Zmiany w audycie wewnętrznym

W lutym br. ogłoszono nową wersję tłumaczenia Międzynarodowych Standardów Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, przyjętych jako Standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

W marcu br. Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych ogłosił, że w roku bieżącym znosi się obowiązek przesyłania do Ministerstwa Finansów kwartalnych raportów z realizacji audytu wewnętrznego w jednostkach podsektora rządowego.

Także ogłoszony projekt ustawy o finansach publicznych przewiduje wiele nowych regulacji w zakresie funkcjonowania audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych.

Nowa wersja Standardów audytu wewnętrznego

Nową wersję tłumaczenia Standardów zamieszczono w komunikacie nr 1 Ministra Finansów z 19 lutego 2009 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (dalej: komunikat nr 1 z 2009 r.). W załączniku do tego komunikatu zawierającego treść Międzynarodowych Standardów Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego wprowadzono wiele zmian. Zmiany te mają charakter merytoryczny bądź redakcyjny i polegają na ogłoszeniu interpretacji do niektórych Standardów Atrybutów lub Działania, sformułowaniu nowego brzmienia niektórych Standardów Atrybutów, Działania lub Wdrożenia oraz dodaniu nowych Standardów. Oprócz interpretacji do większości Standardów Atrybutów i Działania, dodano także wiele nowych Standardów Wdrożenia, wskutek czego nastąpiła także zmiana numeracji w stosunku do poprzedniej ich struktury.

Należy podkreślić, że najwięcej zmian w zakresie Standardów Działania i stworzonych do nich Standardów Wdrożenia dotyczy trzech najważniejszych grup:

• Governance,

• Zarządzanie ryzykiem,

• Kontrola.

Wzbogacono także glosariusz o wiele nowych pojęć.

Kwartalny raport z realizacji audytu wewnętrznego

Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych 16 marca 2009 r. zamieścił na stronie internetowej www.mf.gov.pl informację, że w bieżącym roku nie będzie już gromadzić kwartalnych raportów z realizacji audytu wewnętrznego w jednostkach podsektora rządowego. A zatem z audytorów wewnętrznych w tych jednostkach zdjęto obowiązek sporządzania i przesyłania raportów kwartalnych do Ministerstwa Finansów, począwszy od raportu, który byłby sporządzony za pierwszy kwartał 2009 r.

Jednocześnie Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych zalecił, aby informować go o ewentualnych zmianach w danych adresowych przedstawionych w dotychczas przesłanych raportach w celu możliwości utrzymywania bieżącego kontaktu mailowego i telefonicznego z audytorami w tych jednostkach.

Projekt zmian w ustawie o finansach publicznych w zakresie audytu wewnętrznego

Projekt z 13 sierpnia 2008 r. ustawy o finansach publicznych (dalej: projekt uofp) zawiera m.in.: zasady kontroli zarządczej, audytu wewnętrznego oraz koordynacji kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

W Dziale VI „Audyt wewnętrzny oraz koordynacja kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych” zawarta została definicja audytu wewnętrznego, a następnie delegacja ustawowa dla Ministra Finansów do ogłaszania standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych. W projekcie wskazuje się także obowiązek dla audytorów wewnętrznych kierowania się wskazówkami zawartymi w standardach audytu wewnętrznego.

Projekt uofp wymienia znacznie dłuższą (niż w obecnie obowiązującej ustawie) listę jednostek, w których prowadzi się audyt wewnętrzny.

Nowym rozwiązaniem jest to, że audyt wewnętrzny w niektórych mniejszych jednostkach spełniających warunki określone w ustawie (np. jednostkach samorządu terytorialnego) będzie mógł prowadzić nie tylko audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce, ale również usługodawca zewnętrzny. Przy czym usługodawcą będzie mogła być osoba fizyczna, osoba prowadząca działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własny rachunek lub spółka cywilna, spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna lub osoba prawna, która zatrudnia do prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce osoby spełniające warunki określone w uofp (dotyczy to warunków bycia audytorem i kwalifikacji, potwierdzonych certyfikatami lub uprawnieniami zgodnie z uofp).

W dalszej części projektu zawarto regulacje na temat zasad organizacji i właściwego funkcjonowania komórki audytu wewnętrznego w jednostce, m.in. obowiązku zapewnienia przez kierownika jednostki warunków niezbędnych do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym zapewnienia organizacyjnej odrębności komórki audytu wewnętrznego oraz ciągłości prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce. Wskazano także na uprawnienia audytora w jednostce, zasady planowania audytu, w tym planowania rocznego, oraz delegację dla Ministra Finansów do określenia, w drodze rozporządzenia, szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz przekazywania informacji o pracy i wynikach audytu wewnętrznego.

W projekcie uofp wydłużono także listę kwalifikacji, którymi będzie mógł legitymować się audytor wewnętrzny. Między innymi będzie mogła to być osoba, która złożyła, w latach 2003–2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub posiada dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

Nowością w projekcie jest także zapis, że Minister kierujący działem powołuje, w drodze zarządzenia, komitet audytu. Celem komitetu audytu będzie wspieranie ministra kierującego działem w zapewnianiu funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego.

Zadaniami komitetu audytu może być przede wszystkim:

• sygnalizowanie istotnych ryzyk,

• sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień,

• wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego,

• przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia,

• przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej,

• monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego,

• opiniowanie kandydatów na stanowisko kierownika komórki audytu wewnętrznego w ministerstwie,

• wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego,

• składanie sprawozdań z realizacji zadań w roku poprzednim, ministrowi kierującemu działem oraz Ministrowi Finansów.

Zawarte w projekcie przepisy określają także skład komitetu audytu, organizację i tryb pracy komitetu audytu, niezbędne kwalifikacje niezależnych członków komitetu audytu, sposób ustalania wynagrodzeń członków komitetów audytu oraz elementy regulaminu komitetu audytu.

Wskazano także, że organem administracji rządowej właściwym w sprawach koordynacji kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych będzie Minister Finansów i określono jego zadania w tym zakresie.

Do zadań Ministra Finansów w zakresie koordynacji kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych należeć będzie zwłaszcza:

• zlecanie audytu wewnętrznego,

• ocena audytu wewnętrznego,

• upowszechnianie standardów audytu wewnętrznego i kontroli finansowej,

• wydawanie wytycznych,

• współpraca z krajowymi i zagranicznymi organizacjami,

• współpraca z komitetami audytu.

Dalsze regulacje dotyczą audytu zleconego. Audyt wewnętrzny będzie mógł być również przeprowadzony na wniosek Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej na warunkach określonych w uofp, a także Prezesa Rady Ministrów.

Rozszerzono zapis dotyczący sprawozdawczości o funkcjonowaniu audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej w jednostkach. Kierownicy jednostek, wymienionych w uofp, będą mieli obowiązek przedstawiania Ministrowi Finansów:

• do końca stycznia każdego roku – informację o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim,

• w każdym czasie, na wniosek Ministra Finansów, informacje związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej.

Ponadto kierownik komórki audytu wewnętrznego będzie przedstawiał Ministrowi Finansów w każdym czasie, na jego wniosek, inne informacje i dokumenty związane z prowadzeniem audytu wewnętrznego.

Minister Finansów może określić, w formie komunikatu, oraz ogłosi w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów wzory tych informacji.

W projekcie uofp pojawiły się także nowe regulacje zawarte w rozdziale 6 „Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych”. Zgodnie z zawartą w projekcie definicją, kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrola zarządcza będzie miała zapewniać zwłaszcza:

• zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

• skuteczność i efektywność działania,

• wiarygodność sprawozdań,

• ochronę zasobów,

• przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania,

• efektywność i skuteczność przepływu informacji.

Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, zgodnej ze standardami, należeć będzie do obowiązków ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starosty, marszałka województwa, innych kierowników jednostek, określonych w uofp.

Minister Finansów określi w formie komunikatu i ogłosi w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zgodne z powszechnie uznawanymi standardami. Minister Finansów może również określić w formie komunikatu i ogłosić, w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów, szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej w zakresie kierowanych przez niego działów administracji rządowej.

W dalszej części rozdziału projektu uofp określa się obowiązki kierowników jednostek wymienionych w uofp w zakresie planów działalności na rok następny dla kierowanej jednostki. Plan działalności będzie musiał zawierać określenie celów w ramach poszczególnych zadań budżetowych wraz ze wskazaniem podzadań służących osiągnięciu celów oraz mierniki wykonania i ich planowane wartości. Ponadto kierownicy jednostek będą sporządzać do końca marca każdego roku, sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w kierowanej jednostce za poprzedni rok. Przy czym Minister Finansów może określić, w drodze rozporządzenia, sposób sporządzania oraz elementy planu działalności i sprawozdania z wykonania planu działalności, mając na uwadze zapewnienie przejrzystości informacji zawartych w tych dokumentach.

W uofp zawarto zapis, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej. Będzie mógł on powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, np. głównemu księgowemu. Przy czym przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

Zgodnie z projektem uofp, głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych będzie mógł być pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki,

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

3) dokonywania wstępnej kontroli:

• zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

• kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Projekt uofp wskazuje, że głównym księgowym będzie mogła być osoba, która m.in:

• ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

• ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

• jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

• posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

Dalsze regulacje określają sposób przeprowadzania kontroli przez głównego księgowego oraz jego odpowiedzialność w tym zakresie, a także prawa przy realizacji swoich zadań, a zwłaszcza w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Przepisy dotyczące głównego księgowego będzie się stosować odpowiednio do głównego księgowego budżetu państwa, głównego księgowego części budżetowej oraz skarbnika (głównego księgowego budżetu jednostki samorządu terytorialnego).

Podstawy prawne

• Komunikat nr 1 Ministra Finansów z 19 lutego 2009 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 2, poz. 12)

• Projekt z 13 sierpnia 2008 r. ustawy o finansach publicznych