Serwis internetowy buduje wizerunek samorządów

Prawidłowo skonstruowana witryna internetowa ministerstwa, urzędu czy jednostki samorządu terytorialnego powinna z lewej strony na górze informować, kto jest jej właścicielem. Środek i prawa strona to najlepszy obszar dla najważniejszych treści. Po lewej stronie muszą także znajdować się elementy nawigacyjne. Ten, kto otworzy stronę urzędu, zwykle patrzy na jej górną część, a potem kieruje wzrok na środek. – Jeżeli w ciągu 15 sekund użytkownik nie jest w stanie zrobić tego, co zamierzał, to przegraliśmy – twierdzi John Shiple z serwisu Webmonkey.

Doroczny konkurs EuroCrest, organizowany dla europejskich samorządów za najlepsze strony internetowe, dowodzi, że coraz częściej autorzy serwisów sięgają do mało znanych jeszcze w Polsce metod i zasad projektowania rozbudowanych systemów hipertekstowych (serwisów internetowych), zwanych architekturą informacji (AI). Pojęcie „architektura” odnosi się do sztuki kształtowania przestrzeni, czyli projektowania, wznoszenia i artystycznego kształtowania obiektów.

Adresat strony

Jak zbudować stronę internetową województwa, miasta, powiatu czy gminy? Niezależnie od rodzaju samorządu wyróżnia się 4 grupy odbiorców, ze względu na cel i rodzaj wyszukiwanych informacji:

1) mieszkańcy,

2) inwestorzy,

3) turyści i

4) dziennikarze.

Do nich musi docierać czytelny i zrozumiały komunikat nadawcy.

Informacje przydatne mieszkańcom powinny zawierać:

• najważniejsze wydarzenia w gminie,

• miejsca i godziny pracy urzędów,

• uchwały i decyzje podejmowane przez samorząd,

• dane o życiu kulturalnym, społecznym i sportowym,

• inwestycje komunalne, projekty unijne, edukacji, konsultacjach społecznych oraz pozycji gminy w rankingach lokalnych i centralnych.

Przedsiębiorcy są zainteresowani:

• polityką gospodarczą i potencjałem inwestycyjnym samorządu,

• poziomem wykształcenia mieszkańców, stopą bezrobocia, jakością życia, poziomem dochodów,

• miejscami obsługi inwestora,

• ulgami podatkowymi i działkami inwestycyjnymi.

Odsyłanie inwestorów po informacje o gminie wyłącznie do Biuletynu Informacji Publicznej (dalej: BIP) nie przyciąga kapitału prywatnego. Marketingowym kluczem do pozyskiwania atrakcyjnych inwestycji jest dobra komunikacja z przedsiębiorcą, a więc także elektroniczna. Najlepsza oferta inwestycyjna zostanie odrzucona, jeśli inwestor natknie się na bariery komunikacyjne lub bierność urzędników.

Turyści szukają wiadomości o:

• regionalnych atrakcjach,

• prognozie pogody,

• bazie hoteli i punktów gastronomicznych oraz agroturystycznych,

• sieci dróg w gminie,

• godzinach otwarcia instytucji kulturalnych, muzeów, zamków, galerii.

Część serwisu przeznaczona dla dziennikarzy powinna być prowadzona w postaci biura prasowego, gwarantującego dostęp do poszukiwanych informacji oraz zawierającego dane kontaktowe do rzecznika prasowego oraz wydziałów i urzędników.

Informacje o samorządzie są chętniej przeglądane, jeśli nie ograniczają się do postaci tekstowej. Mogą to być tapety z widokami (do pobrania), galerie zdjęć, internetowe pocztówki, pliki dźwiękowe, animacje typu flash (np. wirtualny spacer po parku krajobrazowym czy podróż motorówką po jeziorze), wygaszacze ekranu, widoki z kamer internetowych przekazywane w czasie rzeczywistym.

Elementy niezbędne

Istnieje kilka stałych punktów, które muszą znaleźć się na stronie internetowej urzędu. Są to:

1) informacje o wojewodzie, marszałku, prezydencie, staroście, burmistrzu i wójcie,

2) krótka historia samorządu,

3) mapa – najlepiej w formie tradycyjnej i widoku z satelity (popularnością cieszą się mapy wyposażone w aplikacje do automatycznego wyszukiwania odległości i edycji ciekawych miejsc w postaci zdjęć),

4) aktualności (podstawą dobrej strony www jest systematyczność zamieszczanych informacji o gospodarce, wydarzeniach, rocznicach, inicjatywach, życiu kulturalnym i społecznym),

5) informator o urzędzie, zawierający podstawowe informacje o godzinach urzędowania, miejscach spotkań z urzędnikami, bazę adresową, e-mailową i telefoniczną jednostek samorządowych, m.in. straży miejskiej, domów kultury, policji, rzecznika praw ofiar, szpitali i przychodni,

6) wielojęzyczna forma serwisu – przynajmniej angielska, niemiecka i rosyjska.

Ważną częścią serwisu samorządowego są czaty, fora internetowe, grupy dyskusyjne, strefy wymiany plików i komentarzy, informujące o społecznych zainteresowaniach i preferencjach, lokalnych problemach i bolączkach oraz oczekiwaniach ludzi. Strona powinna też umożliwiać rejestrację, dzięki której użytkownik automatycznie otrzymuje w poczcie elektronicznej najważniejsze wiadomości samorządowe, tzw. newsletter.

Paweł Piotrowicz, Kierownik Referatu Serwisów Miejskich w Urzędzie Miasta Torunia, mówi, że dotychczasowe doświadczenie wskazuje na 2 grupy użytkowników serwisów internetowych: tych, którzy czytają wszystko oraz poszukujących konkretnych treści. – Ważna jest wyszukiwarka na stronie, ułatwiająca dostęp do pożądanej informacji. Ideą Toruńskiego Informatora Samorządowego jest przekazywanie wiadomości użytecznych dla mieszkańców zainteresowanych życiem miasta i załatwiających różne sprawy w urzędzie – mówi Paweł Piotrowicz.

Ministerstwa i urzędy

Witryna ministerstwa czy urzędu centralnego powinna być tak skonstruowana, aby mogło z niej korzystać jak najwięcej użytkowników. Zasady jej tworzenia od strony graficznej i funkcjonalnej nie odbiegają od stosowanych przy budowie witryn samorządowych. Narzędziem ułatwiającym przeglądanie serwisu może być zmiana wielkości czcionki na stronie, wprowadzana przez kombinację klawiszy komputera. Dla osób niedowidzących warto przygotować wersję tekstową serwisu o zwiększonym kontraście.

Wzorcowa strona www ministerstwa realizuje i spełnia następujące funkcje:

• informacyjną,

• wizerunkową i

• edukacyjną.

Podział procentowy między nimi ustala właściciel serwisu w taki sposób, aby internauta po kontakcie z nowym serwisem był przekonany, że jest on profesjonalny, przejrzysty, nowoczesny oraz zawierający poszukiwane informacje. Nadawca treści określa główne grupy docelowe serwisu, inne np. w przypadku Ministerstwa Zdrowia, a inne w przypadku Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (dalej: MNiSW). W portalu MNiSW naukowcy szukać będą informacji o zmianie prawa, możliwościach kariery, uzyskaniu grantów na badania, a przedsiębiorcy wiadomości o współpracy między przemysłem a nauką i dotacjach unijnych. Różnorodność ministerstw i urzędów centralnych powoduje, że trudno o jakiś wspólny „szablon” dla zakresu informacji i sposobu ich prezentacji. Pomimo to podstawowe zasady określają:

1) funkcja promocyjna serwisu – informuje o działalności urzędu,

2) funkcja użyteczna – ułatwiająca użytkownikom załatwienie spraw,

3) aktualność i kompletność podawanych informacji,

4) dostęp do aktów prawnych, druków i dokumentów,

5) interaktywność i wiarygodność serwisu.

Schematyczna strona internetowa gminy, powiatu czy województwa, oparta na szablonie, nie eksponuje wyjątkowości i odmienności określonej miejscowości. Serwis taki ma słabą siłę promocyjną, ponieważ szablon daje wiedzę typową, nie uwzględnia atrakcyjności miejsca, wynikającej z jego odmienności i wyjątkowych walorów. Dopiero czerpanie z tych zalet daje konkretnej gminie, powiatowi, województwu podstawy do budowy oryginalnego i niepowtarzalnego serwisu internetowego.

SŁOWNICZEK

Architektura informacji to sztuka oraz nauka nadawania struktur i klasyfikowania serwisów internetowych, mających na celu ułatwienie ludziom znajdowanie informacji i ich wykorzystanie.

PRAKTYCZNE RADY DOTYCZĄCE STRONY WWW:

• powinna wyświetlić się najpóźniej w ciągu 10 sekund (badania wskazują, że przekroczenie tego limitu zniechęca internautów),

• około 1/3 użytkowników pomija wstępną animację (tzw. intro) – w dużych serwisach ta forma prezentacji nie jest wskazana,

• strona powinna być przejrzysta i przyjazna dla oczu. Gwarantuje to dobór nie więcej niż 3 kolorów, najlepiej w odcieniach niebieskiego i granatu, stosowanych w postaci tła,

• proporcjonalna zawartość tekstu i znaków graficznych – zbyt duża liczba informacji tekstowych powoduje kłopoty z ich odszukaniem (wskazane jest stosowanie symboli informujących, np. o wersji językowej, kamerze internetowej, prognozie pogody itp.),

• proste menu – przy natłoku odnośników szukanie, co kryje się pod każdym z nich, jest zajęciem męczącym,

• powinna być kompatybilna z najbardziej popularnymi przeglądarkami, jak Mozilla Firefox, Opera i Internet Explorer.

EUROPEJSKIE NAGRODY ZA POLSKIE STRONY WWW

Częstochowa jest laureatem nagrody EuroCrest 2008 dla najlepszej samorządowej strony internetowej w konkursie organizowanym przez Stowarzyszenie Golden Crest we współpracy z Komisją Europejską i organizacjami łączącymi miasta budujące społeczeństwo informacyjne. W 2009 r. ta prestiżowa nagroda przypadła Rybnikowi za stronę www.rybnik.pl

Piotr Schick