Kontrola dokumentów oraz instrukcja kasowa

Jednostka budżetowa ma obowiązek przestrzegać terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, określonych w rozdziale 3 - Inwentaryzacja - ustawy o rachunkowości. Dodatkowo jednostka może przeprowadzać inwentaryzację w innych terminach i z większą częstotliwością, jeżeli wynika to z potrzeb ewidencyjnych i rozliczeniowych.

Celem inwentaryzacji będącej jedną z form kontroli wewnętrznej jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie:

l umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,

l zapewnić rzetelność informacji ekonomicznych na podstawie uzyskanych danych,

l umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

l zapewnić dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku na potrzeby jednostki,

l stworzyć warunki dla usprawnienia gospodarki mieniem jednostki przez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa.

Przepisy wewnętrzne

Właściwe przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wymaga w każdej jednostce sektora finansów publicznych opracowania określonych przepisów wewnętrznych, które nazywa się instrukcją inwentaryzacyjną.

Ma ona na celu dostarczenie informacji o organizacji i dokumentacji inwentaryzacji w danej jednostce, a przede wszystkim o podziale kompetencji w zakresie inwentaryzacji pomiędzy kierownika jednostki budżetowej a głównego księgowego.

W jednostkach sektora finansów publicznych pozostawiono kierownikowi jednostki ustalenie zasad inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli.

Sposoby inwentaryzacji

Inwentaryzację można przeprowadzić w różny sposób. Należy pamiętać jednak, aby dostosować sposób inwentaryzacji do specyfiki objętych nią składników. Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji to: spis z natury, potwierdzenie prawidłowości sald oraz porównanie ksiąg z dokumentami.

Spis z natury stanowi zasadniczy sposób okresowego ustalania i sprawdzania stanu aktywów oraz aktualizacji ich wartości. Spis z natury służy do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku, porównania go ze stanem księgowym objętych inwentaryzacją aktywów, ustalenia i wyjaśnienia różnic między stanem faktycznym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych i doprowadzenie stanu księgowego do stanu realnego.

Inwentaryzację można przeprowadzać również przez potwierdzenie prawidłowości stanu w księgach rachunkowych. Sposób ten wiąże się z uzgodnieniem sald składników majątkowych, a w szczególności: aktywów finansowych na rachunkach bankowych, należności, w tym udzielonych pożyczek, z wyłączeniem należności spornych, wątpliwych oraz własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

Prawidłowe saldo powinno być uzgodnione ze stanem wynikającym z dokumentów (faktur VAT, not zewnętrznych) odzwierciedlających operacje, których dokonano z danym kontrahentem w ciągu roku obrotowego.

Trzecim sposobem inwentaryzacji jest porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja sald. W tym celu należy wykorzystać dane ewidencji analitycznej, a w razie potrzeby dokumenty źródłowe i wtórne. Ten sposób inwentaryzacji ma zastosowanie do następujących składników aktywów i pasywów: środków trwałych o utrudnionym dostępie, gruntów, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, rozrachunków z tytułów publicznoprawnych oraz pozostałych składników aktywów i pasywów, w przypadku których nie był możliwy spis z natury albo uzgodnienie sald.

W przypadku, kiedy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji metodą poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizą i weryfikacją.

Spis wyposażenia

Trzeba zinwentaryzować również przedmioty wyposażenia, które nie są objęte ewidencją bilansową środków trwałych, lecz ewidencją pozabilansową prowadzoną przez komórkę administracyjno-gospodarczą. Przedmioty te objęte wyłącznie ewidencją pozaksięgową mogą być inwentaryzowane w drodze spisu z natury, jak również w drodze sprawdzenia ich stanu wynikającego z tej ewidencji ze stanem faktycznym w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz potwierdzenia na kartach inwentarzowych przez osobę odpowiedzialną za powierzone mienie.

Różnice inwentaryzacyjne

Sporządzona dokumentacja wyników inwentaryzacji stanowi podstawę ustalenia zgodności danych księgowych z rzeczywistością. W konsekwencji wszelkie rozbieżności ustaleń pomiędzy dokumentami inwentaryzacyjnymi a księgami rachunkowymi powodują wystąpienie różnic inwentaryzacyjnych, które należy wyjaśnić, rozliczyć i ująć w księgach.

Rozliczenia różnic dokonuje komisja inwentaryzacyjna, która na podstawie zgromadzonych dowodów, odrębnie dla każdej różnicy, ustala przyczynę jej powstania i proponowany sposób jej rozliczenia. Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter: niedoborów - kiedy stan ewidencyjny jest większy od stanu rzeczywistego, lub nadwyżek - kiedy stan ewidencyjny jest mniejszy od stanu rzeczywistego.

CO PODLEGA INWENTARYZACJI

Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

l aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych (z pewnymi zastrzeżeniami) oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

l aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek (z pewnymi zastrzeżeniami), oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

l środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów zarówno niewymienionych, jak i wymienionych powyżej, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

BARBARA KOŁODZIEJ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

l Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020).

l Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. nr 14, poz. 114 ze zm.).