Kategorie

Adres elektroniczny jako adres do doręczeń

Artur Prasal
Jolanta Rybińska
Adres elektroniczny jako adres do doręczeń
Od 11 maja 2014 r. podanie w formie dokumentu elektronicznego powinno zawierać, obok innych elementów, również adres elektroniczny wnoszącego. Wskazanie prawidłowego adresu elektronicznego warunkuje realizację doręczenia elektronicznego, co dla organu, jak również strony postępowania (innych uczestników), ma kluczowe znaczenie.

Wymagania dotyczące adresu elektronicznego powinny być precyzyjnie sformułowane w sposób niebudzący wątpliwości. Po majowej nowelizacji przepisów ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), jak również ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) w zakresie doręczeń elektronicznych mogą pojawić się wątpliwości dotyczące możliwości doręczania pism przez organ z wykorzystaniem adresów elektronicznych wskazanych w treści podań. Wynikają one z uregulowania kwestii dotyczących adresu elektronicznego w kilku przepisach i braku definicji legalnej na potrzeby postępowania podatkowego czy administracyjnego.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2014/2015

Różne definicje

Reklama

Definicję adresu elektronicznego zawiera ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną: „Adres elektroniczny – oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej”.

Natomiast „system teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy – Prawo telekomunikacyjne”.

Za to „środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna”.

Uwzględniając wskazane definicje legalne adresu elektronicznego, systemu teleinformatycznego i środków komunikacji elektronicznej – jako przykład adresów elektronicznych można wskazać przede wszystkim adresy poczty elektronicznej.

Reklama

W postępowaniu administracyjnym i podatkowym obowiązek wskazania adresu elektronicznego został wprowadzony w przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego. Zgodnie z art. 63 § 3a k.p.a. podanie wniesione w formie takiego dokumentu powinno:

1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji),

2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,

3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Skutki braku adresu elektronicznego

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego. W sytuacji gdy do wniesienia podania wykorzystywana jest platforma ePUAP, a tym samym podanie jest wnoszone zgodnie z wymogami prawnymi przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, kwestia dotycząca adresu elektronicznego jest prosta. Adresem tym jest bowiem adres skrytki nadawcy. W tym przypadku nie będzie problemów przy doręczaniu pism elektronicznych przez organ.

Z orzecznictwa

Adres, o którym mowa w art. 63 § 2 i 41 § 1 k.p.a., to miejsce, gdzie strona faktycznie przebywa i w którym będzie możliwe, zgodnie z jej wolą, doręczenie pism urzędowych adresowanych do niej, przede wszystkim do osobistych rąk adresata, bez względu na miejsce jej zameldowania lub stałego zamieszkania.

Wyrok WSA w Gdańsku z 22 września 2010 r., sygn. akt II SA/Gd 364/10

W przypadku gdy podanie wniesiono w formie innej niż elektroniczna, przy jednoczesnym żądaniu doręczenia elektronicznego, i nie wskazano adresu elektronicznego doręczenie pism następuje na adres wskazany przez wnoszącego, czyli adres nieelektroniczny. W pierwszym doręczanym piśmie organ poucza wnoszącego podanie o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej.

Adres elektroniczny wskazany w treści podania

Zgodnie z przepisami k.p.a. i Ordynacji podatkowej, doręczenie pism powinno nastąpić z wykorzystaniem adresu wskazanego w treści podania. W tym przypadku jednak należy uwzględnić wymagania dotyczące trybu doręczenia elektronicznego.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:

1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,

2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,

3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy o informatyzacji.

Jeżeli doręczenie następuje w systemie teleinformatycznym podmiotu publicznego, to system ten może wysłać zawiadomienie na wskazany przez wnoszącego podanie adres elektroniczny (taką możliwość stwarza na przykład ePUAP). Wnoszący podanie, wskazując adres elektroniczny, na który ma być wysłane zawiadomienie, zarządza ryzykiem, to znaczy ponosi ewentualne negatywne skutki decyzji o wyborze adresu elektronicznego. Podobna sytuacja dotyczy innych systemów wykorzystywanych przez organy do doręczeń elektronicznych spełniających wymagania określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych).

Podkreślenia wymaga fakt, iż wskazany w treści podania adres elektroniczny nie musi być adresem, na który doręczane są pisma. Na adres ten przekazywane są bowiem wyłącznie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma. Zawiadomienie jest pierwszym wymaganym elementem procedury doręczenia elektronicznego. Kolejnym jest umożliwienie pobrania pisma udostępnionego pod określonym – wskazanym w zawiadomieniu – adresem elektronicznym i dokonanie potwierdzenia odbioru pisma. W tym przypadku obok adresu elektronicznego wskazanego przez wnoszącego podanie pojawia się kolejny adres – elektroniczny, z którego można pobrać pismo, potwierdzając jego odbiór.

Ważne

Realizując sprawy w ramach postępowania administracyjnego czy podatkowego, należy zwrócić uwagę, że adres elektroniczny wskazywany w treści podania nie musi być adresem, na który doręczane są pisma organu. Najczęściej jest adresem wykorzystywanym w procedurze doręczeń elektronicznych, na który przekazywane są zawiadomienia.

Rozpatrzenia wymaga również inna sytuacja, w której wnoszący podanie w treści wskaże np. adres poczty elektronicznej. Posługując się przykładem platformy ePUAP – jeżeli wnoszący pismo w formie innej niż elektroniczna zażąda doręczeń elektronicznych, wskazując adres poczty elektronicznej niepowiązany z kontem użytkownika na platformie ePUAP – nie będzie możliwe doręczenie elektroniczne. Rozważanym rozwiązaniem w przypadku ePUAP byłoby wprowadzenie możliwości generowania „kont jednorazowych” do obsługi doręczeń dokumentów osobom nieposiadającym konta na ePUAP. Takie rozwiązanie umożliwiłoby wygenerowanie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma, wraz z tymczasowym adresem na ePUAP, pod którym pismo będzie można odebrać, potwierdzając jednocześnie jego odbiór. W tym przypadku konto jednorazowe musiałoby jednocześnie umożliwiać adresatowi pisma dostęp do pisma przez co najmniej trzy miesiące od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone.

Przepisy rozporządzenia w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych nie wprowadzają wymogów dotyczących zapewnienia omówionych wcześniej rozwiązań funkcjonalnych umożliwiających udostępnianie pism pod określonym adresem dla osoby niebędącej użytkownikiem tego systemu, co nie oznacza, że niektóre z systemów już takich rozwiązań nie udostępniają. Również przepisy k.p.a., jak również Ordynacji podatkowej nie przewidują wprost trybu postępowania w takich przypadkach.

Zmiana adresu elektronicznego po wszczęciu postępowania

W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej (organ podatkowy) o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku zawiadomienia organu o zmianie – w rozpatrywanym przypadku adresu elektronicznego doręczenie pisma (wysłanie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma pod wskazanym przez organ adresem elektronicznym) z wykorzystaniem dotychczasowego adresu elektronicznego ma skutek prawny.

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego.

ARTUR PRASAL, JOLANTA RYBIŃSKA

Autorzy są ekspertami w dziedzinie informatyzacji administracji publicznej

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 41, art. 46 § 4, art. 63 § 3a–3b ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 267; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1195)
  • art. 144a, art. 146, art. 168 § 3a–3b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 749; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183)
  • art. 2 pkt 1, pkt 3, pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1422)
  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1216; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 590)
Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    23 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r.

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r. Czym jest deklaracja źródeł ciepła? Kogo dotyczy deklaracja? Jak można złożyć deklarację? Jakie są obowiązki gmin związane z Centralną Ewidencją Emisyjności Budynków?

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych. Jak będą funkcjonować?

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025. Ponad miliard złotych zostanie przeznaczonych w ramach Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa (NPRCz) 2.0 na różne formy wsparcia i promocji czytelnictwa w Polsce.

    Wnioski paszportowe od 26 czerwca można składać w soboty

    Wnioski paszportowe - w związku ze zwiększonym zainteresowaniem sprawami paszportowymi, MSWiA przekazało wojewodom dyspozycję wydłużenia godzin pracy urzędów wojewódzkich. Wnioski paszportowe będzie można składać także w soboty, natomiast w dni powszednie obsługa będzie się odbywać w wydłużonych godzinach.

    Remont mieszkania spółdzielczego

    Remont mieszkania spółdzielczego. Spółdzielnia pozostaje właścicielem mieszkań użytkowanych na podstawie własnościowego i lokatorskiego prawa spółdzielczego. Warto wyjaśnić, czy remont takich lokali może być problematyczny.

    Kiedy wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021?

    Wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021 – kiedy? Gdzie i jak sprawdzić wyniki egzaminu ósmoklasisty? Przedstawiamy ważne informacje dla uczniów kończących w tym roku szkołę podstawową.

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?