E-dostęp do akt zlikwiduje kolejki w sekretariatach

Większość sądów, poza wydziałami Krajowego Rejestru Sądowego i rejestru zastawów, prowadzi jeszcze repertoria, czyli wykazy spraw, i akta tylko w formie papierowej. Migracja, czyli elektronizacja ksiąg wieczystych, też nie została zakończona. Tymczasem bez systemów informatycznych nie ma możliwości sprawdzenia - bez wizyty w sekretariacie sądu - jaki jest stan sprawy i jakie dokumenty są w aktach. Zainstalowanie programów repertoryjno-biurowych warunkuje wnoszenie pism procesowych przez internet. Tym bardziej że pozwala na to art. 125 par. 2 kodeksu postępowania cywilnego. Sędziowie oceniają jednak, że nawet tam, gdzie informatyzacja sekretariatów jest już zaawansowana, do jej końca brakuje jeszcze czterech, pięciu lat.

Pierwszy elektroniczny dostęp, także poza godzinami pracy, do sądowej bazy repertoryjno-dokumentacyjnej będzie możliwy już na początku 2008 roku w gospodarczych wydziałach procesowych Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Fabryczna.

Pomóc ministerstwu

Zarządzenie ministra sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądów oraz innych działów administracji sądowej spowodowało, że rozpoczęto wdrażanie informatyzacji w sekretariatach sądów gospodarczych. W innych wydziałach sądów jest znacznie gorzej. Jedynie tam, gdzie prezesi zadbali o kupienie odpowiednich programów repertoryjno-biurowych, urzędnicy sekretariatów mogą wpisywać informacje o stanie spraw - od rejestracji pozwów czy aktów oskarżenia, poprzez prowadzenie terminarzy rozpraw i posiedzeń, po rejestrowanie apelacji, kasacji, sprzeciwów, zarzutów czy zażaleń.

Dzięki takim programom możliwe byłoby także sporządzanie protokołów rozpraw i posiedzeń, a sędziowie, wydając orzeczenia, zarządzenia czy dekretując wezwania, wypełnialiby szablony. Bez programów nie będzie możliwe sprawdzanie przez internet stanu spraw czy choćby terminów rozpraw. Tymczasem - przygotowania do udostępniania danych nie są zjawiskiem powszechnym - uważa Jacek Gołaczyński, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu.

- My jednak, zarówno w sądzie okręgowym, jak i w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej, gdzie po raz pierwszy zainstalowano portal Sinus i w pełni zinformatyzowano sekretariaty, idziemy do przodu. Ministerstwo będzie mogło uwzględnić nasze pilotażowe doświadczenia - mówi sędzia Gołaczyński.

Przed szereg

- Będziemy się starali namówić adwokatów i radców prawnych, żeby pisma, które przesyłają na papierze, przekazywali nam również w formie elektronicznej, bo przecież i tak je tworzą w komputerach - mówi sędzia Wojciech Łukowski, prezes Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Fabrycznej.

Pewnym problemem może okazać się brak - mimo upływu siedmiu lat od wejścia w życie delegacji ustawowej zawartej w art. 125 par. 4 k.p.c. - rozporządzenia ministra sprawiedliwości w sprawie szczegółowych zasad wnoszenia pism procesowych na elektronicznych nośnikach informatycznych.

- Naszym zdaniem nie ma możliwości naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych, ale główny inspektor danych osobowych inaczej traktuje przetwarzanie danych w postaci tradycyjnej, a inaczej w formie elektronicznej - mówią sędziowie z Wrocławia.

Dlatego rozważają prewencyjne wystąpienie do GIODO o opinię w sprawie wprowadzanych portali.

Zdaniem sędziego Łukowskiego nie ma już przeszkód technologicznych, by w jego sądzie były wprowadzane do elektronicznych akt spraw skany dokumentów otrzymanych od stron.

- Działanie programu trzeba sprawdzać krok po kroku - tłumaczy sędzia.

Dlatego proponuje prawniczym korporacjom, by od nowego roku adwokaci i radcowie prawni zasięgali informacji o stanie spraw w jego sądzie za pośrednictwem internetu.

- Mogą to robić o dowolnej porze. Na początek w trzech procesowych wydziałach gospodarczych. Oczywiście na razie system ten nie zastąpi odpisów dokumentów wydawanych do wykorzystania w innych postępowaniach, ale zapewni informację o treści podejmowanych czynności. Gdy program okaże się niezawodny, zacznie dawać więcej możliwości - wyjaśnia sędzia Łukowski.

Konieczny login

Każdy dostęp do aktualizowanych co 24 godziny kopii wewnętrznych i wydziałowych baz danych będzie wymagał logowania. Login i hasło dostanie każdy uczestnik postępowania po podaniu swoich numerów PESEL lub NIP. Wówczas po zalogowaniu się będzie mógł zobaczyć listę swoich spraw w sądzie dla Wrocławia-Fabrycznej i sprawdzić, co się w nich dzieje. Jeżeli w sprawie występuje kilku pełnomocników, to dostęp każdego z nich będzie niezależny.

W 2008 roku we wrocławskim sądzie zostanie uruchomiony elektroniczny dostęp do informacji w co najmniej pięciu innych wydziałach - dwóch karnych, dwóch cywilnych i jednym grodzkim.

Skuteczna metoda

Elektroniczne repertoria są również lekarstwem na sztuczną aktywność sądów, polegającą na statystycznym, a nie rzeczywistym, załatwianiu spraw przez wykreślanie czy przenoszenie. Co więcej, to nie tylko wygoda i oszczędność czasu dla profesjonalnych pełnomocników i stron.

- Informatyzacja sądów to skuteczna metoda rozładowania kolejek w sekretariatach - mówią wrocławscy sędziowie.

- Także korków na drogach - dodają żartem.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Elektroniczne akta

25 tys. zł będzie kosztowała informatyzacja sekretariatu sądu rejonowego

DOBROMIŁA NIEDZIELSKA-JAKUBCZYK

dobromila.niedzielska@infor.pl

Podstawa prawna

• Ustawa z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 ze zm.).