Jak przygotować urząd do elektronicznej obsługi dokumentów

Zgodnie z art. 39 kodeksu postępowania administracyjnego, doręczenie np. pism i dokumentów może następować za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraziła zgodę na doręczenie jej pisma za pomocą tych środków.

Od 12 czerwca 2007 r. będzie obowiązywać rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzenia i doręczenia w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664).

I tak np. sporządzone przez organy administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji.

Wzorzec formularza elektronicznego będzie w formie elektronicznej sporządzony zgodnie z przepisami art. 39 k.p.a. Nie będzie się różnić znacznie od wersji papierowej. Przygotowany będzie w tzw. formacie XML. Opatrzony będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej na mocy odrębnych przepisów do podpisywania aktu normatywnego i znakowany czasem (datą). Oczywiście będzie istniała możliwość wprowadzenia danych służących do wnoszenia podań z wykorzystaniem cech informatycznych. Określone są one dokładnie i szczegółowo w rozporządzeniu Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. nr 214, poz. 1781).

W celu udostępniania odbiorcom wzorców formularzy elektronicznych MSWiA prowadzić będzie tzw. centralne repetytorium (zbiór) pism w formie dokumentów elektronicznych. Organy władzy publicznej będą miały obowiązek przekazywać wszystkie formularze elektroniczne do takiego zbioru danych.

- Trwają prace nad rozporządzeniem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w porozumieniu z Ministerstwem Gospodarki w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej odbiorcom usług certyfikowanych przez organy władzy publicznej. Proces uzgodnień międzyresortowych został zakończony, obecnie analizowane są uwagi, które wpłynęły w trakcie uzgodnień - informuje Witold Lisiecki, rzecznik prasowy MSWiA.

W nowych pomocowych programach unijnych, które będą dostępne w okresie 2007-2013, będą znaczne środki z przeznaczeniem na dofinansowanie realizacji projektów informatyzacji urzędu, w tym urzędu gminnego lub powiatowego. Urzędy starające się o dofinansowanie powinny starać się o pieniądze w ramach regionalnego programu operacyjnego. Każdy ze stworzonych już RPO ma priorytet preferujący informatyzację urzędów.