REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Skuteczne doręczenie decyzji administracyjnej

Jolanta Kardasz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Uznanie pisma (decyzji) za doręczone ma ogromne znaczenie w postępowaniu administracyjnym, np. stanowi początek biegu terminów procesowych. Komu można doręczyć pismo? Jak to zrobić, aby doręczenie było skuteczne i zgodne z przepisami ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego?

REKLAMA

Właściwe doręczenie pisma (decyzji) ma kluczowe znaczenie dla wykonania decyzji administracyjnych. Doręczenie jest momentem, od którego decyzja trafia do obrotu prawnego. Data, jaką opatrzony jest dokument lub data przyjęcia decyzji administracyjnej, nie ma tu znaczenia.

Redakcja poleca: Zamknięcie roku oraz instrukcja sporządzania sprawozdania finansowego za 2015 r. w jednostkach sektora finansów publicznych (książka)

Sądy administracyjne restrykcyjnie podchodzą do spełnienia wymogów doręczeń pism przez organy administracji. Z praktyki samorządowych kolegiów odwoławczych (SKO) wynika, że wiele zgłaszanych spraw dotyczy skuteczności dostarczenia decyzji. Niewłaściwe dostarczona, nie rozpoczyna biegu terminów, np. procesowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Organy administracji mogą dostarczyć decyzję m.in. za pośrednictwem (art. 39 k.p.a.):

• poczty,

• pracowników organu (samorządu),

• innych upoważnionych osób lub organów.

Co do zasady, wyłączność na świadczenie takich usług przysługuje operatorowi publicznemu (art. 47 ust. 1 ustawy z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe; dalej - Prawo pocztowe). Statystyki pokazują jednak, że aż ok. 1/4 przesyłek zlecanych operatorowi publicznemu jest nieskuteczna. Należy więc zwrócić uwagę na przesłanki warunkujące pewne dostarczanie ich do adresatów.

Zwykłe sposoby doręczenia

REKLAMA

Podstawowym sposobem doręczania decyzji jest tzw. doręczenie właściwe (zwykłe), czyli doręczenie bezpośrednio do rąk adresata decyzji (jego pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego). Adresat potwierdza (art. 42 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego; dalej - k.p.a.) odbiór przesyłki poprzez złożenie własnoręcznie podpisu i podanie daty (tzw. daty pewnej) jej odbioru na zwrotce. Taki sposób daje pewność, że decyzja została doręczona do rąk adresata i tym samym nie są potrzebne żadne dodatkowe dowody doręczenia.

Zasadą jest, że doręczone pismo należy pokwitować. Wyjątek od tej zasady to tzw. zastępcza forma pokwitowania. Jeśli odbierający decyzję uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, np. z powodu ułomności, fakt doręczenia stwierdza sam doręczający (art. 46 § 2 k.p.a.).

W przypadku nieobecności adresata w domu pismo (decyzję) można doręczyć za pokwitowaniem:

• najpierw dorosłemu domownikowi,

• a gdy go nie ma sąsiadowi lub dozorcy domu

- pod warunkiem że te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. Jest to tzw. doręczenie zastępcze.

REKLAMA

W k.p.a. brak jest definicji ustawowej pojęcia „dorosły” domownik. Ponieważ doręczyciel nie ma uprawnień do legitymowania osób odbierających pisma, to trzeba przyjąć, że spełnienie kryterium „dorosłości domownika” należy w tym wypadku do oceny doręczyciela (patrz: przykład).

O pozostawieniu przesyłki sąsiadowi lub dozorcy należy zawiadomić adresata, umieszczając o tym informację w jego skrzynce pocztowej albo w drzwiach mieszkania. W ten sposób powstaje domniemanie prawne (patrz: tabela), że pismo zostało doręczone adresatowi, mimo że nie odebrał go on osobiście. Dowodem na to, że sąsiad lub dozorca podjęli się oddania pisma adresatowi nie jest pokwitowanie (tylko informacja w skrzynce pocztowej adresata). Zaznaczenia wymaga fakt, że adresat musi być nieobecny w czasie doręczenia zastępczego.

Zawiadomienia pozostawione przez listonosza

Jeśli wszystkie zwykłe sposoby doręczenia pisma z urzędu okazały się nieskuteczne (brak adresata, domownika, sąsiada, dozorcy), listonosz ma obowiązek zostawić w skrzynce na korespondencję (lub na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź innym widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję) zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni. Niedoręczona przesyłka trafia zatem na pocztę.

W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie listonosz pozostawia powtórne zawiadomienie (awizo) o możliwości jej odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia (art. 44 k.p.a.). Data ta powinna być dokładnie oznaczona.

Awizo adresat otrzymuje maksymalnie 2 razy. Zawiadomienie to jest skuteczne, jeżeli złożone zostało w skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania, biura lub innego należącego do adresata pomieszczenia.

Nieodebranie przesyłki (przez zapomnienie albo z rozmysłem) z urzędu pocztowego w ciągu 14 dni powoduje, że doręczenie pisma uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu na podjęcie pisma. Jest to tzw. fikcja prawna (patrz: tabela), ponieważ de facto doręczenia nie było i pismo pozostaje w aktach sprawy (zob. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 29 marca 2007 r., sygn. akt VI S.A./Wa 38/07).

Skutki prawne doręczenia

Do uznania doręczenia za prawnie skuteczne (w trybie art. 44 k.p.a.) konieczne jest spełnienie określonych przesłanek. O fakcie zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na poczcie musi być dokonana stosowna adnotacja doręczyciela na dowodzie doręczenia. Samo umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma stempla czy wzmianki o awizowaniu przesyłki (np. nie podjęto w terminie) nie może być uznane za spełniające przesłanki doręczenia.

Rozróżnienie instytucji domniemania prawnego i fikcji prawnej jest bardzo istotne z punktu widzenia skutków prawnych doręczenia.

W sytuacji gdy minął termin złożenia odwołania od decyzji administracyjnej, zainteresowany może jedynie skorzystać z prawa złożenia wniosku o przywrócenie terminu. Natomiast gdy strona bez swojej winy nie brała udziału w postępowaniu, może wnioskować o jego wznowienie.

Skuteczne dostarczanie pism ma wymierne znaczenie dla adresata. Od momentu fikcyjnego doręczenia płyną dla niego terminy, np. odwołania się od decyzji.

Egzekwowanie doręczeń od listonoszy

W przypadku dostarczania przesyłek przez operatora publicznego to na listonoszu spoczywa, określony w § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych, obowiązek zaznaczenia wszystkich wymaganych okoliczności na zwrotnym potwierdzeniu odbioru (tzw. zwrotce).

O tym, jak należycie wykonane będą te obowiązki, decyduje sam doręczyciel. Nie oznacza to jednak, że organy administracji jako świadczeniodawcy nie mają wpływu na jakość usług pocztowych, zwłaszcza w kwestii doręczeń pism urzędowych. Z pewnością należy częściej korzystać z przepisów normujących odpowiedzialność operatora publicznego.

Formularz pocztowy

Artykuł 26 ust. 2 Prawa pocztowego wymienia różne formy doręczania przesyłek pocztowych (np. przesyłka, przekaz pocztowy). W przypadku korzystania przez organy administracji z powszechnych usług pocztowych operatora publicznego pierwszeństwo przed regulacjami wewnętrznymi tego operatora mają przepisy k.p.a. (patrz: studium przypadku).

Orzeczenia sądów administracyjnych wyraźnie wskazują, że dokonywane doręczenia pism na tzw. żółtych zwrotkach nie są traktowane jako doręczenia w trybie przepisów k.p.a., a jedynie na zasadach ogólnych. Wprawdzie w k.p.a. nie zamieszczono delegacji do wydania przepisów wykonawczych dotyczących doręczania pism przez operatora publicznego (jak w przypadku ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego i ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego), to jednak w tej sytuacji uzasadniony jest wniosek de lege ferenda (postulat przyszłych zmian w ustawodawstwie) dotyczący opracowania formalnego jednolitego wzoru potwierdzenia odbioru przesyłek poleconych w postępowaniu administracyjnym.

Do czasu ustalenia jednolitego wzoru potwierdzania odbioru przesyłek w postępowaniu administracyjnym samorządy mogą posługiwać się drukiem Kpa-5 albo drukami zwrotnych potwierdzeń odbioru pism stosowanymi przez organy podatkowe lub w postępowaniu karnym. Druki takie dostępne są w wydawnictwach akcydensowych.

SŁOWNICZEK

Data pewna - to urzędowe poświadczenie dnia dokonania czynności.

PRZYKŁAD

Nastoletnia córka (nieletnia) w czasie mojej nieobecności odebrała pismo z urzędu (dostarczył je kurier z urzędu) i potwierdziła jego odebranie. Pismo zginęło, czy w tej sytuacji można zakwestionować takie dostarczenie decyzji podatkowej?

W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy umieszcza się na drzwiach mieszkania adresata. Zastępcze doręczenie decyzji nie może być uznane za doręczenie prawidłowe, jeżeli dokonane zostało do rąk małoletniego, a adresat kwestionuje prawidłowość takiego doręczenia.

Z orzecznictwa

Fikcja prawna doręczenia pisma niepodjętego z poczty przez adresata może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy przesyłka była zaadresowana prawidłowo.

Wyrok WSA z 29 marca 2007 r., sygn. akt VI S.A./Wa 38/07

ZA SKUTECZNE UZNAJE SIĘ DORĘCZENIE:

• bezpośrednio do rąk adresata, kiedy to odbiór przesyłki potwierdzany jest jego własnoręcznym podpisem i podaniem daty,

• dorosłemu domownikowi za pokwitowaniem (listonosz nie ma prawa żądać okazania dokumentu tożsamości, sam musi ocenić, czy osoba odbierająca pismo jest pełnoletnia),

• sąsiadowi lub dozorcy, umieszczając o tym informację w skrzynce pocztowej adresata,

• po dwukrotnym awizo - nieodebranie przesyłki (przez zapomnienie albo z rozmysłem) w ciągu 14 dni powoduje, że doręczenie pisma uważa się za dokonane.

STUDIUM PRZYPADKU - POCZTA POLSKA

W Regulaminie Świadczenia Powszechnych Usług Pocztowych, wprowadzonym zarządzeniem nr 137 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej z 28 listopada 2007 r., ustalony jest tylko jeden wzór formularza potwierdzenia odbioru (wzór 14), który nie jest formularzem stosowanym w postępowaniu administracyjnym. Nie przewiduje on bowiem zamieszczenia przez doręczyciela informacji, czy i w jaki sposób zawiadomił adresata o przesyłce.

Jolanta Kardasz

Podstawy prawne:

• Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565)

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 163, poz. 1012)

• Ustawa z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 171, poz. 1056)

• Ustawa z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz.U. nr 89, poz. 555; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. nr 123, poz. 849)

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 209, poz. 1318)

• Ustawa z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (j.t. Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz. 1159; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 180, poz. 1109)

• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. nr 5, poz. 34; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 124, poz. 1039)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZNP: Pominięci nauczyciela otrzymają bon 2500 zł. Nauczyciele szkół średnich także z bonem

Plan rządu: W okresie styczeń - marzec 2025 r. rozpocznie się dystrybucja bonów dla nauczycieli klas I-III i szkół ponadpodstawowych. Bon umożliwi zakup np. laptopa. Jego wartość 2500 zł.  

Od 1 stycznia 2026 r. zasiłek pogrzebowy w wysokości 7000 zł. Komentarz Polskiej Izby Branży Pogrzebowej

Od 1 stycznia 2026 r. zasiłek pogrzebowy w wysokości 7000 zł. Komentarz Polskiej Izby Branży Pogrzebowej. Na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano nowy projekt nowelizacji zakładający zwiększenie zasiłku pogrzebowego.

Rząd: W szkołach oświadczenia rodziców zastąpią zaświadczenia. Drobna różnica dużym ułatwieniem dla wszystkich

Oświadczenia rodzice złożą z własnoręcznym podpisem przed wycieczką (jako opiekunowie uczniów). Dokument opatrzony będzie rygorem odpowiedzialności karnej. Dokument ten zastąpi zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego potwierdzające, że rodzice nie są przestępcami seksualnymi (taka okoliczność wyklucza możliwość sprawowania opieki nad dziećmi).

Nauczyciele alarmują: Dodatki procentowe do pensji samorządy zamieniają nam na dodatki stałe. Stracimy na inflacji

Taka sytuacja miała miejsce w Bochni - samorządowcy zamienili dodatki do pensji nauczycieli, które rosły procentowo wraz z podwyżkami na sztywno określone kwoty. W efekcie inflacja i podwyżki nie będą zwiększały wartości dodatków.

REKLAMA

Dostęp do bezpłatnych leków dla dzieci i seniorów. Kto będzie mógł wystawić receptę? [nowelizacja]

Dostęp do bezpłatnych leków dla dzieci i seniorów. Kto będzie mógł wystawić receptę? Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy zwiększającej dostępność do bezpłatnych leków dla osób do 18 roku życia i powyżej 65 roku życia.

Bon senioralny. Usługi dla seniorów od 75 roku życia. Do 12 grudnia 2024 r. trwają konsultacje ws. projektu ustawy

Bon senioralny. Usługi dla seniorów od 75 roku życia. Do 12 grudnia 2024 r. trwają konsultacje ws. projektu ustawy o bonie senioralnym. Ustawa wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów ustalono na II kwartał 2025 r.

Od 28 czerwca 2025 r. proste, jasne, dostępne i zrozumiałe informacje o usługach płatniczych? Komentarz ekspercki

Od 28 czerwca 2025 r. proste, jasne, dostępne i zrozumiałe informacje o usługach płatniczych? Komentarz ekspercki. Co zmieni ustawa zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze?

W 2025 r. dodatek za wysługę lat 1242,2 zł po podwyżce. Da to 7453,2 zł brutto nauczycielom dyplomowanym. Tym doświadczonym

W 2025 r. dodatek za wysługę lat wyniesie 1242,2 zł. Da to 7453,2 zł brutto nauczycielom dyplomowanym. Tym z 20-letnim stażem.

REKLAMA

Darmowe szkolenia dla nauczycieli przedszkolnych oraz dla nauczycieli szkolnych. Nowy projekt na rzecz kompetencji cyfrowych

Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało o nowych projektach na rzecz kompetencji cyfrowych nauczycieli. Resort wskazał, że szkolenia obejmą nauczycieli szkolnych oraz przedszkolnych. Poniżej informacje dotyczące projektu. 

Czy w Polsce będzie zakaz używania telefonów komórkowych w szkole jak w Norwegii? Smartfony dzieci w przedszkolu i zerówce - MEN: trzeba to uregulować

Zdaniem wiceministra edukacji Pauliny Piechny-Więckiewicz na pewno trzeba uregulować kwestię dostępu do smartfonów, jeżeli chodzi o przedszkola i nauczanie początkowe. Wiceminister poinformowała też, że Ministerstwo Edukacji Narodowej analizuje sytuację dotyczącą używania telefonów komórkowych w szkołach. MEN analizuje w szczególności przepisy (i ich działanie w praktyce) obowiązujące w Norwegii, gdzie w lutym 2024 r. Norweska Dyrekcja ds. Edukacji wydała zalecenie zakazu używania przez uczniów telefonów komórkowych oraz tzw. zegarków inteligentnych w szkołach podstawowych, gimnazjach oraz szkołach średnich.

REKLAMA