Kategorie

Procedury obiegu dokumentów

Zdzisława Koźmin
Urzędy i firmy przywiązują zazwyczaj dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów. Zdarza się jednak, że mniejszą do szybkiego i skutecznego ich obiegu - istotnego elementu funkcjonowania każdej jednostki.

Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest ważna dla zapewnienia właściwego i szybkiego załatwienia spraw i sprawnej działalności całej instytucji.

Obieg dokumentów to droga od momentu wpływu pisma do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.

Czynności związane z obiegiem dokumentów wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywane są punktami zatrzymania. W dużych jednostkach organizacyjnych typowymi punktami zatrzymania są:

• kancelaria, która przyjmuje pisma (dokumenty), rejestruje, rozdziela pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz wysyła na zewnątrz,

• sekretariat, który otrzymuje z kancelarii przychodzącą pocztę i przedkłada szefowi (dyrektorowi, prezesowi),

• szef jednostki organizacyjnej, który zapoznaje się z treścią pism (dokumentów),

• kierownik komórki organizacyjnej, który dekretuje otrzymaną pocztę,

pracownik załatwiający sprawę, który redaguje formę odpowiedzi i sporządza na komputerze,

• sekretariat, który przedkłada do podpisu szefowi wychodzącą korespondencję,

• szef jednostki organizacyjnej lub inny pracownik upoważniony do podpisywania pism wychodzących.

Punkty zatrzymania występują najczęściej tylko w dużych jednostkach organizacyjnych. W każdym punkcie wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem danej sprawy i dlatego pismo oczekuje krócej lub dłużej. W małych i średnich jednostkach organizacyjnych zwykle nie ma kancelarii, a czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem pism należą do obowiązku sekretariatu.

Najczęściej jest stosowany system dziennikowy.

System dziennikowy obejmuje czynności:

• sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono do załatwienia),

• po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

• pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),

• komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,

• sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw. System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. System kancelaryjny dziennikowy może być prowadzony komputerowo, wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, na przykład pokwitowanie odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.

Przykład sygnatury pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku: 25/08 – rok bieżący.

Numer ten jest traktowany jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w obrębie pieczątki wpływu.

System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach korespondencyjnych. W tym systemie nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. System ten oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Na jego podstawie nadaje się sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.

Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

• sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich; w polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza się pieczątkę wpływu, wypełnia ją i przekazuje do komórki organizacyjnej,

• kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonym do teczki.

Reklama

Spis spraw jest formularzem zawierającym rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.

Po załatwieniu sprawy referent przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent.

W wielu zakładach pracy system bezdziennikowy jest obecnie coraz częściej stosowany, gdyż jest bardziej ekonomiczny, a obieg pism jest szybszy.

Przykład sygnatury pisma w systemie bezdziennikowym:

WSM – DK – 101 – 5/2008

Symbole literowe oznaczają skróty nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, symbol cyfrowy – numer z rzeczowego wykazu akt (101), kolejny numer ze spisu spraw (5) łamany przez rok kalendarzowy, w którym załatwia się sprawę.

W praktyce można spotkać się również z systemem mieszanym.

System mieszany polega na tym, że równocześnie stosuje się dziennik korespondencyjny i spis spraw. Kancelaria rejestruje pisma w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według dziennika, a pracownik odbierający pismo do załatwienia sprawy rejestruje w spisie spraw. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury – dziennika korespondencyjnego i z teczki danej sprawy.

Metodą wprowadzenia środków technicznych, która przyspiesza obieg pism i ich rejestrację, jest sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:

• jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

• kto załatwia określoną sprawę,

• przegląd danych dnia, tygodnia, miesiąca.

 

Czytaj także: Urzędnik w oczach interesanta >>

 

Przyjmowanie przesyłek

W każdej instytucji przyjmowaniem pism i rozdzielaniem ich między poszczególne działy zajmuje się specjalna komórka organizacyjna, zwana przeważnie sekretariatem/kancelarią. W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria/sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli do działu lub dyrektora danej instytucji. Kancelaria/sekretariat przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy z wyjątkiem:

• przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych kierownictwu jednostki poprzez sekretariat,

• przesyłek pieniężnych lub przedmiotów wartościowych, które przyjmuje kasa jednostki organizacyjnej,

• przesyłek kierowanych imiennie na nazwiska pracowników jednostki organizacyjnej.

Otwieranie przesyłek

Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić zawartości koperty. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „tajne” lub „poufne” okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić:

• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

• czy do pisma dołączona jest podana w nim ilość załączników.

Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją skierować do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.

Dołączanie kopert do wpływów

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

1) tajnych, poufnych i wartościowych,

2) pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi,

3) pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,

4) załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.

Pieczątka wpływu

Pracownik otwierający korespondencję odciska na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki kancelarii ogólnej wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym), ilość załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono. Na faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru.

Ogólne zasady obiegu dokumentów

Pisma należy przekazywać do załatwienia w teczkach o wzorze ogólnie stosowanym, zaopatrzonych w napisy „do podpisu” – „terminowe”.

W kancelarii/sekretariacie powinno być kilka lub kilkanaście takich teczek, zależnie od struktury organizacyjnej. Należy przestrzegać zasady, że szybki obieg pisma i terminowe załatwienie sprawy jest równoważne z właściwym jej załatwieniem pod względem merytorycznym. Pisma pilne, terminowe i faksy doręcza się adresatowi bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością.

Zasady ewidencji korespondencji

W systemie dziennikowym

• pocztę zwykłą – w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje się ją w pieczątkę wpływu,

• wpływ dalekopisów, telegramów, faksów i telefonogramów – w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,

• faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty względnie inne rozliczenia w oddzielnym rejestrze.

W systemie bezdziennikowym

Może odbywać się częściowo w kancelarii/sekretariacie i merytorycznej komórce organizacyjnej, czyli tam, gdzie pismo jest załatwiane. Zależy to od rodzaju przyjętego systemu bezdziennikowego. Zasadnicza czynność polega na wpisaniu do pieczątki wpływu daty wpływu i zaewidencjonowaniu pisma w spisie spraw oraz nadaniu mu znaku sprawy. Wówczas każdą sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pierwszego pisma rozpoczynającego daną sprawę, dalsze wpływy dotyczące danej sprawy łączy się z poprzednimi, oznaczając je znakiem sprawy.

Nie podlegają rejestracji:

• publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty),

• potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

• rachunki i faktury,

• zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Przekazywanie korespondencji w systemie dziennikowym

Przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym. Obowiązek rejestrowania i kwitowania w dzienniku korespondencyjnym nie dotyczy korespondencji wewnętrznej. Przekazywanie faktur, rachunków i not odbywa się za potwierdzeniem w rejestrze. Dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy kwituje się w dzienniku wpływów tych pism. Korespondencję mylnie skierowaną komórka organizacyjna zobowiązana jest natychmiast zwrócić do kancelarii/sekretariatu, po czym dokonuje się odpowiedniej adnotacji w dzienniku korespondencyjnym, względnie w rejestrze faktur, rachunków i not.

Przekazywanie korespondencji w systemie bezdziennikowym

Akta przekazuje się bez specjalnych pokwitowań, z wyjątkiem niektórych rodzajów akt dotyczących spraw zastrzeżonych.

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Przeglądając korespondencję kierownik (dyrektor) decyduje, jaką jej część załatwia sam, a jaką przydziela do załatwienia właściwym wydziałom bądź stanowiskom pracy. Po przejrzeniu korespondencji przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy umieszcza na niej dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia bądź ustala, kto podpisuje czystopis.

Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:

• „m.a.” – „moja aprobata” – oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczny sposób załatwienia,

• „p.m.” – „proszę mówić” – oznacza, że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie omówić z wydającym dyspozycję sposób załatwienia przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,

• „p.r.” – „proszę referować” – oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję,

• „m.p.” – „mój podpis” – oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia,

• „a/a.” – „ad acta” – oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.

Odbiór korespondencji

Odbiór korespondencji z kancelarii/sekretariatu i poszczególnych komórek organizacyjnych powinien odbywać się dwa razy dziennie.

Osoby wyznaczone w tej komórce do odbioru i przekazywania korespondencji powinny w godz. 8.00 – 9.00 oraz od 11.30 do 12.30 zabierać korespondencję z kancelarii/sekretariatu lub innych komórek organizacyjnych.

 

Czytaj także: Zarządzanie w urzędzie >>

 

Podstawowe obowiązki przy wysyłaniu korespondencji

Wysyłając korespondencję:

• sprawdza się czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono wymienione załączniki,

• na kopii pisma wpisuje się datę wysłania.

• segreguje się pisma przeznaczone do wysyłki i wpisuje do dziennika pism wychodzących,

• wkłada pisma do kopert z adresami,

• prowadzi ewidencję przesyłek poleconych nadawanych w urzędach pocztowych za pośrednictwem książki nadawczej listów poleconych,

• prowadzi rozliczenie z opłat pocztowych.

W fazie wysyłania pism, aby uniknąć pracochłonnych czynności naklejania znaczków, stosuje się inne sposoby opłat za przesyłki pocztowe:

• Zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę „Opłata pocztowa zryczałtowana”' i stosuje rozliczanie ryczałtem, niezależnie od ilości wysłanych w danym miesiącu listów,

• Może być pieczątka „Opłata pocztowa skredytowana”, wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca,

• Można też stosować maszynę frankującą, która w miejsce znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową.

Przesyłki ofrankowane muszą być oddawane na poczcie, nie można ich wrzucać do skrzynek pocztowych. Opłacając należność za przesyłki pocztowe należy zwracać uwagę, aby zawsze były opłacane poprzez naklejenie na kopercie znaczków pocztowych.

Korespondencja doręczona do kancelarii/sekretariatu do godziny 11.00 powinna być wysłana tego samego dnia. Przesyłki doręczone później powinny zostać wysłane w dniu następnym.

Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism (polecony, ekspres):

• przesyłki „ekspres”, „b. pilne”, „terminowe” – wysyła się w tym samym dniu,

• telegramy nadaje się faksem,

• pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się we wspólnej kopercie.

Zdzisława Koźmin

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    29 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Premia dla lekarza POZ za szczepienie

    Lekarz POZ otrzyma premię finansową za zwiększenie tempa szczepień i liczby zaszczepionych pacjentów w poradni.

    Nadzór nad dyrektorami - planowane zmiany

    Projektowane przepisy, mające zwiększyć kontrolę nad szkołami, zostały złagodzone. Co z dyrektorami?

    Powodzie - czy możemy przygotować się na nadchodzące zalania?

    W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej praktyczne możliwości zabezpieczenia przed jej skutkami są bardzo ograniczone. Jakie mamy możliwości ograniczenia zagrożenia powodziowego?

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym

    Zmiany w ustawie o zatrudnieniu socjalnym przewiduje przygotowany przez MRiPS projekt nowelizacji. Co się zmieni?

    Społeczne Agencje Najmu - korzyści podatkowe dla właścicieli

    Od 23 lipca 2021 r. obowiązują przepisy pozwalające tworzyć tzw. Społeczne Agencje Najmu (SAN). Ich zadaniem jest dzierżawa lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych od ich właścicieli oraz wynajmowanie ich osobom fizycznym wskazanym przez gminę. Właściciele takich mieszkań i budynków będą korzystać ze zwolnień podatkowych w podatku dochodowym i VAT.

    Zasady odwołania od wyników egzaminu maturalnego 2021

    Odwołania od wyników egzaminu maturalnego. Niecałe trzy tygodnie temu maturzyści poznali wyniki egzaminów dojrzałości. Niektórzy mają wątpliwości, czy ich praca została poprawnie sprawdzona, i wnioskują o wgląd do niej oraz wyższe noty.

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli

    Kontrole zwolnień lekarskich nauczycieli - zgodnie z projektem nowelizacji prawa oświatowego autorstwa MEiN ministerstwo co kwartał będzie przekazywało do ZUS szczegółowe informacje dotyczące nauczycieli przebywających m.in. na zwolnieniach lekarskich, urlopach zdrowotnych oraz macierzyńskich.

    Nauka stacjonarna w szkołach od 1 września 2021 r.

    Nauka stacjonarna w szkołach - minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek zapowiedział, że trwają przygotowania do powrotu uczniów do szkół od 1 września 2021 r.

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot?

    Historia XX i XXI wieku - od kiedy nowy przedmiot zapowiedziany w Polskim Ładzie? Co obejmie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - możliwość zwiększenia liczby godzin

    Dodatkowe zajęcia wspomagające - większa liczba dzieci będzie mogła skorzystać z dodatkowych lekcji. MEiN przygotowało zmianę przepisów w tym zakresie.

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? - wytyczne dla uczelni

    Nauka zdalna czy stacjonarna w roku akademickim 2021/2022? Ministerstwo Edukacji i Nauki opublikowało wytyczne dla uczelni.

    Compliance - cykl Deminga

    Compliance - każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Niestety często brakuje na to zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

    Transakcja zakupu nieruchomości na rzecz gminy

    Zakup nieruchomości na rzecz gminy. W ramach działalności gospodarczej gmina może nabywać prawa do nieruchomości na wolnym rynku - w trybie czynności cywilnoprawnych. W takich transakcjach istotne są kompetencje organów gminy. Wójt jest uprawniony do dokonywania czynności związanych z nabyciem nieruchomości. Działa jednak z zachowaniem zasad prawidłowej gospodarki i w ramach wytyczonych przez radę gminy.

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - co zawiera?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) już działa. Wyjaśniamy, jakie informacje zawiera ten ważny rejestr. Warto również wspomnieć o obowiązkach właścicieli budynków związanych z CEEB.

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania?

    Loteria szczepionkowa - kiedy losowania? Wciąż można zarejestrować się w Loterii Narodowego Programu Szczepień i wziąć udział w kolejnych losowaniach nagród.

    Wakacje 2021 w Europie - zasady podróżowania, paszport covidowy, testy

    Wakacje 2021 w Europie w czasach koronawirusa - jakie zasady obowiązują podróżnych? W większości krajów trzeba pokazać paszport covidowy lub wynik testu na COVID-19.

    Aspekty środowiskowe w nowym prawie zamówień publicznych

    Zrównoważone zamówienia to taki sposób organizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, który uwzględnia aspekty środowiskowe lub społeczne, co przekłada się na charakter udzielanego zamówienia, przy jednoczesnym zapewnieniu celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych. W pojęciu tym mieszczą się więc zarówno tzw. „zielone”, jak również społeczne zamówienia publiczne.

    Cyfryzacja usług a cyberbezpieczeństwo w sektorze publicznym

    W ostatnich latach można obserwować postępującą cyfryzację usług, również w sektorze publicznym. O ile załatwianie spraw urzędowych online jest dla obywateli ogromną wygodą, o tyle zasadne w tym kontekście jest pytanie – jak właściwie zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych?

    Karta Lokalizacji Podróżnego - jak wypełnić?

    Kartę Lokalizacji Podróżnego musi wypełnić każdy przylatujący do Polski. Czym jest? Jak wypełnić Kartę Lokalizacji Pasażera?

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej

    Karta Lokalizacji Podróżnego w formie elektronicznej od soboty zastąpi karty papierowe. Kto musi wypełnić Kartę Lokalizacji Podróżnego?

    Loteria szczepionkowa - ochrona danych uczestników

    Loteria szczepionkowa - jak chronione są dane osobowe uczestników Loterii Narodowego Programu Szczepień? Czy dane medyczne są bezpieczne?

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych

    Loteria szczepionkowa - lista wygranych. Są już pierwsi zwycięzcy w Loterii Narodowego Programu Szczepień. Gdzie sprawdzić listę wygranych nagród? Kiedy kolejne losowania?

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną

    Wypadek przy pracy urzędnika świadczącego pracę zdalną. Jak prawidłowo sporządzić protokół powypadkowy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy?

    Szczepienia dzieci w wieku 5-12 lat - od kiedy? Jest to niezwykle istotna kwestia pod kątem roku szkolnego i bezproblemowego powrotu dzieci do szkół.

    Compliance - od czego zacząć wdrożenie systemu?

    Compliance - od czego należy zacząć wdrożenie systemu w organizacji? Coraz więcej podmiotów z sektora prywatnego oraz z sektora publicznego rozumie, że posiadanie systemów Compliance jest niezbędne, by podmiot mógł bezpiecznie funkcjonować lub się rozwijać.