Czy udowadniać własne racje podczas rozmów służbowych

Racja to „dowód przemawiający za słusznością czyjegoś postępowania.” Lubimy mieć rację, bo czujemy się wówczas bardziej inteligentni, szanowani, pomocni, prawdziwi specjaliści w określonej dziedzinie.

Aby przekonać innych do prawdziwości naszych słów, zbieramy różne, nie zawsze prawdziwe argumenty. Niekiedy wpadamy w amok, przedstawiając wydumane dowody, które mają podnieść naszą wartość, ale w rzeczywistości ukazują nas jako osoby kłótliwe, które nie potrafią przyznać się do błędu. Zanim więc zaczniemy argumentację, nieco ochłońmy z emocji, zróbmy mały rachunek sumienia i dopiero wtedy w odpowiedni sposób przedstawmy własną rację.

Kiedy przedstawiać własny punkt widzenia?

Niemal każdy walczy o własne racje, nie bądźmy więc zdziwieni, że ktoś spiera się z nami o prawidłowość wypełnienia dokumentacji kadrowej, bo sami zrobilibyśmy to samo. Nie zawsze jednak warto się kłócić. Istnieją jednak takie sytuacje, w których koniecznie należy bronić własnego zdania:

1) kiedy jesteś oskarżana o coś, czego nie zrobiłaś - ktoś niesłusznie posądzony musi zadbać o swoje dobre imię, ale tak, aby uniknąć pogorszenia sytuacji,

2) kiedy ktoś negatywnie wpływa na twoją pracę - musisz wyjaśnić sytuację, jeśli nagminnie zbierasz nagany za osobę, która źle wykonuje zadania związane z twoją pracą. Nie możesz kryć jej błędów, szczególnie jeśli to się zdarza kolejny raz. Ona naraża nie tylko ciebie na stratę czasu, a całą firmę na błędy.

3) kiedy wiesz, że podjęto działania, mające na celu zmuszenie cię do odejścia z firmy - jeżeli jesteś poddawana mobbingowi, zachowaj wyjątkową ostrożność, nie daj się sprowokować do agresji czy oskarżeń, bo może się to obrócić przeciwko tobie. Udawaj, że nic się nie dzieje, ale zbieraj dowody, że ktoś chce pozbyć się ciebie z pracy - nagrywaj rozmowy, rób kserokopie dokumentów, zachowuj e­maile.

4) kiedy błąd może spowodować straty dla firmy - powstaje dylemat: wybrać racje firmy, swoje czy współpracownika. Warto być lojalnym wobec firmy i przyznać się do własnego błędu lub wskazać błąd współpracownika podczas bezpośredniej i dyskretnej rozmowy z przełożonym. Są to sytuacje trudne, zwłaszcza kiedy czyjś błąd może dużo kosztować firmę, a ty wiesz, jak temu zapobiec,

5) kiedy wiąże się to z karą lub możliwością zwolnienia cię z pracy, należy wykazać się opanowaniem, pewnością siebie, jasnością argumentów, a także dowodami, na przykład e-mailem, w którym szef pisze: „tak, zgadzam się, żebyś podpisała tę umowę”.

Milczenie jest złotem

Przyznanie się do błędu, pełna szczerości skrucha, która zostanie doceniona lub nawet wynagrodzona? Życie to nie bajka i takie sytuacje zdarzają się wyjątkowo rzadko. Czasem warto więc przemilczeć pewne kwestie, bo można sobie lub innym zaszkodzić. Kiedy nic nie mówić?

1) Jeśli twój szef ma obsesję udowadniania własnych racji, często warto zamilknąć, szczególnie gdy kwestia jest dość błaha. Osoba postawiona wyżej w hierarchii organizacyjnej może mieć znaczący wpływ na twoje funkcjonowanie w organizacji. Zachwianie pozycji i podważanie autorytetu szefa często okazuje się zgubne. Jeżeli jednak to nie twój błąd, ale niedopatrzenie szefa spowodowało zerwanie kontraktu z ważnym klientem - wtedy zdecyduj się mówić.

2) Kiedy twoja opinia może spowodować ukaranie współpracownika - błahostka może stać się przyczyną poważnych problemów współpracownika, który popełnił niewielki błąd, zwykle lepiej zostawić sprawę w spokoju.

3) Kiedy osobą popełniającą błąd jest ulubieniec lub „prawa ręka” szefa czasem warto się powstrzymać. Nie wygrasz, bo chroni go silniejszy.

4) Kiedy ukazanie słuszności twoich stwierdzeń spotęguje istniejący konflikt, a kolejny argument zaostrzy tylko sytuację. Poczekaj na lepszy moment.

5) Kiedy masz do czynienia z osobą, „która nigdy nie popełnia błędów”.

Jak radzić sobie z ludźmi, którzy nigdy się nie mylą

Spotkania z osobami, które „nigdy się nie mylą”, bywają męczące, bo niemal zawsze musi dojść do sprzeczki. Przyczyna zachowań ludzi nastawionych na udowadnianie słuszności własnych racji wynika z ich niskiego poczucia wartości, świadomości niedopasowania do grupy pracowniczej czy zaburzeń emocjonalnych.

David J. Lieberman, autor i specjalista w dziedzinie relacji międzyludzkich, w swojej książce „Sztuka rozwiązywania konfliktów” proponuje stosowanie specyficznej strategii, która uchroni nas przed gniewem osoby wszechwiedzącej:

• Po pierwsze - zbuduj szacunek:

1) krytykuj tylko w sytuacjach podbramkowych (początkowo chwaląc),

2) jeśli ktoś popełni błąd, udziel mu wsparcia,

3) nie plotkuj, staraj się być miła i uprzejma,

4) okazuj swój szacunek wobec innych,

5) nie okazuj lekceważenia, zwłaszcza w towarzystwie.

• Po drugie - powtarzaj mu, że jest osobą opanowaną i wyjątkowo cierpliwą, co wzbudza twój podziw. Spowoduje to u rozmówcy podtrzymywanie wizerunku, który mu stworzyłeś.

• Po trzecie - chwal go, poproś o radę w kwestii osobistej, co spowoduje jego emocjonalne zaangażowanie. Wkrótce będziesz czuła się chroniona przez osobę „niepopełniającą błędów”.

Zasady argumentacji

Wykrzyczenie własnych racji nie rozwiąże spornej sytuacji. Przedstawianie swojego punktu widzenia i próba udowodnienia innym błędów to sprawy delikatne, które wymagają zastosowania odpowiednich taktyk. Warto zastosować kilka zasad:

• mieć świadomości własnych racji,

• nie negować cech charakteru oponenta, a wręcz odwrotnie, odwołać się do pochwał jego zachowań,

• wysłuchać zdania swego „przeciwnika” do końca, co pozwoli na wzbudzenie w nim poczucia kontroli,

• dodać trochę „cukru” do rozmowy („podziwiam cię za tę trudną rozmowę z klientem”), co pozwoli potem na spokojne przedstawienie własnych racji.

Sylwia Szykuła