Kategorie

Jak przygotować urząd do elektronicznej obsługi dokumentów

Od czerwca tego roku urzędy gminne będą miały nowe obowiązki przy elektronicznym sporządzaniu i przetwarzaniu dokumentów. Do tego czasu powinny przygotować infrastrukturę techniczną. Na ten cel przeznaczone są znaczne środki z funduszy unijnych.

 

Zgodnie z art. 39 kodeksu postępowania administracyjnego, doręczenie np. pism i dokumentów może następować za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraziła zgodę na doręczenie jej pisma za pomocą tych środków.

 

Od 12 czerwca 2007 r. będzie obowiązywać rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzenia i doręczenia w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664).

 

I tak np. sporządzone przez organy administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji.

 

Jaki formularz

 

Wzorzec formularza elektronicznego będzie w formie elektronicznej sporządzony zgodnie z przepisami art. 39 k.p.a. Nie będzie się różnić znacznie od wersji papierowej. Przygotowany będzie w tzw. formacie XML. Opatrzony będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej na mocy odrębnych przepisów do podpisywania aktu normatywnego i znakowany czasem (datą). Oczywiście będzie istniała możliwość wprowadzenia danych służących do wnoszenia podań z wykorzystaniem cech informatycznych. Określone są one dokładnie i szczegółowo w rozporządzeniu Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. nr 214, poz. 1781).

 

W celu udostępniania odbiorcom wzorców formularzy elektronicznych MSWiA prowadzić będzie tzw. centralne repetytorium (zbiór) pism w formie dokumentów elektronicznych. Organy władzy publicznej będą miały obowiązek przekazywać wszystkie formularze elektroniczne do takiego zbioru danych.

 

Nowe rozporządzenie

 

- Trwają prace nad rozporządzeniem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w porozumieniu z Ministerstwem Gospodarki w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikowanych przez organy władzy publicznej. Proces uzgodnień międzyresortowych został zakończony, obecnie analizowane są uwagi, które wpłynęły w trakcie uzgodnień - informuje Witold Lisiecki, rzecznik prasowy MSWiA.

 

Środki na informatyzację


W nowych pomocowych programach unijnych, które będą dostępne w okresie 2007-2013, będą znaczne środki z przeznaczeniem na dofinansowanie realizacji projektów informatyzacji urzędu, w tym urzędu gminnego lub powiatowego. Urzędy starające się o dofinansowanie powinny starać się o pieniądze w ramach regionalnego programu operacyjnego. Każdy ze stworzonych już RPO ma priorytet preferujący informatyzację urzędów.

 

Jeżeli jednak gmina, miasto ma zamiar tworzyć duży projekt informatyzacji urzędu z wykorzystaniem ICT lub innych wysokich technologii informatycznych, to będzie miał także dostęp do dwu programów administrowanych centralnie. Jest nim Program Operacyjny Kapitał Ludzki i Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka.

 

W ramach pierwszego, PO KL, będzie dostępny priorytet V - Dobre państwo. W ramach niego będą wspierane finansowo projekty z zastosowaniem wysokiej technologii informatycznej, tzw. ICT w administracji samorządowej, opracowanie założeń systemowych, a także wdrażanie i realizacja programów opartych o wysokie technologie informatyczne. Dotacje będzie można otrzymać na tworzenie i wspieranie działalności regionalnych i lokalnych centrów informacji.

 

W ramach drugiego programu PO IG dotacje na informatyzację urzędu będzie można otrzymać w ramach priorytetu 7 - Budowa i rozwój społeczeństwa informatycznego. Ten priorytet będzie realizowany poprzez wspieranie finansowe projektów przyczyniających się do wzrostu wykorzystania technologii informatycznych i komunikacyjnych, które będą wykorzystane w szczególności przez przedstawicieli biznesu. Za unijne pieniądze będą mogły być tworzone projekty elektronicznych usług publicznych na rzecz mieszkańców i przedsiębiorców. Dofinansowane będą mogły być również projekty świadczenia usług publicznych drogą elektroniczną, w tym m.in. rozliczeń podatkowych, ceł, opłat administracyjnych itp. Będzie można też organizować zasoby cyfrowe.

 

- W poszczególnych programach operacyjnych będą funkcjonowały tzw. listy projektów kluczowych, tj. projektów, które będą miały zagwarantowane pieniądze bez konkursów (po akceptacji programu i list projektów przez Komisję Europejską). W tej chwili projekty te są określane bardzo ogólnie. Dopracowywanie szczegółów i założeń tych projektów nastąpi w terminie późniejszym. Przykładowo, na listach projektów kluczowych w poszczególnych regionalnych programach operacyjnych pojawiają się takie projekty, jak: Budowa systemu informacji przestrzennej Lubelszczyzny, Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego czy Budowa wielkopolskiej sieci szerokopasmowej - twierdzi Anna Łacińska-Szewczak, dyrektor Działu Konsultingu Europejskiego w EFICOM.

 

KOPIE DOKUMENTÓW

 


Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych trzeba będzie sporządzać i udostępniać w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres. Elementy informacyjne dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporządzającej kopie.

 


3 ETAPY DORĘCZANIA PISM

 


W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organy administracji publicznej będą musiały przesyłać na adres elektroniczny adresata:

1. Odbiór pisma: Wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego.

2. Potwierdzenie doręczenia: Wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma.

3. Podpis elektroniczny: Pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

 

Andrzej Okrasiński

 

 

Podstawa prawna

  • Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2002 r. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).
  • Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766).
  • Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 564 i 565).
  • Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204 oraz z 2004 r. nr 96, poz. 959 i nr 173, poz. 1808).
  • Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikacyjnych przez organy władzy publicznej (Dz.U. nr 227, poz. 1664).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    29 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Premia dla lekarza POZ za szczepienie

    Lekarz POZ otrzyma premię finansową za zwiększenie tempa szczepień i liczby zaszczepionych pacjentów w poradni.

    Nadzór nad dyrektorami - planowane zmiany

    Projektowane przepisy, mające zwiększyć kontrolę nad szkołami, zostały złagodzone. Co z dyrektorami?

    Powodzie - czy możemy przygotować się na nadchodzące zalania?

    W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej praktyczne możliwości zabezpieczenia przed jej skutkami są bardzo ograniczone. Jakie mamy możliwości ograniczenia zagrożenia powodziowego?

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym przewiduje przygotowany przez MRiPS projekt nowelizacji. Co się zmieni?

    Społeczne Agencje Najmu - korzyści podatkowe dla właścicieli

    Od 23 lipca 2021 r. obowiązują przepisy pozwalające tworzyć tzw. Społeczne Agencje Najmu (SAN). Ich zadaniem jest dzierżawa lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych od ich właścicieli oraz wynajmowanie ich osobom fizycznym wskazanym przez gminę. Właściciele takich mieszkań i budynków będą korzystać ze zwolnień podatkowych w podatku dochodowym i VAT.

    Zasady odwołania od wyników egzaminu maturalnego 2021

    Odwołania od wyników egzaminu maturalnego. Niecałe trzy tygodnie temu maturzyści poznali wyniki egzaminów dojrzałości. Niektórzy mają wątpliwości, czy ich praca została poprawnie sprawdzona, i wnioskują o wgląd do niej oraz wyższe noty.

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli - zgodnie z projektem nowelizacji prawa oświatowego autorstwa MEiN ministerstwo co kwartał będzie przekazywało do ZUS szczegółowe informacje dotyczące nauczycieli przebywających m.in. na zwolnieniach lekarskich, urlopach zdrowotnych oraz macierzyńskich.

    Nauka stacjonarna w szkołach od 1 września 2021 r.

    Nauka stacjonarna w szkołach - minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek zapowiedział, że trwają przygotowania do powrotu uczniów do szkół od 1 września 2021 r.

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot?

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot zapowiedziany w Polskim Ładzie? Co obejmie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - możliwość zwiększenia liczby godzin

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - większa liczba dzieci będzie mogła skorzystać z dodatkowych lekcji. MEiN przygotowało zmianę przepisów w tym zakresie.

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? - wytyczne dla uczelni

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? Ministerstwo Edukacji i Nauki opublikowało wytyczne dla uczelni.

    Compliance - cykl Deminga

    Compliance - każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Niestety często brakuje na to zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

    Transakcja zakupu nieruchomości na rzecz gminy

    Zakup nieruchomości na rzecz gminy. W ramach działalności gospodarczej gmina może nabywać prawa do nieruchomości na wolnym rynku - w trybie czynności cywilnoprawnych. W takich transakcjach istotne są kompetencje organów gminy. Wójt jest uprawniony do dokonywania czynności związanych z nabyciem nieruchomości. Działa jednak z zachowaniem zasad prawidłowej gospodarki i w ramach wytyczonych przez radę gminy.

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - co zawiera?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) już działa. Wyjaśniamy, jakie informacje zawiera ten ważny rejestr. Warto również wspomnieć o obowiązkach właścicieli budynków związanych z CEEB.

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania?

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania? Wciąż można zarejestrować się w Loterii Narodowego Programu Szczepień i wziąć udział w kolejnych losowaniach nagród.

    Wakacje 2021 w Europie - zasady podróżowania, paszport covidowy, testy

    Wakacje 2021 w Europie w czasach koronawirusa - jakie zasady obowiązują podróżnych? W większości krajów trzeba pokazać paszport covidowy lub wynik testu na COVID-19.

    Aspekty środowiskowe w nowym prawie zamówień publicznych

    Zrównoważone zamówienia to taki sposób organizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, który uwzględnia aspekty środowiskowe lub społeczne, co przekłada się na charakter udzielanego zamówienia, przy jednoczesnym zapewnieniu celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych. W pojęciu tym mieszczą się więc zarówno tzw. „zielone”, jak również społeczne zamówienia publiczne.

    Cyfryzacja usług a cyberbezpieczeństwo w sektorze publicznym

    W ostatnich latach można obserwować postępującą cyfryzację usług, również w sektorze publicznym. O ile załatwianie spraw urzędowych online jest dla obywateli ogromną wygodą, o tyle zasadne w tym kontekście jest pytanie – jak właściwie zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych?

    Karta Lokalizacji Podróżnego - jak wypełnić?

    Kartę Lokalizacji Podróżnego musi wypełnić każdy przylatujący do Polski. Czym jest? Jak wypełnić Kartę Lokalizacji Pasażera?

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej od soboty zastąpi karty papierowe. Kto musi wypełnić Kartę Lokalizacji Podróżnego?

    Loteria szczepionkowa - ochrona danych uczestników

    Loteria szczepionkowa - jak chronione są dane osobowe uczestników Loterii Narodowego Programu Szczepień? Czy dane medyczne są bezpieczne?

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych. Są już pierwsi zwycięzcy w Loterii Narodowego Programu Szczepień. Gdzie sprawdzić listę wygranych nagród? Kiedy kolejne losowania?

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną. Jak prawidłowo sporządzić protokół powypadkowy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy? Jest to niezwykle istotna kwestia pod kątem roku szkolnego i bezproblemowego powrotu dzieci do szkół.

    Compliance - od czego zacząć wdrożenie systemu?

    Compliance - od czego należy zacząć wdrożenie systemu w organizacji? Coraz więcej podmiotów z sektora prywatnego oraz z sektora publicznego rozumie, że posiadanie systemów Compliance jest niezbędne, by podmiot mógł bezpiecznie funkcjonować lub się rozwijać.