REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić działanie Biuletynu Informacji Publicznej

Anna Kiser

REKLAMA

Dużo informacji oraz prosta i czytelna nawigacja – to podstawowe cechy funkcjonalnego Biuletynu Informacji Publicznej. Choć jakość samorządowych BIP podczas ostatnich kilku lat uległa znacznej poprawie, wiele z nich nadal wymaga udoskonalenia.

Biuletyny Informacji Publicznej (dalej: BIP) magistratów w Tychach i Radzionkowie są najlepszym dowodem na to, że BIP – które przez wiele urzędów traktowane są jako zło konieczne – mogą być wartościowym, obszernym i funkcjonalnym źródłem pozyskiwania informacji publicznych. Tak m.in. wynika z podsumowania akcji „Przyjazny BIP” przeprowadzonej przez katowickie Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy BONA FIDES (dalej: Stowarzyszenie). Przedsięwzięcie dotowane przez Fundację Stefana Batorego objęło swym zasięgiem Województwo Śląskie.

REKLAMA

REKLAMA

Ocena stowarzyszenia motywuje nas na przyszłość. Zamierzamy nasz biuletyn ciągle doskonalić, aby klient miał łatwość odnalezienia poszukiwanych przez siebie informacji i żeby były one czytelne – zapewnia Katarzyna Chmielowiec, Redaktor naczelna tyskiego BIP.

Nie wszystkie jednak śląskie samorządy mogą się pochwalić takim profesjonalizmem. W tym regionie skupiają się problemy, z którymi na co dzień zmagają się urzędy w całym kraju. Przeanalizowanie ich błędów oraz zastosowanie rozwiązań może pomóc wszystkim zainteresowanym w poprawieniu działalności biuletynów, aby stały się bardziej użyteczne dla odbiorców.

Jednostki samorządu terytorialnego, podobnie jak każdy inny podmiot zobowiązany do prowadzenia BIP, powinny publikować w nim informacje, które służą wszystkim odwiedzającym – czyli następujące treści:

• swój status lub formę prawną,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• przedmiot działania i kompetencje,

• organy i osoby sprawujące funkcje,

• majątek, którym dysponują,

• tryb działania,

• sposoby przyjmowania i załatwiania spraw,

• informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych,

• ogłoszenia o konkursach na stanowiska urzędnicze i ich wyniki,

• przetargi,

• kontrole i ich wyniki.

REKLAMA

Podstawową cechą tych informacji powinna być ich aktualność. Po raz pierwszy Stowarzyszenie przyjrzało się BIP w końcu 2007 r. Przeanalizowano zawartość BIP w 167 gminach województwa śląskiego pod kątem funkcjonalności i formy prezentacji. Następnie w pierwszej połowie 2009 r. zaproszono do współpracy 10 z nich (zróżnicowanych pod względem wielkości). Zgodziły się one dobrowolnie poddać ocenie prowadzone przez siebie biuletyny. Po ich szczegółowym prześwietleniu i konsultacjach listy propozycji zmian trafiły do zainteresowanych samorządów. Wiele z nich zostało uwzględnionych.

Rezultaty projektu pokazują – podsumowuje Grzegorz Wójkowski, Prezes Stowarzyszenia – że jest możliwe stworzenie takich Biuletynów Informacji Publicznej, które nie tylko spełniają wszystkie wymogi prawa, ale dodatkowo są bardzo przejrzyste i funkcjonalne oraz zawierają wiele informacji publicznych, ważnych z punktu widzenia mieszkańców, których publikowanie nie jest ustawowym obowiązkiem.

W funkcjonowaniu śląskich BIP najwięcej dobrych praktyk odnotowano przy udzielaniu informacji na temat sposobu załatwiania spraw w urzędzie (tzw. poradnik interesanta). Obszarem napawającym optymizmem okazała się także organizacja jednostek (spis wydziałów, kompetencje, adresy, dane teleadresowe, imię i nazwisko kierownika każdego wydziału) oraz sposób informowania o wysokości podatków lokalnych.

 

Najczęstsze błędy

Monitoring katowickiej grupy ujawnił, że w BIP niemal wszystkich gmin były puste zakładki. Niechlubny rekord padł w Lipiu, gdzie było ich 141. Co więcej – w niektórych biuletynach było więcej zakładek takich, w których nie było zamieszczonej żadnej informacji niż takich, w których znajdowały się dokumenty. Często nie zachodził związek pomiędzy nazwami zakładek a ich treścią.

Do innych, powtarzających się mankamentów badający zaliczyli:

• źle funkcjonujące moduły wyszukujące,

• mylenie daty wytworzenia informacji z datą udostępnienia jej w BIP,

• niepełne informacje dotyczące jednostek organizacyjnych,

• utożsamianie osoby odpowiedzialnej za treść informacji z osobą wprowadzającą je do systemu,

• brak informacji o kontrolach wewnętrznych i zewnętrznych oraz

• nieaktualizowanie informacji.

Na wielu stronach zlokalizowano pozostawione, dawno nieaktualne dokumenty – w niektórych folderach jednej z gmin najświeższe informacje dotyczyły 2002 r. Niedoskonałości przejawiały się także w umieszczaniu najnowszych informacji nie od góry strony, ale pod starymi dokumentami, np. na 24 stronie. Pojawiały się ponadto dane wprowadzające w błąd i utrudniające znalezienie dokumentów.

Na przykład w mykanowskim BIP natrafiono na 3 funkcjonujące równolegle zakładki zatytułowane: „Protokoły z sesji Rady Gminy”, „Protokoły z sesji” i „Protokoły”. Dokumenty umieszczone były w pierwszej, a kolejne 2 były puste. Całości obrazu dopełniają jeszcze błędne numery telefonów, pomylone nazwiska radnych, oświadczenia majątkowe w kilku miejscach, a także brak uchwał z sesji.

 

Czego brakuje w biuletynach

Ze wszystkich informacji, których publikacja w BIP jest ustawowym obowiązkiem, urzędy najrzadziej publikują protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.

Tylko w mysłowickim biuletynie analitycy Stowarzyszenia wykryli, że brakuje w nim protokołów z sesji Rady Miasta, dokumentacji przebiegu przeprowadzonych kontroli oraz informacji o pomocy publicznej udzielonej przez organy gminy.

 

Efekty akcji

Monitoring okazał się inspiracją do wprowadzenia wielu zmian. Co 3 gmina w mniejszym lub większym stopniu podjęła na tym polu działania. Uznany za wzorcowy tyski BIP posiada obecnie mapę oraz lepszą wyszukiwarkę, którą wzbogacono o podświetlacz szukanej frazy bądź wyrazu. Znajduje się w nim więcej informacji dotyczących kontroli, zostały uaktualnione dane dotyczące jednostek organizacyjnych. Dokonano przesunięć między poszczególnymi zakładkami celem większej przejrzystości.

Wiele usprawnień pod wpływem projektu zagościło także na stronach Cieszyna i Olsztyna.

Część urzędów zareagowała m.in. umieszczeniem w swoich biuletynach zarządzeń wójtów, regulaminów organizacyjnych urzędu, programów współpracy z organizacjami pozarządowymi i ogłoszeń konkursów dla nich, wykazów stawek podatków i opłat lokalnych, protokołów z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, informacji nt. struktury urzędów i kompetencji poszczególnych komórek oraz aktualnych oświadczeń majątkowych wójtów, pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych i radnych.

Większą uwagę poświęcono również technicznej stronie biuletynów, dostosowując ją do obowiązujących przepisów m.in. poprzez umieszczenie mapy BIP, podanie daty ostatniej aktualizacji stron oraz imienia i nazwiska osoby wprowadzającej dane.

 

Urzędy coraz częściej decydują się na zamieszczenie informacji, które nie są obowiązkowe, a okazują się bardzo przydatne dla mieszkańców. W tyskim i radzionkowskim BIP znaleźć można m.in.:

• interpelacje i zapytania radnych wraz z odpowiedziami burmistrza/prezydenta,

• numery telefonów i adresy e-mail radnych,

• informacje o dyżurach radnych,

• protokoły z posiedzeń Rady oraz

• protokoły z posiedzeń komisji Rady.

Dowodzi to – mówi Grzegorz Wójkowski – że wiele urzędów jest zainteresowanych podnoszeniem standardów swoich usług i otwartych na przejawy obywatelskiej kontroli. Kolejny monitoring zamierzamy przeprowadzić w przyszłym roku. Wychodzimy z założenia, że aby przynosił efekty, musi być prowadzony systematycznie.

 

Korzyści z dobrego BIP

Choć wprowadzenie wielu danych i zmian do BIP kosztowało samorządy sporo wysiłku, dostrzegają one już pozytywne skutki tych działań. Spada liczba telefonów i pism mieszkańców, ponieważ większość potrzebnych informacji znajduje się w biuletynach, np. karty usług opisujące krok po kroku sposób załatwiania poszczególnych spraw.

Statystyka odwiedzin naszej strony – stwierdza Katarzyna Chmielowiec – mówi sama za siebie. Często zdarza się, że klienci korzystający z BIP przychodzą z wypełnionymi wnioskami potrzebnymi do załatwienia konkretnej sprawy. Dobry biuletyn jest znakomitym sposobem na komunikowanie mieszkańcom różnych informacji z zakresu funkcjonowania samorządu.

 

Propozycje zmian

Wiele niedociągnięć w prowadzeniu BIP nie wynika z niechęci lub złej woli urzędników. Często mają oni dylemat, czy należy dany dokument umieścić biuletynie czy nie, gdyż przepisy są mało precyzyjne. Zagadnienie to mają skonkretyzować zmiany w ustawie z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, nad którą obecnie trwają prace w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. Prowadzone konsultacje społeczne w sprawie BIP dotyczą m.in.:

 • doprecyzowania definicji informacji publicznej,

• wzmocnienia pozycji redaktora BIP w organizacji,

• wprowadzenia terminów publikacji informacji publicznych w BIP,

• wprowadzenia dodatkowych metadanych informacji,

• ustanowienia sankcji za brak zgłoszenia na stronie głównej BIP.

Pojawia się też wiele głosów wskazujących na zalety ujednolicenia strony graficznej wszystkich BIP w Polsce. Dzięki temu odwiedzający je nie musieliby się oswajać z poszczególnymi stronami. Zawsze w tym samym miejscu znajdowałaby się poszukiwana informacja.

STAN INFORMATYZACJI URZĘDÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Z danych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji wynika, że w 2008 r. prawie wszystkie urzędy posiadały stronę BIP, a większość (94%) również własną stronę internetową zawierającą informacje o bieżących działaniach samorządu.

Rośnie liczba urzędów, w których obsługa strony BIP jest zlecana firmie zewnętrznej – praktyka taka jest stosowana w 74,9% z nich.

STATYSTYKA POSZUKIWANYCH W BIP INFORMACJI

Obszary zainteresowań internautów odwiedzających BIP – z internetowego sondażu „Czego tak naprawdę szukamy w BIP-ie” przeprowadzonego w październiku 2009 r. przez Stowarzyszenie Razem dla Innych wynika, że:

• 78,8% internautów jest zainteresowanych aktami prawa miejscowego,

• 70,4% – danymi teleadresowymi urzędów,

• 62,6% – informacjami o budżecie i przeznaczeniu środków budżetowych,

• 60% – aktualnościami gminnymi oraz oświadczeniami majątkowymi.

Co 3 internauta poszukuje informacji o pracach rady gminy/powiatu, zaś co 4 zainteresowany jest treścią projektów uchwał, informacjami o gminie/powiecie oraz terminem najbliższej sesji rady.

Anna Kiser

Podstawy prawne:

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 127, poz. 817)

• Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 132, poz. 1110)

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. nr 10, poz. 68)

• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rekordowa liczba pasażerów z lotniska Chopina

Ponad 2 mln odprawionych w ciągu miesiąca pasażerów. To rekord, który padł w czerwcu na lotnisku Chopina. Z szacunków wynika, ze w całym roku ta liczba będzie wynosić 20 mln. 

Darmowe potańcówki w Warszawie

Wracają potańcówki na Grochowskiej. Od 12 lipca mieszkańcy dzielnicy Praga-Południe i okolic będą mogli tańczyć do muzyki z różnych stron świata. 

Koncert życzeń związków nauczycielskich: 500 zł dodatku za wychowawstwo, 15% lub 20% podwyżki w 2025 roku, 4 dni urlopu na żądanie, zmiany w zastępstwach, odprawach, godzinach ponadwymiarowych i inne postulaty

Związek Nauczycielstwa Polskiego i  Prezydium Krajowej Sekcji Oświaty i Wychowania NSZZ "Solidarność" wystosowały 10 lipca 2024 r. odrębne pisma do Ministerstwa Edukacji Narodowej zawierające obszerne listy spraw wymagających pilnego uregulowania. Są to odpowiedzi na ustalenia grupy roboczej ds. wynagradzania nauczycieli z 26 czerwca br. działającej w ramach Zespołu ds. pragmatyki zawodowej nauczycieli. Czego domagają się związkowcy?

Mięsak. Poznaj objawy tego nowotworu

Mięsak to rzadki nowotwór. Stanowi około 1% wszystkich nowotworów u dorosłych i około 15% u dzieci. Lipiec to miesiąc poświęcony budowaniu świadomości na temat mięsaków. Warto wiedzieć, czym są te nowotwory, jakie dają objawy i jak ważna jest szybka diagnoza. 

REKLAMA

Czy warto iść na tradycyjne studia w 2024 roku? Gdzie zdobyć praktyczne umiejętności przydatne w pracy?

Dziś coraz więcej osób kwestionuje sens tradycyjnego modelu akademickiego, który koncentruje się głównie na zdobywaniu wiedzy teoretycznej, bez jednoczesnego zapewnienia praktycznych umiejętności przydatnych na rynku pracy. Także rosnące koszty edukacji oraz obawy o przyszłe zatrudnienie skłaniają młodych ludzi do poszukiwania alternatywnych ścieżek rozwoju zawodowego, takich jak kursy, szkolenia praktyczne czy praca zdalna. Czy warto zatem jeszcze iść na tradycyjne studia?

Dyrektor CKE: Będą zmiany w maturach i egzaminie ósmoklasisty w 2025 r. Rok szkolny 2024/2025: Odchudzona o 20% podstawa programowa

Dyrektor Centralnej Komisji Egzaminacyjnej Marcin Smolik w rozmowie z Polską Agencją Prasową udzielił informacji odnośnie zmian w maturach i egzaminie ósmoklasisty wynikających z uszczuplenia podstawy programowej od roku szkolnego 2024/2025. Najwięcej zmian ma być na egzaminie maturalnym z języka polskiego, tak pisemnym, jak i ustnym, np. znacznie skrócona zostanie lista pytań jawnych.

Min. Sikorski: kilka tysięcy osób w Polsce zgłosiło się do Legionu Ukraińskiego. Polska zapewnia sprzęt i szkolenie

Kilka tysięcy osób zarejestrowało się już w Polsce, aby dołączyć do Legionu Ukraińskiego, czyli nowej ukraińskiej ochotniczej jednostki wojskowej - poinformował minister spraw zagranicznych Radosław Sikorski podczas Forum Publicznego NATO, zorganizowanego przy okazji szczytu tej organizacji w Waszyngtonie.

Od piątku utrudnienia w Warszawie

W piątek kierowcy w stolicy napotkają utrudnienia na Wale Miedzeszyńskim i moście Poniatowskiego. 

REKLAMA

Poprawka matury w sierpniu 2024

Kiedy jest poprawka matury w sierpniu 2024 roku? Kiedy jest poprawkowa matura pisemna, a kiedy ustna? Co trzeba zrobić, aby przystąpić do terminu poprawkowego? Wyników można spodziewać się we wtorek 10 września 2024 r.

Siedem wsi w Polsce stanie się miastem od początku 2025 roku. Wiemy już które

Od 1 stycznia 2025 r. roku w Polsce przybędzie siedem miast. Tak wynika z założeń projektu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalenia granic niektórych gmin i miast, nadania niektórym miejscowościom statusu miasta oraz zmiany siedziby władz gminy, które zostały opublikowane 9 lipca 2024 r. w wykazie prac legislacyjnych rządu. Nastąpi też 7 zmian dotyczących ustalenia granic gmin i 11 zmian dotyczących ustalenia granic miast.

REKLAMA