reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Organizacja > Klienci > Nowoczesne techniki komunikacji

Nowoczesne techniki komunikacji

E-mail, wiadomość zostawiona na poczcie głosowej, krótki SMS, wymiana zdań na czacie. Dzięki korzystaniu z tych nowoczesnych środków komunikacji możemy szybko, skutecznie i niedrogo komunikować się z innymi. Wygoda i szybkość komunikacji nie zwalniają nas jednak z przestrzegania zasad dobrych manier.

Niezależnie czy piszesz list tradycyjny, e-maila, SMS-a czy rozmawiasz na czacie dbaj o poprawność językową, przejrzystą o formę, przywitanie i pożegnanie rozmówcy. Dzięki temu zrobisz dobre wrażenie na twoim rozmówcy, a wasza komunikacja będzie skuteczna.

Poczta elektroniczna

E-maile są już powszechną formą komunikacji służbowej oraz prywatnej, wypierając tradycyjne papierowe listy. Pełnią jednak taką samą rolę co oficjalne pisma czy odręczne listy. Dlatego warto przestrzegać kilku zasad:

• Pamiętaj, aby listy elektroniczne były napisane zgodne z regułami pisowni polskiej. Dbaj o poprawność tekstu, gdyż każda wiadomość niezależnie od formy napisania czy dostarczenia zawsze świadczy o tobie, jakości twojej pracy oraz twoim stosunku do odbiorcy listu. Jednym słowem wpływa na wizerunek twój i instytucji, którą reprezentujesz.

• Szanuj prywatność innych i nie podawaj cudzego adresu e-mailowego bez jego zgody. Dlatego nie wysyłaj e-maila do nieznanych sobie osób z widocznymi adresami wpisanymi w pole „Do” (To). Do tego celu użyj pola UDW (BCC).

• Odpowiadaj na maile regularnie. Przyjętą normą w biznesie jest udzielenie odpowiedzi w ciągu 24 godzin.

• Nie oznaczaj wiadomości jako pilnej, jeśli taką nie jest. Możesz zostać odebrana jako osoba niecierpliwa, a kolejne takie maile będą pomijane.

• Podczas swojej nieobecności bądź niedostępności, jeśli tylko masz możliwość, ustawiaj tzw. autorespondera. W automatycznej odpowiedzi napisz od kiedy do kiedy jesteś niedostępna oraz podaj kontakt do osoby, z którą kontaktować się w pilnych sprawach.

• Upewnij się, że wysyłane przez ciebie pliki nie są zainfekowane. Korzystaj z dobrego programu antywirusowego. Wysyłanie niebezpiecznych plików świadczy o braku rozwagi.

• Zawsze wypełniaj temat wiadomości. Zadbaj o to, aby temat był esencją zawartości e-maila. Dzięki temu odbiorca szybko odnajdzie maila w gąszczu innych. Niektórzy ignorują wiadomości bez tematu. Z drugiej strony nie wpisuj całej treści maila w pole temat, co utrudnia jego przeczytanie.

• Pisz krótkie i zwięzłe wiadomości, aby ich treść zmieściła się na jednym ekranie monitora. Staraj się nie przekraczać 25 linijek tekstu.

• Zadbaj o czytelny układ graficzny listu. Podziel tekst na akapity, aby ułatwić odbiorcy przeczytanie wiadomości.

• Zawsze umieszczaj zwrot powitalny i pożegnalny w mailu (wyjątkiem są kolejne e-maile tego samego dnia, zwłaszcza jeśli wysyłane są one w krótkich odstępach czasu).

reklama

Czytaj także

Autor:

doradca wizerunku i etykiety, portaldlasekretarek.pl

Źródło:

Sekretariat
Klasyfikacja budżetowa 2020129.00 zł
reklama

Narzędzia księgowego

reklama
reklama

POLECANE

reklama
reklama

Ostatnio na forum

reklama

Compliance 2020

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Andrzej Kik

Dyrektor ds. maszyn i urządzeń w Aureus

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama