REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak archiwizować księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową?

Jak archiwizować księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową?/ fot. Shutterstock
Jak archiwizować księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową?/ fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową należy wydrukować albo przenieść na informatyczny nośnik danych. Jak wygląda prawidłowa archiwizacja takich ksiąg?

STAN FAKTYCZNY: Archiwizacja ksiąg rachunkowych w jednostce jest wykonywana dwutorowo:

REKLAMA

  1. W trakcie roku obrotowego dane ksiąg rachunkowych są zabezpieczane przez wykonywanie dziennej przyrostowej kopii bezpieczeństwa zapisywanej na macierzy dyskowej oraz dodatkowo są zapisywane jako druga kopia na nośniku magnetycznym przechowywanym w sejfie, do którego dostęp mają wyłącznie służby informatyczne;
  2. Po zamknięciu ksiąg rachunkowych roku obrotowego księgi nie są drukowane, ale konwertowane za pomocą specjalnego oprogramowania (tzw. drukarki PDF Creator) do formatu PDF i w tym formacie zapisywane na specjalnie wydzielonym do tego celu dysku.

REKLAMA

Oba rodzaje archiwizacji zapewniają trwałość zapisu informacji systemu rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat z możliwością odtworzenia ksiąg w formie wydruku komputerowego. Czy możemy zrezygnować z tworzenia kopii ksiąg w formacie PDF, jeżeli nasz (opisany wcześniej) system ochrony danych rachunkowości spełnia wymagania zawarte w art. 72 uor i zapewnia odtworzenie ksiąg w formie wydruków w każdej chwili? Konwersja do PDF jest robiona po to, żeby nie robić wydruków papierowych, podobnie jak postępuje nasza jednostka macierzysta, procedura ta jest jednak bardzo czasochłonna. Czy takie działanie jest konieczne, skoro w trakcie kontroli jesteśmy w stanie w każdej chwili wygenerować z oprogramowania księgowego (FK) każdy wydruk z ksiąg? Z poziomu oprogramowania FK mamy możliwość wybrania dowolnego roku (włącznie z latami zamkniętymi), który może być przedmiotem kontroli i drukowania dowolnie wybranych zestawień tworzących księgi rachunkowe jednostki.

ODPOWIEDŹ: Księgi rachunkowe jednostki zobowiązanej do stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) mogą być prowadzone przy użyciu komputera - stanowią wtedy zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania takich zasobów informacyjnych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich:

  • wydrukowanie lub
  • przeniesienie na informatyczny nośnik danych

- art. 13 ust. 2 i 3 uor.

Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 6 uor). Komputerowe nośniki danych, o których mowa we wskazanych przepisach, obejmują różne materiały i/lub urządzenia służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej (np. dyski twarde komputerów - napędy dysków twardych, płyty CD/CD-R/CD-RW/DDCD-R/DDCD/RW - odtwarzacze płyt CD, pamięć USB - interfejs USB w komputerze).

Zobacz: RODO 2018

Wydrukowane lub przeniesione na informatyczny nośnik danych księgi rachunkowe zamkniętego roku obrotowego podlegają przechowywaniu w jednostce przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą te księgi (art. 74 ust. 2 pkt. 1 i ust. 3 uor). Księgi, niezależnie od , czy mają postać wydruków, czy też zbiorów nagranych na informatyczne nośniki danych, muszą być przechowywane w sposób należyty i chronione przed:

  • niedozwolonymi zmianami,
  • nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
  • uszkodzeniem lub zniszczeniem

- art. 71 ust. 1 uor.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polega na stosowaniu:

  • odpornych na zagrożenia nośników danych,
  • odpowiednich środków ochrony zewnętrznej,
  • systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych

REKLAMA

- oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2 uor).

Jeśli system ochrony zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań z art. 71 ust. 2 uor, księgi rachunkowe muszą być:

  • wydrukowane przynajmniej po zakończeniu roku obrotowego. (art. 72 ust. 1 i 2 uor),
  • przechowywane w jednostce na podstawowym nośniku, jakim jest papier.

Zastrzeżenie to ma chronić jednostkę przed utratą danych tworzących księgi rachunkowe.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym niż papier nośniku jest dozwolone jedynie pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków (art. 72 ust. 2 uor).

Biorąc pod uwagę te uregulowania oraz faktyczne potrzeby i możliwości jednostki, o tym, na jakim nośniku będą przechowywane księgi rachunkowe danej jednostki, decyduje jej kierownik, odpowiedzialny - zgodnie z art. 4 ust. 5 uor - za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości określonych ustawą. Nie ma przy tym znaczenia, jakie rozwiązania stosowane są w tym względzie przez jednostkę nadrzędną (macierzystą) jednostki sektora finansów publicznych, ponieważ w różnych jednostkach organizacyjnych, nawet jeśli użytkują takie samo oprogramowanie, mogą występować inne warunki prowadzenia działalności, w tym warunki lokalowe, czy warunki sprawowania obsługi informatycznej, które będą powodowały konieczność odmiennego uregulowania kwestii związanych z ochroną danych informatycznych tworzących księgi rachunkowe. Ponadto przepisy uor nie przewidują możliwości przejmowania obowiązków kierownika jednostki podległej przez kierownika jednostki nadrzędnej w zakresie wykonywania obowiązków z zakresu rachunkowości (poza szczególnymi przypadkami - takimi jak CUW), tak więc kierownik jednostki nadrzędnej nie może w sposób wiążący nakazać kierownikowi jednostki podległej określonego sposobu postępowania przy archiwizacji i przechowywaniu ksiąg rachunkowych tej jednostki.

W sytuacji opisanej w pytaniu - z zastrzeżeniem, że rzeczywiście stosowany w jednostce system ochrony danych tworzących księgi rachunkowe spełnia wymogi z art. 71 ust. 2 uor - księgi rachunkowe mogą być przechowywane w ich oryginalnej postaci na informatycznym nośniku danych, wybranym przez kierownika jednostki (dysk trwały, zewnętrzne urządzenia pamięci masowej itp.), pod warunkiem że w każdej chwili jednostka może sporządzić wydruki z tych ksiąg (za pomocą funkcji "drukuj", dostępnej w oprogramowaniu finansowo-księgowym stosowanym przez jednostkę do prowadzenia ksiąg rachunkowych). Tworzenie kopii tych ksiąg w postaci zbioru danych konwertowanych za pomocą tzw. drukarki PDF (która jest oprogramowaniem służącym do konwertowania danych zapisanych w różnych formatach do danych zapisywanych w formacie PDF) i ich zapisywanie na odrębnym dysku jest niecelowe i nieekonomiczne. Owszem, miałoby to uzasadnienie, gdyby jednostka zmieniła, bądź miała zamiar zmienić oprogramowanie służące do prowadzenia ksiąg rachunkowych na inne i utraciłaby możliwość drukowania ksiąg rachunkowych utworzonych za pomocą oprogramowania wycofanego z użytkowania (co się praktycznie nie zdarza) - ale i tak w takim przypadku miałaby obowiązek księgi wydrukować (czyli przenieść na papierowy nośnik danych), tak więc konwersja do PDF także nie byłaby celowa. W obecnym stanie prawnym - dopóki uor jako warunek przechowywania ksiąg w postaci informatycznych baz danych stawia możliwość ich wydrukowania w dowolnym czasie, zastosowanie tzw. drukarki PDF może mieć jedynie znaczenie pomocnicze. Na przykład - zamiast w ciągu roku drukować różne fragmenty ksiąg w celu ich sprawdzenia (przez głównego księgowego czy innych pracowników w toku bieżącej działalności) czy udostępnienia osobom upoważnionym do ich przeglądania (np. radnym z komisji rewizyjnej) czy w celu przedłożenia organom kontroli - można dokonywać ich konwersji do formatu PDF i po nagraniu na zewnętrzny nośnik danych udostępniać je określonym osobom na ich komputerach, gdzie są czytelne przy zastosowaniu darmowego oprogramowania do czytania plików w formacie PDF (zmniejsza to koszty związane z robieniem wydruków pomocniczych z ksiąg rachunkowych).

Podstawa prawna

  • art. 4 ust. 5, art. 13 ust. 2, ust. 3 i ust. 6, art. 71 ust. 1 i ust. 2, art. 74 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 791)

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Rachunkowość Budżetowa
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Infolinia dla żołnierzy i ich rodzin uruchomiona - wsparcie psychologiczne

    29 lutego 2024 roku została uruchomiona bezpłatna i ogólnodostępna infolinia dla żołnierzy WP, pracowników resortu obrony narodowej oraz ich rodzin.

    29 lutego - Światowy Dzień Chorób Rzadkich. Ile ich jest na świecie?

    Dzień Chorób Rzadkich przypada na ostatni dzień lutego, data jest nieprzypadkowa. Na całym świecie 300 mln ludzi żyje z rzadkimi chorobami. 

    Jak pozbyć się mikroplastiku z wody? Prosty sposób

    Mikroplastik jest wszechobecny, niestety trafia także do pożywienia i wody. Chociaż na ten moment nie wiadomo dokładnie, jak wpływa na ludzki organizm, to wpływ ten z pewnością nie jest pozytywny. Naukowcy znaleźli sposób na pozbycie się mikroplastiku go z wody. 

    "Szczyt rolniczy" w Warszawie. Dziś premier spotkał się z protestującymi rolnikami

    Dziś w Warszawie miał miejsce "szczyt rolniczy". Premier Donald Tusk spotkał się z przedstawicielami protestujących rolników. Tematem rozmów jest m.in. kwestia napływu produktów rolno-spożywczych z Ukrainy. Rolnicy sprzeciwiają się również unijnej polityce Zielonego Ładu.

    REKLAMA

    Ustawa o dostępności w produktach i usługach od 28 czerwca 2025 roku

    Ustawa o zapewnieniu dostępności w produktach i usługach dla osób z niepełnosprawnościami i ze szczególnymi potrzebami ma wejść w życie dnia 28 czerwca 2025 roku. O jakie produkty i usługi chodzi ustawodawcy wdrażającemu unijną dyrektywę zwaną "Europejskim Aktem o Dostępności” (EAA)?

    Ekoschematy 2024 - rozporządzenie wprowadza zmiany od 15 marca

    Ekoschematy 2024 - oświadczenie zastąpi zdjęcia geotagowane. Jest projekt rozporządzenia dotyczącego zmian w dopłatach dla rolników w ramach ekoschematów. Zmiany wejdą w życie 15 marca 2024 roku.

    Co to jest transport sanitarny? Dla kogo jest bezpłatny?

    Pacjent, który nie może się samodzielnie poruszać, a chce udać się do przychodni lub szpitala, może skorzystać z transportu sanitarnego. Jak to się odbywa?

    Podwyżki o 30%-33% z kłopotem dla nauczycieli. Samorządy chcą pieniędzy na dodatki. MEN wyda interpretację?

    Samorządowcy pytają ministerstwo edukacji o zasady wypłaty wyrównań dla nauczycieli. Czy min. edukacji Barbara Nowacka wyjaśni zasady postępowania?

    REKLAMA

    Wywiad Ukrainy: Rosja nasila operację dezinformacyjną Majdan-3; punkt kulminacyjny w marcu-maju 2024 roku

    Rosja nasila operację informacyjną Majdan-3 w celu wywołania konfliktów wewnętrznych w Ukrainie oraz krajach ją popierających, by następnie uderzyć i pokonać wojska ukraińskie na wschodzie – ostrzegł prezydencki komitet ds. wywiadu w Kijowie.

    Znasz portal Diety NFZ? Korzysta z niego już prawie 870 tys. osób

    Portal diety.nfz.gov.pl to baza bezpłatnych przepisów na zdrowe i proste w przygotowaniu dania do samodzielnego przygotowania. Narodowy Fundusz Zdrowia podał, że z planów żywieniowych korzysta już blisko 870 tys. osób. 

    REKLAMA