Kategorie

Compliance - cykl Deminga

Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Compliance - cykl Deminga
Compliance - cykl Deminga
Shutterstock
Compliance - każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Niestety często brakuje na to zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

Czy wdrożenie wystarczy by mieć skuteczny system Compliance?

Praktycy i teoretycy Compliance są zgodni, że wdrożenie systemu Compliance to dopiero pierwszy krok. Każdy system Compliance trzeba sprawdzać, udoskonalać itd. Żaden system nie jest idealny, poza tym ludzie, procesy i świat się zmieniają. Dlatego trzeba ciągle analizować działanie systemów i je aktualizować. Potwierdzają to też choćby normy ISO.

Która norma ISO mówi o Compliance?

Do tego roku była to norma ISO 19600:2014 Compliance management systems — Guidelines. Nie była ona przetłumaczona na język polski. W tym roku została opublikowana norma ISO 37301:2021 Compliance management systems. Warto też wspomnieć o nowej normie dotyczącej whistleblowingu ISO 37002 Whistleblowing management systems — Guidelines (jest w trakcie publikacji) oraz mającej już parę lat normie antykorupcyjną ISO 37001:2016 Anti-bribery management systems.

Wszystkie one mówią o tym, że system (compliance, antykorupcyjny czy też whistleblowingu) powinien funkcjonować w cyklu Deminga.

Dlaczego to jest takie ważne?

Sprawny system (składający się z wszystkich przyjętych rozwiązań organizacyjnych i technicznych oraz wspierany przez odpowiednie zaangażowanie kierownictwa) powinien być poddawany ciągłej analizie i przebudowywany stosownie do bieżących potrzeb, bo jak mówiłem wcześniej nie ma idealnych systemów, organizacja i świat się zmieniają non stop. Jeżeli nie będziemy aktualizować i udoskonalać systemu to wcześniej lub później stanie się nieskuteczny lub pozorny.

Aby wykryć co w systemie należało by poprawić trzeba go regularnie audytować.

Taka praktyka pomoże:

  1. ustalić, czy stosowane narzędzia i mechanizmy są skuteczne (które elementy nie spełniają oczekiwań, a które przynoszą założone rezultaty),
  2. wprowadzić odpowiednie modyfikacje, by zwiększyć ich skuteczność,
  3. wypracować nowe rozwiązania dostosowane do zmieniających się okoliczności.

Jak często powinien być robiony audyt systemu?

To zależy od organizacji. Jeżeli mamy do czynienia z wysokim ryzykiem Compliance to nawet parę razy w roku. Jeżeli ryzyka są małe, audyt stosowanych narzędzi i mechanizmów powinien być przeprowadzany co dwa lata. Niektórzy eksperci proponują by rozpowszechniać wyniki audytu wśród pracowników podmiotu , który był badany.

Jakie narzędzia mogą być skuteczne w ocenie systemu?

Do przeprowadzenia skutecznej oceny szczególnie użyteczne mogą być:

  1. kontrole i audyty robione przez Dział Audytu lub Dział Kontroli Wewnętrznej,
  2. kontrole i audyty robione przez zewnętrznych ekspertów - odradzam kupowanie tzw. certyfikatów zgodności.
  3. analizy zgłoszeń w ramach systemu dla sygnalistów.

Ponadto mogą być przydatne:

  1. badania ankietowe pracowników, pracowników odchodzących z pracy i kontrahentów,
  2. warsztaty samooceny,
  3. itd.

Nie należy zapominać o bieżącym monitorowaniu sytuacji przez komórki Compliance.

Czego wymaga skuteczne monitorowanie sytuacji?

Skuteczne monitorowanie sytuacji wymaga m.in.:

  1. stałej, bieżącej analizy potencjalnych nieprawidłowości i/lub ewentualnego konfliktu interesów,
  2. doraźnej kontroli zgodności działań pracowników z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wewnętrznymi ,
  3. przestrzegania zasady „dwóch par oczu” (zapewnienia wzajemnej kontroli pracowników zajmujących się jedną sprawą lub wykonujących określone czynności),
  4. zagwarantowania prawidłowego działania kanałów zgłoszeniowych oraz zagwarantowania ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości w podmiocie (ochrona sygnalistów),
  5. sprawdzania wszystkich informacji o ewentualnych nieprawidłowościach oraz odpowiedniego reagowania w przypadku ich potwierdzenia,
  6. zawiadomienia organów ścigania w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

Compliance - cykl Deminga

Na koniec chciałbym podkreślić, że każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Natomiast niestety często na to brakuje zasobów lub woli najwyższego kierownictwa.

Wdrożenie Compliance to zmiana Kultury organizacji i to zajmuje lata oraz wymaga stałych działań. Potrzeba konsekwencji i wytrwałości.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    28 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Możliwe przedłużenie stanu wyjątkowego o kolejne 60 dni

    Stan wyjątkowy. Kwestią przedłużenia stanu wyjątkowego zajmie się rząd podczas najbliższego posiedzenia - zapowiedział rzecznik rządu Piotr Müller. Dodał, że sytuacja na polsko-białoruskiej granicy jest nadal poważna i wymaga szczególnych działań. Szef MSWiA Mariusz Kamiński zapowiedział, że będzie rekomendował rządowi przedłużenie stanu wyjątkowego o kolejne 60 dni.

    Whistleblowing – co z ustawą?

    Whistleblowing – co z ustawą? Czego nie wiemy o ustawie wdrażającej dyrektywę o sygnalistach? Czy warto na nią czekać?

    Zmiany dla nauczycieli - godziny karciane

    Godziny karciane wrócą do szkół? Zdaniem nauczycieli dojdzie do tego poprzez zwiększenie czasu pracy. Propozycje zmian przedstawiło MEiN.

    Co się musi znaleźć w aktach budynku?

    Dokumentacja techniczna budynku jest bardzo ważna. Przedstawiamy podstawowe informacje na jej temat i wyjaśniamy, czy może ona zostać odtworzona.

    6 dla nauczyciela - propozycje MEiN

    6 dla nauczyciela - propozycje MEiN. Ministerstwo Edukacji i Nauki przedstawiło propozycje zmian dla nauczycieli, w tym podwyżek wynagrodzeń. Nauczyciele mają jednak pracować więcej.

    Do 8 lat więzienia za zakażenie koronawirusem?

    Zakażenie koronawirusem. Wiceminister sprawiedliwości zapowiada wysokie kary, takie jak np. za zakażenie wirusem HIV. Sprawcy może grozić nawet 8 lat więzienia.

    Awans zawodowy nauczycieli - zmiany

    Awans zawodowy nauczycieli - zmiany. Zmniejszenie liczby stopni awansu zawodowego, egzamin na mianowanie oraz zmiany w urlopach dla nauczycieli - to niektóre propozycje MEiN.

    Podwyżki dla nauczycieli od 1 września 2022 r.

    Podwyżki dla nauczycieli od 1 września 2022 r. - ile wyniosą? Ministerstwo Edukacji i Nauki przedstawiło propozycję wynagrodzeń. Nauczyciel dyplomowany zarobi nawet 7750 zł.

    Trzecia dawka szczepionki na COVID-19

    Trzecia dawka szczepionki na COVID-19 – dla kogo? Jakim preparatem będzie można się zaszczepić?

    Darmowe przejazdy komunikacją w Dzień bez Samochodu - 22 września

    22 września w Dzień bez Samochodu darmowe przejazdy komunikacją zbiorową w Warszawie i w wielu innych miastach.

    Polski Ład - dochody gmin w 2022 r.

    Polski Ład. Wiceminister Finansów Sebastian Skuza zapewnia, że żadna gmina w 2022 nie będzie miała mniejszych dochodów niż prognozowała przed Polskim Ładem.

    Wynagrodzenia i zatrudnienie w samorządach

    Wynagrodzenia w samorządach - czy będą podwyżki w 2022 roku? Czy spodziewana jest redukcja etatów w urzędach?

    Stan wyjątkowy - do kiedy?

    Stan wyjątkowy - do kiedy? Czy stan nadzwyczajny przy granicy polsko-białoruskiej zostanie przedłużony?

    Podwyżki cen za wodę i ścieki 2021-2024

    Podwyżki cen za wodę i ścieki. Wiceszef Wód Polskich poinformował, że do regulatora trafiło ok. 2,6 tys. wniosków taryfowych od przedsiębiorstw wodno-kanalizacyjnych. W ponad 90 proc. przypadków przedsiębiorstwa zawnioskowano o podwyżki cen za wodę i ścieki. Propozycje nowych taryf są składane na trzy lata (2021-2024).

    4 fala COVID - kiedy lockdown?

    4 fala COVID - kiedy lockdown? Minister Zdrowia poinformował w jakiej sytuacji rząd będzie wprowadzał obostrzenia.

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków?

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków na dofinansowanie do wycieczek szkolnych? Program cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem, są dodatkowe środki.

    Protest medyków 2021 [PODCAST]

    Protest medyków - jakie są postulaty protestujących? Jak wygląda obecnie praca w służbie zdrowia? Na te pytania, w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) odpowiada ratownik medyczny, Jan Świtała. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Laboratoria Przyszłości - miliard na wyposażenie dla szkół

    Laboratoria Przyszłości - rusza największa rządowa inwestycja w nowoczesną edukację. Na co będzie można uzyskać wsparcie z programu?

    Whistleblowing – stan gotowości sektora publicznego

    Whistleblowing. Zostały trzy miesiące dni do wdrożenia systemów dla sygnalistów przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego oraz podmioty w sektorze prywatnym. Do dnia dzisiejszego, pomimo upływu blisko 22 miesięcy od dnia publikacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nie pojawił się nawet projekt ustawy implementującego ww. Dyrektywę do polskiego porządku prawnego.

    Brakuje nauczycieli - czy prawo do nauki jest zagrożone?

    Prawo do nauki może być zagrożone przez brak nauczycieli.

    Do kiedy wniosek o 300+?

    Wniosek o 300+ wciąż można złożyć. Do kiedy ZUS przyjmuje wnioski o "Dobry start" w 2021 r.?

    "Dla lasu, dla ludzi" - kampania społeczna Lasów Państwowych

    Lasy Państwowe przygotowały kampanię społeczną "Dla lasu, dla ludzi". Jakie są cele kampanii?

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS - ważny termin

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS to ważny dokument dla uczniów i studentów pobierających rentę rodzinną. Do kiedy należy go złożyć?

    Środki dla samorządów na działania edukacyjne

    Samorządy do 17 września 2021 r. mają otrzymać środki z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Whistleblowing – czemu sygnaliści nie zgłaszają naruszeń?

    Whistleblowing. Kluczowym testem dla systemów będzie to czy wpłyną zgłoszenia od sygnalistów i jak na nie zareagujemy. Ilu pracowników jest gotowych zgłosić nadużycie w pracy? Dlaczego pracownicy nie powiadamiają swoich pracodawców o nadużyciach w pracy?