Jakie są zasady udostępniania akt w sprawie administracyjnej

Zapewnienie każdemu dostępu do dotyczących go dokumentów urzędowych jest jedną z podstawowych zasad współczesnego państwa prawa. Zgodnie art. 51 ust. 3 Konstytucji RP każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Zasadę tę potwierdza art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z tym przepisem strona postępowania administracyjnego ma prawo przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek oraz odpisów w każdym stadium postępowania. Strona może również żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, jednak uprawnienie to, w przeciwieństwie do zwykłego dostępu do akt, jest ograniczone obowiązkiem wykazania istnienia ważnego interesu strony w uzyskaniu takich uwierzytelnionych dokumentów. Odmowa udostępnienia dokumentów następuje w formie postanowienia, którego treść powinna spełniać wymogi art. 124 kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności organ administracji ma obowiązek uzasadnić odmowę udostępnienia akt sprawy. Na postanowienie o odmowie udostępnienia akt wnioskodawcy przysługuje prawo wniesienia zażalenia. Z kolei decyzja wydana w wyniku rozpatrzenia takiego zażalenia może być przedmiotem skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Organ administracji odmawia udostępnienia dokumentów w sytuacji, gdy: wnioskodawca nie jest stroną toczącego się postępowania, akta, których dotyczy wniosek o udostępnienie, są objęte ochroną tajemnicy państwowej lub istnieje ważny interes państwowy uzasadniający odmowę udostępnienia akt stronie. Kodeks postępowania administracyjnego nie definiuje pojęć tajemnica państwowa oraz ważny interes państwowy. W kwestii ustalenia zakresu pojęcia tajemnica państwowa należy się odnieść do ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych. Ustawa ta określa, że informacje objęte tajemnicą państwową zgodnie z wykazem rodzajów informacji niejawnych stanowiącym załącznik do ustawy powinny być opatrzone klauzulą ściśle tajne albo tajne. Taki sposób oznaczania informacji poufnych umożliwia organowi administracji precyzyjną identyfikację dokumentów wyłączonych spod uprawnienia strony do uzyskania dostępu do takich informacji. Istotne wątpliwości dotyczą możliwości odmowy udostępnienia dokumentów na podstawie ustalenia przez organ administracji, że ujawnieniu informacji stronie postępowania sprzeciwia się ważny interes państwa. Ustawodawca nie wprowadził definicji pojęcia ważnego interesu państwa i w konsekwencji pozostawił organowi administracji pewien zakres swobody w ocenie, czy istnieje podstawa do odmowy udostępnienia dokumentów. Przepis wprowadzający takie ograniczenie dostępu do akt sprawy w toczącym się postępowaniu administracyjnym należałoby poddać kontroli zgodności z konstytucją, ponieważ przyznanie organowi administracji takiej swobody decyzyjnej oznacza, że możliwość realizacji konstytucyjnego uprawnienia uzależniona jest w rzeczywistości od decyzji administracyjnej mającej charakter uznania. Tymczasem art. 51 ust. 3 konstytucji stanowi, że ograniczenie prawa dostępu do urzędowych dokumentów i zbiorów danych może nastąpić wyłącznie w drodze ustawy.

RAFAŁ ZWIERZ

radca prawny z Kancelarii Weil,Gotshal &Manges

PODSTAWA PRAWNA

l Art. 51 ust. 3 Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz.U. nr 78, poz. 483 ze zm.).

l Art. 73 i 124 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).

l Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2005 r. nr 196, poz. 1631 ze zm.).