Jak wybrać elektroniczną skrzynkę podawczą

Obowiązek przyjmowania pism, podpisanych elektronicznie, nakłada na samorządy ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). Zgodnie z art. 58 ust. 2, od 1 maja 2008 r. samorządy umożliwią podmiotom posiadającym podpis cyfrowy wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej.

Skrzynka darmowa czy rynkowa

W związku z nowym obowiązkiem Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, w ramach projektu Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP), opracowało skrzynkę podawczą, którą bezpłatnie będzie udostępniać zainteresowanym samorządom. Projekt ePUAP, a także elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) od strony technicznej opracowywane są przez firmę Comarch. Przyjmowanie wniosków od samorządów chcących zaimplementować ministerialną skrzynkę rozpocznie się od kwietnia br. (więcej informacji na stronie www.epuap.mswia.gov.pl).

Aplikacja MSWiA kierowana jest jednak do mniejszych jednostek, które nie dysponują budżetami pozwalającymi na samodzielny zakup rozwiązań rynkowych. Większość urzędów skorzysta więc zapewne z programów oferowanych przez firmy softwarowe. Aplikacje te mają niezaprzeczalne atuty, jakimi są: wsparcie techniczne (dokonywanie poprawek, modernizacji, zmian układu konta, możliwość dodawania nowych formularzy) oraz dodatkowe funkcje (np. możliwość realizowania płatności).

W przypadku aplikacji rynkowych samorządy mogą też zamówić takie rozwiązania na zasadach outsourcingu, czyli zamiast kupować, będą płacić roczny abonament.

Minimalne wymagania

Wymagania odnośnie do elektronicznej skrzynki podawczej określone zostały m.in. w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651) oraz rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664). Przepisy te określają m.in. takie minimalne wymagania dla skrzynek, jak:

• przyjmowanie dokumentów w określonym formacie podpisanych cyfrowo,

• wystawianie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) - generowane jest ono przez sprzętowy moduł bezpieczeństwa - Hardware Security Module (HSM).

 

W praktyce elektroniczna skrzynka jest wirtualnym odpowiednikiem biura obsługi interesanta. Aplikacja ma pośredniczyć w skutecznej prawnie komunikacji mieszkańca z urzędem. Pozwoli zdalnie doręczyć dokumenty elektroniczne (podpisane cyfrowo) do podmiotów publicznych.

Skrzynka jak konto bankowe

Od strony wizualnej elektroniczne skrzynki podawcze oparte będą na kontach www - podobnych do tych, jakie mamy w bankach internetowych. Po rejestracji i zalogowaniu, mieszkaniec będzie wchodził na swoje urzędowe konto. Na e-skrzynce zawarte będą formularze (patrz ramka: Przykładowe formularze do załatwiania spraw w Urzędzie Miasta i Gminy Skoki), które po wypełnieniu i podpisaniu cyfrowo będą wysyłane do urzędu. Tak rozpoczynać będzie się bieg sprawy załatwianej drogą elektroniczną. Tyle teorii, ale jak rozwiązanie wygląda w praktyce.

Mglista koncepcja skrzynki

Firmy informatyczne spędziły długie miesiące na opracowywaniu, dość mgliście zapisanej w przepisach, koncepcji elektronicznej skrzynki podawczej. Problemy zaczynają się już od samego sposobu zalogowania mieszkańca do serwisu. Należało sprawić, by własne konto mogli wyrobić sobie tylko prawdziwi mieszkańcy, a nie osoby niepożądane (internetowe trolle, żartownisie, spamerzy). - Wiele dni poświęciliśmy na opracowanie skrzynki podawczej, która z jednej strony pozwoli petentowi na wysłanie sprawy do urzędu, a jednocześnie ograniczy stratę czasu w urzędzie na przebijanie się co dzień przez setki maili spamu oraz ograniczy internetowe żarty - mówi Wojtek Grądzki, account manager, specjalista ds. kontaktów z klientami z firmy Maxus Net Communications.

W przypadku rozwiązania firmy Maxus wniosek do urzędu o założenie konta (skrzynki) będzie mógł wysłać każdy, ale to od pracownika urzędu będzie zależeć, czy konto dla danego „wnioskodawcy” zostanie uaktywnione. - Wniosek o założenie konta, aby mógł być wysłany, musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym, a więc już w pierwszej fazie problem spamu mamy rozwiązany - wyjaśnia W. Grądzki. Podpis kwalifikowany, podobnie jak i niekwalifikowany, jest wydawany przez centrum certyfikacji. Tym samym wyeliminowani zostaną użytkownicy niepożądani. Po zweryfikowaniu przez urzędnika danych interesanta z tymi znajdującymi się w urzędowych rejestrach, konto zostanie zaktywowane (lub zablokowane w przypadku negatywnej weryfikacji).

Samo składanie spraw w takim wirtualnym biurze polegać będzie na wybraniu jednego z dostępnych tam formularzy. W przypadku niektórych aplikacji, wypełniając formularz, dane osobowe klienta będą automatycznie zaciągane z jego konta. Nie trzeba będzie więc za każdym razem przy wysyłaniu pisma wpisywać swego imienia, nazwiska i adresu zamieszkania. Po podpisaniu cyfrowym wniosek będzie mógł być wysłany do urzędu.

Skrzynka początkiem obiegu dokumentów

W praktyce ESP powinna być końcówką zaimplementowanego już w urzędzie elektronicznego obiegu dokumentów. Dokument trafiający do urzędu w postaci cyfrowej, w tej samej formie powinien być przetwarzany, a następnie tak samo (elektronicznie) powinna być wydana decyzja. Niestety, nie w każdym urzędzie zaimplementowano już elektroniczny obieg dokumentów. Dlatego w większości przypadków elektronicznie wysłane dokumenty będą w magistracie drukowane i procedowane w formie papierowej.

Wartość dodana

Producenci oferujący elektroniczne skrzynki podawcze starają się dodawać do swoich produktów dodatkowe moduły. Mają one zachęcić samorządy do zakupu konkretnego rozwiązania. - Cechą, która wyróżnia nasze rozwiązanie na rynku, jest fakt, iż klienci otrzymują razem z OfficeObjects ESP aplikację dostępową, która stanowi zalążek pełnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów - mówi Dorota Biernacka, dyrektor Marketingu Rodan Systems SA. Pośrednio bowiem ustawodawca, stanowiąc przepisy o obowiązkowym przyjmowaniu dokumentów w formie elektronicznej, wymusza na urzędach wdrażanie elektronicznych obiegów.

 

Niektóre rozwiązania oferują nie tylko gotowe formularze, ale również narzędzia do tworzenia nowych. Przykładem może być aplikacja firmy Sputnik Software, gdzie oprócz zamówionego przez samorząd wachlarza formularzy, urząd będzie mógł samodzielnie je modyfikować, a nawet dodawać nowe.

Inne zalety oferowanego na rynku oprogramowania to możliwość dokonywania płatności poprzez konto mieszkańca. - Za usługę urzędową można w naszym systemie zapłacić co najmniej na trzy sposoby: kartą płatniczą, przelewem internetowym, a w najbliższej przyszłości uruchomione zostaną płatności przez komórkę - mówi Tomasz Maćkowiak, członek zarządu firmy Sputnik Software. Płatności, podobnie jak przesyłanie wszystkich innych danych przez skrzynkę, są bezpieczne i nie ma mowy o przechwyceniu poczty z ważnymi sprawami przez niepowołane osoby. Firmy dbają też, żeby przez sieć nie przedostał się żaden spam.

Największa zaleta - pomoc

Niezaprzeczalną zaletą skrzynek oferowanych przez rynkowych producentów oprogramowania jest zapewniane przez nich wsparcie techniczne. Zamawiając aplikację u producenta, samorząd ma pewność, że w przypadku zauważenia błędów, chęci wprowadzenia modyfikacji czy podłączenia ESP do obiegu dokumentów będzie mógł liczyć na stałą pomoc firmy. Jest to podstawowy argument przemawiający za rozwiązaniami rynkowymi. W przypadku darmowej skrzynki oferowanej na platformie ePUAP zagrożeniem jest to, że po zakończeniu finansowania projektu ePUAP (pierwszy etap kończy się w połowie br.) samorząd będzie zdany na własne siły.

Cena za usługę

Ważnym aspektem jest, oczywiście, cena oferowanego produktu. Generalnie na rynku spotkać można dwa modele sprzedaży ESP. Pierwszy z nich dotyczy zakupu skrzynki wraz z infrastrukturą (moduł HSM, serwer, oprogramowanie) i instalacją. W tym przypadku koszt rozwiązania może wynieść od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zależeć on będzie od wielkości urzędu, liczby formularzy i spraw, które będą załatwiane tą drogą. - Standardowa cena elektronicznej skrzynki podawczej dla jednego urzędu to 5900 zł netto - mówi Adam Dąbrowski, kierownik Działu Promocji firmy Unizeto. Na specjalne rabaty mogą liczyć urzędy, z którymi prowadzona jest już współpraca, np. przy tworzeniu elektronicznego obiegu dokumentów.

Z dotychczasowych ponad 100 wdrożeń spółki Sputnik Software wynika, że większość klientów decyduje się jednak na drugi model zakupu, a mianowicie zlecenie zadania w outsourcingu. Samorząd w takiej formule nie kupuje rozwiązania, tylko płaci określony roczny abonament za jej użytkowanie. - W tym modelu cała infrastruktura znajduje się w naszej firmie i my zdalnie udostępniamy samorządowi gotową, działającą i bardzo dobrze zabezpieczoną skrzynkę - mówi Tomasz Maćkowiak. W tej opcji moduł HSM, a także serwer znajdują się w zasobach Sputnik Software. Takie rozwiązanie, dzięki świadczeniu usług dla kilkuset podmiotów samorządowych równocześnie, jest znacznie bardziej ekonomiczne. Samorząd płaci tylko roczny abonament. - Wysokość abonamentu jest uzależniona od wielkości urzędu, od 600-700 zł rocznie dla niewielkiego MOPS-u, do 4-5 tys. zł dla dużej jednostki samorządu - mówi Tomasz Maćkowiak. Uśredniony koszt dla sektora samorządowego wynosi więc ok. 150 zł miesięcznie.

Przykładowe wdrożenia elektronicznych skrzynek podawczych

Firma Sputnik Software zaimplementowała ESP m.in. w:

• Gminie Janowiec Wielkopolski - http://janowiecwlkp.eboi.pl/

• Starostwie Powiatowym w Zielonej Górze - http://zg.eboi.pl/

• Urzędzie Miasta i Gminy Skoki - http://skoki.eboi.pl/

• Urzędzie Gminy Zgierz - http://zgierz.eboi.pl/

Czas potrzebny na wdrożenie

Czas potrzebny na uruchomienie urzędowej aplikacji jest zależny od wielkości urzędu i liczby formularzy, które będą obsługiwane. - W niewielkiej jednostce wdrożenie będzie trwało około jednego dnia. Jednak w dużym urzędzie, który na przykład będzie potrzebował uruchomienia 50 formularzy, będziemy potrzebować około miesiąca na uruchomienie ESP - mówi Tomasz Maćkowiak.

Podobnie jak przy wdrażaniu każdego nowego rozwiązania mieszkańcy oraz urzędnicy będą mieli z pewnością problemy z jego obsługą. Dlatego konieczne jest przeszkolenie pracowników urzędów w zakresie obsługi ESP, a także zapewnienie mieszkańcom pomocy (najlepiej telefonicznej) w związku z napotykanymi problemami. Największe firmy oferują zarówno szkolenia w urzędach, jak i pomoc mieszkańcom.

Przykładowe formularze do załatwiania spraw w Urzędzie Miasta i Gminy Skoki

W Skokach przez konto www można załatwić już m.in.:

• oświadczenie o wysokości sprzedaży napojów alkoholowych,

• sprostowanie danych zawartych w akcie USC,

• wniosek o przedłużenie umowy dzierżawy gruntu,

 

• wniosek o rezygnację z umowy dzierżawy gruntu,

• wniosek o ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego,

• wniosek o usunięcie drzew lub krzewów,

• wniosek o wydanie aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

• wniosek o wydanie duplikatu zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

• wniosek o wydanie poświadczenia, oświadczenia o prowadzeniu gospodarstwa rolnego,

• wniosek o wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,

• wniosek o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu na terenie gminy/miasta,

• wniosek o wydanie zaświadczenia z akt dowodów osobistych,

• wniosek o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej,

• wniosek o wydanie zezwolenia na utrzymanie psa rasy uznawanej za agresywną,

• wniosek o wydanie zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych,

• wniosek o wypis i wyrys z planu miejscowego zagospodarowania przestrzennego,

• wniosek w sprawie opracowania nowego lub zmiany istniejącego planu zagospodarowania przestrzennego,

• zgłoszenie do ewidencji działalności gospodarczej,

• zgłoszenie wykreślenia z ewidencji działalności gospodarczej.

 

Mariusz Jendra