Kategorie

Jak wybrać elektroniczną skrzynkę podawczą

Mariusz Jendra
inforCMS
Od 1 maja 2008 r. samorządy mają przyjmować pisma drogą elektroniczną. Dokumenty od mieszkańców będą przekazywane poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą, czyli konto www umożliwiające skuteczną prawnie komunikację z urzędem. 

Obowiązek przyjmowania pism, podpisanych elektronicznie, nakłada na samorządy ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). Zgodnie z art. 58 ust. 2, od 1 maja 2008 r. samorządy umożliwią podmiotom posiadającym podpis cyfrowy wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej.

Skrzynka darmowa czy rynkowa

Reklama

W związku z nowym obowiązkiem Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, w ramach projektu Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP), opracowało skrzynkę podawczą, którą bezpłatnie będzie udostępniać zainteresowanym samorządom. Projekt ePUAP, a także elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) od strony technicznej opracowywane są przez firmę Comarch. Przyjmowanie wniosków od samorządów chcących zaimplementować ministerialną skrzynkę rozpocznie się od kwietnia br. (więcej informacji na stronie www.epuap.mswia.gov.pl).

Aplikacja MSWiA kierowana jest jednak do mniejszych jednostek, które nie dysponują budżetami pozwalającymi na samodzielny zakup rozwiązań rynkowych. Większość urzędów skorzysta więc zapewne z programów oferowanych przez firmy softwarowe. Aplikacje te mają niezaprzeczalne atuty, jakimi są: wsparcie techniczne (dokonywanie poprawek, modernizacji, zmian układu konta, możliwość dodawania nowych formularzy) oraz dodatkowe funkcje (np. możliwość realizowania płatności).

W przypadku aplikacji rynkowych samorządy mogą też zamówić takie rozwiązania na zasadach outsourcingu, czyli zamiast kupować, będą płacić roczny abonament.

Minimalne wymagania

Wymagania odnośnie do elektronicznej skrzynki podawczej określone zostały m.in. w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651) oraz rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664). Przepisy te określają m.in. takie minimalne wymagania dla skrzynek, jak:

• przyjmowanie dokumentów w określonym formacie podpisanych cyfrowo,

• wystawianie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) - generowane jest ono przez sprzętowy moduł bezpieczeństwa - Hardware Security Module (HSM).

 

W praktyce elektroniczna skrzynka jest wirtualnym odpowiednikiem biura obsługi interesanta. Aplikacja ma pośredniczyć w skutecznej prawnie komunikacji mieszkańca z urzędem. Pozwoli zdalnie doręczyć dokumenty elektroniczne (podpisane cyfrowo) do podmiotów publicznych.

Skrzynka jak konto bankowe

Od strony wizualnej elektroniczne skrzynki podawcze oparte będą na kontach www - podobnych do tych, jakie mamy w bankach internetowych. Po rejestracji i zalogowaniu, mieszkaniec będzie wchodził na swoje urzędowe konto. Na e-skrzynce zawarte będą formularze (patrz ramka: Przykładowe formularze do załatwiania spraw w Urzędzie Miasta i Gminy Skoki), które po wypełnieniu i podpisaniu cyfrowo będą wysyłane do urzędu. Tak rozpoczynać będzie się bieg sprawy załatwianej drogą elektroniczną. Tyle teorii, ale jak rozwiązanie wygląda w praktyce.

Mglista koncepcja skrzynki

Reklama

Firmy informatyczne spędziły długie miesiące na opracowywaniu, dość mgliście zapisanej w przepisach, koncepcji elektronicznej skrzynki podawczej. Problemy zaczynają się już od samego sposobu zalogowania mieszkańca do serwisu. Należało sprawić, by własne konto mogli wyrobić sobie tylko prawdziwi mieszkańcy, a nie osoby niepożądane (internetowe trolle, żartownisie, spamerzy). - Wiele dni poświęciliśmy na opracowanie skrzynki podawczej, która z jednej strony pozwoli petentowi na wysłanie sprawy do urzędu, a jednocześnie ograniczy stratę czasu w urzędzie na przebijanie się co dzień przez setki maili spamu oraz ograniczy internetowe żarty - mówi Wojtek Grądzki, account manager, specjalista ds. kontaktów z klientami z firmy Maxus Net Communications.

W przypadku rozwiązania firmy Maxus wniosek do urzędu o założenie konta (skrzynki) będzie mógł wysłać każdy, ale to od pracownika urzędu będzie zależeć, czy konto dla danego „wnioskodawcy” zostanie uaktywnione. - Wniosek o założenie konta, aby mógł być wysłany, musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym, a więc już w pierwszej fazie problem spamu mamy rozwiązany - wyjaśnia W. Grądzki. Podpis kwalifikowany, podobnie jak i niekwalifikowany, jest wydawany przez centrum certyfikacji. Tym samym wyeliminowani zostaną użytkownicy niepożądani. Po zweryfikowaniu przez urzędnika danych interesanta z tymi znajdującymi się w urzędowych rejestrach, konto zostanie zaktywowane (lub zablokowane w przypadku negatywnej weryfikacji).

Samo składanie spraw w takim wirtualnym biurze polegać będzie na wybraniu jednego z dostępnych tam formularzy. W przypadku niektórych aplikacji, wypełniając formularz, dane osobowe klienta będą automatycznie zaciągane z jego konta. Nie trzeba będzie więc za każdym razem przy wysyłaniu pisma wpisywać swego imienia, nazwiska i adresu zamieszkania. Po podpisaniu cyfrowym wniosek będzie mógł być wysłany do urzędu.

Skrzynka początkiem obiegu dokumentów

W praktyce ESP powinna być końcówką zaimplementowanego już w urzędzie elektronicznego obiegu dokumentów. Dokument trafiający do urzędu w postaci cyfrowej, w tej samej formie powinien być przetwarzany, a następnie tak samo (elektronicznie) powinna być wydana decyzja. Niestety, nie w każdym urzędzie zaimplementowano już elektroniczny obieg dokumentów. Dlatego w większości przypadków elektronicznie wysłane dokumenty będą w magistracie drukowane i procedowane w formie papierowej.

Wartość dodana

Producenci oferujący elektroniczne skrzynki podawcze starają się dodawać do swoich produktów dodatkowe moduły. Mają one zachęcić samorządy do zakupu konkretnego rozwiązania. - Cechą, która wyróżnia nasze rozwiązanie na rynku, jest fakt, iż klienci otrzymują razem z OfficeObjects ESP aplikację dostępową, która stanowi zalążek pełnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów - mówi Dorota Biernacka, dyrektor Marketingu Rodan Systems SA. Pośrednio bowiem ustawodawca, stanowiąc przepisy o obowiązkowym przyjmowaniu dokumentów w formie elektronicznej, wymusza na urzędach wdrażanie elektronicznych obiegów.

 

Niektóre rozwiązania oferują nie tylko gotowe formularze, ale również narzędzia do tworzenia nowych. Przykładem może być aplikacja firmy Sputnik Software, gdzie oprócz zamówionego przez samorząd wachlarza formularzy, urząd będzie mógł samodzielnie je modyfikować, a nawet dodawać nowe.

Inne zalety oferowanego na rynku oprogramowania to możliwość dokonywania płatności poprzez konto mieszkańca. - Za usługę urzędową można w naszym systemie zapłacić co najmniej na trzy sposoby: kartą płatniczą, przelewem internetowym, a w najbliższej przyszłości uruchomione zostaną płatności przez komórkę - mówi Tomasz Maćkowiak, członek zarządu firmy Sputnik Software. Płatności, podobnie jak przesyłanie wszystkich innych danych przez skrzynkę, są bezpieczne i nie ma mowy o przechwyceniu poczty z ważnymi sprawami przez niepowołane osoby. Firmy dbają też, żeby przez sieć nie przedostał się żaden spam.

Największa zaleta - pomoc

Niezaprzeczalną zaletą skrzynek oferowanych przez rynkowych producentów oprogramowania jest zapewniane przez nich wsparcie techniczne. Zamawiając aplikację u producenta, samorząd ma pewność, że w przypadku zauważenia błędów, chęci wprowadzenia modyfikacji czy podłączenia ESP do obiegu dokumentów będzie mógł liczyć na stałą pomoc firmy. Jest to podstawowy argument przemawiający za rozwiązaniami rynkowymi. W przypadku darmowej skrzynki oferowanej na platformie ePUAP zagrożeniem jest to, że po zakończeniu finansowania projektu ePUAP (pierwszy etap kończy się w połowie br.) samorząd będzie zdany na własne siły.

Cena za usługę

Ważnym aspektem jest, oczywiście, cena oferowanego produktu. Generalnie na rynku spotkać można dwa modele sprzedaży ESP. Pierwszy z nich dotyczy zakupu skrzynki wraz z infrastrukturą (moduł HSM, serwer, oprogramowanie) i instalacją. W tym przypadku koszt rozwiązania może wynieść od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zależeć on będzie od wielkości urzędu, liczby formularzy i spraw, które będą załatwiane tą drogą. - Standardowa cena elektronicznej skrzynki podawczej dla jednego urzędu to 5900 zł netto - mówi Adam Dąbrowski, kierownik Działu Promocji firmy Unizeto. Na specjalne rabaty mogą liczyć urzędy, z którymi prowadzona jest już współpraca, np. przy tworzeniu elektronicznego obiegu dokumentów.

Z dotychczasowych ponad 100 wdrożeń spółki Sputnik Software wynika, że większość klientów decyduje się jednak na drugi model zakupu, a mianowicie zlecenie zadania w outsourcingu. Samorząd w takiej formule nie kupuje rozwiązania, tylko płaci określony roczny abonament za jej użytkowanie. - W tym modelu cała infrastruktura znajduje się w naszej firmie i my zdalnie udostępniamy samorządowi gotową, działającą i bardzo dobrze zabezpieczoną skrzynkę - mówi Tomasz Maćkowiak. W tej opcji moduł HSM, a także serwer znajdują się w zasobach Sputnik Software. Takie rozwiązanie, dzięki świadczeniu usług dla kilkuset podmiotów samorządowych równocześnie, jest znacznie bardziej ekonomiczne. Samorząd płaci tylko roczny abonament. - Wysokość abonamentu jest uzależniona od wielkości urzędu, od 600-700 zł rocznie dla niewielkiego MOPS-u, do 4-5 tys. zł dla dużej jednostki samorządu - mówi Tomasz Maćkowiak. Uśredniony koszt dla sektora samorządowego wynosi więc ok. 150 zł miesięcznie.

Przykładowe wdrożenia elektronicznych skrzynek podawczych

Firma Sputnik Software zaimplementowała ESP m.in. w:

• Gminie Janowiec Wielkopolski - http://janowiecwlkp.eboi.pl/

• Starostwie Powiatowym w Zielonej Górze - http://zg.eboi.pl/

• Urzędzie Miasta i Gminy Skoki - http://skoki.eboi.pl/

• Urzędzie Gminy Zgierz - http://zgierz.eboi.pl/

Czas potrzebny na wdrożenie

Czas potrzebny na uruchomienie urzędowej aplikacji jest zależny od wielkości urzędu i liczby formularzy, które będą obsługiwane. - W niewielkiej jednostce wdrożenie będzie trwało około jednego dnia. Jednak w dużym urzędzie, który na przykład będzie potrzebował uruchomienia 50 formularzy, będziemy potrzebować około miesiąca na uruchomienie ESP - mówi Tomasz Maćkowiak.

Podobnie jak przy wdrażaniu każdego nowego rozwiązania mieszkańcy oraz urzędnicy będą mieli z pewnością problemy z jego obsługą. Dlatego konieczne jest przeszkolenie pracowników urzędów w zakresie obsługi ESP, a także zapewnienie mieszkańcom pomocy (najlepiej telefonicznej) w związku z napotykanymi problemami. Największe firmy oferują zarówno szkolenia w urzędach, jak i pomoc mieszkańcom.

Przykładowe formularze do załatwiania spraw w Urzędzie Miasta i Gminy Skoki

W Skokach przez konto www można załatwić już m.in.:

• oświadczenie o wysokości sprzedaży napojów alkoholowych,

• sprostowanie danych zawartych w akcie USC,

• wniosek o przedłużenie umowy dzierżawy gruntu,

 

• wniosek o rezygnację z umowy dzierżawy gruntu,

• wniosek o ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego,

• wniosek o usunięcie drzew lub krzewów,

• wniosek o wydanie aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

• wniosek o wydanie duplikatu zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

• wniosek o wydanie poświadczenia, oświadczenia o prowadzeniu gospodarstwa rolnego,

• wniosek o wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,

• wniosek o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu na terenie gminy/miasta,

• wniosek o wydanie zaświadczenia z akt dowodów osobistych,

• wniosek o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej,

• wniosek o wydanie zezwolenia na utrzymanie psa rasy uznawanej za agresywną,

• wniosek o wydanie zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych,

• wniosek o wypis i wyrys z planu miejscowego zagospodarowania przestrzennego,

• wniosek w sprawie opracowania nowego lub zmiany istniejącego planu zagospodarowania przestrzennego,

• zgłoszenie do ewidencji działalności gospodarczej,

• zgłoszenie wykreślenia z ewidencji działalności gospodarczej.

 

Mariusz Jendra

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    12 cze 2021
    Zakres dat:

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne?

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne? Rząd łagodzi obostrzenia covidowe, ale utrzymuje całkowity zakaz zgromadzeń spontanicznych. RPO przesłał swoje stanowisko do premiera Mateusza Morawieckiego.

    Rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów 

    Najwyższe kierownictwo - rola we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, zwaną potocznie dyrektywą o sygnalistach, pozostało 6 i pół miesiąca, aby sektor publiczny oraz duże przedsiębiorstwa wdrożyły systemy dla sygnalistów. Odpowiedzialność za to ponosi najwyższe kierownictwo.

    Program "Sportowe Wakacje+" w 2021 roku

    "Sportowe Wakacje+". Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu wraz z Fundacją Lotto im. Haliny Konopackiej przeznaczyły 30 milionów złotych na drugą edycję programu "Sportowe Wakacje+" - poinformował szef resortu, wicepremier Piotr Gliński.

    Polski Ład - utrata dochodów samorządów

    Polski Ład - w dużej mierze zapłacą za niego samorządy. Z szacunków Ministerstwa Finansów wynika, że ich dochody mają spaść o ok. 10–11 mld zł, ale rząd obiecuje, że ten ubytek pokryje specjalna subwencja inwestycyjna. Według ekspertów może ona jednak się okazać niewystarczająca.

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa - Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację przepisów dotyczących samorządów lokalnych. Dzięki nowym rozwiązaniom, młode osoby będą miały szersze możliwości do angażowania się w życie publiczne i obywatelskie.