Scentralizowany system rozliczania VAT w samorządach - praktyka

Wszystkie jednostki od 1 stycznia br. samorządu terytorialnego (JST) mają obowiązek podjęcia scentralizowanego rozliczania podatku od towarów i usług (VAT; art. 3 ustawy z 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego; Dz.U. z 2016 r. poz. 1454, dalej: ustawa o centralizacji VAT). W znaczącej liczbie JST pierwsza scentralizowana deklaracja podatkowa VAT będzie składana w terminie do 27 lutego 2017 r. (25 luty przypada w sobotę). Warto w związku z tym przyjrzeć się praktycznym aspektom dokonywania rozliczeń i wskazać na najważniejsze rozwiązania praktyczne stosowane w tym zakresie.

INFORAKADEMIA poleca: NOWE ROZPORZĄDZENIE W SPRAWIE RACHUNKOWOŚCI ORAZ PLANÓW KONT

Obieg dokumentów zakupowych i sprzedażowych

Pierwszym krokiem w ramach scentralizowanych rozliczeń VAT jest zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów źródłowych, zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. Pomimo bowiem przeniesienia procesu rozliczenia VAT na poziom JST z poziomu jej poszczególnych jednostek organizacyjnych, osoby wykazujące się największym zrozumieniem przeprowadzanych transakcji pozostają zatrudnione w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, np. domach kultury, jadłodajniach czy centrach usług wspólnych (dawniej: zespoły ekonomiki oświaty). Z tego względu kwalifikacją dokumentów na potrzeby rozliczeń VAT powinny zajmować się te osoby.

Pracownik jednostki organizacyjnej JST będzie w stanie lepiej ustalić, czy dany zakup jest związany z działalnością gospodarczą prowadzoną przez JST (np. najem lokali gminy na potrzeby ośrodka zdrowia), działalnością niepodlegającą VAT (np. przekazywanie leków osobom korzystającym z pomocy społecznej) albo z czynnościami zwolnionymi z VAT (np. usługi użyczenia, w tym za częściową odpłatnością, busa bezpośrednio na rzecz beneficjentów korzystających z Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie).

W związku z tym dokumenty zakupowe, najczęściej w postaci faktur VAT, nadal powinny wpływać bezpośrednio do poszczególnych jednostek organizacyjnych JST, gdzie wyznaczone osoby będą zobowiązane do odpowiedniego zakwalifikowania tych dokumentów. Kwalifikacja do VAT może się odbywać w ten sposób, że wyznaczona osoba przystawi na fakturze VAT zakupowej pieczątkę i opisze kwoty VAT naliczonego przypadające na poszczególne rodzaje aktywności jednostki samorządu terytorialnego, tzn. działalność gospodarczą, działalność poza VAT i zwolnioną z VAT. Tak opisana faktura VAT zakupowa jest następnie ujmowana w cząstkowym rejestrze VAT prowadzonym dla danej jednostki organizacyjnej i zasadniczo nie jest przekazywana do osób odpowiedzialnych za ostateczne rozliczenie VAT na poziomie gminy. Podobnie można podejść do obiegu dokumentów sprzedażowych w postaci faktur VAT i pozostawić wystawienie faktur VAT sprzedażowych na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych JST.