Kategorie

Przejrzyste reguły w organizacji

Sylwia Szykuła
inforCMS
W pracy masz „wolną rękę”, czy musisz postępować według ściśle określonych reguł? Co podnosi twoją wydajność - artystyczny chaos, czy sztywne ramy działania? Zastanów się, jakie zasady organizacji panują w twoim urzędzie.

Przejrzyste reguły panujące w organizacji są bardzo ważne, gdyż dzięki nim każdy zna swoje miejsce w urzędzie. 

Reklama

Wiele osób nie przepada za nadzorem i wolą same decydować kiedy i jakie zadania mają wykonywać, ale są i tacy, którzy bardziej cenią sobie delegowanie obowiązków i uprawnień od przełożonych. Grupa pierwsza lepiej odnajduje się w niewielkich przedsiębiorstwach, ponieważ odpowiada jej brak ograniczeń i wielozadaniowość (jedna osoba zajmuje się czynnościami z różnych dziedzin), druga grupa woli pracę w firmach, w których system zarządzania jest bardziej rozwinięty, jak w korporacjach, w których o działaniu decydują odrębne uregulowania i określone wskaźniki.

System zarządzania jest kluczowy dla osiągania sukcesów firmy. Powinna być to przemyślana strategia, która obejmuje każdy poziom - zaczynając od ludzi i ich obowiązków, a kończąc na finansach i odpowiednim lokowaniu funduszy. Jest to ważne dla pracodawcy, ale i dla pracownika, który ma świadomość pracy w firmie z przyszłością, co z kolei wzmaga jego motywację i wydajność, przekładając się na wynik finansowy przedsiębiorstwa.

Delegowanie zadań

Reklama

Świadomość tego, co dokładnie należy do naszych obowiązków, pomaga nam odpowiednio zaplanować czas, przygotować się do zadania czy uniknąć nieporozumień ze współpracownikami. Przełożony przekazując nam polecenie, oczekuje samodzielności i zaangażowania, wiedząc jednocześnie, że w przypadku pytań lub błędów wynikających z wykonania zadania mamy się do kogo zgłosić. Pracownik z kolei czuje, że pracodawca mu ufa i ma świadomość nadzoru. Tym samym, stara się wykonać zadanie jak najlepiej, wiedząc, że w razie zaniedbania lub pomyłki nie będzie możliwości szukania współwinnych.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której szef wchodzi do twojego czteroosobowego pokoju, zlecając wykonanie konkretnego zadania. Nie mówi kto ma wykonać to zadanie, co zrobić z pozostałymi obowiązkami, które każda z tych czterech osób normalnie wykonuje, a które będzie musiała odłożyć, jak ma porozumieć się zespół, kto odpowie za wykonanie zadania przed szefem. Dokładne wyartykułowanie tych zagadnień powinno być przez szefa przekazane wraz z poleceniem. Niestety, często szefa nie interesuje kto zadanie wykona, po prostu ma to być zrobione. To rozumowanie wprowadza zamęt, konflikty i jest mało efektywne.

Są sytuacje, w których jeden pracownik zawsze wykonuje dodatkowe zadania za wszystkich (często osoba na niższym szczeblu hierarchii, nowa w grupie lub nieasertywna), a reszta bezkarnie unika pracy i odpowiedzialności. Najlepiej jest gdy w firmie panują przejrzyste zasady, oszczędzamy wtedy czas i nerwy. Rozwiązaniem może być wybranie przez szefa lub w drodze głosowania „team leadera”, który będzie podejmował trudniejsze decyzje, a czasem wystarczy pięciominutowa rozmowa zespołu z przełożonym, podczas której będzie ustalone, kto i na kiedy ma wykonać dane zadanie lub kto w grupie przejmie odpowiedzialność w tym przypadku. W tym momencie pojawia się jednak problem odpowiedzialności - chcemy bowiem odpowiadać za to co sami zrobiliśmy, a nie za błędy innych.

Odpowiedzialność i możliwości decyzyjne

Równie ważne jak przydział zadania danemu pracownikowi, jest wyznaczenie zakresu jego odpowiedzialności oraz decyzyjności. Musimy wiedzieć za co dokładnie odpowiadamy, w jakim zakresie mamy współpracować z innymi, czy ktoś oprócz nas również otrzymał polecenia pokrewne.

Podobnie z zakresem władzy. Musimy wiedzieć, czy zespół został poinformowany o moim zwierzchnictwie i czy je akceptuje. Zanim więc zaczniemy zarządzać współpracownikami, musimy mieć pewność, że szef nas do tego wyznaczył, a innym powiedział o swojej decyzji. W tym przypadku dobrze sprawdzają się zebrania wszystkich pracowników, na których ogłaszane są najważniejsze decyzje dotyczące zespołu albo pisemne zarządzenia. Nie powinny mieć miejsca sytuacje, w których przekazywane są pracownikom rozbieżne informacje: „Wiesz, właściwie to ty zarządzasz zespołem, wierzę w ciebie, masz moje poparcie”, a po chwili, do drugiej osoby z zespołu: „Właściwie to ty jesteś kierownikiem zespołu i rób co uważasz za stosowne, masz moje pozwolenie”. Gdy dwie osoby otrzymały ten sam komunikat i obie czują się liderami tego samego zespołu, nie można oczekiwać, że zadanie zostanie efektywnie i bezkonfliktowo wykonane.

Rozliczanie efektów, ocena pracownicza, premiowanie

W przypadku niezachowania podstawowych zasad zarządzania występują problemy z rozliczaniem pracowników. Pracodawca nie wiedząc kto i czym tak naprawdę się zajmuje, może negatywnie ocenić podwładnego, który na to nie zasługuje, i odwrotnie - przydzielić premię osobie, która nie przykładała się do swojej pracy. Sprawiedliwa ocena pracownicza będzie niemożliwa, gdyż pracodawca nie wie, kto rzeczywiście odpowiadał za określone zadanie, ile czasu mu poświęcił, jakie środki zostały wykorzystane przy realizacji, kto podejmował decyzje finansowe, jaki był poziom zaangażowania. Wiadomo, że uznanie (finansowe i pozamaterialne) ze strony przełożonego to jeden z ważniejszych środków motywujących do pracy. W przypadku niezaspokojenia tej potrzeby pracownik, który wykonywał swoją pracę dobrze, traci do niej „serce”, i może przestać przykładać się do kolejnych zadań.

Sprawiedliwa ocena i przyznanie odpowiedniego wynagrodzenia będzie możliwe tylko wówczas, gdy firma będzie dobrze zarządzana. Pomocne mogą okazać się indywidualne arkusze ocen pracowniczych, w których będzie określona ilość i jakość wykonanych zadań przez pracownika, a także szczere rozmowy dotyczące błędów i sukcesów pracownika.

Wady sztywnych uregulowań:

• Brak możliwości szybkiego rozwoju - trzeba spełnić ściśle określone normy, aby myśleć o awansie.

• Zahamowanie kreatywności - nie można zaproponować nowych rozwiązań, bo te są narzucone z góry.

• Gdy obowiązuje ścisła hierarchia służbowa, nie ma możliwości rozmowy bezpośrednio z prezesem firmy, bo po drodze jest jeszcze dwóch przełożonych.

• Brak możliwości wzięcia urlopu, gdy tego potrzebujesz, gdyż wcześniej ustalony został sztywny grafik, który nie może być zmieniony.

• Utrudnienia i strata czasu związana z nadmierną biurokracją, raportowaniem i sprawozdaniami.

Sylwia Szykuła

 

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    5 maja 2021
    Zakres dat:

    Przecieki na maturze 2021?

    Przecieki na maturze 2021. Pojawiają się liczne informacje, że na maturze z polskiego i z matematyki mogło dojść do przecieku. CKE złożyła zawiadomienie do prokuratury.

    Matura 2021: Czy były przecieki?

    Przecieki matura 2021. Nie milkną głosy, że na egzaminie maturalnym mogło dojść do przecieku. Co na to MEiN i CKE?

    Matura z matematyki 2021 – arkusz, odpowiedzi

    Matura z matematyki 2021 – prezentujemy arkusz CKE i odpowiedzi. Co na maturze 2021? Z jakimi zadaniami musieli się zmierzyć maturzyści?

    Szczepienia uczniów przeciwko COVID-19 w wakacje?

    Szczepienia uczniów przeciwko COVID-19 w wakacje? Minister Edukacji i Nauki Przemysław Czarnek odniósł się do możliwości szczepień na koronawirusa dzieci i młodzieży.

    Powrót do szkół 2021 - harmonogram, rozporządzenie

    Kiedy uczniowie wracają do szkół? W Dzienniku Ustaw ukazało się już rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki. Przedstawiamy harmonogram powrotu do nauki stacjonarnej.

    Matura z polskiego 2021 – arkusz CKE

    Matura 2021 z polskiego - arkusz CKE. Co na maturze 2021? Sprawdź jakie zadania, lektury i tematy rozprawek maturalnych pojawiły się na egzaminie. Pobierz arkusz.

    Matura z polskiego 2021 – tematy rozprawek

    Matura z polskiego 2021 – tematy rozprawek. Jakie lektury pojawiły się na maturze z polskiego 2021? Sprawdź tematy wypracowań.

    Matura 2021 – arkusze CKE, kiedy wyniki

    Matura 2021 – arkusze CKE. Kiedy poznamy zadania z tegorocznych matur oraz wyniki egzaminów?

    Matura 2021 - harmonogram egzaminów

    Matura 2021 - przedstawiamy terminy egzaminów. Matury zaczynają się już 4 maja i potrwają do 20 maja 2021 roku. Sprawdź harmonogram dzień po dniu.

    Matura 2021 – jakie przedmioty najczęściej wybierają maturzyści?

    Matura 2021 - jakie przedmioty na poziomie rozszerzonym najczęściej zdają tegoroczni maturzyści? Co trzeba zdać na maturze?

    Druga dawka szczepienia dla nauczycieli a matury

    Szczepienia nauczycieli - czy druga dawka szczepienia przeciwko COVID-19 zostanie przełożona ze względu na matury?

    Od 1 maja większa dostępność obiektów sportowych. Muzea i galerie otwarte od 4 maja

    Obiekty sportowe, muzea i galerie. Z początkiem maja wchodzą w życie nowe regulacje dotyczące ograniczeń wynikających ze stanu pandemii. Zgodnie z opublikowanym 29 kwietnia rozporządzeniem Rady Ministrów, od soboty, 1 maja, na obiektach sportowych na świeżym powietrzu będzie mogło przebywać jednocześnie do 50 osób. Także od soboty na baseny oraz zamknięte obiekty sportowe mogą wrócić zorganizowane grupy dzieci i młodzieży. 4 maja działalność w reżimie sanitarnym mogą wznowić muzea, galerie sztuki oraz inne instytucje kultury prowadzące działalność wystawienniczą.

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli - czy będą powiązane z pensją minimalną?

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli - jakie są propozycje Ministerstwa Edukacji i Nauki? Czy wynagrodzenia nauczycieli będą powiązane z pensją minimalną lub średnim wynagrodzeniem? Czy będą podwyżki dla nauczycieli?

    Szczepienie przeciw COVID-19 bez rejestracji w majówkę

    Szczepienie przeciw COVID-19 - zaszczep się w majówkę w Warszawie bez rejestracji. Kto będzie mógł się zaszczepić? Gdzie to zrobić?

    Nowe dowody osobiste - czy są bezpieczniejsze?

    Nowe dowody osobiste zaczną być wydawane od 2 sierpnia 2021 roku. Czy są bezpieczniejsze? Czy rządowa aplikacja mObywatel ochroni nas przed kradzieżą danych osobowych?

    Systemy dla sygnalistów w gminach - badania, problemy

    Jakimi kanałami pracownicy urzędu mogą zgłaszać nieprawidłowości według deklaracji gmin? Czy ankietowane gminy dopuszczają możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości?

    Czy studenci wrócą na uczelnię w październiku 2021?

    Czy studenci wrócą na uczelnie w październiku 2021? Ministerstwo Edukacji i Nauki ma przygotowane kilka scenariuszy na naukę w roku akademickim 2021/2022.

    Fundusz Odbudowy - unijne środki dla Polski

    Fundusz Odbudowy - unijne środki dla Polski. Jakie środki dla Polski zakłada unijny budżet na lata 2021-2027? Czym jest Krajowy Plan Odbudowy?

    Szczepienie przeciwko COVID-19 osób w wieku 18-39 lat

    Rejestracja na szczepienie COVID. Od 30 kwietnia e-skierowanie na szczepienie przeciw COVID-19 będą otrzymywać osoby w wieku 39-18 lat.

    Powrót do nauki stacjonarnej w szkołach – maj 2021

    Powrót do szkół nastąpi już po majówce. Najpierw do nauki stacjonarnej wrócą klasy 1-3 szkoły podstawowej, następnie starsi uczniowie. Sprawdź harmonogram powrotu do szkół w maju 2021 roku.

    Odbiór świadectw ukończenia liceum lub technikum 2021

    Odbiór świadectw ukończenia liceum lub technikum 2021. Jak powinno to wyglądać w obecnym roku szkolnym?

    Uproszczona rekrutacja na zagraniczne uczelnie w 2021 r.

    Rekrutacja na studia za granicą - jakie ułatwienia dla polskich studentów przygotowały zagraniczne uczelnie?

    Paszporty covidowe od czerwca 2021 r.?

    Paszport covidowy - czym jest? Od kiedy ma wejść w życie? Czy cyfrowe zaświadczenia o szczepieniu ułatwią wakacyjne podróże w UE?

    Edukacja domowa – dla kogo, jak wygląda?

    Edukacja domowa – czym jest? Jak zacząć? Czy potrzebna jest opinia poradni? Jakie zmiany w nauczaniu domowym wejdą w życie w 2021 r.?

    Rehabilitacja po COVID-19 - co gwarantuje NFZ?

    Rehabilitacja po COVID-19. 26 kwietnia 2021 r. Narodowy Fundusz Zdrowia rozszerzył program rehabilitacji pocovidowej ogłoszony 10 kwietnia br. Teraz pacjenci, którzy przeszli COVID-19, skorzystają z zabiegów rehabilitacyjnych także w gabinecie fizjoterapii, a nawet w domu. Dzięki profesjonalnym i indywidualnym zabiegom fizjoterapeutycznym osoby po chorobie szybciej odzyskają siły i wrócą do codziennych aktywności.