Workation – skutki podatkowe dla pracowników i pracodawców nowego modelu pracy

Co to jest workation?

Model pracy określany mianem workation oznacza wakacje, w trakcie których pracownik nie przebywa jednak na urlopie, tj. nie wykorzystuje dni urlopowych, tylko zdalnie wykonuje swoje obowiązki w takim samym zakresie, w jakim robiłby to z biura.

Początkowo taki system pracy zaczął się pojawiać wśród specjalistów IT, programistów. Fakt ten nie powinien dziwić, bowiem model workation sprawdza się w tych branżach, w których do pracy wystarczy komputer i dostęp do internetu. Obecnie jednak można się z nim już spotkać także wśród pracowników branży marketingowej czy nawet wśród pracowników biur rachunkowych.

Próbując jednak określić charakter tego typu modelu pracy należy wskazać, że workation na chwilę obecną nie jest formą pracy jeszcze w żaden sposób umocowaną w jakichkolwiek istniejących przepisach prawa – czy to w kodeksie pracy czy w przepisach prawa podatkowego.

Czy workation stanowi podróż służbową?

Niemniej jednak wydaje się, że pojęcie można utożsamiać z definicją podróży służbowej regulowanej w przepisach Kodeksu pracy. Podróżą służbową jest, zgodnie z art. 775 § 1 K.p., wykonywanie zadania służbowego poza stałym miejscem pracy pracownika lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Zgodnie natomiast z art. 128 § 1 K.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Stąd też przekonanie, że skoro w takich sytuacjach zazwyczaj pracodawca ponosi koszt dojazdów, noclegów, nierzadko również wyżywienia, to gdy pracownik jedzie na tzw. workation, to czas faktycznie wykonywanej pracy powinien być rozliczany zgodnie z zasadami przewidzianymi dla wyjazdu służbowego.

Przy czym należy pamiętać, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową musi być spełniony szereg warunków:

1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego (dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego. To na jego podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji.)

2) pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,

3) zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, oraz

4) co do zasady obowiązki realizowane podczas podróży służbowej powinny mieć również charakter incydentalny i krótkotrwały, przez co workation nie może trwać kilka miesięcy, bowiem straci charakter podróży służbowej.

Workation – może to jednak delegacja?

Warto również pamiętać, że istnieje cienka granica między workation wykonywanym w ramach podróży służbowej, a workation, który może być również wykonywany w ramach delegacji. Podstawowymi kryteriami odróżniającymi oba terminy jest faktyczna zmiana miejsca pracy wpisana w umowie o pracę w przypadku delegacji. W związku zaś z podróżą służbową nie występuje modyfikacja miejsca świadczenia pracy przez pracownika.  Kolejnym czynnikiem odróżniającym delegację od podróży służbowej jest to, że w razie wyjazdu służbowego z mocy prawa pracownik ma prawo do należności z tytułu podróży służbowej. Do specjalnych świadczeń finansowych nie ma zaś prawa oddelegowany pracownik, tj. diety czy zwrotu kosztów przejazdów. Podczas delegacji nie obowiązują te same przywileje, pracownik może mieć prawo do dodatkowych środków finansowych, ale tylko w sytuacji, gdy wynika to z przepisów wewnątrzzakładowych.

Podsumowując, ostateczny charakter wykonywania pracy w modelu workation wynika z tego, w jaki sposób jest on uregulowany prawnie w danym zakładzie pracy – a więc, czy odpowiadać będzie definicji podróży służbowej czy jednak delegacji.

Czy workation jest atrakcyjnym modelem pracy dla pracowników?

Workation zyskuje coraz bardziej na swojej popularności. Atrakcyjność tego modelu pracy wynika w głównej mierze z tego, że pracodawcy zazwyczaj traktują takie wyjazdy jako podróże służbowe swoich pracowników, a tym samym pracownicy przebywając w wakacyjnych miejscach nie ponoszą bardzo często kosztów dojazdów, wyżywienia czy zakwaterowania.

Pracownik w trakcie takiego wyjazdu, przez 8 godzin jest do dyspozycji pracodawcy i wykonuje swoje obowiązki służbowe, natomiast czas wolny, po ustalonych godzinach pracy, organizuje sobie we własnym zakresie, w jakże sprzyjających odpoczynkowi okolicznościach.

Jeżeli więc z polityki zakładu pracy wynika, że wysyła on pracowników do pracy poza granicę miejscowości, w której zlokalizowana jest siedziba firmy, w ramach podróży służbowej a nie delegacji, to należy mieć na uwadze konieczność prawidłowego rozliczenia przyznanych  świadczeń – zarówno z perspektywy pracownika, jak i samego pracodawcy.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. dotyczące świadczeń przyznawanych za czas podróży służbowej co do zasady dotyczy tylko pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach. Jednak godnie z art. 77⁵ § 3 K.p. warunki wypłaty pracownikom innych podmiotów należności z tytułu takich podróży określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, lub w umowie o pracę, przy czym postanowienia tych aktów nie mogą być dla pracownika mniej korzystne. To zaś oznacza, że do pracowników zatrudnionych w innych podmiotach, przepisy rozporządzeń stosuje się, ale pomocniczo, by nie dopuścić do pogarszana sytuacji takich pracowników. Dopiero gdyby pracodawca takich warunków nie ustalił w wewnętrznych regulaminach, to wówczas, zgodnie z art. 77⁵ § 5 K.p., pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów wykonawczych, czyli ww. rozporządzenia MPiPS ws. podróży służbowej.

Świadczenia, jakie mogą zostać przyznane pracownikowi w trakcie workation

Do najważniejszych kwestii związanych z podróżami służbowymi należy to, że w myśl § 2 rozporządzenia MPiPS ws. podróży służbowej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

  a) przejazdów,

  b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

  c) noclegów,

  d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeżeli chodzi o dietę, jej wysokość determinowana jest przede wszystkim okolicznością, czy pracownikowi w czasie workation zapewnione jest bezpłatne, całodzienne wyżywienie czy nie.

Należy pamiętać, że w trakcie workation odbywającego się na terytorium kraju dieta wynosi od 1 stycznia 2023 roku 45 zł za dobę podróży  (§ 7 rozporządzenia MPiPS ws. podróży służbowej). Jeśli zaś taka podróż w ramach workation będzie się odbywać za granicę, to wysokość diety, która powinna zostać wypłacona pracownikowi, jeżeli pracodawca nie pokrywa całodziennego wyżywienia, przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, która to wysokości jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 13 i 14 rozporządzenia MPIPS ws. podróży służbowej).

Natomiast za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (§ 8 rozporządzenia MPiPS ws. podróży służbowej). Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale w granicach limitu, który również dla poszczególnych państw został określony w załączniku do ww. rozporządzenia (§ 16 rozporządzenia MPiPS ws. podróży służbowej).

Co do przejazdu, środek transportu właściwy do odbycia zarówno podróży krajowej, jak i podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi zaś przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (§  3 ust. 1-2 rozporządzenia MPiPS ws. podróży służbowej).

Skutki podatkowe świadczeń przyznanych pracownikom w trakcie workation

Określając zaś skutki podatkowe świadczeń przyznawanych pracownikom za pracę w podróży służbowej w miejscach wakacyjnych, co do zasady, w myśl art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Ważne jest jednak, że w przypadku pracowników wszystkie te należności za czas podróży służbowej będą zwolnione od podatku dochodowego, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 16 lit. a ustawy o PIT. Przepis ten stanowi bowiem, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zatem jest to kolejny aspekt, który zachęca do korzystania z modelu pracy workation – finalnie pracownicy nie ponoszą z tego tytułu obciążeń podatkowych.  

Skutki podatkowe workation dla pracodawcy

Określając zaś skutki podatkowe takiego modelu pracy po stronie zakładu pracy, należy pamiętać, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Co do zasady, nie powinno budzić wątpliwości, że wszelkie podróże służbowe związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę. Podejmowane są one bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskiwania przychodu przez firmę. Ważny jest również aspekt psychologiczny, bowiem pracownik mogący spędzić czas w miejscu wakacyjnym – oczywiście pracując 8 godzin dziennie, ale później mając czas wolny dla siebie – i nie musząc jeszcze z tego tytułu ponosić wszystkich kosztów, jakie poniósłby jadąc na typowe wakacje, z pewnością będzie chętniej, wydajniej i z większym zapałem wykonywał swojej obowiązki pracownicze, co również przełoży się na wzrost przychodów firmy.

Zatem pracodawca, który zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia, jest zobligowany do ponoszenia wydatków związanych z podróżą służbową pracownika, może takie wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu - o ile oczywiście ich wypłata następuje w ramach limitu kwot określonych powyższym rozporządzeniem.

Ważne jest również, że przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym, w tym kontekście, że może dojść do sytuacji, w której podróż służbowa w ramach workation kończy się w piątek, ale pracownik postanawia na własny koszt przedłużyć pobyt do niedzieli. Wątpliwości mogą pojawić się co do wydatku na powrót. Zauważyć jednak należy, iż fakt, że pracownik wróci dwa dni później niż zakończyła się jego podróż służbowa nie zmienia faktu, że i tak musi powrócić do domu. Zatem oczywistym jest, że za czas prywatnego pobytu pracodawca nie wypłaca diety i nie pokrywa kosztów noclegu. Jednak w tym wypadku należy dokonać zwrotu pracownikowi kosztów podróży powrotnej i wydatek ten, jak najbardziej można ująć w kosztach podatkowych w pełnej wysokości.