Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych

Ustawa z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw nowelizuje w szczególności przepisy:

● ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji),

● ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.),

● ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa),

● ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej: p.p.s.a.).

Nowe przepisy obejmujące elektronizację procedur administracji mają również wpływ na sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Istotna jest zatem rola koordynatora czynności kancelaryjnych bez względu na organizację zadań. I nie ma tu znaczenia, czy czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie EZD, czy w systemie tradycyjnym.

Zobacz również: Prawo o aktach stanu cywilnego 2015

Elektroniczna skrzynka podawcza

Podmiot publiczny jest zobowiązany udostępnić elektroniczną skrzynkę podawczą (dalej: ESP), spełniającą standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnić jej obsługę. Jednocześnie – w terminie siedmiu dni od dnia udostępnienia ESP – podmiot publiczny będzie zobowiązany przekazać ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informację o jej adresie.

Czynności związane z uruchomieniem ESP, w tym wewnętrzna korespondencja w urzędzie dotycząca np. wskazania osób pełniących funkcje administratora podmiotu na ePUAP, wystąpienie o nadanie uprawnień podmiotowi publicznemu do świadczenia usług na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej przekazywane do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, powinny znaleźć odzwierciedlenie w aktach sprawy. Rolą koordynatora czynności kancelaryjnych jest nadzór w zakresie doboru klasy z wykazu akt, rozumiany nie tylko jako weryfikacja prawidłowości klasyfikacji spraw, ale również udzielanie pomocy przy doborze haseł klasyfikacyjnych. Tym samym koordynator powinien dokonać wyboru i wskazania – w przypadku wątpliwości – właściwego hasła klasyfikacyjnego dla spraw związanych z utworzeniem ESP.

Również sama obsługa ESP może wymagać wskazania właściwych klas z JRWA, np. nadawania uprawnień pracownikom urzędu, czy też uprawnień do systemu teleinformatycznego, z którym ESP została zintegrowana. Ma to szczególne znaczenie – z punktu widzenia większych jednostek zatrudniających dużą liczbę pracowników, którzy powinni uzyskać dostęp do systemu teleinformatycznego.