Rachunkowość budżetowa

Księgi rachunkowe prowadzone techniką komputerową należy wydrukować albo przenieść na informatyczny nośnik danych. Jak wygląda prawidłowa archiwizacja takich ksiąg?

Zgodnie z nowymi przepisami prawa od 1 stycznia 2017 r. zostanie wprowadzona obowiązkowa centralizacja rozliczeń w jednostkach samorządu terytorialnego w zakresie podatku VAT. Jednostka samorządu terytorialnego od nowego roku wstępuje w prawa i obowiązki swoich jednostek organizacyjnych, które dotychczas były samodzielnymi podatnikami podatku VAT. Centralizacja rozliczeń VAT oznacza, że jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane do generowania oraz wysyłania zbiorczej deklaracji VAT oraz zbiorczego Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), zawierającego zapisy Rejestru VAT wszystkich jednostek podległych.

W instytucji kultury nie ma osoby zatrudnionej na stanowisku zastępcy dyrektora (takie stanowisko nie jest przewidziane w regulaminie organizacyjnym). Czy w takim razie można na czas nieobecności dyrektora (np. urlopu wypoczynkowego) udzielić upoważnienia do zatwierdzania do wypłaty dowodów księgowych głównemu księgowemu?

Konto 500 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, do której zalicza się poszczególne typy działalności stanowiące zasadnicze przedmioty działania, zgodne z celem utworzenia jednostki.

Od 1 stycznia 2017 r. w gminie będzie działało Centrum Usług Wspólnych (CUW) obejmujące jednostki oświatowe (do tej pory księgowość była prowadzona w poszczególnych szkołach) i w związku z tym nasunęła się wątpliwość odnośnie do programu księgowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wszystkie szkoły używają tego samego programu, na podstawie zakupionych przez nie licencji, z tym że użytkują różne wersje tego oprogramowania. Czy po zorganizowaniu wspólnej obsługi księgi rachunkowe każdej szkoły muszą być nadal prowadzone w osobnym programie, czy można je scalić i prowadzić za pomocą jednego oprogramowania?

Gmina przystąpiła do stowarzyszenia gmin, na rzecz którego ma uiszczać kwartalne składki. Na jakim koncie należy ująć rozrachunki z tytułu tych składek - na koncie dotyczącym rozrachunków z budżetami, czy dotyczącym pozostałych rozrachunków publicznoprawnych?

Skarbnik powiatu pobrał z kasy gotówkę i nie pokwitował jej odbioru. Kto powinien w takim przypadku pokwitować wypłatę gotówki z kasy? Jeśli nikt nie pokwituje, to czy kasjer albo skarbnik poniesie z tego tytułu odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych?

W jaki sposób ująć w klasyfikacji budżetowej dotacje na świadczenie wychowawcze i koszty obsługi świadczenia wychowawczego w 2016 r.? Prezentujemy stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Rzeszowie.

W nowym rozdziale klasyfikacji budżetowej „85211 Świadczenie wychowawcze” powinny być ujmowane dochody i wydatki związane z realizacją ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Samorządy muszą pamiętać o obowiązku dostosowania do nowych przepisów uchwał budżetowych na 2016 rok.

W Dzienniku Ustaw z 1 lipca 2015 r. pod poz. 931 opublikowano rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Gmina otrzymuje trzy rodzaje faktur za wywóz i zagospodarowanie odpadów komunalnych. Spółka z o.o. wystawia fakturę na: „odbiór odpadów selektywnych” oraz „odpady komunalne”, spółdzielnia mieszkaniowa: „śmieci – gospodarstwo wieloosobowe”. Natomiast jednostka budżetowa należąca do tej samej gminy pozycję na fakturze opisuje: „odebranie i zagospodarowanie odpadów komunalnych”. Jaka jest klasyfikacja wydatków odprowadzania ścieków od 1 stycznia 2015 r., czy dalej § 430? Jak od 1 stycznia 2015 r. należy klasyfikować wydatki w zakresie wywozu odpadów? Czy nadal obowiązuje w tym zakresie § 430 „Zakup usług pozostałych”?

Jednostki samorządu terytorialnego mają 3 miesiące na dostosowanie podjętej uchwały budżetowej do nowych przepisów rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej, która wprowadziła nowe rozdziały i objaśnienia.

Czy wymiana pokrycia dachowego może być finansowana na podstawie art. 90 ust. 3d ustawy o systemie oświaty jako wydatek bieżący? Konieczna jest analiza pojęć modernizacji i remontu, aby określić sposób dotowania wskazanego przedsięwzięcia.

Jak klasyfikować dochody i wydatki wynikające z rozliczeń pomiędzy gminami z tytułu pokrywania kosztów wychowania przedszkolnego? Odpowiedzi udziela Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie.

Czy weksel własny in blanco, zabezpieczający umowę pożyczki lub kredytu wymaga kontrasygnaty skarbnika? Odpowiedzi udzieliła Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

W jaki sposób zaklasyfikować wydatki gminy związane z realizacją przedsięwzięcia budowy kompleksu basenów rekreacyjnych? Czy wykup udziałów w spółce utworzonej do wybudowana takiego kompleksu od podmiotu zewnętrznego będzie stanowił wydatek majątkowy?

30 czerwca 2014 r. upływa termin przekazania do RIO skonsolidowanego bilansu za 2013 rok. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego powinny przekazać bilanse w formie pisemnej i w formie dokumentu elektronicznego.

Rozporządzeniem Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ustawodawca wprowadził zmiany zarówno we wzorze, jak i instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-Z-PPP o stanie zobowiązań wynikających z umów partnerstwa publiczno-prywatnego.

Jednostki zobowiązane do sporządzenia jednostkowych sprawozdań o wydatkach strukturalnych Rb-WSa i Rb-WSb przekazują je w terminie do dnia 31 marca 2015 r. swojej właściwej jednostce nadrzędnej, która na podstawie swojego jednostkowego sprawozdania oraz otrzymanych sprawozdań jednostkowych - sporządzi sprawozdanie. Korekty sprawozdań skonsolidowanych zbiorczych i łącznych, wynikające ze zmian w ewidencji wydatków strukturalnych, przekazywane są w terminie do dnia 30 kwietnia 2015 r.

Termin na złożenie sprawozdań finansowych za 2013 r. mija 30 kwietnia 2014 r. Sprawozdania finansowe zarząd jednostki przekazuje do RIO w formie papierowej.

Wprowadzanie w życie przepisów dotyczących finansów publicznych z jednodniowym wyprzedzeniem jest poważnym naruszeniem zasad techniki prawodawczej. Niestety, zaczyna być niedobrą tradycją, co potwierdzają nowe przepisy o sprawozdawczości budżetowej.

Przedstawiamy najbliższe terminy w sprawozdawczości w I kwartale 2014 r.

Nowe wzory formularzy w zakresie operacji finansowych jednostek z osobowością prawną, dla których organem założycielskim lub nadzorującym są JST powinny być zastosowane do sprawozdawczości za okresy od IV kwartału 2013 r. W związku z powyższym publikujemy aktualne wzory formularzy sprawozdań Rb-N, Rb-UN, Rb-Z oraz Rb-UZ.

Główna zmiana dotyczy rezygnacji z przekazywania zdecydowanej większości sprawozdań w formie pisemnej.

Wprowadzone zmiany dotyczą także poszczególnych instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych poprzez uściślenie zasad sporządzania już obowiązujących sprawozdań oraz wprowadzenie zasad sporządzania do nowego wzoru sprawozdania, a usunięcie zasad sporządzania sprawozdania już nieobowiązującego:

Zbliża się termin przedstawienia radnym sprawozdania z wykonania budżetu za ubiegły rok. Wraz z nim należy przedłożyć także informacje o stanie mienia komunalnego.

Oprócz zmiany częstotliwości sporządzania sprawozdań zmieniły się niektóre terminy sporządzania i ich przekazywania.

Wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna (samorządowa jednostka budżetowa) podległa pod urząd marszałkowski ponosi wydatki na szkolenia pracowników, m.in. z programu graficznego, oraz koszty związane z delegacjami. Czy można wydatki te zaklasyfikować do obszaru IX, kodu 63?

Czy na słowny lub pisemny wniosek pracownika bez konkretnego uzasadnienia można skserować dowód księgowy – fakturę VAT dokumentującą zakup usługi remontowej?

W rozporządzeniu w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych wprowadzone zostały zmiany na mocy rozporządzenia z dnia 3 grudnia 2013 r. Ministra Finansów, wchodzącego w życie 1 stycznia 2014 r.

Szpital uniwersytecki na podstawie umów zawartych z Ministerstwem Zdrowia realizuje programy polityki zdrowotnej. Na podstawie zapisów tych umów szpital za zrealizowane zadania obciąża fakturami Ministerstwo Zdrowia. Czy środki przekazane szpitalowi przez Ministerstwo Zdrowia tytułem zapłaty za faktury wystawione przez szpital uniwersytecki w sprawozdaniu Rb-WSb jako wydatki strukturalne wykazuje szpital uniwersytecki czy Ministerstwo Zdrowia?

Korekty sprawozdania w zakresie operacji finansowych dokonuje kierownik jednostki sporządzającej sprawozdania, w których stwierdzono nieprawidłowości zarówno w toku kontroli formalno-rachunkowej, jak i merytorycznej. Rozporządzeniem zmieniającym wprowadzono zapis, że jeśli korekta dotyczy sprawozdania Rb-Z za IV kwartał roku budżetowego, ale nie dotyczy części F sprawozdania, wówczas jednostka sporządzająca sprawozdanie łączne lub zbiorcze przekazuje korektę sprawozdania bez części F.

Zadłużenie samorządów od 1 stycznia 2014 roku jest uzależnione od średniej arytmetycznej tzw. nadwyżki operacyjnej z ostatnich trzech lat. Na nowy indywidualny wskaźnik zadłużenia nie będą miały wpływu obciążenia gmin poniesione po 1 stycznia 2013 roku, wynikające z realizacji projektów współfinansowanych przez UE (co najmniej w 60 proc.).

Dom pomocy społecznej nabył nowy (nigdy wcześniej nierejestrowany) samochód, przeznaczony do przewozu osób niepełnosprawnych. Czy w wartości początkowej tego pojazdu należy uwzględnić koszty jego rejestracji (dowodu rejestracyjnego, tablic rejestracyjnych)?

Czy do konta 245 należy stosować klasyfikację budżetową?

Jednostka na początku stycznia 2012 r. zaksięgowała należność (200 zł) za jednorazowy wynajem sali dydaktycznej dla firmy szkoleniowej. Kontrahent do tej pory nie uregulował należności. Wysyłane ponaglenia wpływają (zwrot) do jednostki z adnotacją, że firma uległa likwidacji. Jak postąpić w tej sytuacji?

Czy w sprawozdaniu Rb-N jednostka budżetowa (zespół szkół) – oprócz środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych – powinna wykazywać w wierszu N3.2. „Depozyty na żądanie” w kolumnie 10 „Banki” również odsetki naliczone przez bank na ostatni dzień miesiąca od środków: gromadzonych na rachunku podstawowym (odsetki zwracane są do organu nadrzędnego do 10 dnia każdego miesiąca), gromadzonych na wydzielonym rachunku dochodów (odsetki pozostają na rachunku w szkole), dotyczących programu Comenius, przechowywanych na odrębnym rachunku (odsetki zwracane są do organu nadrzędnego do 10 dnia każdego miesiąca)?

Wartości niematerialne i prawne to prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok. Są nimi patenty, licencje, znaki towarowe, programy komputerowe. W szkole wartości niematerialne i prawne to zazwyczaj programy komputerowe.

Pracownik, który przyjdzie na imprezę integracyjną organizowaną przez pracodawcę, musi zapłacić PIT. Jest to dla niego przychód z nieodpłatnego świadczenia otrzymanego od zakładu pracy. Nie jest przy tym istotne, co konkretnie i w jakiej ilości pracownik na takiej imprezie zje czy wypije.

Zmiany w rozporządzeniu w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych po długim oczekiwaniu wreszcie zostały podpisane i opublikowane, ale pierwsze sprawozdania na nowych formularzach i według nowych zasad będą sporządzane za IV kwartał 2013 r.

Na którym koncie należy ewidencjonować odsetki od środków bankowych gromadzonych na podstawowym rachunku bankowym oraz na wydzielonym rachunku dochodów? Czy właściwe jest konto 720 czy 750 i dlaczego?

Zakup waluty i obciążenie rachunku bieżącego wydatków winno się ewidencjonować poprzez konto 141 "Środki pieniężne w drodze". Należy pamiętać, iż operacja gospodarcza, jaką jest zakup waluty rozbita jest na kilka etapów (zdarzeń gospodarczych) i wszystkie one winny być zewidencjonowane.

Nie można wprowadzać do ksiąg rachunkowych zapisów na podstawie dowodów księgowych, które nie dokumentują dokonanej operacji gospodarczej. Data zapisu w księgach rachunkowych faktury i data zapisu wyciągu bankowego to dwie rożne daty.

Zestawienie obrotów i sald pełni rolę probierza prawidłowości księgowań zdarzeń gospodarczych. Pozwala ono zidentyfikować błędy, które naruszają zasadę podwójnego księgowania. Przy pomocy zestawienia obrotów i sald weryfikuje się zasada prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Polityka rachunkowości to bazowy, zbiorczy, wewnętrzny akt prawny, prejudycjalny dla całego systemu rachunkowości. Dotyczy ona m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym. m.in. zakładowego planu kont z wykazem kont księgi głównej, zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej.

Na podstawie zasad wynikających z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38,poz.207 z późn. zm.), paragraf 4410 obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników ponoszone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy Polityki Socjalnej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. Nr 0, poz.167).

Paragraf 4420 obejmuje wydatki na podróże służbowe zagraniczne pracowników ponoszone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy Polityki Socjalnej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. Nr 0, poz.167). Interpretacja zapisów klasyfikacji budżetowej w kontekście paragrafu 4420 jest bardzo rygorystyczna i winno się ją stosować bardzo "wąsko".

Czy można prowadzić szczegółową ewidencję księgową podatku od środków transportowych w podziale według środków transportowych zamiast według ich właścicieli?

Samorządowa jednostka budżetowa (zarząd zieleni miejskiej) chciałaby wprowadzić możliwość zapłaty kartą za usługi cmentarne dla klientów (w ramach działalności statutowej jednostka prowadzi cztery cmentarze). Czy opłatę wynikającą z prowizji za transakcję kartą można przerzucić na klienta? Jakie przepisy regulują tę kwestię?

Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi wystawia właściwy pracownik komórki księgowości jednostki dokonującej sprzedaży (wykonującej usługę) na żądanie kupującego (usługobiorcy) w dwóch egzemplarzach (jeden otrzymuje kontrahent, a drugi pozostaje w jednostce). Nie ma obowiązku oznaczania na rachunku, który z egzemplarzy jest oryginałem, a który kopią.