REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przejrzyste reguły w organizacji

Sylwia Szykuła
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W pracy masz „wolną rękę”, czy musisz postępować według ściśle określonych reguł? Co podnosi twoją wydajność - artystyczny chaos, czy sztywne ramy działania? Zastanów się, jakie zasady organizacji panują w twoim urzędzie.

Przejrzyste reguły panujące w organizacji są bardzo ważne, gdyż dzięki nim każdy zna swoje miejsce w urzędzie. 

REKLAMA

REKLAMA

Wiele osób nie przepada za nadzorem i wolą same decydować kiedy i jakie zadania mają wykonywać, ale są i tacy, którzy bardziej cenią sobie delegowanie obowiązków i uprawnień od przełożonych. Grupa pierwsza lepiej odnajduje się w niewielkich przedsiębiorstwach, ponieważ odpowiada jej brak ograniczeń i wielozadaniowość (jedna osoba zajmuje się czynnościami z różnych dziedzin), druga grupa woli pracę w firmach, w których system zarządzania jest bardziej rozwinięty, jak w korporacjach, w których o działaniu decydują odrębne uregulowania i określone wskaźniki.

System zarządzania jest kluczowy dla osiągania sukcesów firmy. Powinna być to przemyślana strategia, która obejmuje każdy poziom - zaczynając od ludzi i ich obowiązków, a kończąc na finansach i odpowiednim lokowaniu funduszy. Jest to ważne dla pracodawcy, ale i dla pracownika, który ma świadomość pracy w firmie z przyszłością, co z kolei wzmaga jego motywację i wydajność, przekładając się na wynik finansowy przedsiębiorstwa.

Delegowanie zadań

REKLAMA

Świadomość tego, co dokładnie należy do naszych obowiązków, pomaga nam odpowiednio zaplanować czas, przygotować się do zadania czy uniknąć nieporozumień ze współpracownikami. Przełożony przekazując nam polecenie, oczekuje samodzielności i zaangażowania, wiedząc jednocześnie, że w przypadku pytań lub błędów wynikających z wykonania zadania mamy się do kogo zgłosić. Pracownik z kolei czuje, że pracodawca mu ufa i ma świadomość nadzoru. Tym samym, stara się wykonać zadanie jak najlepiej, wiedząc, że w razie zaniedbania lub pomyłki nie będzie możliwości szukania współwinnych.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której szef wchodzi do twojego czteroosobowego pokoju, zlecając wykonanie konkretnego zadania. Nie mówi kto ma wykonać to zadanie, co zrobić z pozostałymi obowiązkami, które każda z tych czterech osób normalnie wykonuje, a które będzie musiała odłożyć, jak ma porozumieć się zespół, kto odpowie za wykonanie zadania przed szefem. Dokładne wyartykułowanie tych zagadnień powinno być przez szefa przekazane wraz z poleceniem. Niestety, często szefa nie interesuje kto zadanie wykona, po prostu ma to być zrobione. To rozumowanie wprowadza zamęt, konflikty i jest mało efektywne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Są sytuacje, w których jeden pracownik zawsze wykonuje dodatkowe zadania za wszystkich (często osoba na niższym szczeblu hierarchii, nowa w grupie lub nieasertywna), a reszta bezkarnie unika pracy i odpowiedzialności. Najlepiej jest gdy w firmie panują przejrzyste zasady, oszczędzamy wtedy czas i nerwy. Rozwiązaniem może być wybranie przez szefa lub w drodze głosowania „team leadera”, który będzie podejmował trudniejsze decyzje, a czasem wystarczy pięciominutowa rozmowa zespołu z przełożonym, podczas której będzie ustalone, kto i na kiedy ma wykonać dane zadanie lub kto w grupie przejmie odpowiedzialność w tym przypadku. W tym momencie pojawia się jednak problem odpowiedzialności - chcemy bowiem odpowiadać za to co sami zrobiliśmy, a nie za błędy innych.

Odpowiedzialność i możliwości decyzyjne

Równie ważne jak przydział zadania danemu pracownikowi, jest wyznaczenie zakresu jego odpowiedzialności oraz decyzyjności. Musimy wiedzieć za co dokładnie odpowiadamy, w jakim zakresie mamy współpracować z innymi, czy ktoś oprócz nas również otrzymał polecenia pokrewne.

Podobnie z zakresem władzy. Musimy wiedzieć, czy zespół został poinformowany o moim zwierzchnictwie i czy je akceptuje. Zanim więc zaczniemy zarządzać współpracownikami, musimy mieć pewność, że szef nas do tego wyznaczył, a innym powiedział o swojej decyzji. W tym przypadku dobrze sprawdzają się zebrania wszystkich pracowników, na których ogłaszane są najważniejsze decyzje dotyczące zespołu albo pisemne zarządzenia. Nie powinny mieć miejsca sytuacje, w których przekazywane są pracownikom rozbieżne informacje: „Wiesz, właściwie to ty zarządzasz zespołem, wierzę w ciebie, masz moje poparcie”, a po chwili, do drugiej osoby z zespołu: „Właściwie to ty jesteś kierownikiem zespołu i rób co uważasz za stosowne, masz moje pozwolenie”. Gdy dwie osoby otrzymały ten sam komunikat i obie czują się liderami tego samego zespołu, nie można oczekiwać, że zadanie zostanie efektywnie i bezkonfliktowo wykonane.

Rozliczanie efektów, ocena pracownicza, premiowanie

W przypadku niezachowania podstawowych zasad zarządzania występują problemy z rozliczaniem pracowników. Pracodawca nie wiedząc kto i czym tak naprawdę się zajmuje, może negatywnie ocenić podwładnego, który na to nie zasługuje, i odwrotnie - przydzielić premię osobie, która nie przykładała się do swojej pracy. Sprawiedliwa ocena pracownicza będzie niemożliwa, gdyż pracodawca nie wie, kto rzeczywiście odpowiadał za określone zadanie, ile czasu mu poświęcił, jakie środki zostały wykorzystane przy realizacji, kto podejmował decyzje finansowe, jaki był poziom zaangażowania. Wiadomo, że uznanie (finansowe i pozamaterialne) ze strony przełożonego to jeden z ważniejszych środków motywujących do pracy. W przypadku niezaspokojenia tej potrzeby pracownik, który wykonywał swoją pracę dobrze, traci do niej „serce”, i może przestać przykładać się do kolejnych zadań.

Sprawiedliwa ocena i przyznanie odpowiedniego wynagrodzenia będzie możliwe tylko wówczas, gdy firma będzie dobrze zarządzana. Pomocne mogą okazać się indywidualne arkusze ocen pracowniczych, w których będzie określona ilość i jakość wykonanych zadań przez pracownika, a także szczere rozmowy dotyczące błędów i sukcesów pracownika.

Wady sztywnych uregulowań:

• Brak możliwości szybkiego rozwoju - trzeba spełnić ściśle określone normy, aby myśleć o awansie.

• Zahamowanie kreatywności - nie można zaproponować nowych rozwiązań, bo te są narzucone z góry.

• Gdy obowiązuje ścisła hierarchia służbowa, nie ma możliwości rozmowy bezpośrednio z prezesem firmy, bo po drodze jest jeszcze dwóch przełożonych.

• Brak możliwości wzięcia urlopu, gdy tego potrzebujesz, gdyż wcześniej ustalony został sztywny grafik, który nie może być zmieniony.

• Utrudnienia i strata czasu związana z nadmierną biurokracją, raportowaniem i sprawozdaniami.

Sylwia Szykuła

 

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak obliczyć trzynastkę dla pracownika samorządowego? RIO: nie można wliczać jednorazowych, nieperiodycznych wypłat do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Regionalna Izba Obrachunkowa w piśmie z 28 stycznia 2025 r. wyjaśniła, że do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki) wlicza się te składniki wynagrodzenia, które przyjmowane są do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Do tej podstawy nie wlicza się natomiast jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

Z Radomia polecisz tylko w dwóch kierunkach. Jeden wkrótce będzie zawieszony

Jedynie ponad 3 tys. pasażerów. Tylu odprawiło lotnisko w Radomiu w styczniu. To o połowę mniej niż w tym samym miesiącu 2024 roku. Polskie Porty Lotnicze przekazały, że na ten moment dostępne są dwa regularne kierunki lotów.

Jak obniżyć koszty obsługi zadań pomocy społecznej? Postulaty Unii Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza

Jak obniżyć koszty obsługi zadań pomocy społecznej? Postulaty Komisji ds. Polityki Społecznej i Ochrony Zdrowia Unii Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza dotyczące usprawnienia działania organów pomocy społeczne.

Raport o stanie gminy 2025 szybko i bez błędów. Kielce, Wrocław i Jarocin już to zrobiły ... z pomocą AI

Gminom pozostało nieco ponad 100 dni na przygotowanie obowiązkowych sprawozdań, w których co roku raportują kluczowe informacje i rozliczają się z efektów realizowanych projektów. Czy to dużo czasu? Niekoniecznie, biorąc uwagę, że gminom w zależności od ich wielkości i specyficznych potrzeb stworzenie takiego opracowania zajmuje od min. 120, do nawet 2500 godzin, czyli 312 dni (!) i może angażować aż 20 pracowników (Dane szacunkowe: Integrator Danych Miejskich IRMiR). Dlatego przygotowując raport, gmina musi nierzadko sięgać po dodatkowe wsparcie. Opracowanie dokumentu kosztuje sporo wysiłku, czasu i pieniędzy, ale zdarza się, że jego lekturą nie są zainteresowani radni, więc mieszkańcy tym bardziej. Te wszystkie problemy można rozwiązać za pomocą wsparcia sztucznej inteligencji, która wygeneruje sprawozdanie o gminie. Czy to może działać? Przypadki Kielc, Jarocina i Wrocławia pokazują, że tak.

REKLAMA

EU Navigate. Program wsparcia dla osób starszych z chorobą nowotworową

Zapraszamy do udziału w projekcie EU NAVIGATE prowadzonym przez Pracownię Badań nad Starzejącym się Społeczeństwem Uniwersytetu Jagiellońskiego Collegium Medicum działającą pod kierunkiem pani profesor Katarzyny Szczerbińskiej.

Co z telefonami komórkowymi w szkołach? MEN odpowiada na ważne pytania

„W 2025 r. minister edukacji planuje przeprowadzenie badań dotyczących sposobów uregulowania przez szkoły zasad korzystania z telefonów komórkowych i innych urządzeń elektronicznych.” - zapowiedziała wiceministra Katarzyna Lubnauer w odpowiedzi na interpelację poselską.

W styczniu lekarze zdiagnozowali ok. 300 tys. zachorowań na grypę. W tym sezonie zaszczepiło się niespełna 1,7 mln osób

GIS poinformował, że od początku sezonu epidemicznego 2024/2025 w związku z powikłaniami grypy zmarło prawie tysiąc osób. Ministerstwo Zdrowia podało, że przeciw zaszczepiło się w tym sezonie niespełna 1,7 mln osób. Zapasy szczepionek są, brak tylko chętnych do szczepień.

Usługi sąsiedzkie, teleopieka dla seniorów. Do 7 lutego 2025 r. gminy mogą składać wnioski o dofinansowania

Teleopieka dla seniorów. Gminy mogą składać wnioski o dofinansowania. Kto będzie mógł skorzystać z usług sąsiedzkich, w tym m.in. z dostępu do tzw. „opieki na odległość”? Ile wynosi dofinansowanie w ramach rządowego programu "Korpus Wsparcia Seniorów" na 2025 r.?

REKLAMA

Ile wynosi liczba ludności Polski na koniec 2024 roku? [Dane GUS]

Główny Urząd Statystyczny podał wstępne szacunkowe dane dotyczące liczby ludności w Polsce na koniec 2024 r. Jest spadek.

Podwyżka o 40% (marchewka) a podniesienie wieku emerytalnego (kij). Wcześniej był postulat 3 miesięcy urlopu za 7 lat pracy w jednej firmie

Autorem propozycji podwyżki o 20% w 2025 r. i o 20% w 2026 r. jest Lider Związkowej Alternatywy Piotr Szumlewicz. Mowa jest o podwyżkach płac w sferze budżetowej w tym roku i co najmniej 20 proc. w przyszłym. Wcześniej związkowiec postulował wprowadzenie urlopu 3 miesięcy za 7 lat pracy. Propozycje oceniam jako nierealne do wprowadzenia.

REKLAMA