Skuteczne doręczenie decyzji administracyjnej

Właściwe doręczenie pisma (decyzji) ma kluczowe znaczenie dla wykonania decyzji administracyjnych. Doręczenie jest momentem, od którego decyzja trafia do obrotu prawnego. Data, jaką opatrzony jest dokument lub data przyjęcia decyzji administracyjnej, nie ma tu znaczenia.

Redakcja poleca: Zamknięcie roku oraz instrukcja sporządzania sprawozdania finansowego za 2015 r. w jednostkach sektora finansów publicznych (książka)

Sądy administracyjne restrykcyjnie podchodzą do spełnienia wymogów doręczeń pism przez organy administracji. Z praktyki samorządowych kolegiów odwoławczych (SKO) wynika, że wiele zgłaszanych spraw dotyczy skuteczności dostarczenia decyzji. Niewłaściwe dostarczona, nie rozpoczyna biegu terminów, np. procesowych.

Organy administracji mogą dostarczyć decyzję m.in. za pośrednictwem (art. 39 k.p.a.):

• poczty,

• pracowników organu (samorządu),

• innych upoważnionych osób lub organów.

Co do zasady, wyłączność na świadczenie takich usług przysługuje operatorowi publicznemu (art. 47 ust. 1 ustawy z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe; dalej - Prawo pocztowe). Statystyki pokazują jednak, że aż ok. 1/4 przesyłek zlecanych operatorowi publicznemu jest nieskuteczna. Należy więc zwrócić uwagę na przesłanki warunkujące pewne dostarczanie ich do adresatów.

Zwykłe sposoby doręczenia

Podstawowym sposobem doręczania decyzji jest tzw. doręczenie właściwe (zwykłe), czyli doręczenie bezpośrednio do rąk adresata decyzji (jego pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego). Adresat potwierdza (art. 42 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego; dalej - k.p.a.) odbiór przesyłki poprzez złożenie własnoręcznie podpisu i podanie daty (tzw. daty pewnej) jej odbioru na zwrotce. Taki sposób daje pewność, że decyzja została doręczona do rąk adresata i tym samym nie są potrzebne żadne dodatkowe dowody doręczenia.

Zasadą jest, że doręczone pismo należy pokwitować. Wyjątek od tej zasady to tzw. zastępcza forma pokwitowania. Jeśli odbierający decyzję uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, np. z powodu ułomności, fakt doręczenia stwierdza sam doręczający (art. 46 § 2 k.p.a.).

W przypadku nieobecności adresata w domu pismo (decyzję) można doręczyć za pokwitowaniem:

• najpierw dorosłemu domownikowi,

• a gdy go nie ma sąsiadowi lub dozorcy domu

- pod warunkiem że te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. Jest to tzw. doręczenie zastępcze.