REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola dokumentów oraz instrukcja kasowa

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Kołodziej

REKLAMA

REKLAMA


Instrukcja inwentaryzacyjna, to jeden z nieobowiązkowych elementów przyjętych zasad rachunkowości w jednostce budżetowej. Powinna ona dawać informację o organizacji dokumentacji inwentaryzacji oraz o podziale kompetencji między kierownikiem jednostki budżetowej a głównym księgowym.

Jednostka budżetowa ma obowiązek przestrzegać terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, określonych w rozdziale 3 - Inwentaryzacja - ustawy o rachunkowości. Dodatkowo jednostka może przeprowadzać inwentaryzację w innych terminach i z większą częstotliwością, jeżeli wynika to z potrzeb ewidencyjnych i rozliczeniowych.

Celem inwentaryzacji będącej jedną z form kontroli wewnętrznej jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie:

l umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,

l zapewnić rzetelność informacji ekonomicznych na podstawie uzyskanych danych,

l umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

l zapewnić dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku na potrzeby jednostki,

l stworzyć warunki dla usprawnienia gospodarki mieniem jednostki przez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa.

Przepisy wewnętrzne

Właściwe przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wymaga w każdej jednostce sektora finansów publicznych opracowania określonych przepisów wewnętrznych, które nazywa się instrukcją inwentaryzacyjną.

Ma ona na celu dostarczenie informacji o organizacji i dokumentacji inwentaryzacji w danej jednostce, a przede wszystkim o podziale kompetencji w zakresie inwentaryzacji pomiędzy kierownika jednostki budżetowej a głównego księgowego.

W jednostkach sektora finansów publicznych pozostawiono kierownikowi jednostki ustalenie zasad inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli.

Sposoby inwentaryzacji

Inwentaryzację można przeprowadzić w różny sposób. Należy pamiętać jednak, aby dostosować sposób inwentaryzacji do specyfiki objętych nią składników. Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji to: spis z natury, potwierdzenie prawidłowości sald oraz porównanie ksiąg z dokumentami.

Spis z natury stanowi zasadniczy sposób okresowego ustalania i sprawdzania stanu aktywów oraz aktualizacji ich wartości. Spis z natury służy do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku, porównania go ze stanem księgowym objętych inwentaryzacją aktywów, ustalenia i wyjaśnienia różnic między stanem faktycznym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych i doprowadzenie stanu księgowego do stanu realnego.

Inwentaryzację można przeprowadzać również przez potwierdzenie prawidłowości stanu w księgach rachunkowych. Sposób ten wiąże się z uzgodnieniem sald składników majątkowych, a w szczególności: aktywów finansowych na rachunkach bankowych, należności, w tym udzielonych pożyczek, z wyłączeniem należności spornych, wątpliwych oraz własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

Prawidłowe saldo powinno być uzgodnione ze stanem wynikającym z dokumentów (faktur VAT, not zewnętrznych) odzwierciedlających operacje, których dokonano z danym kontrahentem w ciągu roku obrotowego.

Trzecim sposobem inwentaryzacji jest porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja sald. W tym celu należy wykorzystać dane ewidencji analitycznej, a w razie potrzeby dokumenty źródłowe i wtórne. Ten sposób inwentaryzacji ma zastosowanie do następujących składników aktywów i pasywów: środków trwałych o utrudnionym dostępie, gruntów, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, rozrachunków z tytułów publicznoprawnych oraz pozostałych składników aktywów i pasywów, w przypadku których nie był możliwy spis z natury albo uzgodnienie sald.

W przypadku, kiedy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji metodą poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizą i weryfikacją.

Spis wyposażenia

Trzeba zinwentaryzować również przedmioty wyposażenia, które nie są objęte ewidencją bilansową środków trwałych, lecz ewidencją pozabilansową prowadzoną przez komórkę administracyjno-gospodarczą. Przedmioty te objęte wyłącznie ewidencją pozaksięgową mogą być inwentaryzowane w drodze spisu z natury, jak również w drodze sprawdzenia ich stanu wynikającego z tej ewidencji ze stanem faktycznym w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz potwierdzenia na kartach inwentarzowych przez osobę odpowiedzialną za powierzone mienie.

Różnice inwentaryzacyjne

Sporządzona dokumentacja wyników inwentaryzacji stanowi podstawę ustalenia zgodności danych księgowych z rzeczywistością. W konsekwencji wszelkie rozbieżności ustaleń pomiędzy dokumentami inwentaryzacyjnymi a księgami rachunkowymi powodują wystąpienie różnic inwentaryzacyjnych, które należy wyjaśnić, rozliczyć i ująć w księgach.

Rozliczenia różnic dokonuje komisja inwentaryzacyjna, która na podstawie zgromadzonych dowodów, odrębnie dla każdej różnicy, ustala przyczynę jej powstania i proponowany sposób jej rozliczenia. Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter: niedoborów - kiedy stan ewidencyjny jest większy od stanu rzeczywistego, lub nadwyżek - kiedy stan ewidencyjny jest mniejszy od stanu rzeczywistego.

CO PODLEGA INWENTARYZACJI

Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

l aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych (z pewnymi zastrzeżeniami) oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

l aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek (z pewnymi zastrzeżeniami), oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

l środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów zarówno niewymienionych, jak i wymienionych powyżej, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

BARBARA KOŁODZIEJ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

l Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020).

l Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. nr 14, poz. 114 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w opłatach za śmieci – będą nowe zasady segregacji, ulgi i kontrola deklaracji [PROJEKT MKiŚ]

W wykazie prac legislacyjnych pojawił się projekt nowelizacji ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Chodzi o zmiany w funkcjonowaniu systemu gospodarowania odpadami na poziomie gminnym, które w ocenie projektodawców będą odpowiadać na realne potrzeby JST oraz mieszkańców.

RPO: Dość "wrogich przejęć" między gminami. Potrzebna kontrola sądowa

Rzecznik Praw Obywatelskich apeluje do premiera Donalda Tuska o zawieszenie kontrowersyjnych decyzji dotyczących zmian granic gmin do czasu wprowadzenia nowych przepisów. Od lat brakuje skutecznej kontroli sądowej nad decyzjami Rady Ministrów, które prowadzą do konfliktów między samorządami.

Granica polsko-niemiecka. Czy Polska wprowadzi kontrole?

Czy Niemcy przerzucają imigrantów do Polski? Co z granicą polsko-niemiecką? Czy Polska wprowadzi kontrole graniczne w celu zapobiegania napływom nielegalnych migrantów?

Premier D. Tusk: po rekonstrukcji w rządzie będą wyłącznie przyzwoici ludzie; około 15 lipca zapadną decyzje personalne

W dniu 30 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej Premier Donald Tusk zapowiedział, że około 15 lipca zaproponuje kształt rządu po rekonstrukcji. Rozmowy w tej sprawie są prowadzone z liderami koalicyjnych ugrupowań - PSL, Polski 2050 i Lewicy. Żyjemy w ustrojowym bałaganie, podważane są obiektywne kryteria prawne, dlatego chciałbym, by politycy kierowali się naturalnymi kryteriami, jak zdrowy rozsądek czy zwykła ludzka przyzwoitość, i tacy będą ministrowie po rekonstrukcji - mówił 27 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej premier Donald Tusk.

REKLAMA

Nowelizacja specustawy powodziowej. Nowe zadania i obowiązki samorządów

Możliwość zamiany zniszczonych nieruchomości na lokale komunalne, obowiązek raportowania decyzji WZ, świadczenie lokalowe, premia powodziowa czy ułatwienia proceduralne w odbudowie zniszczonych domów i obiektów – to najważniejsze zmiany w specustawie powodziowej. Nowelizacja ustawy wzmacnia kompetencje JST, daje im nowe narzędzia, ale też nakłada dodatkowe obowiązki administracyjne i sprawozdawcze.

Czym różni się „odbiór” odpadów komunalnych z nieruchomości od „przyjmowania odpadów”

NSA przypomniał gminom, że ustawodawca rozróżnia pojęcia odbierania odpadów komunalnych od ich przyjmowania i wprowadza odrębnie różne sposoby oddawania odpadów. Co za tym idzie – mechanizmy nie mogą być traktowane jako formy zamienne, kształtowane według własnego uznania gminy.

Wydruk zdjęcia z Google Street View jako dowód w sprawie administracyjnej

Dowodem w postępowaniu administracyjnym może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dlatego wydrukom z Geoportalu oraz wydrukom zdjęć Google Street View nie można odmówić mocy dowodowej. Stanowią one jednak tzw. dowody nienazwane i nie mają prawem przewidzianej mocy dowodowej – tak jak w przypadku dokumentów urzędowych, które sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

Zamówienia publiczne: jakie zmiany są konieczne? 130 tys. zł progu zamiast 80 tys. zł

Konieczne są zmiany w zamówieniach publicznych. Pierwsza dotyczy zasady konkurencyjności, której prawidłowe stosowanie sprawia beneficjentom duże problemy. Druga zmiana polega na podwyższeniu progu kwotowego na 130 tys. zł.

REKLAMA

NSZZ „Solidarność” na wojennej ścieżce z MEN: To nie reforma, to degradacja zawodu nauczyciela!

Krajowa Sekcja Oświaty i Wychowania NSZZ „Solidarność” ostro krytykuje planowane przez Ministerstwo Edukacji zmiany w zatrudnianiu specjalistów oraz rozszerzenie obowiązków nauczycieli bez dodatkowego wynagrodzenia. Związkowcy alarmują: MEN łamie prawo pracy, podważa autorytet pedagogów i ignoruje realne potrzeby oświaty. W tle – groźba protestów i oskarżenia o systemowe niszczenie zawodu nauczyciela.

Nowe standardy żywienia w szpitalach 2025: Ministerstwo Zdrowia wprowadza obowiązkowe diety dla pacjentów [PROJEKT]

Ministerstwo Zdrowia przedstawiło projekt rozporządzenia, które ma ujednolicić standardy żywienia pacjentów w szpitalach. Zmiany mają zagwarantować zdrowe, zbilansowane i dostosowane do stanu zdrowia posiłki, a także zwiększyć transparentność i jakość usług cateringowych w placówkach medycznych.

REKLAMA