Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Adres elektroniczny jako adres do doręczeń

Artur Prasal
Jolanta Rybińska
Adres elektroniczny jako adres do doręczeń
Adres elektroniczny jako adres do doręczeń
Od 11 maja 2014 r. podanie w formie dokumentu elektronicznego powinno zawierać, obok innych elementów, również adres elektroniczny wnoszącego. Wskazanie prawidłowego adresu elektronicznego warunkuje realizację doręczenia elektronicznego, co dla organu, jak również strony postępowania (innych uczestników), ma kluczowe znaczenie.

Wymagania dotyczące adresu elektronicznego powinny być precyzyjnie sformułowane w sposób niebudzący wątpliwości. Po majowej nowelizacji przepisów ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), jak również ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) w zakresie doręczeń elektronicznych mogą pojawić się wątpliwości dotyczące możliwości doręczania pism przez organ z wykorzystaniem adresów elektronicznych wskazanych w treści podań. Wynikają one z uregulowania kwestii dotyczących adresu elektronicznego w kilku przepisach i braku definicji legalnej na potrzeby postępowania podatkowego czy administracyjnego.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2014/2015

Różne definicje

Definicję adresu elektronicznego zawiera ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną: „Adres elektroniczny – oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej”.

Natomiast „system teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy – Prawo telekomunikacyjne”.

Za to „środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna”.

Uwzględniając wskazane definicje legalne adresu elektronicznego, systemu teleinformatycznego i środków komunikacji elektronicznej – jako przykład adresów elektronicznych można wskazać przede wszystkim adresy poczty elektronicznej.

W postępowaniu administracyjnym i podatkowym obowiązek wskazania adresu elektronicznego został wprowadzony w przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego. Zgodnie z art. 63 § 3a k.p.a. podanie wniesione w formie takiego dokumentu powinno:

1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji),

2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,

3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Skutki braku adresu elektronicznego

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego. W sytuacji gdy do wniesienia podania wykorzystywana jest platforma ePUAP, a tym samym podanie jest wnoszone zgodnie z wymogami prawnymi przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, kwestia dotycząca adresu elektronicznego jest prosta. Adresem tym jest bowiem adres skrytki nadawcy. W tym przypadku nie będzie problemów przy doręczaniu pism elektronicznych przez organ.

Z orzecznictwa

Adres, o którym mowa w art. 63 § 2 i 41 § 1 k.p.a., to miejsce, gdzie strona faktycznie przebywa i w którym będzie możliwe, zgodnie z jej wolą, doręczenie pism urzędowych adresowanych do niej, przede wszystkim do osobistych rąk adresata, bez względu na miejsce jej zameldowania lub stałego zamieszkania.

Wyrok WSA w Gdańsku z 22 września 2010 r., sygn. akt II SA/Gd 364/10

W przypadku gdy podanie wniesiono w formie innej niż elektroniczna, przy jednoczesnym żądaniu doręczenia elektronicznego, i nie wskazano adresu elektronicznego doręczenie pism następuje na adres wskazany przez wnoszącego, czyli adres nieelektroniczny. W pierwszym doręczanym piśmie organ poucza wnoszącego podanie o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej.

Adres elektroniczny wskazany w treści podania

Zgodnie z przepisami k.p.a. i Ordynacji podatkowej, doręczenie pism powinno nastąpić z wykorzystaniem adresu wskazanego w treści podania. W tym przypadku jednak należy uwzględnić wymagania dotyczące trybu doręczenia elektronicznego.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:

1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,

2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,

3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy o informatyzacji.

Jeżeli doręczenie następuje w systemie teleinformatycznym podmiotu publicznego, to system ten może wysłać zawiadomienie na wskazany przez wnoszącego podanie adres elektroniczny (taką możliwość stwarza na przykład ePUAP). Wnoszący podanie, wskazując adres elektroniczny, na który ma być wysłane zawiadomienie, zarządza ryzykiem, to znaczy ponosi ewentualne negatywne skutki decyzji o wyborze adresu elektronicznego. Podobna sytuacja dotyczy innych systemów wykorzystywanych przez organy do doręczeń elektronicznych spełniających wymagania określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych).

Podkreślenia wymaga fakt, iż wskazany w treści podania adres elektroniczny nie musi być adresem, na który doręczane są pisma. Na adres ten przekazywane są bowiem wyłącznie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma. Zawiadomienie jest pierwszym wymaganym elementem procedury doręczenia elektronicznego. Kolejnym jest umożliwienie pobrania pisma udostępnionego pod określonym – wskazanym w zawiadomieniu – adresem elektronicznym i dokonanie potwierdzenia odbioru pisma. W tym przypadku obok adresu elektronicznego wskazanego przez wnoszącego podanie pojawia się kolejny adres – elektroniczny, z którego można pobrać pismo, potwierdzając jego odbiór.

Ważne

Realizując sprawy w ramach postępowania administracyjnego czy podatkowego, należy zwrócić uwagę, że adres elektroniczny wskazywany w treści podania nie musi być adresem, na który doręczane są pisma organu. Najczęściej jest adresem wykorzystywanym w procedurze doręczeń elektronicznych, na który przekazywane są zawiadomienia.

Rozpatrzenia wymaga również inna sytuacja, w której wnoszący podanie w treści wskaże np. adres poczty elektronicznej. Posługując się przykładem platformy ePUAP – jeżeli wnoszący pismo w formie innej niż elektroniczna zażąda doręczeń elektronicznych, wskazując adres poczty elektronicznej niepowiązany z kontem użytkownika na platformie ePUAP – nie będzie możliwe doręczenie elektroniczne. Rozważanym rozwiązaniem w przypadku ePUAP byłoby wprowadzenie możliwości generowania „kont jednorazowych” do obsługi doręczeń dokumentów osobom nieposiadającym konta na ePUAP. Takie rozwiązanie umożliwiłoby wygenerowanie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma, wraz z tymczasowym adresem na ePUAP, pod którym pismo będzie można odebrać, potwierdzając jednocześnie jego odbiór. W tym przypadku konto jednorazowe musiałoby jednocześnie umożliwiać adresatowi pisma dostęp do pisma przez co najmniej trzy miesiące od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone.

Przepisy rozporządzenia w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych nie wprowadzają wymogów dotyczących zapewnienia omówionych wcześniej rozwiązań funkcjonalnych umożliwiających udostępnianie pism pod określonym adresem dla osoby niebędącej użytkownikiem tego systemu, co nie oznacza, że niektóre z systemów już takich rozwiązań nie udostępniają. Również przepisy k.p.a., jak również Ordynacji podatkowej nie przewidują wprost trybu postępowania w takich przypadkach.

Zmiana adresu elektronicznego po wszczęciu postępowania

W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej (organ podatkowy) o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku zawiadomienia organu o zmianie – w rozpatrywanym przypadku adresu elektronicznego doręczenie pisma (wysłanie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma pod wskazanym przez organ adresem elektronicznym) z wykorzystaniem dotychczasowego adresu elektronicznego ma skutek prawny.

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego.

ARTUR PRASAL, JOLANTA RYBIŃSKA

Autorzy są ekspertami w dziedzinie informatyzacji administracji publicznej

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 41, art. 46 § 4, art. 63 § 3a–3b ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 267; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1195)
  • art. 144a, art. 146, art. 168 § 3a–3b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 749; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183)
  • art. 2 pkt 1, pkt 3, pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1422)
  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1216; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 590)
Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Projekty i plany finansowe samorządowych jednostek budżetowych na 2022 r. krok po kroku (PDF)
Projekty i plany finansowe samorządowych jednostek budżetowych na 2022 r. krok po kroku (PDF)
Tylko teraz
Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Pracownik z 4200 zł brutto zachorował, Jak obliczyć pensję netto za część miesiąca od 1 lipca 2022 r. [42 przykłady]
    Przeliczenie wynagrodzenia brutto do netto od 1 lipca 2022 r., gdy pracowniki część miesiąca był chory - to przykład nr 38 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzenie z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w książce "Wynagrodzenia od 1 lipca 2022 r. Rozliczanie płac po zmianach (książka + ebook)".
    1 lipca 2022 r. w PIT: 15 000 zł brutto dla programisty, to 10555,58 zł albo 9 167,58 zł [42 przykłady]
    Lista płac dla pracownika, który przekroczył I próg podatkowy - to przykład nr 40 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzenie z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w książce "Wynagrodzenia od 1 lipca 2022 r. Rozliczanie płac po zmianach (książka + ebook)".
    Ochrona zabytków w gminach
    Zadania, które realizuje samorząd gminny w celu zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty lokalnej, obejmują między innymi ochronę i opiekę nad zabytkami. Oznacza to wiele obowiązków ustawowych, które gmina musi wypełniać.
    Okazjonalne kąpielisko za milczącą zgodą wójta
    Zmienia się procedura tworzenia miejsc okazjonalnie wykorzystywanych do kąpieli. Zgłoszenie wodnoprawne i zgłoszenie na utworzenie takiego miejsca będzie można załatwić w jednym urzędzie - gminy. Nowelizacja Prawa wodnego upraszcza także zasady i formę zgody na utworzenie takiego miejsca (może być milcząca). Ważne jest również skrócenie terminów opiniowania zgłoszenia przez inspekcje ochrony środowiska, sanepid, dyrektorów: parku narodowego, urzędu morskiego czy urzędu żeglugi śródlądowej.
    Pełnomocnictwo dla wójta do reprezentowania spółki to nie dokument urzędowy
    Pełnomocnictwo udzielone przez reprezentującego podmiot gospodarczy, nawet na rzecz osoby sprawującej funkcję publiczną, nie jest dokumentem urzędowym. Taki dokument jest wystawiony przez podmiot prywatny i dotyczy spraw, które nie są związane z działalnością organu publicznego oraz zarządzaniem mieniem komunalnym. Z tego powodu dokument taki nie stanowi również informacji publicznej i nie podlega udostępnieniu.
    Listy płac dla 3100 zł, 6000 zł i 11 000 zł brutto od 1 lipca 2022 r. [42 przykłady]
    W artykule jeden z 42 przykładów jak przeliczać wynagrodzenie z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. z poradnika Wydawnictwa Infor. Pozostałe przykłady w książce "Wynagrodzenia od 1 lipca 2022 r. Rozliczanie płac po zmianach (książka + ebook)".
    PIP po kontroli przestrzegania PPK może nałożyć mandat karny do 2000 zł [wykaz naruszeń prawa]
    Po nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, od 4 czerwca br., każdy podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o PPK – nie tylko pracodawca, ale też np. zleceniodawca - może być kontrolowany przez PIP w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o PPK.
    4900 zł brutto, to netto 3670,67 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4900 zł brutto, to netto 3670,67 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4800 zł brutto, to netto 3602,15 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4800 zł brutto, to netto 3602,15 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    Trzy kalkulatory wynagrodzeń brutto netto od 1 lipca 2022 r. - umowy o pracę, zlecenie, o dzieło [Infor.pl]
    Infor.pl przygotował trzy kalkulatory przeliczające wartości wynagrodzeń z brutto do netto uwzględniające zmiany w PIT od 1 lipca 2022 r. określane jako „Polski Ład 2.0” albo „likwidacja Polskiego Ładu”.
    Posiłki w szkołach obowiązkowo od 1 września 2022 r. [Nowe obowiązki szkół]
    Od 1 września 2022 r. szkoły podstawowe będą miały ustawowy obowiązek zapewnienia posiłku uczniom. Przepisy dotyczące wyżywienia w przedszkolach nie zmieniły się. Art. 106a u.p.o. dotyczy tylko szkół podstawowych.
    Likwidacja nauczyciela kontraktowego i stażysty [Sejm zmienił Kartę Nauczyciela]
    Liczba stopni awansu zawodowego zostanie zmniejszona, a nauczyciele w pierwszych latach pracy będą zarabiać więcej – zdecydował w czwartek Sejm, uchwalając nowelizację ustawy Karta nauczyciela.
    Podwyżki w służbie zdrowia od 632 zł do 2000 zł [Sejm uchwalił ustawę]
    Najniższe wynagrodzenie zasadnicze ratowników medycznych i pielęgniarek ze średnim wykształceniem wzrośnie o 1550 zł (wzrost z 3772 zł do 5323 zł), magistrów pielęgniarstwa, fizjoterapii, farmaceutów i diagnostów laboratoryjnych ze specjalizacją o 1827 zł (wzrost z 5478 zł do 7304 zł).
    Czy pracodawcy będą musieli informować pracownika, jakie ma możliwości awansu?
    Pracodawca prawdopodobnie będzie przekazywać zatrudnionym informację o „możliwości awansu”. Oznaczałoby to, że pracownik w momencie przyjmowania do pracy będzie miał jasność co do tego, czy z daną pracą wiążą się możliwości awansu czy też takich możliwości nie ma (np. z uwagi na brak wolnego stanowiska związanego z awansem).
    Pensja brutto od 3010 zł do 4000 zł od 1 lipca 2022 r. – przeliczenie na netto, ZUS, zaliczki, NFZ [zestawienie]
    Pensja brutto od 3010 zł do 4000 zł od 1 lipca 2022 r. – przeliczenie na netto, ZUS, zaliczki, NFZ [zestawienie]
    Pacjentowi w szpitalu usunięto zdrowe oko
    W szpitalu w Bratysławie usunięto pacjentowi niewłaściwe oko, w wyniku czego stracił oboje oczu, poinformował w środę portal gazety „Pravda”. Lekarka, która przeprowadziła operację, już nie pracuje z pacjentami. Zdaniem dziennikarzy chodzi o cenioną specjalistkę.
    Rząd: w 2023 r. budowa 500 hal sportowych w gminach miejsko-wiejskich i wiejskich
    Rozpoczynamy program budowy hal sportowych, które będą wielofunkcyjne. W ciągu najbliższych paru lat chcemy, aby takich hal powstał tysiąc. W tym roku wybudujemy co najmniej kilkadziesiąt takich hal, a w przyszłym 500 - zapowiedział w środę premier Mateusz Morawiecki.
    Jak rzucić palenie? Powoli, stopniowo!
    Palacz przeżywa żal po stracie, niepokój związany z dużą zmianą w jego życiu. Można to porównać do przeżyć sportowca, który nagle dowiedział się, że z powodu kontuzji ma przerwać treningi i pożegnać się na zawsze z rywalizacją. Trzeba dać sobie czas na odnalezienie się w nowej rzeczywistości bez papierosa - mówi dr n. hum. Katarzyna Korpolewska, psycholog społeczna.
    Wzór legitymacji strażaka OSP [rozporządzenie z 1 czerwca 2022 r. - Dz.U. poz. 1274]
    ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 1 czerwca 2022 r. w sprawie legitymacji strażaka ratownika ochotniczej straży pożarnej lub osoby posiadającej uprawnienie do świadczenia ratowniczego (Dz.U. poz. 1274).
    Czy urlop wypoczynkowy musi trwać co najmniej 14 dni? [PIP wyjaśnia]
    Pytanie: Czy należy wykorzystać urlop wypoczynkowy w taki sposób, aby jego jedna część trwała co najmniej 14 dni?
    Wyliczenia miesięcznych wynagrodzeń brutto / netto od 1 lipca 2022 r. - MF podaje przykłady dla pracownika, emeryta i zleceniobiorcy
    Ministerstwo Finansów: przykłady zmian na poziomie zaliczek i rozliczenia rocznego dla pracownika, emeryta i zleceniobiorcy od 1 lipca 2022 r.
    4700 zł brutto, to netto 3533,62 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4700 zł brutto, to netto 3533,62 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4600 zł brutto, to netto 3466,10 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4600 zł brutto, to netto 3466,10 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4500 zł brutto, to netto 3397,58 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4500 zł brutto, to netto 3397,58 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    Tarcza dla pogranicza to rządowy program wsparcia z budżetem kilkudziesięciu milionów złotych
    Buda: budżet "tarczy dla pogranicza" wyniesie kilkadziesiąt milionów zł. Ale warunkiem uruchomienia programu jest jego notyfikowanie przez Komisję Europejską.