REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Skuteczne doręczenie decyzji administracyjnej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jolanta Kardasz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Uznanie pisma (decyzji) za doręczone ma ogromne znaczenie w postępowaniu administracyjnym, np. stanowi początek biegu terminów procesowych. Komu można doręczyć pismo? Jak to zrobić, aby doręczenie było skuteczne i zgodne z przepisami ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego?

REKLAMA

Właściwe doręczenie pisma (decyzji) ma kluczowe znaczenie dla wykonania decyzji administracyjnych. Doręczenie jest momentem, od którego decyzja trafia do obrotu prawnego. Data, jaką opatrzony jest dokument lub data przyjęcia decyzji administracyjnej, nie ma tu znaczenia.

Redakcja poleca: Zamknięcie roku oraz instrukcja sporządzania sprawozdania finansowego za 2015 r. w jednostkach sektora finansów publicznych (książka)

Sądy administracyjne restrykcyjnie podchodzą do spełnienia wymogów doręczeń pism przez organy administracji. Z praktyki samorządowych kolegiów odwoławczych (SKO) wynika, że wiele zgłaszanych spraw dotyczy skuteczności dostarczenia decyzji. Niewłaściwe dostarczona, nie rozpoczyna biegu terminów, np. procesowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Organy administracji mogą dostarczyć decyzję m.in. za pośrednictwem (art. 39 k.p.a.):

• poczty,

• pracowników organu (samorządu),

• innych upoważnionych osób lub organów.

Co do zasady, wyłączność na świadczenie takich usług przysługuje operatorowi publicznemu (art. 47 ust. 1 ustawy z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe; dalej - Prawo pocztowe). Statystyki pokazują jednak, że aż ok. 1/4 przesyłek zlecanych operatorowi publicznemu jest nieskuteczna. Należy więc zwrócić uwagę na przesłanki warunkujące pewne dostarczanie ich do adresatów.

Zwykłe sposoby doręczenia

REKLAMA

Podstawowym sposobem doręczania decyzji jest tzw. doręczenie właściwe (zwykłe), czyli doręczenie bezpośrednio do rąk adresata decyzji (jego pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego). Adresat potwierdza (art. 42 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego; dalej - k.p.a.) odbiór przesyłki poprzez złożenie własnoręcznie podpisu i podanie daty (tzw. daty pewnej) jej odbioru na zwrotce. Taki sposób daje pewność, że decyzja została doręczona do rąk adresata i tym samym nie są potrzebne żadne dodatkowe dowody doręczenia.

Zasadą jest, że doręczone pismo należy pokwitować. Wyjątek od tej zasady to tzw. zastępcza forma pokwitowania. Jeśli odbierający decyzję uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, np. z powodu ułomności, fakt doręczenia stwierdza sam doręczający (art. 46 § 2 k.p.a.).

W przypadku nieobecności adresata w domu pismo (decyzję) można doręczyć za pokwitowaniem:

• najpierw dorosłemu domownikowi,

• a gdy go nie ma sąsiadowi lub dozorcy domu

- pod warunkiem że te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. Jest to tzw. doręczenie zastępcze.

REKLAMA

W k.p.a. brak jest definicji ustawowej pojęcia „dorosły” domownik. Ponieważ doręczyciel nie ma uprawnień do legitymowania osób odbierających pisma, to trzeba przyjąć, że spełnienie kryterium „dorosłości domownika” należy w tym wypadku do oceny doręczyciela (patrz: przykład).

O pozostawieniu przesyłki sąsiadowi lub dozorcy należy zawiadomić adresata, umieszczając o tym informację w jego skrzynce pocztowej albo w drzwiach mieszkania. W ten sposób powstaje domniemanie prawne (patrz: tabela), że pismo zostało doręczone adresatowi, mimo że nie odebrał go on osobiście. Dowodem na to, że sąsiad lub dozorca podjęli się oddania pisma adresatowi nie jest pokwitowanie (tylko informacja w skrzynce pocztowej adresata). Zaznaczenia wymaga fakt, że adresat musi być nieobecny w czasie doręczenia zastępczego.

Zawiadomienia pozostawione przez listonosza

Jeśli wszystkie zwykłe sposoby doręczenia pisma z urzędu okazały się nieskuteczne (brak adresata, domownika, sąsiada, dozorcy), listonosz ma obowiązek zostawić w skrzynce na korespondencję (lub na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź innym widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję) zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni. Niedoręczona przesyłka trafia zatem na pocztę.

W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie listonosz pozostawia powtórne zawiadomienie (awizo) o możliwości jej odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia (art. 44 k.p.a.). Data ta powinna być dokładnie oznaczona.

Awizo adresat otrzymuje maksymalnie 2 razy. Zawiadomienie to jest skuteczne, jeżeli złożone zostało w skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania, biura lub innego należącego do adresata pomieszczenia.

Nieodebranie przesyłki (przez zapomnienie albo z rozmysłem) z urzędu pocztowego w ciągu 14 dni powoduje, że doręczenie pisma uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu na podjęcie pisma. Jest to tzw. fikcja prawna (patrz: tabela), ponieważ de facto doręczenia nie było i pismo pozostaje w aktach sprawy (zob. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 29 marca 2007 r., sygn. akt VI S.A./Wa 38/07).

Skutki prawne doręczenia

Do uznania doręczenia za prawnie skuteczne (w trybie art. 44 k.p.a.) konieczne jest spełnienie określonych przesłanek. O fakcie zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na poczcie musi być dokonana stosowna adnotacja doręczyciela na dowodzie doręczenia. Samo umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma stempla czy wzmianki o awizowaniu przesyłki (np. nie podjęto w terminie) nie może być uznane za spełniające przesłanki doręczenia.

Rozróżnienie instytucji domniemania prawnego i fikcji prawnej jest bardzo istotne z punktu widzenia skutków prawnych doręczenia.

W sytuacji gdy minął termin złożenia odwołania od decyzji administracyjnej, zainteresowany może jedynie skorzystać z prawa złożenia wniosku o przywrócenie terminu. Natomiast gdy strona bez swojej winy nie brała udziału w postępowaniu, może wnioskować o jego wznowienie.

Skuteczne dostarczanie pism ma wymierne znaczenie dla adresata. Od momentu fikcyjnego doręczenia płyną dla niego terminy, np. odwołania się od decyzji.

Egzekwowanie doręczeń od listonoszy

W przypadku dostarczania przesyłek przez operatora publicznego to na listonoszu spoczywa, określony w § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych, obowiązek zaznaczenia wszystkich wymaganych okoliczności na zwrotnym potwierdzeniu odbioru (tzw. zwrotce).

O tym, jak należycie wykonane będą te obowiązki, decyduje sam doręczyciel. Nie oznacza to jednak, że organy administracji jako świadczeniodawcy nie mają wpływu na jakość usług pocztowych, zwłaszcza w kwestii doręczeń pism urzędowych. Z pewnością należy częściej korzystać z przepisów normujących odpowiedzialność operatora publicznego.

Formularz pocztowy

Artykuł 26 ust. 2 Prawa pocztowego wymienia różne formy doręczania przesyłek pocztowych (np. przesyłka, przekaz pocztowy). W przypadku korzystania przez organy administracji z powszechnych usług pocztowych operatora publicznego pierwszeństwo przed regulacjami wewnętrznymi tego operatora mają przepisy k.p.a. (patrz: studium przypadku).

Orzeczenia sądów administracyjnych wyraźnie wskazują, że dokonywane doręczenia pism na tzw. żółtych zwrotkach nie są traktowane jako doręczenia w trybie przepisów k.p.a., a jedynie na zasadach ogólnych. Wprawdzie w k.p.a. nie zamieszczono delegacji do wydania przepisów wykonawczych dotyczących doręczania pism przez operatora publicznego (jak w przypadku ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego i ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego), to jednak w tej sytuacji uzasadniony jest wniosek de lege ferenda (postulat przyszłych zmian w ustawodawstwie) dotyczący opracowania formalnego jednolitego wzoru potwierdzenia odbioru przesyłek poleconych w postępowaniu administracyjnym.

Do czasu ustalenia jednolitego wzoru potwierdzania odbioru przesyłek w postępowaniu administracyjnym samorządy mogą posługiwać się drukiem Kpa-5 albo drukami zwrotnych potwierdzeń odbioru pism stosowanymi przez organy podatkowe lub w postępowaniu karnym. Druki takie dostępne są w wydawnictwach akcydensowych.

SŁOWNICZEK

Data pewna - to urzędowe poświadczenie dnia dokonania czynności.

PRZYKŁAD

Nastoletnia córka (nieletnia) w czasie mojej nieobecności odebrała pismo z urzędu (dostarczył je kurier z urzędu) i potwierdziła jego odebranie. Pismo zginęło, czy w tej sytuacji można zakwestionować takie dostarczenie decyzji podatkowej?

W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy umieszcza się na drzwiach mieszkania adresata. Zastępcze doręczenie decyzji nie może być uznane za doręczenie prawidłowe, jeżeli dokonane zostało do rąk małoletniego, a adresat kwestionuje prawidłowość takiego doręczenia.

Z orzecznictwa

Fikcja prawna doręczenia pisma niepodjętego z poczty przez adresata może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy przesyłka była zaadresowana prawidłowo.

Wyrok WSA z 29 marca 2007 r., sygn. akt VI S.A./Wa 38/07

ZA SKUTECZNE UZNAJE SIĘ DORĘCZENIE:

• bezpośrednio do rąk adresata, kiedy to odbiór przesyłki potwierdzany jest jego własnoręcznym podpisem i podaniem daty,

• dorosłemu domownikowi za pokwitowaniem (listonosz nie ma prawa żądać okazania dokumentu tożsamości, sam musi ocenić, czy osoba odbierająca pismo jest pełnoletnia),

• sąsiadowi lub dozorcy, umieszczając o tym informację w skrzynce pocztowej adresata,

• po dwukrotnym awizo - nieodebranie przesyłki (przez zapomnienie albo z rozmysłem) w ciągu 14 dni powoduje, że doręczenie pisma uważa się za dokonane.

STUDIUM PRZYPADKU - POCZTA POLSKA

W Regulaminie Świadczenia Powszechnych Usług Pocztowych, wprowadzonym zarządzeniem nr 137 Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej z 28 listopada 2007 r., ustalony jest tylko jeden wzór formularza potwierdzenia odbioru (wzór 14), który nie jest formularzem stosowanym w postępowaniu administracyjnym. Nie przewiduje on bowiem zamieszczenia przez doręczyciela informacji, czy i w jaki sposób zawiadomił adresata o przesyłce.

Jolanta Kardasz

Podstawy prawne:

• Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565)

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 163, poz. 1012)

• Ustawa z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 171, poz. 1056)

• Ustawa z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz.U. nr 89, poz. 555; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. nr 123, poz. 849)

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 209, poz. 1318)

• Ustawa z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (j.t. Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz. 1159; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 180, poz. 1109)

• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. nr 5, poz. 34; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 124, poz. 1039)

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PPP rośnie w siłę. Podsumowanie X Forum Liderów PPP

„Przyszłość PPP w Polsce” była tematem przewodnim jubileuszowej, dziesiątej edycji Forum Liderów PPP, która odbyła się 16 czerwca 2025 roku w Warszawie. W wydarzeniu wzięli udział przedstawiciele administracji rządowej i samorządowej, parlamentarzyści, eksperci, instytucje finansujące, partnerzy prywatni oraz promotorzy projektów realizowanych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego. Wśród gości znaleźli się m.in. wicemarszałek Senatu Maciej Żywno, senatorowie Joanna Sekuła i Adam Szejnfeld, a także praktycy rynku PPP z Polski i Europy.

Nowy wariant Covid-19 o nazwie Nimbus. Jakie objawy?

Nowy wariant koronawirusa Covid-19, nazwany Nimbus, zaczyna się rozprzestrzeniać – podaje amerykańskie Centrum Prewencji i Kontroli Chorób (CDC). Zakażenia tym szczepem odnotowano już w Azji, Stanach Zjednoczonych oraz Europie. Nimbus objawia się przede wszystkim silnym bólem gardła, jednak nie jest groźniejszy niż wcześniejsze warianty Omikrona.

Zwolnienia lekarskie pod lupą. ZUS i pracodawcy skontrolowali tysiące pracowników

W pierwszym kwartale 2025 roku pracownicy ZUS z Pomorza przeprowadzili ponad 2,5 tysiąca kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Co dziesiąta kontrola zakończyła się odebraniem prawa do zasiłku. Okazuje się jednak, że nie tylko ZUS miał prawo do takich działań – również pracodawcy weryfikowali, czy zwolnienia były wykorzystywane zgodnie z przepisami.

Odpowiedzialność trenera personalnego za kontuzje

Branża fitness dynamicznie się rozwija. Coraz więcej osób uzyskuje kwalifikacje trenera personalnego lub instruktora fitness i podejmuje się trenowania podopiecznych w ramach współpracy z siłownią, czy klubem fitness, albo działając na własną rękę. W toku takich treningów zdarzają się jednak kontuzje.

REKLAMA

Strefa czystego transportu (STC) w Krakowie od 1 stycznia 2026 r.

W głosowaniu przeprowadzonym w nocy ze środy (11.06.) na czwartek (12.06.), Rada Miasta Krakowa większością głosów zdecydowała, że SCT zacznie obowiązywać od stycznia 2026 r. i obejmie obszar do granic IV obwodnicy. Oznacza to, że nowymi przepisami objęta zostanie niemal cała powierzchnia miasta – z wyłączeniem jego obrzeży, w tym m.in. Wzgórz Krzesławickich i Swoszowic.

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Patologie publicznej służby zdrowia. OZPSP: Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych firm; lekarz na kontrakcie to prywatna działalność prowadzona na szpitalnym sprzęcie

W ochronie zdrowia państwo nie istnieje; publiczny system to maszynka do zarabiania pieniędzy - powiedział w wywiadzie dla PAP Mariusz Trojanowski z Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Szpitali Powiatowych (OZPSP). Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych podmiotów - podkreślił.

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

REKLAMA

Tańsze leki dzięki importowi równoległemu? Konieczne są zmiany legislacyjne w obszarze importu równoległego. Apel do resortu zdrowia

Trwają prace nad nowelizacją ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw. Stowarzyszenie reprezentujące importerów równoległych leków apeluje o uproszczenie procedur i likwidację barier administracyjnych, które dziś blokują ten segment rynku.

Ponad 500 pociągów PKP Intercity na dobę w nowym rozkładzie jazdy na lato

15 czerwca wchodzi w życie letni rozkład jazdy PKP Intercity. Wiceminister infrastruktury Piotr Malepszak zapowiedział, że planowanych jest ponad 500 pociągów na dobę.

REKLAMA