Brak e-dokumentów uniemożliwia elektroniczne załatwianie spraw

Od początku maja br. wszystkie urzędy mają obowiązek umożliwienia obywatelom i innym podmiotom wnoszenia podań i wniosków oraz podejmowania innych czynności drogą elektroniczną. Zobowiązuje je do tego art. 58 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Do składania pism konieczne jest posiadanie przez obywateli kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

ePUAP ma pomóc samorządom

Nie każdy urząd, szczególnie w mniejszych gminach, stać na zakup drogiego oprogramowania, umożliwiającego obrót elektronicznymi dokumentami. Z pomocą miała przyjść, budowana od kilkunastu miesięcy przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, platforma informatyczna ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Mimo że ruszyła ona już w kwietniu br., to jednak nadal nie realizuje swojego podstawowego zadania - nie umożliwia elektronicznej wymiany pism między obywatelem a urzędem.

W czasie, gdy twórcy platformy koncentrowali się na uruchomieniu przed 1 maja br. Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP to konto, na które mieszkańcy mogą przesyłać swoje elektroniczne dokumenty), zapomniano o innych obowiązkach (więcej o ESP pisaliśmy w nr. 7 „GSiA” z 31 marca br. w artykule: Jak wybrać elektroniczną skrzynkę podawczą). Równocześnie powinna być uruchomiona druga kluczowa dla działania ePUAP aplikacja, a mianowicie - Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRD).

Skuteczne wniesienie podania

Repozytorium nie jest nowym rozwiązaniem, prace nad nim rozpoczęto już w ubiegłym roku. Zasady tworzenia CRD określa rozporządzenie z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. Według rozporządzenia w repozytorium muszą być umieszczane wzory pism, które mają być składane w drodze elektronicznej. W praktyce oznacza to, że żaden dokument, którego wzorzec lub formularz nie znajduje się w repozytorium, nie może być potraktowany jako dostarczony w formie elektronicznej. Wynika to z art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), który ustala wymogi skutecznego wniesienia podania drogą elektroniczną. Pierwszym jest opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dodatkowo dokument musi zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru (art. 63 k.p.a.).

- Obecnie w CRD znajdują się wzory pięciu dokumentów, w tym cztery są bezpośrednio związane z publikowaniem nowych formularzy. Ostatecznie powinno ich tam znaleźć się kilka tysięcy - przyznaje Waldemar Ozga, główny analityk Centrum Projektów Informatycznych MSWiA.

Dodaje, że jednym z już gotowych formularzy jest wzór pisma ogólnego, który - jak wskazuje nazwa - służy do ogólnych zapytań mieszkańca kierowanych do urzędu. Zdaniem ekspertów nie zastąpi on jednak innych szczegółowych pism, ponieważ mają one prawnie określone wzory. Z danych MSWiA wynika, że w ciągu trzech tygodni funkcjonowania ePUAP obywatele wykorzystali wzór ogólny ok. 200 razy. MSWiA nie ma informacji, z jakim skutkiem i w jakich sprawach.

Kto przygotowuje wzory dokumentów

Za przygotowanie wzoru dokumentu i opublikowanie go w CRD odpowiedzialny jest urząd, który otrzymał uprawnienie (ustawą, rozporządzeniem, uchwałą rady gminy) do przygotowania wzoru danego wniosku lub podania, w formie papierowej. Z szacunków Stowarzyszenia PEMI (Podpis Elektroniczny - Mobile - Internet) wynika, że 80% wzorów dokumentów do CRD powinny opracować urzędy centralne. Pozostałe formularze to obowiązek urzędów samorządowych.

Na przykład wzór pozwolenia na budowę powinien zostać opracowany i przesłany do MSWiA przez Ministerstwo Infrastruktury. Analogicznie, wzory dokumentów podatkowych powinno przygotować Ministerstwo Finansów.

Problem w tym, że urzędy nie realizują tego obowiązku. Można się domyślać, że część z nich - dotyczy to głównie mniejszych samorządów - nawet nie wie o swoim zadaniu. Urzędy centralne natomiast wciąż zwlekają z podjęciem prac, mimo że - jak mówi Waldemar Ozga - Resort spraw wewnętrznych i administracji rozesłał do nich pismo przypominające o tworzeniu elektronicznych wzorów formularzy. Na razie tylko resort rolnictwa konsultuje z MSWiA około stu wzorów dokumentów. Podobne prace prowadzi także kilka samorządów, np. urząd miasta w Poznaniu.

- Z własnej strony przygotowujemy około 80 formularzy, które powinny zostać umieszczone w repozytorium do końca lipca br. - podkreśla Waldemar Ozga. Część tych wzorów służyć ma do uruchomienia usługi jednego okienka, która umożliwi m.in. założenie działalności gospodarczej w jednym miejscu. Chcąc założyć firmę, obywatel nie będzie musiał wysyłać podania do wszystkich urzędów zaangażowanych w zakładanie działalności gospodarczej. Na platformie ePUAP system sam roześle dokumenty do odpowiednich urzędów, m.in. Głównego Urzędu Statystycznego, urzędu gminy, urzędu skarbowego oraz być może do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

 

ePUAP w liczbach:

• 4893 - liczba założonych kont na ePUAP-ie, ich właściciele to jednostki badawczo-rozwojowe i budżetowe, przedsiębiorstwa komunalne, firmy państwowe oraz prywatne,

• 1662 - liczba uruchomionych i skonfigurowanych Elektronicznych Skrzynek Podawczych,

• 204 - liczba dokumentów przesłanych, od osób fizycznych na adresy ESP do urzędów, za pośrednictwem platformy ePUAP,

• 5 - liczba wzorów wniosków wprowadzonych do CRD, z których korzystają użytkownicy platformy.

Źródło: MSWiA, stan na 19 maja 2008 r.

Bez CRD nie ma komunikacji elektronicznej

Brak wzorców dokumentów w repozytorium może powodować jeszcze jedną niedogodność z punktu widzenia obywatela i urzędnika. Chodzi o odesłanie drogą elektroniczną odpowiedzi na złożone przez Internet pismo.

Obywatel może zażądać od urzędu, aby decyzja lub postanowienie w jego sprawie zostało mu przekazane w formie elektronicznej. Taką formę doręczenia umożliwia art. 39 k.p.a., zgodnie z którym doręczenie: może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli mieszkaniec (przedstawiciel firmy):

• wystąpił do organu administracji publicznej o takie doręczenie,

• wyraził zgodę na takie doręczenie.

Niestety, brak wzorów dokumentów w CRD uniemożliwia odesłanie elektronicznej odpowiedzi. Wyjściem z sytuacji jest poinstruowanie obywatela, że nie ma możliwości dostarczenia mu odpowiedzi Internetem oraz poinformowanie, że otrzyma ją pocztą.

Centralne Repozytorium Dokumentów jest kluczowym rozwiązaniem informatycznym dla platformy ePUAP. Dopóki nie zapełni się wzorami e-dokumentów, to możliwość składania podań drogą elektroniczną pozostanie w sferze fikcji.

TRZY PIERWSZE USŁUGI URUCHOMIONE NA EPUAP-IE TO:

• Katalog Usług Publicznych - prezentuje usługi, jakie realizuje administracja,

• Elektroniczna Skrzynka Podawcza (EPS) - konto urzędu, na które mieszkańcy mogą przesyłać elektroniczne dokumenty,

• Centralne Repozytorium Dokumentów (CRD) - zbiór wzorów pism i formularzy elektronicznych wykorzystywanych w administracji.

 

 

Mariusz Gawrychowski

Podstawy prawne:

• Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565)

• Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 145, poz. 1050)

• Rozporządzenie z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664)