Kategorie

Jak usprawnić działanie Biuletynu Informacji Publicznej

Anna Kiser
Dużo informacji oraz prosta i czytelna nawigacja – to podstawowe cechy funkcjonalnego Biuletynu Informacji Publicznej. Choć jakość samorządowych BIP podczas ostatnich kilku lat uległa znacznej poprawie, wiele z nich nadal wymaga udoskonalenia.

Biuletyny Informacji Publicznej (dalej: BIP) magistratów w Tychach i Radzionkowie są najlepszym dowodem na to, że BIP – które przez wiele urzędów traktowane są jako zło konieczne – mogą być wartościowym, obszernym i funkcjonalnym źródłem pozyskiwania informacji publicznych. Tak m.in. wynika z podsumowania akcji „Przyjazny BIP” przeprowadzonej przez katowickie Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy BONA FIDES (dalej: Stowarzyszenie). Przedsięwzięcie dotowane przez Fundację Stefana Batorego objęło swym zasięgiem Województwo Śląskie.

Reklama

Ocena stowarzyszenia motywuje nas na przyszłość. Zamierzamy nasz biuletyn ciągle doskonalić, aby klient miał łatwość odnalezienia poszukiwanych przez siebie informacji i żeby były one czytelne – zapewnia Katarzyna Chmielowiec, Redaktor naczelna tyskiego BIP.

Nie wszystkie jednak śląskie samorządy mogą się pochwalić takim profesjonalizmem. W tym regionie skupiają się problemy, z którymi na co dzień zmagają się urzędy w całym kraju. Przeanalizowanie ich błędów oraz zastosowanie rozwiązań może pomóc wszystkim zainteresowanym w poprawieniu działalności biuletynów, aby stały się bardziej użyteczne dla odbiorców.

Jednostki samorządu terytorialnego, podobnie jak każdy inny podmiot zobowiązany do prowadzenia BIP, powinny publikować w nim informacje, które służą wszystkim odwiedzającym – czyli następujące treści:

• swój status lub formę prawną,

• przedmiot działania i kompetencje,

• organy i osoby sprawujące funkcje,

• majątek, którym dysponują,

• tryb działania,

• sposoby przyjmowania i załatwiania spraw,

• informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych,

• ogłoszenia o konkursach na stanowiska urzędnicze i ich wyniki,

• przetargi,

• kontrole i ich wyniki.

Reklama

Podstawową cechą tych informacji powinna być ich aktualność. Po raz pierwszy Stowarzyszenie przyjrzało się BIP w końcu 2007 r. Przeanalizowano zawartość BIP w 167 gminach województwa śląskiego pod kątem funkcjonalności i formy prezentacji. Następnie w pierwszej połowie 2009 r. zaproszono do współpracy 10 z nich (zróżnicowanych pod względem wielkości). Zgodziły się one dobrowolnie poddać ocenie prowadzone przez siebie biuletyny. Po ich szczegółowym prześwietleniu i konsultacjach listy propozycji zmian trafiły do zainteresowanych samorządów. Wiele z nich zostało uwzględnionych.

Rezultaty projektu pokazują – podsumowuje Grzegorz Wójkowski, Prezes Stowarzyszenia – że jest możliwe stworzenie takich Biuletynów Informacji Publicznej, które nie tylko spełniają wszystkie wymogi prawa, ale dodatkowo są bardzo przejrzyste i funkcjonalne oraz zawierają wiele informacji publicznych, ważnych z punktu widzenia mieszkańców, których publikowanie nie jest ustawowym obowiązkiem.

W funkcjonowaniu śląskich BIP najwięcej dobrych praktyk odnotowano przy udzielaniu informacji na temat sposobu załatwiania spraw w urzędzie (tzw. poradnik interesanta). Obszarem napawającym optymizmem okazała się także organizacja jednostek (spis wydziałów, kompetencje, adresy, dane teleadresowe, imię i nazwisko kierownika każdego wydziału) oraz sposób informowania o wysokości podatków lokalnych.

 

Najczęstsze błędy

Monitoring katowickiej grupy ujawnił, że w BIP niemal wszystkich gmin były puste zakładki. Niechlubny rekord padł w Lipiu, gdzie było ich 141. Co więcej – w niektórych biuletynach było więcej zakładek takich, w których nie było zamieszczonej żadnej informacji niż takich, w których znajdowały się dokumenty. Często nie zachodził związek pomiędzy nazwami zakładek a ich treścią.

Do innych, powtarzających się mankamentów badający zaliczyli:

• źle funkcjonujące moduły wyszukujące,

• mylenie daty wytworzenia informacji z datą udostępnienia jej w BIP,

• niepełne informacje dotyczące jednostek organizacyjnych,

• utożsamianie osoby odpowiedzialnej za treść informacji z osobą wprowadzającą je do systemu,

• brak informacji o kontrolach wewnętrznych i zewnętrznych oraz

• nieaktualizowanie informacji.

Na wielu stronach zlokalizowano pozostawione, dawno nieaktualne dokumenty – w niektórych folderach jednej z gmin najświeższe informacje dotyczyły 2002 r. Niedoskonałości przejawiały się także w umieszczaniu najnowszych informacji nie od góry strony, ale pod starymi dokumentami, np. na 24 stronie. Pojawiały się ponadto dane wprowadzające w błąd i utrudniające znalezienie dokumentów.

Na przykład w mykanowskim BIP natrafiono na 3 funkcjonujące równolegle zakładki zatytułowane: „Protokoły z sesji Rady Gminy”, „Protokoły z sesji” i „Protokoły”. Dokumenty umieszczone były w pierwszej, a kolejne 2 były puste. Całości obrazu dopełniają jeszcze błędne numery telefonów, pomylone nazwiska radnych, oświadczenia majątkowe w kilku miejscach, a także brak uchwał z sesji.

 

Czego brakuje w biuletynach

Ze wszystkich informacji, których publikacja w BIP jest ustawowym obowiązkiem, urzędy najrzadziej publikują protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.

Tylko w mysłowickim biuletynie analitycy Stowarzyszenia wykryli, że brakuje w nim protokołów z sesji Rady Miasta, dokumentacji przebiegu przeprowadzonych kontroli oraz informacji o pomocy publicznej udzielonej przez organy gminy.

 

Efekty akcji

Monitoring okazał się inspiracją do wprowadzenia wielu zmian. Co 3 gmina w mniejszym lub większym stopniu podjęła na tym polu działania. Uznany za wzorcowy tyski BIP posiada obecnie mapę oraz lepszą wyszukiwarkę, którą wzbogacono o podświetlacz szukanej frazy bądź wyrazu. Znajduje się w nim więcej informacji dotyczących kontroli, zostały uaktualnione dane dotyczące jednostek organizacyjnych. Dokonano przesunięć między poszczególnymi zakładkami celem większej przejrzystości.

Wiele usprawnień pod wpływem projektu zagościło także na stronach Cieszyna i Olsztyna.

Część urzędów zareagowała m.in. umieszczeniem w swoich biuletynach zarządzeń wójtów, regulaminów organizacyjnych urzędu, programów współpracy z organizacjami pozarządowymi i ogłoszeń konkursów dla nich, wykazów stawek podatków i opłat lokalnych, protokołów z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, informacji nt. struktury urzędów i kompetencji poszczególnych komórek oraz aktualnych oświadczeń majątkowych wójtów, pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych i radnych.

Większą uwagę poświęcono również technicznej stronie biuletynów, dostosowując ją do obowiązujących przepisów m.in. poprzez umieszczenie mapy BIP, podanie daty ostatniej aktualizacji stron oraz imienia i nazwiska osoby wprowadzającej dane.

 

Urzędy coraz częściej decydują się na zamieszczenie informacji, które nie są obowiązkowe, a okazują się bardzo przydatne dla mieszkańców. W tyskim i radzionkowskim BIP znaleźć można m.in.:

• interpelacje i zapytania radnych wraz z odpowiedziami burmistrza/prezydenta,

• numery telefonów i adresy e-mail radnych,

• informacje o dyżurach radnych,

• protokoły z posiedzeń Rady oraz

• protokoły z posiedzeń komisji Rady.

Dowodzi to – mówi Grzegorz Wójkowski – że wiele urzędów jest zainteresowanych podnoszeniem standardów swoich usług i otwartych na przejawy obywatelskiej kontroli. Kolejny monitoring zamierzamy przeprowadzić w przyszłym roku. Wychodzimy z założenia, że aby przynosił efekty, musi być prowadzony systematycznie.

 

Korzyści z dobrego BIP

Choć wprowadzenie wielu danych i zmian do BIP kosztowało samorządy sporo wysiłku, dostrzegają one już pozytywne skutki tych działań. Spada liczba telefonów i pism mieszkańców, ponieważ większość potrzebnych informacji znajduje się w biuletynach, np. karty usług opisujące krok po kroku sposób załatwiania poszczególnych spraw.

Statystyka odwiedzin naszej strony – stwierdza Katarzyna Chmielowiec – mówi sama za siebie. Często zdarza się, że klienci korzystający z BIP przychodzą z wypełnionymi wnioskami potrzebnymi do załatwienia konkretnej sprawy. Dobry biuletyn jest znakomitym sposobem na komunikowanie mieszkańcom różnych informacji z zakresu funkcjonowania samorządu.

 

Propozycje zmian

Wiele niedociągnięć w prowadzeniu BIP nie wynika z niechęci lub złej woli urzędników. Często mają oni dylemat, czy należy dany dokument umieścić biuletynie czy nie, gdyż przepisy są mało precyzyjne. Zagadnienie to mają skonkretyzować zmiany w ustawie z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, nad którą obecnie trwają prace w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. Prowadzone konsultacje społeczne w sprawie BIP dotyczą m.in.:

 • doprecyzowania definicji informacji publicznej,

• wzmocnienia pozycji redaktora BIP w organizacji,

• wprowadzenia terminów publikacji informacji publicznych w BIP,

• wprowadzenia dodatkowych metadanych informacji,

• ustanowienia sankcji za brak zgłoszenia na stronie głównej BIP.

Pojawia się też wiele głosów wskazujących na zalety ujednolicenia strony graficznej wszystkich BIP w Polsce. Dzięki temu odwiedzający je nie musieliby się oswajać z poszczególnymi stronami. Zawsze w tym samym miejscu znajdowałaby się poszukiwana informacja.

STAN INFORMATYZACJI URZĘDÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Z danych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji wynika, że w 2008 r. prawie wszystkie urzędy posiadały stronę BIP, a większość (94%) również własną stronę internetową zawierającą informacje o bieżących działaniach samorządu.

Rośnie liczba urzędów, w których obsługa strony BIP jest zlecana firmie zewnętrznej – praktyka taka jest stosowana w 74,9% z nich.

STATYSTYKA POSZUKIWANYCH W BIP INFORMACJI

Obszary zainteresowań internautów odwiedzających BIP – z internetowego sondażu „Czego tak naprawdę szukamy w BIP-ie” przeprowadzonego w październiku 2009 r. przez Stowarzyszenie Razem dla Innych wynika, że:

• 78,8% internautów jest zainteresowanych aktami prawa miejscowego,

• 70,4% – danymi teleadresowymi urzędów,

• 62,6% – informacjami o budżecie i przeznaczeniu środków budżetowych,

• 60% – aktualnościami gminnymi oraz oświadczeniami majątkowymi.

Co 3 internauta poszukuje informacji o pracach rady gminy/powiatu, zaś co 4 zainteresowany jest treścią projektów uchwał, informacjami o gminie/powiecie oraz terminem najbliższej sesji rady.

Anna Kiser

Podstawy prawne:

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 127, poz. 817)

• Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 132, poz. 1110)

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. nr 10, poz. 68)

• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766)

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    18 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.