Dofinansowanie z PFRON do pracy zdalnej. Jak rozliczyć?

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy¹, które określają wykonywanie pracy zdalnej. Z nową formą pracy wiążą się nowe koszty, które pokryje pracodawca. W wyniku tych zmian w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych² dodany jest nowy przepis³. Rozszerza on o koszty pracy zdalnej, definicję kosztów płacy⁴, którą wykorzystujemy we wnioskach o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych⁵. Dofinansowanie do wynagrodzeń będzie więc przysługiwać także do kosztów, jakie pracodawca poniesie w związku z pracą zdalną pracownika niepełnosprawnego.

Praca zdalna – nowe koszty w PFRON

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika np. w miejscu zamieszkania pracownika. Możliwość wykonywania pracy zdalnej jak też warunki jej wykonywania określa pracodawca. Pracodawca umożliwiający pracę zdalną powinien:

• pokryć koszty instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca i pracownik mogą ustalić zasady korzystania w trakcie pracy zdalnej z materiałów i narzędzi pracy, których nie zapewnił pracodawca. W takim przypadku pracownikowi, który wykonuje pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Więcej informacji na temat pracy zdalnej na witrynie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.

Koszty płacy w dofinansowaniu do wynagrodzeń od PFRON

Koszty płacy wykazujesz jako pracodawca, który ubiega się o dofinansowanie do wynagrodzeń - w poz. 52 załącznika INF-D-P⁶.

Koszty płacy⁷ to:

• wynagrodzenie brutto oraz
• finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia oraz
• obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy.

Od wniosków za kwiecień 2023 r. w wynagrodzeniu brutto uwzględnij również koszty pracy zdalnej: ekwiwalent lub ryczałt⁸, wypłacany pracownikowi niepełnosprawnemu w związku z pracą zdalną.

Dofinansowanie przysługuje do kosztów płacy, które opłacasz w odpowiednim terminie. Dodatkowo wynagrodzenie musisz wypłacić we właściwej formie i przed złożeniem wniosku⁹. Ekwiwalent lub ryczałt, który wypłacasz pracownikowi niepełnosprawnemu w związku z pracą zdalną jest obecnie częścią składową wynagrodzenia brutto, dlatego te warunki musisz spełnić również dla tych świadczeń.

Dofinansowanie nie przysługuje, jeżeli:

• nie przekazałeś jako pracodawca wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego (w tym ekwiwalentu lub ryczałtu związanego z pracą zdalną):
  • na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo
  • na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych.
• złożyłeś wniosek o dofinansowanie przed wypłatą wynagrodzenia pracownikowi niepełnosprawnemu, w tym ekwiwalentu lub ryczałtu związanego z pracą zdalną. Dzień wypłaty wynagrodzenia to dzień, w którym pracownik może dysponować wynagrodzeniem.
• poniosłeś koszty płacy pracownika - w tym ekwiwalent lub ryczałt związany z pracą zdalną - z uchybieniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni. Dopuszczalna jest zapłata składek ZUS powyżej 14 dnia, jeśli nie przekroczy 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy.

Uwaga!

Dofinansowanie do wynagrodzeń przysługuje do miesięcznych kosztów płacy, dlatego ekwiwalent lub ryczałt związany z pracą zdalną uwzględnij w kosztach płacy i oceń czy spełniłeś warunki, o których piszemy powyżej, jeśli świadczenia te dotyczą danego miesiąca. Dofinansowanie do wynagrodzenia danego pracownika nie przysługuje w całości za dany miesiąc, jeśli wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu dokonałeś w nieodpowiedniej formie, po terminie lub po złożeniu wniosku Wn-D.

Jeśli jednak ekwiwalent lub ryczałt związany z pracą zdalną uznasz jako pracodawca za składnik wynagrodzenia przysługujący pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc, to świadczenia te nie mogą być uwzględniane w kosztach płacy. W takiej sytuacji nie podlegają one ocenie co do warunków, niezbędnych do otrzymania dofinansowania.

Podstawy prawne

¹ Na podstawie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240)

² Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 100, ze zm.)

³ Art. 2¹ Dla celów określonych w ustawie świadczenia określone w art. 67²⁴ § 3 i 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, 1700 i 2140) wlicza się do wynagrodzenia brutto, o którym mowa w art. 2 pkt 4a.

⁴ Art. 2 ust 4a ustawy o rehabilitacji (…).

⁵ Wypłacane na podstawie art. 26 a-c ustawy o rehabilitacji (…).

⁶ Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1)

⁷ Art. 2 ust 4a ustawy o rehabilitacji (…).

⁸ Świadczenia te zostały określone w art. 67²⁴ § 3 i 4 Kodeksu pracy.

⁹ art. 26a ust. 1a¹ pkt 1a, 2, 3 i ust. 1a² ustawy o rehabilitacji (…).