REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić działanie Biuletynu Informacji Publicznej

Anna Kiser

REKLAMA

Dużo informacji oraz prosta i czytelna nawigacja – to podstawowe cechy funkcjonalnego Biuletynu Informacji Publicznej. Choć jakość samorządowych BIP podczas ostatnich kilku lat uległa znacznej poprawie, wiele z nich nadal wymaga udoskonalenia.

Biuletyny Informacji Publicznej (dalej: BIP) magistratów w Tychach i Radzionkowie są najlepszym dowodem na to, że BIP – które przez wiele urzędów traktowane są jako zło konieczne – mogą być wartościowym, obszernym i funkcjonalnym źródłem pozyskiwania informacji publicznych. Tak m.in. wynika z podsumowania akcji „Przyjazny BIP” przeprowadzonej przez katowickie Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy BONA FIDES (dalej: Stowarzyszenie). Przedsięwzięcie dotowane przez Fundację Stefana Batorego objęło swym zasięgiem Województwo Śląskie.

REKLAMA

REKLAMA

Ocena stowarzyszenia motywuje nas na przyszłość. Zamierzamy nasz biuletyn ciągle doskonalić, aby klient miał łatwość odnalezienia poszukiwanych przez siebie informacji i żeby były one czytelne – zapewnia Katarzyna Chmielowiec, Redaktor naczelna tyskiego BIP.

Nie wszystkie jednak śląskie samorządy mogą się pochwalić takim profesjonalizmem. W tym regionie skupiają się problemy, z którymi na co dzień zmagają się urzędy w całym kraju. Przeanalizowanie ich błędów oraz zastosowanie rozwiązań może pomóc wszystkim zainteresowanym w poprawieniu działalności biuletynów, aby stały się bardziej użyteczne dla odbiorców.

Jednostki samorządu terytorialnego, podobnie jak każdy inny podmiot zobowiązany do prowadzenia BIP, powinny publikować w nim informacje, które służą wszystkim odwiedzającym – czyli następujące treści:

• swój status lub formę prawną,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• przedmiot działania i kompetencje,

• organy i osoby sprawujące funkcje,

• majątek, którym dysponują,

• tryb działania,

• sposoby przyjmowania i załatwiania spraw,

• informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych,

• ogłoszenia o konkursach na stanowiska urzędnicze i ich wyniki,

• przetargi,

• kontrole i ich wyniki.

REKLAMA

Podstawową cechą tych informacji powinna być ich aktualność. Po raz pierwszy Stowarzyszenie przyjrzało się BIP w końcu 2007 r. Przeanalizowano zawartość BIP w 167 gminach województwa śląskiego pod kątem funkcjonalności i formy prezentacji. Następnie w pierwszej połowie 2009 r. zaproszono do współpracy 10 z nich (zróżnicowanych pod względem wielkości). Zgodziły się one dobrowolnie poddać ocenie prowadzone przez siebie biuletyny. Po ich szczegółowym prześwietleniu i konsultacjach listy propozycji zmian trafiły do zainteresowanych samorządów. Wiele z nich zostało uwzględnionych.

Rezultaty projektu pokazują – podsumowuje Grzegorz Wójkowski, Prezes Stowarzyszenia – że jest możliwe stworzenie takich Biuletynów Informacji Publicznej, które nie tylko spełniają wszystkie wymogi prawa, ale dodatkowo są bardzo przejrzyste i funkcjonalne oraz zawierają wiele informacji publicznych, ważnych z punktu widzenia mieszkańców, których publikowanie nie jest ustawowym obowiązkiem.

W funkcjonowaniu śląskich BIP najwięcej dobrych praktyk odnotowano przy udzielaniu informacji na temat sposobu załatwiania spraw w urzędzie (tzw. poradnik interesanta). Obszarem napawającym optymizmem okazała się także organizacja jednostek (spis wydziałów, kompetencje, adresy, dane teleadresowe, imię i nazwisko kierownika każdego wydziału) oraz sposób informowania o wysokości podatków lokalnych.

 

Najczęstsze błędy

Monitoring katowickiej grupy ujawnił, że w BIP niemal wszystkich gmin były puste zakładki. Niechlubny rekord padł w Lipiu, gdzie było ich 141. Co więcej – w niektórych biuletynach było więcej zakładek takich, w których nie było zamieszczonej żadnej informacji niż takich, w których znajdowały się dokumenty. Często nie zachodził związek pomiędzy nazwami zakładek a ich treścią.

Do innych, powtarzających się mankamentów badający zaliczyli:

• źle funkcjonujące moduły wyszukujące,

• mylenie daty wytworzenia informacji z datą udostępnienia jej w BIP,

• niepełne informacje dotyczące jednostek organizacyjnych,

• utożsamianie osoby odpowiedzialnej za treść informacji z osobą wprowadzającą je do systemu,

• brak informacji o kontrolach wewnętrznych i zewnętrznych oraz

• nieaktualizowanie informacji.

Na wielu stronach zlokalizowano pozostawione, dawno nieaktualne dokumenty – w niektórych folderach jednej z gmin najświeższe informacje dotyczyły 2002 r. Niedoskonałości przejawiały się także w umieszczaniu najnowszych informacji nie od góry strony, ale pod starymi dokumentami, np. na 24 stronie. Pojawiały się ponadto dane wprowadzające w błąd i utrudniające znalezienie dokumentów.

Na przykład w mykanowskim BIP natrafiono na 3 funkcjonujące równolegle zakładki zatytułowane: „Protokoły z sesji Rady Gminy”, „Protokoły z sesji” i „Protokoły”. Dokumenty umieszczone były w pierwszej, a kolejne 2 były puste. Całości obrazu dopełniają jeszcze błędne numery telefonów, pomylone nazwiska radnych, oświadczenia majątkowe w kilku miejscach, a także brak uchwał z sesji.

 

Czego brakuje w biuletynach

Ze wszystkich informacji, których publikacja w BIP jest ustawowym obowiązkiem, urzędy najrzadziej publikują protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.

Tylko w mysłowickim biuletynie analitycy Stowarzyszenia wykryli, że brakuje w nim protokołów z sesji Rady Miasta, dokumentacji przebiegu przeprowadzonych kontroli oraz informacji o pomocy publicznej udzielonej przez organy gminy.

 

Efekty akcji

Monitoring okazał się inspiracją do wprowadzenia wielu zmian. Co 3 gmina w mniejszym lub większym stopniu podjęła na tym polu działania. Uznany za wzorcowy tyski BIP posiada obecnie mapę oraz lepszą wyszukiwarkę, którą wzbogacono o podświetlacz szukanej frazy bądź wyrazu. Znajduje się w nim więcej informacji dotyczących kontroli, zostały uaktualnione dane dotyczące jednostek organizacyjnych. Dokonano przesunięć między poszczególnymi zakładkami celem większej przejrzystości.

Wiele usprawnień pod wpływem projektu zagościło także na stronach Cieszyna i Olsztyna.

Część urzędów zareagowała m.in. umieszczeniem w swoich biuletynach zarządzeń wójtów, regulaminów organizacyjnych urzędu, programów współpracy z organizacjami pozarządowymi i ogłoszeń konkursów dla nich, wykazów stawek podatków i opłat lokalnych, protokołów z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, informacji nt. struktury urzędów i kompetencji poszczególnych komórek oraz aktualnych oświadczeń majątkowych wójtów, pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych i radnych.

Większą uwagę poświęcono również technicznej stronie biuletynów, dostosowując ją do obowiązujących przepisów m.in. poprzez umieszczenie mapy BIP, podanie daty ostatniej aktualizacji stron oraz imienia i nazwiska osoby wprowadzającej dane.

 

Urzędy coraz częściej decydują się na zamieszczenie informacji, które nie są obowiązkowe, a okazują się bardzo przydatne dla mieszkańców. W tyskim i radzionkowskim BIP znaleźć można m.in.:

• interpelacje i zapytania radnych wraz z odpowiedziami burmistrza/prezydenta,

• numery telefonów i adresy e-mail radnych,

• informacje o dyżurach radnych,

• protokoły z posiedzeń Rady oraz

• protokoły z posiedzeń komisji Rady.

Dowodzi to – mówi Grzegorz Wójkowski – że wiele urzędów jest zainteresowanych podnoszeniem standardów swoich usług i otwartych na przejawy obywatelskiej kontroli. Kolejny monitoring zamierzamy przeprowadzić w przyszłym roku. Wychodzimy z założenia, że aby przynosił efekty, musi być prowadzony systematycznie.

 

Korzyści z dobrego BIP

Choć wprowadzenie wielu danych i zmian do BIP kosztowało samorządy sporo wysiłku, dostrzegają one już pozytywne skutki tych działań. Spada liczba telefonów i pism mieszkańców, ponieważ większość potrzebnych informacji znajduje się w biuletynach, np. karty usług opisujące krok po kroku sposób załatwiania poszczególnych spraw.

Statystyka odwiedzin naszej strony – stwierdza Katarzyna Chmielowiec – mówi sama za siebie. Często zdarza się, że klienci korzystający z BIP przychodzą z wypełnionymi wnioskami potrzebnymi do załatwienia konkretnej sprawy. Dobry biuletyn jest znakomitym sposobem na komunikowanie mieszkańcom różnych informacji z zakresu funkcjonowania samorządu.

 

Propozycje zmian

Wiele niedociągnięć w prowadzeniu BIP nie wynika z niechęci lub złej woli urzędników. Często mają oni dylemat, czy należy dany dokument umieścić biuletynie czy nie, gdyż przepisy są mało precyzyjne. Zagadnienie to mają skonkretyzować zmiany w ustawie z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, nad którą obecnie trwają prace w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. Prowadzone konsultacje społeczne w sprawie BIP dotyczą m.in.:

 • doprecyzowania definicji informacji publicznej,

• wzmocnienia pozycji redaktora BIP w organizacji,

• wprowadzenia terminów publikacji informacji publicznych w BIP,

• wprowadzenia dodatkowych metadanych informacji,

• ustanowienia sankcji za brak zgłoszenia na stronie głównej BIP.

Pojawia się też wiele głosów wskazujących na zalety ujednolicenia strony graficznej wszystkich BIP w Polsce. Dzięki temu odwiedzający je nie musieliby się oswajać z poszczególnymi stronami. Zawsze w tym samym miejscu znajdowałaby się poszukiwana informacja.

STAN INFORMATYZACJI URZĘDÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Z danych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji wynika, że w 2008 r. prawie wszystkie urzędy posiadały stronę BIP, a większość (94%) również własną stronę internetową zawierającą informacje o bieżących działaniach samorządu.

Rośnie liczba urzędów, w których obsługa strony BIP jest zlecana firmie zewnętrznej – praktyka taka jest stosowana w 74,9% z nich.

STATYSTYKA POSZUKIWANYCH W BIP INFORMACJI

Obszary zainteresowań internautów odwiedzających BIP – z internetowego sondażu „Czego tak naprawdę szukamy w BIP-ie” przeprowadzonego w październiku 2009 r. przez Stowarzyszenie Razem dla Innych wynika, że:

• 78,8% internautów jest zainteresowanych aktami prawa miejscowego,

• 70,4% – danymi teleadresowymi urzędów,

• 62,6% – informacjami o budżecie i przeznaczeniu środków budżetowych,

• 60% – aktualnościami gminnymi oraz oświadczeniami majątkowymi.

Co 3 internauta poszukuje informacji o pracach rady gminy/powiatu, zaś co 4 zainteresowany jest treścią projektów uchwał, informacjami o gminie/powiecie oraz terminem najbliższej sesji rady.

Anna Kiser

Podstawy prawne:

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 127, poz. 817)

• Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 132, poz. 1110)

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. nr 10, poz. 68)

• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    29 lutego - Światowy Dzień Chorób Rzadkich. Ile ich jest na świecie?

    Dzień Chorób Rzadkich przypada na ostatni dzień lutego, data jest nieprzypadkowa. Na całym świecie 300 mln ludzi żyje z rzadkimi chorobami. 

    Jak pozbyć się mikroplastiku z wody? Prosty sposób

    Mikroplastik jest wszechobecny, niestety trafia także do pożywienia i wody. Chociaż na ten moment nie wiadomo dokładnie, jak wpływa na ludzki organizm, to wpływ ten z pewnością nie jest pozytywny. Naukowcy znaleźli sposób na pozbycie się mikroplastiku go z wody. 

    "Szczyt rolniczy" w Warszawie. Dziś premier spotka się z protestującymi rolnikami

    Dziś w Warszawie odbędzie się "szczyt rolniczy". Premier Donald Tusk spotka się z przedstawicielami protestujących rolników.

    Ustawa o dostępności w produktach i usługach od 28 czerwca 2025 roku

    Ustawa o zapewnieniu dostępności w produktach i usługach dla osób z niepełnosprawnościami i ze szczególnymi potrzebami ma wejść w życie dnia 28 czerwca 2025 roku. O jakie produkty i usługi chodzi ustawodawcy wdrażającemu unijną dyrektywę zwaną "Europejskim Aktem o Dostępności” (EAA)?

    REKLAMA

    Ekoschematy 2024 - rozporządzenie wprowadza zmiany od 15 marca

    Ekoschematy 2024 - oświadczenie zastąpi zdjęcia geotagowane. Jest projekt rozporządzenia dotyczącego zmian w dopłatach dla rolników w ramach ekoschematów. Zmiany wejdą w życie 15 marca 2024 roku.

    Co to jest transport sanitarny? Dla kogo jest bezpłatny?

    Pacjent, który nie może się samodzielnie poruszać, a chce udać się do przychodni lub szpitala, może skorzystać z transportu sanitarnego. Jak to się odbywa?

    Podwyżki o 30%-33% z kłopotem dla nauczycieli. Samorządy chcą pieniędzy na dodatki. MEN wyda interpretację?

    Samorządowcy pytają ministerstwo edukacji o zasady wypłaty wyrównań dla nauczycieli. Czy min. edukacji Barbara Nowacka wyjaśni zasady postępowania?

    Wywiad Ukrainy: Rosja nasila operację dezinformacyjną Majdan-3; punkt kulminacyjny w marcu-maju 2024 roku

    Rosja nasila operację informacyjną Majdan-3 w celu wywołania konfliktów wewnętrznych w Ukrainie oraz krajach ją popierających, by następnie uderzyć i pokonać wojska ukraińskie na wschodzie – ostrzegł prezydencki komitet ds. wywiadu w Kijowie.

    REKLAMA

    Znasz portal Diety NFZ? Korzysta z niego już prawie 870 tys. osób

    Portal diety.nfz.gov.pl to baza bezpłatnych przepisów na zdrowe i proste w przygotowaniu dania do samodzielnego przygotowania. Narodowy Fundusz Zdrowia podał, że z planów żywieniowych korzysta już blisko 870 tys. osób. 

    Min. rolnictwa Cz. Siekierski: Różne, nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu muszą zostać wycofane

    Minister rolnictwa i rozwoju wsi Czesław Siekierski w dniu 27 lutego 2024 r. w czasie posiedzenia unijnej Rady ds. Rolnictwa i Rybołówstwa (AGRIFISH), powiedział: – Różne, nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu muszą zostać wycofane. Komisja Europejska musi zrozumieć protestujących rolników. Rolnicy mówią: nic o nas, bez nas. List przewodniczącego Norberta Linsa pokazuje, że Parlament Europejski też oczekuje szybkich działań.

    REKLAMA