na organizację zadań. I nie ma tu znaczenia, czy czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie EZD, czy w systemie tradycyjnym.

Zobacz również: Prawo o aktach stanu cywilnego 2015

Elektroniczna skrzynka podawcza

Podmiot publiczny jest zobowiązany udostępnić elektroniczną skrzynkę podawczą (dalej: ESP), spełniającą standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnić jej obsługę. Jednocześnie – w terminie siedmiu dni od dnia udostępnienia ESP – podmiot publiczny będzie zobowiązany przekazać ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informację o jej adresie.

Czynności związane z uruchomieniem ESP, w tym wewnętrzna korespondencja w urzędzie dotycząca np. wskazania osób pełniących funkcje administratora podmiotu na ePUAP, wystąpienie o nadanie uprawnień podmiotowi publicznemu do świadczenia usług na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej przekazywane do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, powinny znaleźć odzwierciedlenie w aktach sprawy. Rolą koordynatora czynności kancelaryjnych jest nadzór w zakresie doboru klasy z wykazu akt, rozumiany nie tylko jako weryfikacja prawidłowości klasyfikacji spraw, ale również udzielanie pomocy przy doborze haseł klasyfikacyjnych. Tym samym koordynator powinien dokonać wyboru i wskazania – w przypadku wątpliwości – właściwego hasła klasyfikacyjnego dla spraw związanych z utworzeniem ESP.

Również sama obsługa ESP może wymagać wskazania właściwych klas z JRWA, np. nadawania uprawnień pracownikom urzędu, czy też uprawnień do systemu teleinformatycznego, z którym ESP została zintegrowana. Ma to szczególne znaczenie – z punktu widzenia większych jednostek zatrudniających dużą liczbę pracowników, którzy powinni uzyskać dostęp do systemu teleinformatycznego.

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Radosław Michał Stępień

Adwokat

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od samorzad.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK