Kategorie

Skuteczne doręczenie decyzji administracyjnej

Jolanta Kardasz
inforCMS
Uznanie pisma (decyzji) za doręczone ma ogromne znaczenie w postępowaniu administracyjnym, np. stanowi początek biegu terminów procesowych. Komu można doręczyć pismo? Jak to zrobić, aby doręczenie było skuteczne i zgodne z przepisami ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego?

Właściwe doręczenie pisma (decyzji) ma kluczowe znaczenie dla wykonania decyzji administracyjnych. Doręczenie jest momentem, od którego decyzja trafia do obrotu prawnego. Data, jaką opatrzony jest dokument lub data przyjęcia decyzji administracyjnej, nie ma tu znaczenia.

Redakcja poleca: Zamknięcie roku oraz instrukcja sporządzania sprawozdania finansowego za 2015 r. w jednostkach sektora finansów publicznych (książka)

Sądy administracyjne restrykcyjnie podchodzą do spełnienia wymogów doręczeń pism przez organy administracji. Z praktyki samorządowych kolegiów odwoławczych (SKO) wynika, że wiele zgłaszanych spraw dotyczy skuteczności dostarczenia decyzji. Niewłaściwe dostarczona, nie rozpoczyna biegu terminów, np. procesowych.

Organy administracji mogą dostarczyć decyzję m.in. za pośrednictwem (art. 39 k.p.a.):

• poczty,

• pracowników organu (samorządu),

• innych upoważnionych osób lub organów.

Co do zasady, wyłączność na świadczenie takich usług przysługuje operatorowi publicznemu (art. 47 ust. 1 ustawy z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe; dalej - Prawo pocztowe). Statystyki pokazują jednak, że aż ok. 1/4 przesyłek zlecanych operatorowi publicznemu jest nieskuteczna. Należy więc zwrócić uwagę na przesłanki warunkujące pewne dostarczanie ich do adresatów.

Zwykłe sposoby doręczenia

Reklama

Podstawowym sposobem doręczania decyzji jest tzw. doręczenie właściwe (zwykłe), czyli doręczenie bezpośrednio do rąk adresata decyzji (jego pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego). Adresat potwierdza (art. 42 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego; dalej - k.p.a.) odbiór przesyłki poprzez złożenie własnoręcznie podpisu i podanie daty (tzw. daty pewnej) jej odbioru na zwrotce. Taki sposób daje pewność, że decyzja została doręczona do rąk adresata i tym samym nie są potrzebne żadne dodatkowe dowody doręczenia.

Zasadą jest, że doręczone pismo należy pokwitować. Wyjątek od tej zasady to tzw. zastępcza forma pokwitowania. Jeśli odbierający decyzję uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, np. z powodu ułomności, fakt doręczenia stwierdza sam doręczający (art. 46 § 2 k.p.a.).

W przypadku nieobecności adresata w domu pismo (decyzję) można doręczyć za pokwitowaniem:

• najpierw dorosłemu domownikowi,

• a gdy go nie ma sąsiadowi lub dozorcy domu

- pod warunkiem że te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. Jest to tzw. doręczenie zastępcze.

Reklama

W k.p.a. brak jest definicji ustawowej pojęcia „dorosły” domownik. Ponieważ doręczyciel nie ma uprawnień do legitymowania osób odbierających pisma, to trzeba przyjąć, że spełnienie kryterium „dorosłości domownika” należy w tym wypadku do oceny doręczyciela (patrz: przykład).

O pozostawieniu przesyłki sąsiadowi lub dozorcy należy zawiadomić adresata, umieszczając o tym informację w jego skrzynce pocztowej albo w drzwiach mieszkania. W ten sposób powstaje domniemanie prawne (patrz: tabela), że pismo zostało doręczone adresatowi, mimo że nie odebrał go on osobiście. Dowodem na to, że sąsiad lub dozorca podjęli się oddania pisma adresatowi nie jest pokwitowanie (tylko informacja w skrzynce pocztowej adresata). Zaznaczenia wymaga fakt, że adresat musi być nieobecny w czasie doręczenia zastępczego.

Zawiadomienia pozostawione przez listonosza

Jeśli wszystkie zwykłe sposoby doręczenia pisma z urzędu okazały się nieskuteczne (brak adresata, domownika, sąsiada, dozorcy), listonosz ma obowiązek zostawić w skrzynce na korespondencję (lub na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź innym widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję) zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni. Niedoręczona przesyłka trafia zatem na pocztę.

W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie listonosz pozostawia powtórne zawiadomienie (awizo) o możliwości jej odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia (art. 44 k.p.a.). Data ta powinna być dokładnie oznaczona.

Awizo adresat otrzymuje maksymalnie 2 razy. Zawiadomienie to jest skuteczne, jeżeli złożone zostało w skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania, biura lub innego należącego do adresata pomieszczenia.

Nieodebranie przesyłki (przez zapomnienie albo z rozmysłem) z urzędu pocztowego w ciągu 14 dni powoduje, że doręczenie pisma uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu na podjęcie pisma. Jest to tzw. fikcja prawna (patrz: tabela), ponieważ de facto doręczenia nie było i pismo pozostaje w aktach sprawy (zob. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 29 marca 2007 r., sygn. akt VI S.A./Wa 38/07).

Skutki prawne doręczenia

Do uznania doręczenia za prawnie skuteczne (w trybie art. 44 k.p.a.) konieczne jest spełnienie określonych przesłanek. O fakcie zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na poczcie musi być dokonana stosowna adnotacja doręczyciela na dowodzie doręczenia. Samo umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma stempla czy wzmianki o awizowaniu przesyłki (np. nie podjęto w terminie) nie może być uznane za spełniające przesłanki doręczenia.

Rozróżnienie instytucji domniemania prawnego i fikcji prawnej jest bardzo istotne z punktu widzenia skutków prawnych doręczenia.

W sytuacji gdy minął termin złożenia odwołania od decyzji administracyjnej, zainteresowany może jedynie skorzystać z prawa złożenia wniosku o przywrócenie terminu. Natomiast gdy strona bez swojej winy nie brała udziału w postępowaniu, może wnioskować o jego wznowienie.

Skuteczne dostarczanie pism ma wymierne znaczenie dla adresata. Od momentu fikcyjnego doręczenia płyną dla niego terminy, np. odwołania się od decyzji.

Egzekwowanie doręczeń od listonoszy

W przypadku dostarczania przesyłek przez operatora publicznego to na listonoszu spoczywa, określony w § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych, obowiązek zaznaczenia wszystkich wymaganych okoliczności na zwrotnym potwierdzeniu odbioru (tzw. zwrotce).

O tym, jak należycie wykonane będą te obowiązki, decyduje sam doręczyciel. Nie oznacza to jednak, że organy administracji jako świadczeniodawcy nie mają wpływu na jakość usług pocztowych, zwłaszcza w kwestii doręczeń pism urzędowych. Z pewnością należy częściej korzystać z przepisów normujących odpowiedzialność operatora publicznego.

Formularz pocztowy

Artykuł 26 ust. 2 Prawa pocztowego wymienia różne formy doręczania przesyłek pocztowych (np. przesyłka, przekaz pocztowy). W przypadku korzystania przez organy administracji z powszechnych usług pocztowych operatora publicznego pierwszeństwo przed regulacjami wewnętrznymi tego operatora mają przepisy k.p.a. (patrz: studium przypadku).

Orzeczenia sądów administracyjnych wyraźnie wskazują, że dokonywane doręczenia pism na tzw. żółtych zwrotkach nie są traktowane jako doręczenia w trybie przepisów k.p.a., a jedynie na zasadach ogólnych. Wprawdzie w k.p.a. nie zamieszczono delegacji do wydania przepisów wykonawczych dotyczących doręczania pism przez operatora publicznego (jak w przypadku ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego i ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego), to jednak w tej sytuacji uzasadniony jest wniosek de lege ferenda (postulat przyszłych zmian w ustawodawstwie) dotyczący opracowania formalnego jednolitego wzoru potwierdzenia odbioru przesyłek poleconych w postępowaniu administracyjnym.

Do czasu ustalenia jednolitego wzoru potwierdzania odbioru przesyłek w postępowaniu administracyjnym samorządy mogą posługiwać się drukiem Kpa-5 albo drukami zwrotnych potwierdzeń odbioru pism stosowanymi przez organy podatkowe lub w postępowaniu karnym. Druki takie dostępne są w wydawnictwach akcydensowych.

SŁOWNICZEK

Data pewna - to urzędowe poświadczenie dnia dokonania czynności.

PRZYKŁAD

Nastoletnia córka (nieletnia) w czasie mojej nieobecności odebrała pismo z urzędu (dostarczył je kurier z urzędu) i potwierdziła jego odebranie. Pismo zginęło, czy w tej sytuacji można zakwestionować takie dostarczenie decyzji podatkowej?

W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy umieszcza się na drzwiach mieszkania adresata. Zastępcze doręczenie decyzji nie może być uznane za doręczenie prawidłowe, jeżeli dokonane zostało do rąk małoletniego, a adresat kwestionuje prawidłowość takiego doręczenia.

Z orzecznictwa

Fikcja prawna doręczenia pisma niepodjętego z poczty przez adresata może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy przesyłka była zaadresowana prawidłowo.

Wyrok WSA z 29 marca 2007 r., sygn. akt VI S.A./Wa 38/07

ZA SKUTECZNE UZNAJE SIĘ DORĘCZENIE:

• bezpośrednio do rąk adresata, kiedy to odbiór przesyłki potwierdzany jest jego własnoręcznym podpisem i podaniem daty,

• dorosłemu domownikowi za pokwitowaniem (listonosz nie ma prawa żądać okazania dokumentu tożsamości, sam musi ocenić, czy osoba odbierająca pismo jest pełnoletnia),

• sąsiadowi lub dozorcy, umieszczając o tym informację w skrzynce pocztowej adresata,

• po dwukrotnym awizo - nieodebranie przesyłki (przez zapomnienie albo z rozmysłem) w ciągu 14 dni powoduje, że doręczenie pisma uważa się za dokonane.

STUDIUM PRZYPADKU - POCZTA POLSKA

W Regulaminie Świadczenia Powszechnych Usług Pocztowych, wprowadzonym zarządzeniem nr 137 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej z 28 listopada 2007 r., ustalony jest tylko jeden wzór formularza potwierdzenia odbioru (wzór 14), który nie jest formularzem stosowanym w postępowaniu administracyjnym. Nie przewiduje on bowiem zamieszczenia przez doręczyciela informacji, czy i w jaki sposób zawiadomił adresata o przesyłce.

Jolanta Kardasz

Podstawy prawne:

• Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565)

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 163, poz. 1012)

• Ustawa z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 171, poz. 1056)

• Ustawa z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz.U. nr 89, poz. 555; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. nr 123, poz. 849)

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 209, poz. 1318)

• Ustawa z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (j.t. Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz. 1159; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 180, poz. 1109)

• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. nr 5, poz. 34; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 124, poz. 1039)

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    15 cze 2021
    Zakres dat:

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.