Zasady przeprowadzania kontroli przetargów

Do obowiązków prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) należy nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących przetargów publicznych. Zadanie to jest realizowane w szczególności poprzez dokonywanie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych. Prezes UZP może podjąć działania kontrolne w stosunku do każdego postępowania i na każdym etapie prowadzonego przetargu. Kontroli podlegają również podmioty prywatne, które są zobowiązane do stosowania procedur określonych w prawie zamówień publicznych.

Kryterium legalności

Kontrola prezesa UZP może polegać tylko na badaniu zgodności postępowania przetargowego z przepisami prawa zamówień publicznych oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jego podstawie. Nie może ona dotyczyć badania celowości zakupów, ich terminowości czy wielkości kwoty, jaka została przeznaczona na realizację zamówienia.

Kontrola przeprowadzana jest tylko w siedzibie UZP, a to oznacza, że niedopuszczalne jest wykonywanie kontroli np. w siedzibie zamawiającego. Do czynności kontrolnych prezesa UZP stosuje się przede wszystkim przepisy prawa zamówień publicznych, które mają charakter regulacji szczególnej w stosunku do k.p.a. W sprawach nieuregulowanych w prawie zamówień publicznych do czynności kontrolnych stosuje się odpowiednio kodeks postępowania administracyjnego.

Decyzję o wszczęciu kontroli podejmuje prezes UZP lub inna upoważniona przez niego osoba, np. wiceprezes UZP lub dyrektor departamentu kontroli. Kontrola może nastąpić z inicjatywy prezesa UZP, np. po informacji od przedsiębiorcy ubiegającego się o zamówienie lub na skutek informacji medialnych wskazujących na możliwość pewnych nieprawidłowości. Niektóre kontrole są natomiast wszczynane obligatoryjnie przez prezesa UZP z mocy prawa.

Co do zasady kontrola rozpoczyna się od momentu doręczenia zamawiającemu żądania przekazania do UZP kopii dokumentacji postępowania. Wyjątkowo w przypadku kontroli uprzedniej największych postępowań (art. 167 ust. 3 prawa zamówień publicznych) wszczęcie kontroli wygląda inaczej. To zamawiający ma obowiązek przekazać kopie dokumentacji przetargowej do UZP. Całość przesłanej dokumentacji powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego i dostarczona niezwłocznie do UZP.

Stan faktyczny organ kontrolujący ustala na podstawie zebranych dowodów, mogą nimi być w szczególności dokumenty, np. protokół postępowania wraz ze wszystkimi załącznikami, wyjaśnienia kierownika zmawiającego i jego pracowników oraz opinie biegłych. Z przebiegu kontroli sporządzany jest protokół, którego celem jest udokumentowanie postępowania. Zalecenia pokontrolne lub informacja o wyniku kontroli stanowią załącznik do protokołu kontroli oraz do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Rodzaje kontroli

Prawo zamówień publicznych wyróżnia dwa podstawowe narzędzia kontrolne prezesa UZP: kontrolę uprzednią prowadzoną przed zawarciem umowy oraz kontrolę następczą dokonywaną już po udzieleniu zamówienia. Kontrola następcza jest zawsze fakultatywna i można ją przeprowadzić w terminie czterech lat od dnia udzielenia zamówienia, natomiast kontrola uprzednia może mieć charakter fakultatywny lub obligatoryjny w przypadku postępowań o największej wartości. Obowiązkowym kontrolom uprzednim podlegają przetargi o największej wartości, czyli postępowania, których wartość szacunkowa jest równa lub większa niż 10 mln euro dla dostaw i usług oraz 20 mln euro dla robót budowlanych.

Kontrola uprzednia

W przypadku postępowań podlegających obligatoryjnej kontroli uprzedniej zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, a jeżeli wniesiono protest na wybór najkorzystniejszej oferty - po ostatecznym rozstrzygnięciu protestu, a przed zawarciem umowy, przekazuje prezesowi UZP kopie dokumentacji postępowania w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej.

Wszczęcie kontroli uprzedniej powoduje zawieszenie biegu związania ofertą do dnia ostatecznego rozstrzygnięcia zastrzeżeń, a więc upływu terminu na wniesienie zastrzeżeń do zaleceń lub doręczenie uchwały Rady Zamówień Publicznych (lub Krajowej Izby Odwoławczej).

Zakończenie kontroli następuje z chwilą doręczenia zamawiającemu zaleceń pokontrolnych lub informacji o wynikach kontroli. W przypadku przetargów wszczętych po wejściu w życie ostatniej nowelizacji prawa zamówień publicznych z 13 kwietnia 2007 r. koniec kontroli uprzedniej ma miejsce również w razie niedoręczenia zaleceń w wyznaczonych terminach.

Jeśli zamawiający się zgadza z zaleceniami, przekazuje prezesowi UZP zawiadomienie o wykonaniu czynności w nich zawartych. Jednocześnie powinien przekazać takie zawiadomienie wykonawcy, którego oferta została wybrana. Kierownik zamawiającego może zgłosić do zaleceń zastrzeżenia. Ma na to siedem dni od dnia otrzymania zaleceń. Prezes UZP ma obowiązek rozpatrzyć racje zamawiającego w terminie siedmiu dni od ich otrzymania.

Prezes powinien przeprowadzić kontrolę uprzednią w ciągu 14 dni od dnia doręczenia mu dokumentów przez zamawiającego. W szczególnie skomplikowanych sprawach termin ten może ulec wydłużeniu do 30 dni. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, które dotyczą obowiązku unieważnienia postępowania, prezes UZP przekazuje zastrzeżenia do zaopiniowania Radzie Zamówień Publicznych (a od 12 października 2007 r. Krajowej Izbie Odwoławczej). Taka opinia jest wiążąca dla prezesa UZP.

Kontrola następcza

Przepisy nie ograniczają zakresu przedmiotowego ani czasu trwania kontroli następczej. Może ona trwać tyle czasu, ile będzie niezbędne na dla prawidłowego wykonania czynności kontrolnych. Jej zakończenie ma miejsce wtedy, gdy zamawiający otrzyma informację o wynikach kontroli. Zwiera ona informacje o stwierdzeniu naruszeń bądź o ich braku. W przypadku kontroli następczej nie ma zaleceń pokontrolnych. Choć w przypadku powtarzających się nieprawidłowości powinna istnieć taka możliwość.

NIEZBĘDNE DANE O KONTROLI

Protokół kontroli zawiera:

l nazwę (firmę) i adres zamawiającego

l datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli

l imiona i nazwiska kontrolujących

l oznaczenie postępowania o udzielenie zamówienia, które było przedmiotem kontroli

l informacje o stwierdzeniu naruszeń oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych

l wyszczególnienie załączników

WSKAZANIA PO KONTROLI

Zalecenia pokontrolne prezesa UZP mogą polegać na wskazaniu:

l obowiązku unieważnienia postępowania z powodu stwierdzenia naruszeń, które powodowałyby nieważność umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 146 ust. 1 prawa zamówień publicznych). Takie zalecenie powoduje, że nie można zawrzeć umowy w sprawie zamówienia publicznego.

l obowiązku usunięcia naruszeń. Zamawiający w takim przypadku może zawrzeć umowę, ale dopiero po ich usunięciu.

l braku naruszeń albo stwierdzeniu naruszeń nieistotnych, które nie miały wpływu na wynik postępowania. Zamawiający może wtedy zawrzeć umowę.

SKUTKI NARUSZEŃ WYKRYTE W CZASIE KONTROLI

Prezes UZP może w razie ujawnienia naruszenia przepisów:

l zawiadomić właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych lub wystąpić z wnioskiem o ukaranie za naruszenie dyscypliny finansów publicznych do właściwej komisji orzekającej;

l nałożyć karę pieniężną;

l wystąpić do sądu o stwierdzenie nieważności umowy w całości lub w części.

EWA GRĄCZEWSKA-IVANOVA

ewa.graczewska-ivanova@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 ze zm.).