Jak należy postępować z danymi zgromadzonymi przy rejestracji pojazdów

W sprawach rejestracji pojazdów i wydawania dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami organem właściwym, który zbiera dane osobowe o właścicielach pojazdów, jest starosta. Według art. 7 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych starosta jest administratorem danych w odniesieniu do prowadzonych przez siebie, na podstawie przepisów ustawy - Prawo o ruchu drogowym, zbiorów danych. Dane te przekazywane są także do systemu teleinformatycznego, w jakim prowadzona jest centralna ewidencja pojazdów oraz centralna ewidencja kierowców.

Centralną ewidencję pojazdów prowadzi minister właściwy do spraw administracji publicznej w systemie teleinformatycznym i to on jest administratorem danych i informacji przekazywanych przez zobligowane do tego podmioty, i zgromadzonych w tej ewidencji.

Zasady udostępniania informacji z centralnej ewidencji pojazdów i kierowców regulują przepisy ustawy - Prawo o ruchu drogowym. Przykładowo informacje te mogą uzyskać, o ile są one niezbędne dla realizacji ich ustawowych zadań, Policja, prokuratury, organy kontroli skarbowej. Osoby fizyczne mogą uzyskać zawarte w tych ewidencjach informacje pod warunkiem, że wykażą swój uzasadniony interes.

Jeśli chodzi o uzyskanie danych z ewidencji pojazdów i kierowców prowadzonej przez starostów, to stosuje się przepisy ogólne o udostępnianiu danych osobowych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie, w tym udostępnianie, danych osobowych tzw. zwykłych (jak np. imię i nazwisko, adres zamieszkania) jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z przesłanek wskazanych w pkt 1 - 5 tego przepisu. Administrator danych, jako podmiot najlepiej zorientowany w szczegółach prowadzonego przedsięwzięcia, powinien dokonać samodzielnie oceny, czy w dotyczącej go sytuacji zachodzi którakolwiek z przesłanek legalizujących udostępnienie danych.

Jeśli uzyskaniem informacji jest zainteresowana osoba fizyczna, może ona skorzystać z powołania się na art. 29 ustawy o ochronie danych osobowych. A więc musi ona w sposób wiarygodny uzasadnić potrzebę posiadania tych danych, a starosta z kolei musi mieć na uwadze, czy ich udostępnienie nie naruszy praw i wolności osób, których dane dotyczą. Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych, dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek, chyba że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie. Udostępnione dane osobowe można wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione. Osoba zainteresowana zapoznaniem się z określonymi danymi w powyższym trybie musi każdorazowo złożyć do administratora danych stosowny pisemny, umotywowany wniosek, w którym w sposób wiarygodny uzasadni potrzebę posiadania tych danych. Wniosek musi zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie. Dopiero na podstawie takiego wniosku administrator danych będzie mógł dokonać oceny, czy udostępnienie żądanych danych nie naruszy praw i wolności osoby, której one dotyczą i podjąć decyzję w przedmiocie ich udostępnienia.

MichaŁ Serzycki

generalny inspektor ochrony danych osobowych

PODSTAWA PRAWNA

Art. 7, 23, 29 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).