Brak e-dokumentów uniemożliwia elektroniczne załatwianie spraw

Od początku maja br. wszystkie urzędy mają obowiązek umożliwienia obywatelom i innym podmiotom wnoszenia podań i wniosków oraz podejmowania innych czynności drogą elektroniczną. Zobowiązuje je do tego art. 58 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Do składania pism konieczne jest posiadanie przez obywateli kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

ePUAP ma pomóc samorządom

Nie każdy urząd, szczególnie w mniejszych gminach, stać na zakup drogiego oprogramowania, umożliwiającego obrót elektronicznymi dokumentami. Z pomocą miała przyjść, budowana od kilkunastu miesięcy przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, platforma informatyczna ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Mimo że ruszyła ona już w kwietniu br., to jednak nadal nie realizuje swojego podstawowego zadania - nie umożliwia elektronicznej wymiany pism między obywatelem a urzędem.

W czasie, gdy twórcy platformy koncentrowali się na uruchomieniu przed 1 maja br. Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP to konto, na które mieszkańcy mogą przesyłać swoje elektroniczne dokumenty), zapomniano o innych obowiązkach (więcej o ESP pisaliśmy w nr. 7 „GSiA” z 31 marca br. w artykule: Jak wybrać elektroniczną skrzynkę podawczą). Równocześnie powinna być uruchomiona druga kluczowa dla działania ePUAP aplikacja, a mianowicie - Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRD).

Skuteczne wniesienie podania

Repozytorium nie jest nowym rozwiązaniem, prace nad nim rozpoczęto już w ubiegłym roku. Zasady tworzenia CRD określa rozporządzenie z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. Według rozporządzenia w repozytorium muszą być umieszczane wzory pism, które mają być składane w drodze elektronicznej. W praktyce oznacza to, że żaden dokument, którego wzorzec lub formularz nie znajduje się w repozytorium, nie może być potraktowany jako dostarczony w formie elektronicznej. Wynika to z art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), który ustala wymogi skutecznego wniesienia podania drogą elektroniczną. Pierwszym jest opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dodatkowo dokument musi zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru (art. 63 k.p.a.).

- Obecnie w CRD znajdują się wzory pięciu dokumentów, w tym cztery są bezpośrednio związane z publikowaniem nowych formularzy. Ostatecznie powinno ich tam znaleźć się kilka tysięcy - przyznaje Waldemar Ozga, główny analityk Centrum Projektów Informatycznych MSWiA.

Dodaje, że jednym z już gotowych formularzy jest wzór pisma ogólnego, który - jak wskazuje nazwa - służy do ogólnych zapytań mieszkańca kierowanych do urzędu. Zdaniem ekspertów nie zastąpi on jednak innych szczegółowych pism, ponieważ mają one prawnie określone wzory. Z danych MSWiA wynika, że w ciągu trzech tygodni funkcjonowania ePUAP obywatele wykorzystali wzór ogólny ok. 200 razy. MSWiA nie ma informacji, z jakim skutkiem i w jakich sprawach.

Kto przygotowuje wzory dokumentów

Za przygotowanie wzoru dokumentu i opublikowanie go w CRD odpowiedzialny jest urząd, który otrzymał uprawnienie (ustawą, rozporządzeniem, uchwałą rady gminy) do przygotowania wzoru danego wniosku lub podania, w formie papierowej. Z szacunków Stowarzyszenia PEMI (Podpis Elektroniczny - Mobile - Internet) wynika, że 80% wzorów dokumentów do CRD powinny opracować urzędy centralne. Pozostałe formularze to obowiązek urzędów samorządowych.

Na przykład wzór pozwolenia na budowę powinien zostać opracowany i przesłany do MSWiA przez Ministerstwo Infrastruktury. Analogicznie, wzory dokumentów podatkowych powinno przygotować Ministerstwo Finansów.

Problem w tym, że urzędy nie realizują tego obowiązku. Można się domyślać, że część z nich - dotyczy to głównie mniejszych samorządów - nawet nie wie o swoim zadaniu. Urzędy centralne natomiast wciąż zwlekają z podjęciem prac, mimo że - jak mówi Waldemar Ozga - Resort spraw wewnętrznych i administracji rozesłał do nich pismo przypominające o tworzeniu elektronicznych wzorów formularzy. Na razie tylko resort rolnictwa konsultuje z MSWiA około stu wzorów dokumentów. Podobne prace prowadzi także kilka samorządów, np. urząd miasta w Poznaniu.

- Z własnej strony przygotowujemy około 80 formularzy, które powinny zostać umieszczone w repozytorium do końca lipca br. - podkreśla Waldemar Ozga. Część tych wzorów służyć ma do uruchomienia usługi jednego okienka, która umożliwi m.in. założenie działalności gospodarczej w jednym miejscu. Chcąc założyć firmę, obywatel nie będzie musiał wysyłać podania do wszystkich urzędów zaangażowanych w zakładanie działalności gospodarczej. Na platformie ePUAP system sam roześle dokumenty do odpowiednich urzędów, m.in. Głównego Urzędu Statystycznego, urzędu gminy, urzędu skarbowego oraz być może do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.