Jak usprawnić proces wartościowania stanowisk pracy w urzędach

WOJCIECH ZIELIŃSKI

naczelnik wydziału w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Pobieżna lektura zarządzenia może wywołać obawy, że wartościowanie to trudny i długotrwały proces. Jednak pilotażowy program wartościowania stanowisk przeprowadzony w sześciu urzędach pokazał, że opracowana metoda jest prosta i skuteczna. Umożliwia dokonanie wartościowania kilkuset stanowisk pracy w ciągu miesiąca. Trzeba jednak zastosować kilka dobrych praktyk, sprawdzonych podczas pilotażu.

Aby wartościowanie się powiodło, najpierw należy zapoznać z projektem pracowników. Wyjaśnić im, dlaczego i w jaki sposób będzie przeprowadzany. Opór pracowników, często wynikający z niewiedzy, może bowiem opóźnić cały proces. Urzędom tymczasem powinno zależeć na sprawnym wykonaniu zadania, ponieważ jest ono w całości finansowane z budżetu urzędu i realizowane przez jego pracowników.

Zespół wartościujący powinien zacząć swoją pracę od stanowisk najprostszych i najbardziej powtarzalnych. Dzięki temu jego członkowie szybko nauczą się stosować metodę, zobaczą jej efekty i zdobędą mobilizację do dalszej pracy. Najtrudniej i najwolniej ocenia się bowiem nietypowe stanowiska specjalistyczne. Im lepiej przygotowano opisy stanowisk pracy, tym sprawniej odbędzie się ich wartościowanie.

Członkowie zespołu powinni podzielić się zadaniami tak, aby odciążyć przewodniczącego. Warto wyznaczyć sekretarza, który będzie dbał o sprawy organizacyjne (rezerwacja sal, rozsyłanie opisów stanowisk itd.) oraz sprawozdawców, którzy będą odpowiedzialni za robocze, będące wstępem do dyskusji, wartościowanie stanowisk pracy. Oznacza to, że jako pierwsi przyporządkują odpowiednie poziomy w poszczególnych kryteriach do stanowiska i uzasadnią swój wybór.

Wyznaczenie sprawozdawcy nie może jednak zwalniać członków z obowiązku zapoznania się z opisami stanowisk i sformułowania własnej oceny, najlepiej jeszcze przed posiedzeniem zespołu wartościującego. Brak wcześniejszego przygotowania utrudni bowiem merytoryczną dyskusję.

Ważna jest także odpowiednia częstotliwość spotkań zespołów. W bardzo licznych urzędach, aby dotrzymać terminów zapisanych w zarządzeniu, zespół będzie musiał spotykać się często. Nie warto jednak organizować posiedzeń codziennie, ponieważ wówczas spada efektywność prac zespołu. Jedno spotkanie nie powinno trwać krócej niż dwie godziny i dłużej niż sześć. Optymalny czas posiedzeń zespołu to od trzech do pięciu godzin dziennie.

Podczas pilotażu okazało się również, że nie zawsze opisy stanowisk były dobrze sporządzone, co utrudniało dokonanie obiektywnej oceny. Wówczas, jeśli jest na to czas, należy poprosić o ich poprawienie lub zaprosić eksperta, także spoza urzędu, który dostarczy zespołowi brakujących informacji. Jeśli opisy stanowisk pracy są przygotowane poprawnie, a mimo to członkowie zespołu nie są w stanie osiągnąć konsensusu w sprawie wartościowania, zalecanym rozwiązaniem jest weryfikacja za pomocą porównania parami. Należy wówczas dokonać wyboru grupy (próby) podobnych stanowisk, w której znajdzie się stanowisko, którego dotyczą wątpliwości. Należy je następnie porównać z każdym pozostałym stanowiskiem z grupy i udzielić tylko jednej z dwóch możliwych odpowiedzi: ważniejsze lub mniej ważne. Odpowiedź, ważniejsze równa się przyznaniu 1 punktu. Po porównaniu ze wszystkimi pozostałymi stanowiskami uzyskane punkty sumuje się. Ocenione stanowisko odkłada się, wybiera kolejne i porównuje z pozostałymi. W ten sposób każde stanowisko otrzyma pewną wartość punktową, co pozwoli uporządkować je od najwyżej do najniżej ocenionych. Jest to jedna z kilku metod ułatwiających osiągnięcie jednomyślności.

WNIOSEK

Zespół wartościujący powinien zacząć swoją pracę od stanowisk najprostszych i najbardziej powtarzalnych. Dzięki temu jego członkowie szybko nauczą się stosować metodę, zobaczą jej efekty i zdobędą mobilizację do dalszej pracy.

JG