REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Adres elektroniczny jako adres do doręczeń

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Artur Prasal
Jolanta Rybińska
Adres elektroniczny jako adres do doręczeń
Adres elektroniczny jako adres do doręczeń

REKLAMA

REKLAMA

Od 11 maja 2014 r. podanie w formie dokumentu elektronicznego powinno zawierać, obok innych elementów, również adres elektroniczny wnoszącego. Wskazanie prawidłowego adresu elektronicznego warunkuje realizację doręczenia elektronicznego, co dla organu, jak również strony postępowania (innych uczestników), ma kluczowe znaczenie.

Wymagania dotyczące adresu elektronicznego powinny być precyzyjnie sformułowane w sposób niebudzący wątpliwości. Po majowej nowelizacji przepisów ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), jak również ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) w zakresie doręczeń elektronicznych mogą pojawić się wątpliwości dotyczące możliwości doręczania pism przez organ z wykorzystaniem adresów elektronicznych wskazanych w treści podań. Wynikają one z uregulowania kwestii dotyczących adresu elektronicznego w kilku przepisach i braku definicji legalnej na potrzeby postępowania podatkowego czy administracyjnego.

REKLAMA

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2014/2015

Różne definicje

REKLAMA

Definicję adresu elektronicznego zawiera ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną: „Adres elektroniczny – oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej”.

Natomiast „system teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy – Prawo telekomunikacyjne”.

Za to „środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Uwzględniając wskazane definicje legalne adresu elektronicznego, systemu teleinformatycznego i środków komunikacji elektronicznej – jako przykład adresów elektronicznych można wskazać przede wszystkim adresy poczty elektronicznej.

REKLAMA

W postępowaniu administracyjnym i podatkowym obowiązek wskazania adresu elektronicznego został wprowadzony w przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego. Zgodnie z art. 63 § 3a k.p.a. podanie wniesione w formie takiego dokumentu powinno:

1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji),

2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,

3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Skutki braku adresu elektronicznego

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego. W sytuacji gdy do wniesienia podania wykorzystywana jest platforma ePUAP, a tym samym podanie jest wnoszone zgodnie z wymogami prawnymi przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, kwestia dotycząca adresu elektronicznego jest prosta. Adresem tym jest bowiem adres skrytki nadawcy. W tym przypadku nie będzie problemów przy doręczaniu pism elektronicznych przez organ.

Z orzecznictwa

Adres, o którym mowa w art. 63 § 2 i 41 § 1 k.p.a., to miejsce, gdzie strona faktycznie przebywa i w którym będzie możliwe, zgodnie z jej wolą, doręczenie pism urzędowych adresowanych do niej, przede wszystkim do osobistych rąk adresata, bez względu na miejsce jej zameldowania lub stałego zamieszkania.

Wyrok WSA w Gdańsku z 22 września 2010 r., sygn. akt II SA/Gd 364/10

W przypadku gdy podanie wniesiono w formie innej niż elektroniczna, przy jednoczesnym żądaniu doręczenia elektronicznego, i nie wskazano adresu elektronicznego doręczenie pism następuje na adres wskazany przez wnoszącego, czyli adres nieelektroniczny. W pierwszym doręczanym piśmie organ poucza wnoszącego podanie o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej.

Adres elektroniczny wskazany w treści podania

Zgodnie z przepisami k.p.a. i Ordynacji podatkowej, doręczenie pism powinno nastąpić z wykorzystaniem adresu wskazanego w treści podania. W tym przypadku jednak należy uwzględnić wymagania dotyczące trybu doręczenia elektronicznego.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:

1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,

2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,

3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy o informatyzacji.

Jeżeli doręczenie następuje w systemie teleinformatycznym podmiotu publicznego, to system ten może wysłać zawiadomienie na wskazany przez wnoszącego podanie adres elektroniczny (taką możliwość stwarza na przykład ePUAP). Wnoszący podanie, wskazując adres elektroniczny, na który ma być wysłane zawiadomienie, zarządza ryzykiem, to znaczy ponosi ewentualne negatywne skutki decyzji o wyborze adresu elektronicznego. Podobna sytuacja dotyczy innych systemów wykorzystywanych przez organy do doręczeń elektronicznych spełniających wymagania określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych).

Podkreślenia wymaga fakt, iż wskazany w treści podania adres elektroniczny nie musi być adresem, na który doręczane są pisma. Na adres ten przekazywane są bowiem wyłącznie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma. Zawiadomienie jest pierwszym wymaganym elementem procedury doręczenia elektronicznego. Kolejnym jest umożliwienie pobrania pisma udostępnionego pod określonym – wskazanym w zawiadomieniu – adresem elektronicznym i dokonanie potwierdzenia odbioru pisma. W tym przypadku obok adresu elektronicznego wskazanego przez wnoszącego podanie pojawia się kolejny adres – elektroniczny, z którego można pobrać pismo, potwierdzając jego odbiór.

Ważne

Realizując sprawy w ramach postępowania administracyjnego czy podatkowego, należy zwrócić uwagę, że adres elektroniczny wskazywany w treści podania nie musi być adresem, na który doręczane są pisma organu. Najczęściej jest adresem wykorzystywanym w procedurze doręczeń elektronicznych, na który przekazywane są zawiadomienia.

Rozpatrzenia wymaga również inna sytuacja, w której wnoszący podanie w treści wskaże np. adres poczty elektronicznej. Posługując się przykładem platformy ePUAP – jeżeli wnoszący pismo w formie innej niż elektroniczna zażąda doręczeń elektronicznych, wskazując adres poczty elektronicznej niepowiązany z kontem użytkownika na platformie ePUAP – nie będzie możliwe doręczenie elektroniczne. Rozważanym rozwiązaniem w przypadku ePUAP byłoby wprowadzenie możliwości generowania „kont jednorazowych” do obsługi doręczeń dokumentów osobom nieposiadającym konta na ePUAP. Takie rozwiązanie umożliwiłoby wygenerowanie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma, wraz z tymczasowym adresem na ePUAP, pod którym pismo będzie można odebrać, potwierdzając jednocześnie jego odbiór. W tym przypadku konto jednorazowe musiałoby jednocześnie umożliwiać adresatowi pisma dostęp do pisma przez co najmniej trzy miesiące od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone.

Przepisy rozporządzenia w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych nie wprowadzają wymogów dotyczących zapewnienia omówionych wcześniej rozwiązań funkcjonalnych umożliwiających udostępnianie pism pod określonym adresem dla osoby niebędącej użytkownikiem tego systemu, co nie oznacza, że niektóre z systemów już takich rozwiązań nie udostępniają. Również przepisy k.p.a., jak również Ordynacji podatkowej nie przewidują wprost trybu postępowania w takich przypadkach.

Zmiana adresu elektronicznego po wszczęciu postępowania

W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej (organ podatkowy) o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku zawiadomienia organu o zmianie – w rozpatrywanym przypadku adresu elektronicznego doręczenie pisma (wysłanie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma pod wskazanym przez organ adresem elektronicznym) z wykorzystaniem dotychczasowego adresu elektronicznego ma skutek prawny.

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego.

ARTUR PRASAL, JOLANTA RYBIŃSKA

Autorzy są ekspertami w dziedzinie informatyzacji administracji publicznej

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 41, art. 46 § 4, art. 63 § 3a–3b ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 267; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1195)
  • art. 144a, art. 146, art. 168 § 3a–3b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 749; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183)
  • art. 2 pkt 1, pkt 3, pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1422)
  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1216; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 590)
Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Strefa czystego transportu (STC) w Krakowie od 1 stycznia 2026 r.

W głosowaniu przeprowadzonym w nocy ze środy (11.06.) na czwartek (12.06.), Rada Miasta Krakowa większością głosów zdecydowała, że SCT zacznie obowiązywać od stycznia 2026 r. i obejmie obszar do granic IV obwodnicy. Oznacza to, że nowymi przepisami objęta zostanie niemal cała powierzchnia miasta – z wyłączeniem jego obrzeży, w tym m.in. Wzgórz Krzesławickich i Swoszowic.

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Patologie publicznej służby zdrowia. OZPSP: Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych firm; lekarz na kontrakcie to prywatna działalność prowadzona na szpitalnym sprzęcie

W ochronie zdrowia państwo nie istnieje; publiczny system to maszynka do zarabiania pieniędzy - powiedział w wywiadzie dla PAP Mariusz Trojanowski z Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Szpitali Powiatowych (OZPSP). Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych podmiotów - podkreślił.

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

REKLAMA

Tańsze leki dzięki importowi równoległemu? Konieczne są zmiany legislacyjne w obszarze importu równoległego. Apel do resortu zdrowia

Trwają prace nad nowelizacją ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw. Stowarzyszenie reprezentujące importerów równoległych leków apeluje o uproszczenie procedur i likwidację barier administracyjnych, które dziś blokują ten segment rynku.

Ponad 500 pociągów PKP Intercity na dobę w nowym rozkładzie jazdy na lato

15 czerwca wchodzi w życie letni rozkład jazdy PKP Intercity. Wiceminister infrastruktury Piotr Malepszak zapowiedział, że planowanych jest ponad 500 pociągów na dobę.

Prof. Jerzy Stępień: Potrzebujemy holistycznego spojrzenia na samorząd

Po raz pierwszy w historii niepubliczna uczelnia została współorganizatorem Zjazdu Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego. Wydarzenie, które na stałe wpisało się w kalendarz akademicki, w tym roku odbywa się na Uczelni Łazarskiego. O znaczeniu tej zmiany, stanie polskiego samorządu terytorialnego oraz wyzwaniach dla prawa konstytucyjnego rozmawiamy z prof. Jerzym Stępniem – byłym prezesem Trybunału Konstytucyjnego, współtwórcą reformy samorządowej i wykładowcą Uczelni Łazarskiego.

Pożar w lesie. Co robić?

Od stycznia do 28 maja w Polsce odnotowano 2491 pożarów lasów. Brak śniegu zimą i sucha wiosna zwiększyły zagrożenie pożarowe. W lasach panuje susza, dlatego strażacy i leśnicy apelują o ostrożność.

REKLAMA

Minimum 8000 zł brutto dla pracowników sądów? Związki zawodowe apelują o reformy

Brak rąk do pracy, niskie wynagrodzenia i narastający problem rotacji – pracownicy sądów alarmują, że bez systemowych reform i podwyżek polski wymiar sprawiedliwości może się załamać. Związek Zawodowy Ad Rem wskazuje, że choć podpisano porozumienie z rządem, jest to dopiero pierwszy krok do normalizacji.

5 mitów na temat "snusów"

W debacie publicznej coraz częściej słyszy się o "snusie" – produkcie, który rzekomo zyskuje popularność wśród osób uzależnionych od nikotyny. W rzeczywistości jednak termin ten jest bardzo często używany nieprawidłowo.

REKLAMA