REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak archiwizować księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową?

Jak archiwizować księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową?/ fot. Shutterstock
Jak archiwizować księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową?/ fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową należy wydrukować albo przenieść na informatyczny nośnik danych. Jak wygląda prawidłowa archiwizacja takich ksiąg?

STAN FAKTYCZNY: Archiwizacja ksiąg rachunkowych w jednostce jest wykonywana dwutorowo:

REKLAMA

  1. W trakcie roku obrotowego dane ksiąg rachunkowych są zabezpieczane przez wykonywanie dziennej przyrostowej kopii bezpieczeństwa zapisywanej na macierzy dyskowej oraz dodatkowo są zapisywane jako druga kopia na nośniku magnetycznym przechowywanym w sejfie, do którego dostęp mają wyłącznie służby informatyczne;
  2. Po zamknięciu ksiąg rachunkowych roku obrotowego księgi nie są drukowane, ale konwertowane za pomocą specjalnego oprogramowania (tzw. drukarki PDF Creator) do formatu PDF i w tym formacie zapisywane na specjalnie wydzielonym do tego celu dysku.

REKLAMA

Oba rodzaje archiwizacji zapewniają trwałość zapisu informacji systemu rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat z możliwością odtworzenia ksiąg w formie wydruku komputerowego. Czy możemy zrezygnować z tworzenia kopii ksiąg w formacie PDF, jeżeli nasz (opisany wcześniej) system ochrony danych rachunkowości spełnia wymagania zawarte w art. 72 uor i zapewnia odtworzenie ksiąg w formie wydruków w każdej chwili? Konwersja do PDF jest robiona po to, żeby nie robić wydruków papierowych, podobnie jak postępuje nasza jednostka macierzysta, procedura ta jest jednak bardzo czasochłonna. Czy takie działanie jest konieczne, skoro w trakcie kontroli jesteśmy w stanie w każdej chwili wygenerować z oprogramowania księgowego (FK) każdy wydruk z ksiąg? Z poziomu oprogramowania FK mamy możliwość wybrania dowolnego roku (włącznie z latami zamkniętymi), który może być przedmiotem kontroli i drukowania dowolnie wybranych zestawień tworzących księgi rachunkowe jednostki.

ODPOWIEDŹ: Księgi rachunkowe jednostki zobowiązanej do stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) mogą być prowadzone przy użyciu komputera - stanowią wtedy zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania takich zasobów informacyjnych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich:

  • wydrukowanie lub
  • przeniesienie na informatyczny nośnik danych

- art. 13 ust. 2 i 3 uor.

Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 6 uor). Komputerowe nośniki danych, o których mowa we wskazanych przepisach, obejmują różne materiały i/lub urządzenia służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej (np. dyski twarde komputerów - napędy dysków twardych, płyty CD/CD-R/CD-RW/DDCD-R/DDCD/RW - odtwarzacze płyt CD, pamięć USB - interfejs USB w komputerze).

Zobacz: RODO 2018

Wydrukowane lub przeniesione na informatyczny nośnik danych księgi rachunkowe zamkniętego roku obrotowego podlegają przechowywaniu w jednostce przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą te księgi (art. 74 ust. 2 pkt. 1 i ust. 3 uor). Księgi, niezależnie od , czy mają postać wydruków, czy też zbiorów nagranych na informatyczne nośniki danych, muszą być przechowywane w sposób należyty i chronione przed:

  • niedozwolonymi zmianami,
  • nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
  • uszkodzeniem lub zniszczeniem

- art. 71 ust. 1 uor.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polega na stosowaniu:

  • odpornych na zagrożenia nośników danych,
  • odpowiednich środków ochrony zewnętrznej,
  • systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych

REKLAMA

- oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2 uor).

Jeśli system ochrony zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań z art. 71 ust. 2 uor, księgi rachunkowe muszą być:

  • wydrukowane przynajmniej po zakończeniu roku obrotowego. (art. 72 ust. 1 i 2 uor),
  • przechowywane w jednostce na podstawowym nośniku, jakim jest papier.

Zastrzeżenie to ma chronić jednostkę przed utratą danych tworzących księgi rachunkowe.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym niż papier nośniku jest dozwolone jedynie pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków (art. 72 ust. 2 uor).

Biorąc pod uwagę te uregulowania oraz faktyczne potrzeby i możliwości jednostki, o tym, na jakim nośniku będą przechowywane księgi rachunkowe danej jednostki, decyduje jej kierownik, odpowiedzialny - zgodnie z art. 4 ust. 5 uor - za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości określonych ustawą. Nie ma przy tym znaczenia, jakie rozwiązania stosowane są w tym względzie przez jednostkę nadrzędną (macierzystą) jednostki sektora finansów publicznych, ponieważ w różnych jednostkach organizacyjnych, nawet jeśli użytkują takie samo oprogramowanie, mogą występować inne warunki prowadzenia działalności, w tym warunki lokalowe, czy warunki sprawowania obsługi informatycznej, które będą powodowały konieczność odmiennego uregulowania kwestii związanych z ochroną danych informatycznych tworzących księgi rachunkowe. Ponadto przepisy uor nie przewidują możliwości przejmowania obowiązków kierownika jednostki podległej przez kierownika jednostki nadrzędnej w zakresie wykonywania obowiązków z zakresu rachunkowości (poza szczególnymi przypadkami - takimi jak CUW), tak więc kierownik jednostki nadrzędnej nie może w sposób wiążący nakazać kierownikowi jednostki podległej określonego sposobu postępowania przy archiwizacji i przechowywaniu ksiąg rachunkowych tej jednostki.

W sytuacji opisanej w pytaniu - z zastrzeżeniem, że rzeczywiście stosowany w jednostce system ochrony danych tworzących księgi rachunkowe spełnia wymogi z art. 71 ust. 2 uor - księgi rachunkowe mogą być przechowywane w ich oryginalnej postaci na informatycznym nośniku danych, wybranym przez kierownika jednostki (dysk trwały, zewnętrzne urządzenia pamięci masowej itp.), pod warunkiem że w każdej chwili jednostka może sporządzić wydruki z tych ksiąg (za pomocą funkcji "drukuj", dostępnej w oprogramowaniu finansowo-księgowym stosowanym przez jednostkę do prowadzenia ksiąg rachunkowych). Tworzenie kopii tych ksiąg w postaci zbioru danych konwertowanych za pomocą tzw. drukarki PDF (która jest oprogramowaniem służącym do konwertowania danych zapisanych w różnych formatach do danych zapisywanych w formacie PDF) i ich zapisywanie na odrębnym dysku jest niecelowe i nieekonomiczne. Owszem, miałoby to uzasadnienie, gdyby jednostka zmieniła, bądź miała zamiar zmienić oprogramowanie służące do prowadzenia ksiąg rachunkowych na inne i utraciłaby możliwość drukowania ksiąg rachunkowych utworzonych za pomocą oprogramowania wycofanego z użytkowania (co się praktycznie nie zdarza) - ale i tak w takim przypadku miałaby obowiązek księgi wydrukować (czyli przenieść na papierowy nośnik danych), tak więc konwersja do PDF także nie byłaby celowa. W obecnym stanie prawnym - dopóki uor jako warunek przechowywania ksiąg w postaci informatycznych baz danych stawia możliwość ich wydrukowania w dowolnym czasie, zastosowanie tzw. drukarki PDF może mieć jedynie znaczenie pomocnicze. Na przykład - zamiast w ciągu roku drukować różne fragmenty ksiąg w celu ich sprawdzenia (przez głównego księgowego czy innych pracowników w toku bieżącej działalności) czy udostępnienia osobom upoważnionym do ich przeglądania (np. radnym z komisji rewizyjnej) czy w celu przedłożenia organom kontroli - można dokonywać ich konwersji do formatu PDF i po nagraniu na zewnętrzny nośnik danych udostępniać je określonym osobom na ich komputerach, gdzie są czytelne przy zastosowaniu darmowego oprogramowania do czytania plików w formacie PDF (zmniejsza to koszty związane z robieniem wydruków pomocniczych z ksiąg rachunkowych).

Podstawa prawna

  • art. 4 ust. 5, art. 13 ust. 2, ust. 3 i ust. 6, art. 71 ust. 1 i ust. 2, art. 74 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 791)

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pensja minimalna robotnika i pracownika samorządowego zrównana. Samorządowcy nie są zadowoleni bo 16,65% dla najniżej wynagradzanych a 5% dla specjalistów

Dla pracowników samorządowych to jest rewolucja. Pensja minimalna w urzędach (otrzymują je osoby na najniższych stanowiskach - I grupa zaszeregowania) została zrównana z pensją minimalną dla całej Polski (4666 zł). W poprzednich latach pensja ta zawsze była niższa o 200-400 zł. Samorządy musiały dopłacić z innych źródeł do ustawowej pensji brakujące pieniądze. I grupa zaszeregowania otrzymała 16,65% podwyżki. Grupy najlepszych specjalistów tylko 5%. Stąd niezadowolenie w samorządach.

MEN: Wykaz dokumentów wymaganych do uzyskania dyplomu zawodowego

Od 11 lutego 2025 r. obowiązuje rozporządzenie w sprawie wykazu dokumentów potwierdzających kwalifikacje w zawodzie wymaganych do uzyskania dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe w zawodzie nauczanym na poziomie technika. Wykaz obejmuje 175 zawodów.

Bezpłatne leki dla seniorów i dzieci. Łatwiejszy dostęp do recept refundowanych i do szczepień. Przepisy już obowiązują

Bezpłatne leki dla seniorów i dzieci. Łatwiejszy dostęp do recept refundowanych i do szczepień. Przepisy weszły w życie w piątek, 14 lutego 2025 r. Nowela rozszerzyła m.in. katalog osób uprawnionych do wystawiania recept na bezpłatne leki dla osób 65 plus oraz poniżej 18 roku życia.

1700 zł dla każdego obywatela w wieku produkcyjnym? Ekonomista: to możliwe [WYWIAD]

A gdyby tak zastąpić 800+, babciowe, zasiłki opiekuńcze, rentę socjalną i inne świadczenia jednym uniwersalnym świadczeniem, które otrzymywałby każdy obywatel w wieku produkcyjnym? O co chodzi o idei dochodu podstawowego i ile by taki program kosztował? Rozmówcą Piotra Nowaka w programie Gość Infor.pl był dr Maciej Szlinder, ekonomista, filiozof, prezes Polskiej Sieci Dochodu Podstawowego.

REKLAMA

Jaka jest prawidłowa temperatura ludzkiego ciała? Już nie 36,6 st. C

Jaka jest prawidłowa temperatura ludzkiego ciała? Kalifornijscy lekarze i antropolodzy uznają starą normę, czyli 36,6 st. C za nieaktualną. Na przestrzeni wieków temperatura się obniżyła. Eksperci przeanalizowali przyczyny tej zmiany.

Polacy źle mierzą temperaturę w czasie choroby

Polacy źle mierzą temperaturę w czasie choroby. Do takich wniosków doszli autorzy raportu pt. „Jak Polacy mierzą temperaturę ciała podczas choroby?”. Jakie błędy są najczęściej popełniane? Na co trzeba zwrocić szczególną uwagę, zwłaszcza w sezonie zachorowań na grypę?

Uposażenia żołnierzy zawodowych w 2025 roku [Tabela stawek]. Podwyżka z wyrównaniem od 1 stycznia

Minister Obrony Narodowej przygotował projekt rozporządzenia w sprawie stawek uposażenia zasadniczego żołnierzy zawodowych. Stawki te mają zostać podwyższone od 5,3% do 7,1% (w zależności od grupy uposażenia) ze skutkiem od 1 stycznia 2025 r. Zatem w 2025 r. (z wyrównaniem od 1 stycznia) nastąpi wzrost uposażenia zasadniczego od 400 zł dla szeregowych, 500 zł dla podoficerów oraz do 1100 zł dla generała - w porównaniu do dotychczasowych stawek. Najniższe uposażenie zasadnicze żołnierza zawodowego wzrośnie o 400 zł - z 6000 zł do 6400 zł.

Co pyli teraz? Kalendarz pylenia na cały rok

Należy pamiętać, że w Polsce, w niektórych regionach jest cieplej, w innych zimniej, w innym okresie pylić będą rośliny i drzewa w południowo-zachodniej części kraju, a w innym w północno-wschodnim. W Polsce najczęściej uczulają pyłki trwa, chwastów oraz drzew.

REKLAMA

Dzień Bezpiecznego Internetu. Ilu Polaków dzieli się swoimi danymi do logowania?

Czy Polacy udostępniają swoje dane do logowania? Z badania "Mobilny Portret Polaka" opublikowanego 11 lutego, w Dniu Bezpiecznego Internetu wynika, że 60 proc. badanych deklaruje, iż nie dzieli się z nikim swoimi danymi do logowania. Co piąty respondent przyznał, że padł ofiarą oszustwa w internecie.

Jak obliczyć trzynastkę dla pracownika samorządowego? RIO: nie można wliczać jednorazowych, nieperiodycznych wypłat do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Regionalna Izba Obrachunkowa w piśmie z 28 stycznia 2025 r. wyjaśniła, że do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki) wlicza się te składniki wynagrodzenia, które przyjmowane są do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Do tej podstawy nie wlicza się natomiast jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

REKLAMA