Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników

• Jak prowadzić akta osobowe długoletnich pracowników lub tych powracających do pracodawcy po przerwie?
• Z ilu części składają się akta osobowe pracownika?
• Czy akta osobowe można w dalszym ciągu prowadzić w wersji papierowej?

Choć zarówno zasady ich prowadzenia, jak i przechowywania zostały ściśle określone w obowiązujących przepisach, to w praktyce powstają na tym tle liczne wątpliwości.

Jak prowadzić akta osobowe długoletnich pracowników lub tych powracających do pracodawcy po przerwie?

Mają one związek także ze zmianami w regulacjach prawnych, które weszły w życie w 2019 r. i w niektórych przypadkach mogą rodzić wątpliwości co do tego, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe długoletnich pracowników lub tych powracających do pracodawcy po przerwie.

Z ilu części składają się akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika. Od 2019 r. składają się one z czterech, a nie jak wcześniej z trzech, części oznaczonych kolejnymi literami alfabetu (rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej):

części A - obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

części B - obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia;

części C - obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;

części D - obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Czy akta osobowe można w dalszym ciągu prowadzić w wersji papierowej?

Do 2019 r. pracodawcy byli zobowiązani do prowadzenia akt osobowych pracowników w formie papierowej. Mogli równolegle prowadzić także akta w wersji elektronicznej, ale nie mieli możliwości zrezygnowania z "gromadzenia papieru". Od 2019 r. pracodawca może zdecydować, czy chce prowadzić akta papierowe, elektroniczne, czy też w tzw. formie mieszanej (art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy).

(…)

Małgorzata Masłowska

Artykuł pochodzi z kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Zamów bezpłatny 14-dniowy dostęp do INFORLEX »