Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych

Ustawa z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw nowelizuje w szczególności przepisy:

● ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji),

● ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.),

● ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa),

● ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej: p.p.s.a.).

Nowe przepisy obejmujące elektronizację procedur administracji mają również wpływ na sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Istotna jest zatem rola koordynatora czynności kancelaryjnych bez względu na organizację zadań. I nie ma tu znaczenia, czy czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie EZD, czy w systemie tradycyjnym.

Zobacz również: Prawo o aktach stanu cywilnego 2015

Elektroniczna skrzynka podawcza

Podmiot publiczny jest zobowiązany udostępnić elektroniczną skrzynkę podawczą (dalej: ESP), spełniającą standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnić jej obsługę. Jednocześnie – w terminie siedmiu dni od dnia udostępnienia ESP – podmiot publiczny będzie zobowiązany przekazać ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informację o jej adresie.

Czynności związane z uruchomieniem ESP, w tym wewnętrzna korespondencja w urzędzie dotycząca np. wskazania osób pełniących funkcje administratora podmiotu na ePUAP, wystąpienie o nadanie uprawnień podmiotowi publicznemu do świadczenia usług na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej przekazywane do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, powinny znaleźć odzwierciedlenie w aktach sprawy. Rolą koordynatora czynności kancelaryjnych jest nadzór w zakresie doboru klasy z wykazu akt, rozumiany nie tylko jako weryfikacja prawidłowości klasyfikacji spraw, ale również udzielanie pomocy przy doborze haseł klasyfikacyjnych. Tym samym koordynator powinien dokonać wyboru i wskazania – w przypadku wątpliwości – właściwego hasła klasyfikacyjnego dla spraw związanych z utworzeniem ESP.

Również sama obsługa ESP może wymagać wskazania właściwych klas z JRWA, np. nadawania uprawnień pracownikom urzędu, czy też uprawnień do systemu teleinformatycznego, z którym ESP została zintegrowana. Ma to szczególne znaczenie – z punktu widzenia większych jednostek zatrudniających dużą liczbę pracowników, którzy powinni uzyskać dostęp do systemu teleinformatycznego.

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

Opracowanie i udostępnienie usług elektronicznych

Udostępnianie usług elektronicznych powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie we właściwym dokumentowaniu akt spraw. Zgodnie z nowym przepisem art. 16a ustawy o informatyzacji, w przypadku, w którym przepisy prawa nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ właściwy do określenia wzoru dokumentu jest zobowiązany do:

1) przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzoru dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych,

2) przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opisu usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług,

3) udostępnienia na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym formularza elektronicznego umożliwiającego wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wskazane wyżej czynności organ realizuje w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów określających wzór dokumentu. W przypadku gdy w przepisach prawa, które weszły w życie przed 11 maja 2014 r., został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, organ ten realizuje wskazane wyżej obowiązki w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie tej ustawy.

Cały proces przygotowania usługi elektronicznej – począwszy od analizy dopuszczalności realizacji danego rodzaju spraw drogą elektroniczną, ewentualnej korespondencji wewnątrz urzędu, poprzez opracowanie wzoru elektronicznego, formularza elektronicznego, opisu usługi aż do przekazania plików wzoru do ministra właściwego do spraw informatyzacji – powinien znajdować się w aktach sprawy w sposób odzwierciedlający przebieg jej załatwienia. W tym przypadku warto zwrócić uwagę na sposób prowadzenia akt spraw dla realizacji wymienionych czynności. Wzory elektroniczne to pliki w formacie xml, których dokumentowanie w postaci papierowej wydaje się kłopotliwe, a przechowywanie wydruków w formie papierowej – raczej bezużyteczne (jednak jest to uzależnione od tego, czy dana klasa z wykazu akt jest prowadzona w formie elektronicznej, czy też papierowej w urzędzie).

Co więcej, w wielu przypadkach będą wykonywane tylko niektóre ze wskazanych czynności. Przykładowo – wzór elektroniczny zostanie opracowany i udostępniony przez uprawniony do tego organ (np. przez właściwego ministra), natomiast samodzielnie opracujemy wyłącznie formularz elektroniczny lub też będziemy wnioskować o aktualizację, zmianę lub dodanie opisu usługi. W tym przypadku w aktach sprawy powinna znaleźć się dokumentacja dotyczącą danego zagadnienia.

Punkt potwierdzający profil zaufany ePUAP

Zapewniając szerszą dostępność do usług elektronicznych mieszkańcom, niektóre z urzędów podejmują działania zmierzające do uzyskania uprawnień podmiotu potwierdzającego profil zaufany ePUAP.

Przygotowanie organizacyjne do utworzenia punktu potwierdzającego wymaga uzyskania zgody ministra właściwego do spraw informatyzacji. Do uzyskania zgody ministra wymagane jest:

1) złożenie wniosku do Ministra Administracji i Cyfryzacji o utworzenie punktu potwierdzającego. Wniosek musi zawierać oświadczenie o spełnieniu przez podmiot publiczny wymagań określonych w akcie wykonawczym do art. 20a ust. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji;

2) załączenie do wniosku:

a) uzupełnionej i podpisanej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w dwóch egzemplarzach,

b) dokumentów potwierdzających spełnianie przez podmiot wymagań określonych w pkt 1.

W przypadku pozytywnej weryfikacji wniosku minister właściwy do spraw informatyzacji wydaje i przekazuje zgodę na realizację zadań punktu potwierdzającego oraz podpisany jeden egzemplarz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Wraz z uzyskaniem przez podmiot publiczny zgody zostają mu nadane uprawnienia punktu potwierdzającego w systemie ePUAP.

Cała dokumentacja dotyczącą przygotowania urzędu do realizacji zadań punktu potwierdzającego, w tym oznaczanie budynków i stanowisk, powinna być zgromadzona w aktach sprawy w sposób kompletny w ramach odpowiedniej klasy z JRWA.

Kolejną kwestią związaną z prawidłowością klasyfikacji i kwalifikacji akt spraw jest zapewnienie właściwego postępowania z dokumentacją dotyczącą potwierdzania, przedłużania ważności i unieważniania profilu zaufanego ePUAP.

Punkty potwierdzające przechowują i archiwizują dokumenty i dane w postaci papierowej w zakresie potwierdzania, przedłużania ważności i unieważniania profilu zaufanego ePUAP w warunkach zapewniających co najmniej:

1) zachowanie integralności dokumentów,

2) łatwe odszukanie i udostępnienie dokumentów,

3) ochronę danych osobowych zawartych w dokumentach,

4) ochronę tych dokumentów przed zniszczeniem.

Dokumenty i dane w postaci elektronicznej w zakresie potwierdzania, przedłużania ważności i unieważniania profilu zaufanego ePUAP przechowuje oraz archiwizuje minister właściwy ds. informatyzacji.

WAŻNE

Procedura utworzenia punktu potwierdzającego i zarządzającego profilami zaufanymi ePUAP – www.epuap.gov.pl.

Obowiązek przechowania dokumentów i danych zarówno w postaci papierowej (punkty potwierdzające), jak elektronicznej (minister) trwa przez 20 lat od chwili potwierdzenia albo przedłużenia ważności profilu zaufanego ePUAP lub odmowy jego potwierdzenia albo przedłużenia ważności bądź od dnia jego unieważnienia.

W przypadku ustania działalności punktu potwierdzającego dokumenty przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje punktu potwierdzającego, którego działalność ustała. W przypadku braku następcy prawnego punktu potwierdzającego dokumenty przekazuje się ministrowi.

Zobacz również: Elektroniczna komunikacj z urzędem - nowe przepisy

Wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego

Znowelizowanie przepisy k.p.a. i Ordynacji podatkowej mają szczególnie duży wpływ na sposób dokumentowania akt spraw. Właściwy nadzór ze strony koordynatora wydaje się w tym zakresie konieczny. Zgodnie ze znowelizowanym art. 63 § 3a i 3b k.p.a. oraz art. 168 § 3a–eb Ordynacji podatkowej, jednym z wymogów formalnych podania w formie dokumentu elektronicznego jest wskazanie w podaniu adresu elektronicznego. Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego.

Przy dokumentowaniu spraw należy zwrócić uwagę na dwa podstawowe aspekty:

1) wymagania wynikające wprost z instrukcji kancelaryjnej:

a) w systemie tradycyjnym:

● przesyłki rejestruje się, drukuje wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO), nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku,

● nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji,

● dołącza do akt sprawy,

b) w systemie EZD:

● przesyłki rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz UPO,

● dołącza do akt sprawy;

2) zapewnienie odnotowania informacji o adresie elektronicznym strony i innych uczestników postępowania w aktach sprawy. Przechowywanie informacji w aktach sprawy jest podstawowym obowiązkiem warunkującym realizację wymagań dotyczących chociażby doręczeń elektronicznych i w zasadzie nie powinno stwarzać kłopotów. Wskazanie adresu elektronicznego nastąpi bowiem w wielu przypadkach w treści samego podania. Dopuszczone jest jednak również przekazanie informacji o adresie elektronicznym w formie odrębnego dokumentu.

Należy także zwrócić uwagę na zasadność opracowania zasad postępowania przy tworzeniu tzw. bazy zgód/żądań dotyczących komunikacji elektronicznej. Zagadnienie prowadzenia bazy zgód na komunikację elektroniczną wymaga ostrożności, zarówno przy ich dokumentowaniu, zapewnieniu zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (udostępnianie informacji pracownikom urzędu), aktualizacji danych. Zgoda może dotyczyć równych kategorii spraw, w każdej sprawie może być wskazany inny adres elektroniczny, dotyczący np. tej samej strony postępowania, w niektórych sprawach może być wyznaczony pełnomocnik, który również wskaże adres elektroniczny itd.

Fikcja doręczenia elektronicznego

Znowelizowane przepisy 46 k.p.a. oraz odpowiednio art. 152a Ordynacji podatkowej wprowadziły istotną zmianę w procedurze doręczenia elektronicznego, zachowując już tylko formę elektroniczną dla takiego doręczania. Tym samym uproszczeniu ulega również dokumentowanie tego typu spraw – bez względu na to, czy wykorzystywany jest system tradycyjny, czy EZD. Należy jednak wziąć pod uwagę również nowe aspekty tej procedury. W aktach sprawy powinny bowiem znaleźć się informacje dotyczące chociażby daty uznania pisma za doręczone, datach wysłania zawiadomień o możliwości odbioru pisma.

W ramach realizowanych zadań dotyczących nadzoru nad prowadzeniem dokumentacji koordynator powinien podjąć działania, które zapewnią realizację wymagań prawnych.

Kopie dokumentów elektronicznych

Dążąc do umożliwienia realizacji spraw drogą elektroniczną, wprowadzono zmiany w przepisach art. 220 k.p.a. oraz 306d Ordynacji podatkowej. Przepisy te mają znaczenie również dla dokumentowania spraw w szczególności w systemie tradycyjnym. W aktach sprawy pojawią się bowiem wydruki elektronicznych kopii dokumentów (zaświadczeń wymaganych do potwierdzenia faktów lub stanu prawnego albo innych dokumentów wydanych przez podmiot publiczny w rozumieniu ustawy o informatyzacji, jak również potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania).

Organ administracji publicznej może żądać przedłożenia oryginału zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, o ile złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy.

Czynności organu – dokumenty w formie elektronicznej

Od 17 czerwca 2010 r. obowiązują znowelizowane przepisy k.p.a., dopuszczające:

● załatwianie spraw w formie dokumentu elektronicznego,

● doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej,

● uwierzytelnianie dokumentów w postaci elektronicznej: wezwań, decyzji, postanowień, zaświadczeń, zawiadomień o sposobie załatwienia skargi.

Od 11 maja 2014 r. rozszerzono katalog m.in. o:

● udzielenie pełnomocnictwa,

● złożenie zeznań lub wyjaśnień,

● wezwanie organu rozszerzone na składniki dotyczące komunikacji elektronicznej,

● sporządzenie przez urzędnika adnotacji,

● wezwanie na rozprawę.

Analogiczne przepisy wprowadzono w Ordynacji podatkowej. Z punktu widzenia zarządzania dokumentacją – postępująca elektronizacja procedur administracyjnych i podatkowych wymaga od koordynatorów czynności kancelaryjnych nie tylko stałego poszerzania wiedzy nt. wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w bieżącym funkcjonowaniu urzędów, lecz także koordynacji wdrażania, propagowania tych przepisów.

Elektroniczny wgląd w akta sprawy

Przepisy k.p.a. i Ordynacji podatkowej – po nowelizacji – umożliwiają realizację dość zaawansowanych technologicznie i prawnie czynności polegających na możliwości udostępnienia wglądu w akta sprawy, w swoim systemie teleinformatycznym. Niezbędnym elementem jest jednak identyfikacja strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji. Realizacja tego uprawnienia organu jest jednak w praktyce możliwa wyłącznie w urzędach wykorzystujących system EZD, i to system, który został przygotowany do realizacji tego typu funkcjonalności.

Niejednokrotnie w tym zakresie współpraca koordynatora czynności kancelaryjnych z osobami odpowiedzialnymi za użytkowanie i utrzymanie systemów teleinformatycznych urzędu wydaje się kluczowa dla realizacji wymagań prawnych w systemach.

ARTUR PRASAL, JOLANTA RYBIŃSKA

Autorzy są ekspertami w dziedzinie informatyzacji administracji publicznej

Podstawy prawne

● art. 33 § 2–2a, 391, art. 46, art. 50 § 1, art. 54, art. 63 § 3a–3b, art. 73, art. 91 § 2, art. 220 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 267; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183)

● art. 6 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 171, poz. 1016)

● art. 3e, art. 137 § 2–2a, art. 144a, art. 152a, art. 155 § 1, art. 159, art. 168 § 3a–3b, art. 178, art. 306d ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 749; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183)

● art. 3 pkt 14, art. 16 ust. 1a–1b, art. 16a, art. 16b, art. 20c ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2013 r. poz. 235; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183)

● § 2, § 19, § 45, § 47 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 27, poz. 140)

● § 13 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. nr 93, poz. 547) – nie obowiązuje

Polecamy serwis: Organizacja