REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Adres elektroniczny jako adres do doręczeń

Artur Prasal
Jolanta Rybińska
Adres elektroniczny jako adres do doręczeń
Adres elektroniczny jako adres do doręczeń

REKLAMA

REKLAMA

Od 11 maja 2014 r. podanie w formie dokumentu elektronicznego powinno zawierać, obok innych elementów, również adres elektroniczny wnoszącego. Wskazanie prawidłowego adresu elektronicznego warunkuje realizację doręczenia elektronicznego, co dla organu, jak również strony postępowania (innych uczestników), ma kluczowe znaczenie.

Wymagania dotyczące adresu elektronicznego powinny być precyzyjnie sformułowane w sposób niebudzący wątpliwości. Po majowej nowelizacji przepisów ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), jak również ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) w zakresie doręczeń elektronicznych mogą pojawić się wątpliwości dotyczące możliwości doręczania pism przez organ z wykorzystaniem adresów elektronicznych wskazanych w treści podań. Wynikają one z uregulowania kwestii dotyczących adresu elektronicznego w kilku przepisach i braku definicji legalnej na potrzeby postępowania podatkowego czy administracyjnego.

REKLAMA

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2014/2015

Różne definicje

REKLAMA

Definicję adresu elektronicznego zawiera ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną: „Adres elektroniczny – oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej”.

Natomiast „system teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy – Prawo telekomunikacyjne”.

Za to „środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Uwzględniając wskazane definicje legalne adresu elektronicznego, systemu teleinformatycznego i środków komunikacji elektronicznej – jako przykład adresów elektronicznych można wskazać przede wszystkim adresy poczty elektronicznej.

REKLAMA

W postępowaniu administracyjnym i podatkowym obowiązek wskazania adresu elektronicznego został wprowadzony w przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego. Zgodnie z art. 63 § 3a k.p.a. podanie wniesione w formie takiego dokumentu powinno:

1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji),

2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,

3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Skutki braku adresu elektronicznego

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego. W sytuacji gdy do wniesienia podania wykorzystywana jest platforma ePUAP, a tym samym podanie jest wnoszone zgodnie z wymogami prawnymi przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, kwestia dotycząca adresu elektronicznego jest prosta. Adresem tym jest bowiem adres skrytki nadawcy. W tym przypadku nie będzie problemów przy doręczaniu pism elektronicznych przez organ.

Z orzecznictwa

Adres, o którym mowa w art. 63 § 2 i 41 § 1 k.p.a., to miejsce, gdzie strona faktycznie przebywa i w którym będzie możliwe, zgodnie z jej wolą, doręczenie pism urzędowych adresowanych do niej, przede wszystkim do osobistych rąk adresata, bez względu na miejsce jej zameldowania lub stałego zamieszkania.

Wyrok WSA w Gdańsku z 22 września 2010 r., sygn. akt II SA/Gd 364/10

W przypadku gdy podanie wniesiono w formie innej niż elektroniczna, przy jednoczesnym żądaniu doręczenia elektronicznego, i nie wskazano adresu elektronicznego doręczenie pism następuje na adres wskazany przez wnoszącego, czyli adres nieelektroniczny. W pierwszym doręczanym piśmie organ poucza wnoszącego podanie o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej.

Adres elektroniczny wskazany w treści podania

Zgodnie z przepisami k.p.a. i Ordynacji podatkowej, doręczenie pism powinno nastąpić z wykorzystaniem adresu wskazanego w treści podania. W tym przypadku jednak należy uwzględnić wymagania dotyczące trybu doręczenia elektronicznego.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:

1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,

2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,

3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy o informatyzacji.

Jeżeli doręczenie następuje w systemie teleinformatycznym podmiotu publicznego, to system ten może wysłać zawiadomienie na wskazany przez wnoszącego podanie adres elektroniczny (taką możliwość stwarza na przykład ePUAP). Wnoszący podanie, wskazując adres elektroniczny, na który ma być wysłane zawiadomienie, zarządza ryzykiem, to znaczy ponosi ewentualne negatywne skutki decyzji o wyborze adresu elektronicznego. Podobna sytuacja dotyczy innych systemów wykorzystywanych przez organy do doręczeń elektronicznych spełniających wymagania określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych).

Podkreślenia wymaga fakt, iż wskazany w treści podania adres elektroniczny nie musi być adresem, na który doręczane są pisma. Na adres ten przekazywane są bowiem wyłącznie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma. Zawiadomienie jest pierwszym wymaganym elementem procedury doręczenia elektronicznego. Kolejnym jest umożliwienie pobrania pisma udostępnionego pod określonym – wskazanym w zawiadomieniu – adresem elektronicznym i dokonanie potwierdzenia odbioru pisma. W tym przypadku obok adresu elektronicznego wskazanego przez wnoszącego podanie pojawia się kolejny adres – elektroniczny, z którego można pobrać pismo, potwierdzając jego odbiór.

Ważne

Realizując sprawy w ramach postępowania administracyjnego czy podatkowego, należy zwrócić uwagę, że adres elektroniczny wskazywany w treści podania nie musi być adresem, na który doręczane są pisma organu. Najczęściej jest adresem wykorzystywanym w procedurze doręczeń elektronicznych, na który przekazywane są zawiadomienia.

Rozpatrzenia wymaga również inna sytuacja, w której wnoszący podanie w treści wskaże np. adres poczty elektronicznej. Posługując się przykładem platformy ePUAP – jeżeli wnoszący pismo w formie innej niż elektroniczna zażąda doręczeń elektronicznych, wskazując adres poczty elektronicznej niepowiązany z kontem użytkownika na platformie ePUAP – nie będzie możliwe doręczenie elektroniczne. Rozważanym rozwiązaniem w przypadku ePUAP byłoby wprowadzenie możliwości generowania „kont jednorazowych” do obsługi doręczeń dokumentów osobom nieposiadającym konta na ePUAP. Takie rozwiązanie umożliwiłoby wygenerowanie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma, wraz z tymczasowym adresem na ePUAP, pod którym pismo będzie można odebrać, potwierdzając jednocześnie jego odbiór. W tym przypadku konto jednorazowe musiałoby jednocześnie umożliwiać adresatowi pisma dostęp do pisma przez co najmniej trzy miesiące od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone.

Przepisy rozporządzenia w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych nie wprowadzają wymogów dotyczących zapewnienia omówionych wcześniej rozwiązań funkcjonalnych umożliwiających udostępnianie pism pod określonym adresem dla osoby niebędącej użytkownikiem tego systemu, co nie oznacza, że niektóre z systemów już takich rozwiązań nie udostępniają. Również przepisy k.p.a., jak również Ordynacji podatkowej nie przewidują wprost trybu postępowania w takich przypadkach.

Zmiana adresu elektronicznego po wszczęciu postępowania

W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej (organ podatkowy) o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku zawiadomienia organu o zmianie – w rozpatrywanym przypadku adresu elektronicznego doręczenie pisma (wysłanie zawiadomienia o możliwości odbioru pisma pod wskazanym przez organ adresem elektronicznym) z wykorzystaniem dotychczasowego adresu elektronicznego ma skutek prawny.

Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego.

ARTUR PRASAL, JOLANTA RYBIŃSKA

Autorzy są ekspertami w dziedzinie informatyzacji administracji publicznej

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 41, art. 46 § 4, art. 63 § 3a–3b ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 267; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1195)
  • art. 144a, art. 146, art. 168 § 3a–3b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 749; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183)
  • art. 2 pkt 1, pkt 3, pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1422)
  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1216; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 590)
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zakończenie roku szkolnego 2024 r.

Kiedy kończy się rok szkolny 2023/2024? Do kiedy potrwają wakacje? Czy wszyscy uczniowie rok szkolny kończą w tym samym czasie? 

Producenci owoców i warzyw twardo o Zielonym Ładzie. Oberwą rolnicy, ale też inne grupy społeczne

Producenci owoców i warzyw mówią, że Zielony Ład to bardziej ideologia niż idea. Dotknie nie tylko rolników, ale też inne grupy społeczne. Nie sprzeciwiają się idei produkcji żywności wyróżniającej się wyższą jakością, zwracają jednak uwagę na szereg problemów, które przy okazji mogą poważnie uderzyć w ich działalność. Wśród nich znalazła się biurokracja.

Płace nauczycieli. Jest nowy tekst jednolity

Ile wynoszą minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli obowiązujące od 1 stycznia 2024 r.? 

Gdzie Polacy spędzą czerwcówkę? Sprawdź, zanim wybierzesz kierunek

Po długiej i ciepłej majówce przyszedł czas na kolejny przedłużony weekend. Gdzie Polacy najchętniej wyjadą na wypoczynek?

REKLAMA

Od 600 zł do 2400 zł z kilku bonów energetycznych na jeden adres. Czy będą kłopoty jak przy dodatku osłonowym i węglowym?

Trzeba złożyć osobne wnioski do gminy o bon energetyczny przez każdą z rodzin zamieszkujących wspólnie. Najczęściej będą to dwie rodziny (gospodarstwa domowe). W tym wariancie zamiast od 300 zł do 1200 zł z bonów energetycznych można na jeden adres otrzymać płatność od 600 zł do 2400 zł. Ta najwyższa jest tylko hipotetyczna - w jednym domu musiałyby mieszkać dwie 6-osobowe rodziny ogrzewające dom prądem.

Min. edukacji Barbara Nowacka: Nowe zajęcia w czasie godzin wychowawczych od 1 września 2024 r. Samorządy pytają: Kto za to zapłaci?

Nowość: Zajęcia z pierwszej pomocy na godzinach wychowawczych. Nauczyciele mają wątpliwości - gminy nie mają środków na opłacenie tych zajęć. Nierealne jest, aby w całej Polsce dali radę poprowadzić społecznie kursy pierwszej pomocy wolontariusze (np. z WOŚP).

Zmiany w nauczaniu od 1 września 2024 r. MEN podpisało rozporządzenie

Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Edukacji Narodowej, od 1 września uczniowie, którzy rozpoczynają naukę w szkołach ponadpodstawowych, nie będą mieli dostępu do HiT-u. Ponadto, obowiązkowe zajęcia z pierwszej pomocy będą odbywać się na godzinach wychowawczych.

Od 4788 zł do 5915 zł wynosi minimalne wynagrodzenie nauczycieli. W Dzienniku Ustaw ukazał się jednolity tekst rozporządzenia

W Dzienniku Ustaw ukazał się jednolity tekst rozporządzenia w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli a także dodatków do wynagrodzenia i zapłaty za pracę w dniu wolnym. Jak przedstawiają się stawki? 

REKLAMA

Opłaty abonamentowe za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych 2025 r. KRRiT ustaliła stawki opłat RTV, a także wysokość zniżek za uiszczenie opłat z góry

Opłaty abonamentowe za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych w 2025 roku. Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji (KRRiT) ustaliła stawki opłat RTV, a także wysokość zniżek za uiszczenie opłat z góry.

Nowe podstawy programowe i kanon lektur szkolnych już od 1 września 2024 r.

Ostateczna wersja podstaw programowych obowiązujących od nowego roku szkolnego ma być gotowa do końca tygodnia. W najbliższych dniach ma być również podpisane rozporządzenie o likwidacji HiT.

REKLAMA