REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowoczesne techniki komunikacji

Dorota Szcześniak-Kosiorek

REKLAMA

E-mail, wiadomość zostawiona na poczcie głosowej, krótki SMS, wymiana zdań na czacie. Dzięki korzystaniu z tych nowoczesnych środków komunikacji możemy szybko, skutecznie i niedrogo komunikować się z innymi. Wygoda i szybkość komunikacji nie zwalniają nas jednak z przestrzegania zasad dobrych manier.

Niezależnie czy piszesz list tradycyjny, e-maila, SMS-a czy rozmawiasz na czacie dbaj o poprawność językową, przejrzystą o formę, przywitanie i pożegnanie rozmówcy. Dzięki temu zrobisz dobre wrażenie na twoim rozmówcy, a wasza komunikacja będzie skuteczna.

REKLAMA

Poczta elektroniczna

E-maile są już powszechną formą komunikacji służbowej oraz prywatnej, wypierając tradycyjne papierowe listy. Pełnią jednak taką samą rolę co oficjalne pisma czy odręczne listy. Dlatego warto przestrzegać kilku zasad:

REKLAMA

• Pamiętaj, aby listy elektroniczne były napisane zgodne z regułami pisowni polskiej. Dbaj o poprawność tekstu, gdyż każda wiadomość niezależnie od formy napisania czy dostarczenia zawsze świadczy o tobie, jakości twojej pracy oraz twoim stosunku do odbiorcy listu. Jednym słowem wpływa na wizerunek twój i instytucji, którą reprezentujesz.

• Szanuj prywatność innych i nie podawaj cudzego adresu e-mailowego bez jego zgody. Dlatego nie wysyłaj e-maila do nieznanych sobie osób z widocznymi adresami wpisanymi w pole „Do” (To). Do tego celu użyj pola UDW (BCC).

• Odpowiadaj na maile regularnie. Przyjętą normą w biznesie jest udzielenie odpowiedzi w ciągu 24 godzin.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• Nie oznaczaj wiadomości jako pilnej, jeśli taką nie jest. Możesz zostać odebrana jako osoba niecierpliwa, a kolejne takie maile będą pomijane.

• Podczas swojej nieobecności bądź niedostępności, jeśli tylko masz możliwość, ustawiaj tzw. autorespondera. W automatycznej odpowiedzi napisz od kiedy do kiedy jesteś niedostępna oraz podaj kontakt do osoby, z którą kontaktować się w pilnych sprawach.

• Upewnij się, że wysyłane przez ciebie pliki nie są zainfekowane. Korzystaj z dobrego programu antywirusowego. Wysyłanie niebezpiecznych plików świadczy o braku rozwagi.

• Zawsze wypełniaj temat wiadomości. Zadbaj o to, aby temat był esencją zawartości e-maila. Dzięki temu odbiorca szybko odnajdzie maila w gąszczu innych. Niektórzy ignorują wiadomości bez tematu. Z drugiej strony nie wpisuj całej treści maila w pole temat, co utrudnia jego przeczytanie.

• Pisz krótkie i zwięzłe wiadomości, aby ich treść zmieściła się na jednym ekranie monitora. Staraj się nie przekraczać 25 linijek tekstu.

• Zadbaj o czytelny układ graficzny listu. Podziel tekst na akapity, aby ułatwić odbiorcy przeczytanie wiadomości.

• Zawsze umieszczaj zwrot powitalny i pożegnalny w mailu (wyjątkiem są kolejne e-maile tego samego dnia, zwłaszcza jeśli wysyłane są one w krótkich odstępach czasu).

• Formalne listy należy rozpocząć od „Szanowny Panie”,

• Zwracaj się po imieniu wyłącznie wówczas, gdy masz pewność, że to stosowne, jeśli dobrze znasz adresata lub otrzymałeś od niego list podpisany tylko imieniem.

• Nie zdrabniaj imienia adresata jeśli nie masz pewności, że on tę formę akceptuje. Bezpieczniej jest napisać Pani Zofio niż Pani Zosiu. Zawsze lepiej jest być bardziej oficjalnym niż zbytnio się spoufalać.

• Unikaj rozpoczynania maila od słowa „Witam”. Jest to niepoprawna forma, choć popularna. Witać kogoś możesz w progach twojego biura lub domu, a nie w miejscu, w którym on odczytuje twoją wiadomość. Jeśli jesteś z adresatem listu blisko, poprawniej będzie rozpocząć formą „Witaj” lub innymi zwrotami „Cześć” czy „Droga Aniu”.

• Zwrot pożegnalny dopasuj do zwrotu powitalnego. Nie kończ listu rozpoczętego „Droga Kasiu” słowami „Z wyrazami szacunku”.

• Najczęściej używane zwroty pożegnalne to: „Z wyrazami szacunku” zwrot używany w korespondencji z urzędnikami rządowymi lub przedstawicielami duchowieństwa. „Z poważaniem”, najczęściej stosowany zwrot w kontaktach biznesowych, może być używany wobec osób, do których zwracamy się zarówno po imieniu, jak i po nazwisku. „Pozdrawiam” zwrot nieoficjalny, choć dopuszczalny w niektórych sytuacjach biznesowych, gdy dobrze znamy adresata i zwracamy się do niego po imieniu.

• Zawsze sprawdź treść wiadomości przed wysłaniem, popraw błędy, zadbaj o interpunkcję. Pamiętaj, że odbiorca może cię ocenić na podstawie otrzymanego listu.

• Sprawdź czy dodałaś załącznik, o którym piszesz w mailu.

Telefon i telekonferencja

Jedną z szybkich form komunikacji jest rozmowa przez telefon. I tu też obowiązują określone zasady:

• Nie zawieszaj połączenia, nie pytając rozmówcy, czy może poczekać.

REKLAMA

• Nie witaj bezpośrednio osoby dzwoniącej, nawet jeśli znasz numer rozmowy przychodzącej. Nigdy nie wiesz, czy ktoś inny nie dzwoni z tego telefonu. Chyba nie chciałabyś powitać słowami „O co tym razem ci chodzi?” swojego przełożonego, który dzwoni do ciebie, korzystając z aparatu stojącego na biurku twojej koleżanki.

• Pamiętaj, że twój rozmówca słyszy wszystkie odgłosy. Dlatego w trakcie rozmowy nie jedz, nie pisz na klawiaturze komputera, nie rób porządków na biurku, nie przygotowuj sobie herbaty itp. Zajmowanie się innymi rzeczami podczas rozmowy daje komunikat twojemu rozmówcy – nie jesteś dla mnie wystarczająco ważny, żebym poświęciła ci mój cenny czas.

• Korzystając z telefonu komórkowego, pamiętaj, aby nie kłaść go na stoliku w kawiarni czy restauracji. Jest to zachowanie pokazujące, że osoba, z którą się spotykasz, nie jest w tym momencie najważniejsza. Pamiętaj, aby nie odbierać telefonu podczas spotkania. Jedynym wyjątkiem jest wcześniejsze uprzedzenie rozmówcy o tym, że będziesz musiała w trakcie odebrać telefon.

• Kontaktuj się z klientami, partnerami biznesowymi poprzez SMS tylko wówczas, jeśli masz pewność, że akceptują tę formę komunikacji.

• Na służbowym telefonie nie ustawiaj żądnych melodii ani piosenek, których oczekujący na połączenie rozmówcy będą słuchać. Jest to nieprofesjonalne. Ponadto niska jakość nagrań i aparatów telefonicznych powoduje, że dźwięki mogą być nieprzyjemne dla ucha.

• Gdy używasz trybu głośnomówiącego poinformuj rozmówcę, kto jeszcze jest w pokoju, aby nie doszło do krępującej sytuacji, gdy twój rozmówca powie coś, myśląc że jest sam.

• Nie używaj trybu głośnomówiącego, gdy dzielisz z kimś biuro. Słuchanie twoich rozmów może być dla innych irytujące i rozpraszające.

• Traktuj konferencję telefoniczną jak zwykłe spotkanie. Nie spóźniaj się i nie zajmuj się innymi rzeczami w jej trakcie.

• Osoba prowadząca konferencję telefoniczną powinna zadbać o to, by wszyscy w grupie wiedzieli, kim są pozostali uczestnicy. Należy przedstawić każdego z uczestników.

• Nie wymykaj się z telekonferencji. Nie zakładaj, że w czasie telekonferencji można niepostrzeżenie pobiec do toalety lub po herbatę. Twoja nieobecność może zostać zauważona. Takim zachowaniem możesz urazić pozostałych uczestników, którzy pomyślą, że spotkanie cię nie interesuje.

Wideokonferencja

Dla wielu firm mających oddziały rozsiane po całym świecie, które wykonują zlecenia dla klientów, oddalonych o setki kilometrów jedną z dróg komunikacji jest wideokonferencja. Oto zasady efektywnego udziału w niej:

• Ubierz się tak, jak na spotkanie twarzą w twarz. Nie zakładaj, że będziesz widoczna dla rozmówców wyłącznie od pasa w górę. Może się okazać, że w trakcie spotkania będziesz musiała wstać od stołu konferencyjnego i kamera ukaże całą twoją sylwetkę.

• Zawsze zwracaj się twarzą do kamery, kiedy mówisz. Unikaj nachylania się i czytania materiałów. Nikt z uczestników spotkania nie będzie w stanie zrozumieć, co do nich powiesz.

• Ostrożnie z gestykulacją. Kamera wyolbrzymia każdy ruch, dlatego wystrzegaj się nerwowych gestów typu bezmyślne bazgranie po kartce lub zabawa długopisem czy spinaczem biurowym.

• Zadbaj o dobre oświetlenie w pokoju, z którego podłączasz się do wideokonferencji, w przeciwnym razie uczestnicy spotkania nie będą wyraźnie widzieli twojej twarzy.

• Zwróć uwagę na możliwości sprzętu i dostosuj do nich swoją prezentację, tak by była dobrze widoczna i czytelna dla wszystkich uczestników.

Portale społecznościowe

Ważnym kanałem komunikacji firmy z otoczeniem mogą być portale społecznościowe. Wizerunek instytucji i pracowników ją reprezentujących jest tam widoczny. Udzielając się więc na różnych forach i portalach społecznościowych, przestrzegaj przyjętych norm dobrego zachowania.

• Pamiętaj, że to co piszesz w sieci, wcale nie jest anonimowe, nawet wtedy gdy tak ci się wydaje.

• W przeciwieństwie do maila, twoje słowa docierają do wielu odbiorców, a nie tylko jednego.

• Zastanów się, kto może czytać twoje wpisy i oglądać dodawane przez ciebie zdjęcia, w większości serwisów możesz ograniczyć grupę odbiorców.

• Jeśli jesteś odpowiedzialna za prowadzenie oficjalnego fun page twojej firmy, zadbaj o jakość wpisów. Powinny być napisane poprawną polszczyzną i nieść wartość dla czytających.

• Ważna jest regularność dodawania wpisów. Pamiętaj jednak, że użytkownicy internetu zalewani są morzem informacji , więc nie umieszczaj więcej wpisów niż jeden dziennie, ale i nie rzadziej niż raz w tygodniu.

Zasady korzystania z poczty głosowej:

• Gdy zostawiasz wiadomość na poczcie głosowej mów wolniej niż zwykle. Zbyt szybkie mówienie jest zmorą dla osoby odsłuchującej wiadomość, która, aby zrozumieć nagranie, musi przesłuchać je kilka razy.

• Nagrywając komuś wiadomość, zawsze podawaj swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu.

• Nie zostawiaj zbyt wielu wiadomości. Zapychanie skrzynki może odstraszyć rozmówcę i zniechęcić do kontaktów z tobą. Bombardowanie wiadomościami niczego nie przyspieszy.

• Jeśli nie znasz osoby, do której dzwonisz, nie wykorzystuj poczty głosowej, aby się jej przedstawić. Korzystniej będzie, jeśli zrobisz to osobiście lub podczas rozmowy telefonicznej „na żywo”.

• Nie załatwiaj trudnych rozmów za pośrednictwem poczty głosowej. Nie należy składać kondolencji, przekazywać poufnych ani ważnych informacji, a także kogoś krytykować.

Nagrywając powitanie na swojej poczcie głosowej:

• Przywitaj się – wiele osób zapomina o tym podstawowym przejawie kultury osobistej.

• Zadbaj o to, aby podczas nagrywania powitania w tle nie było słychać żadnych odgłosów.

• Postaraj się, by powitanie było zwięzłe, lecz nie lakoniczne typu: „Tu Agnieszka, zostaw wiadomość”. Poinformuj, kiedy będziesz mogła oddzwonić. Pamiętaj, aby regularnie odsłuchiwać nagrane wiadomości na poczcie głosowej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Minister edukacji: Będą kolejne zmiany w szkołach - edukacja zdrowotna zastąpi wychowanie do życia w rodzinie

    1 września 2025 r. w szkołach pojawi się nowy przedmiot. Edukacja zdrowotna zastąpi wychowane do życia w rodzinie – poinformowała Barbara Nowacka, minister edukacji. Uczniowie będą się uczyć m.in. o ochronie zdrowia psychicznego, odżywianiu i edukacji seksualnej.

    600 tys. zł na innowacyjny biznes. Jak się zgłosić do programu?

    Osoby z innowacyjnymi pomysłami na biznes mogą teraz zgłaszać się do Platform Startowych, które działają w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej. Pod okiem ekspertów będą mogli rozwijać swoje pomysły, a najlepsi mają szansę na dotację wynoszącą blisko 600 tys. zł.

    Min. Leszczyna: szczepienia HPV dzieci w szkołach w obecności rodzica; w soboty lub po obiedzie

    Minister Zdrowia Izabela Leszczyna przypomniała 12 kwietnia 2024 r., że szczepienie przeciw HPV w szkole byłoby świadczeniem medycznym. W związku z tym w jego trakcie będzie konieczna obecność rodzica. Chciałybyśmy organizować to w soboty albo po obiedzie, żeby rodzice, którzy pracują, mogli towarzyszyć dzieciom - wyjaśniła.

    Rząd: Będą nowe progi finansowe dla stypendium. Problem ze studentami Collegium Humanum

    1,9 mld zł zapisano na wsparcie studentów w budżecie na rok 2024 – poinformował w piątek szef resortu nauki Dariusz Wieczorek. Tym samym zwiększono środki finansowe na wsparcie studentów o 24 proc.

    REKLAMA

    Urzędy przypominają: Skorzystaj z ePUAP. Jeszcze tylko 18 dni na złożenie wniosku o dodatek osłonowy

    Wniosek o wypłatę dodatku osłonowego należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 30 kwietnia 2024 r. Wnioski złożone po tej dacie pozostawia się bez rozpatrzenia. 

    Planujesz majówkę za granicą? Nie zapomnij o EKUZ!

    Majówka 2024. Dlaczego Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego przyda się na wyjeździe? W jakich miejscach można z niej skorzystać i jak ją wyrobić? 

    Co zostanie po ludzkości? Można się zdziwić

    Geolog prof. Jan Zalasiewicz inicjator ustanowienia epoki zwanej antropocenem w rozmowie z PAP opowiada, o tym jak zmieniała się Ziemia, jaki wpływ na planetę ma człowiek i co po nas zostanie. 

    Resort rolnictwa: Przygotowano rozporządzenie dotyczące pełnej refundacji bioasekracji dla wniosków złożonych od 2024 roku

    Przygotowano rozporządzenie dotyczące pełnej refundacji bioasekracji dla wniosków złożonych od 2024 roku - wynika z informacji przekazanej dzisiaj przez wiceministra rolnictwa Jacka Czerniaka.

    REKLAMA

    Ramowe plany nauczania: Edukacja obywatelska zamiast HiT-u i obowiązkowe zajęcia z udzielania pierwszej pomocy. Projekt rozporządzenia skierowany do konsultacji

    W roku szkolnym 2024/2025 zmienią się ramowe plany nauczania. Zamiast historii i teraźniejszości zostanie wprowadzony nowy przedmiot - edukacja obywatelska. Uczniowie szkół podstawowych będą mieli zajęcia z udzielania pierwszej pomocy.

    Wojciechowski: Najbardziej uciążliwe wymogi Zielonego Ładu zostaną zmienione; zmiany wejdą z mocą wsteczną od 1 stycznia 2024 r.

    Najbardziej uciążliwe wymogi Zielonego Ładu zostaną zmienione; przewiduje to projekt rozporządzenia, który popierają wszystkie kraje - poinformował dzisiaj unijny komisarz ds. rolnictwa Janusz Wojciechowski. Zniesiony ma być m.in. obowiązek ugorowania. Zmiany wejdą z mocą wsteczną od 1 stycznia 2024 r.

    REKLAMA