Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wysyłanie przesyłek i paczek pocztowych

Agnieszka Korach
inforCMS
Jednym z podstawowych zadań kancelarii i sekretariatów jest wysyłanie przesyłek. Przesyłki listowe, przesyłki na nośniku CD/DVD oraz paczki dostarczane są do odbiorców za pośrednictwem poczty i firm kurierskich. Jak przygotować przesyłkę do wysłania? Na co zwracać uwagę przy wyborze dostawcy usług pocztowych? Spróbujemy znaleźć odpowiedź na te pytania.

Pismo przeznaczone do wysyłki powinno być przygotowane od strony merytorycznej przez poszczególne komórki organizacyjne (pracowników poszczególnych działów). Takie pismo powinno być przekazane (za pokwitowaniem, jeżeli pracujemy w systemie kancelaryjnym dziennikowym) do kancelarii/sekretariatu, który wysyłką poczty się zajmuje.

Przed wysłaniem pracownik kancelarii/sekretariatu powinien sprawdzić czy pismo:

• jest podpisane,

• zawiera datę i miejsce sporządzenia,

• posiada niezbędne oznakowanie (zgodne z instrukcją kancelaryjną),

• zawiera stosowne załączniki.

Kiedy pismo jest już sprawdzone, wówczas rejestruje się je we właściwym rejestrze - dzienniku korespondencyjnym, po prawej stronie w systemie jednodziennikowym lub w oddzielnym dzienniku przeznaczonym do korespondencji wychodzącej - w systemie dwu- lub wielodziennikowym.

Następnie należy zaadresować kopertę. Można to zrobić ręcznie, bezpośrednio na kopercie lub wykorzystać do tego celu etykiety adresowe (nadruk adresu na etykietach samoprzylepnych). Nazwę i adres odbiorcy wpisujemy w dolnej części prawej strony koperty.

Adres odbiorcy powinien zawierać:

• imię i nazwisko odbiorcy, ewentualnie stanowisko,

• pełną nazwę firmy/instytucji,

• nazwę ulicy z numerem nieruchomości/lokalu,

• kod pocztowy i nazwę miejscowości,

• nazwę kraju (jeżeli przesyłka jest kierowana za granicę).

Kody pocztowe możemy znaleźć na stronie internetowej Poczty Polskiej lub sprawdzić w urzędzie pocztowym w książce kodów.

Nazwę i adres nadawcy (czyli naszej firmy) wpisujemy na górze po lewej stronie, możemy tam również przystawić pieczęć firmową. Najlepiej jednak wygląda koperta z gotowym nadrukiem logo i adresem nadawcy. Można to zrobić samemu (ustawiając odpowiednie parametry w opcjach drukowania) lub zamówić koperty z nadrukiem w drukarni.

Listy zwykłe odnotowujemy w kontrolce, która pozwala na ewidencję wydatków na przesyłki. W książce nadawczej (wymagana przez Pocztę Polską przy licznej korespondencji - kupuje się ją na poczcie) wpisuje się ilość sztuk i wartość przesyłek.

Jeżeli list powinien być wysłany za potwierdzeniem odbioru, wówczas wypełniamy odpowiedni druk (możemy go wziąć z urzędu pocztowego) i przyklejamy do koperty. Kiedy przesyłka zostanie adresatowi dostarczona, wówczas potwierdzi on ten fakt swoim podpisem, a my to potwierdzenie otrzymamy od poczty. Takie potwierdzenia należy zbierać i archiwizować.

Na każdej kopercie naklejamy znaczki o odpowiedniej wartości bądź przystawiamy pieczątkę z napisem „Opłata pobrana, umowa nr..... z CUP OR miejscowość dnia..... Nadano w PP CUP miejscowość (L101)”.

Listy nie powinny być zaklejane taśmą, spinane zszywkami lub spinaczami, należy zakleić kopertę.

Przesyłki należy wysłać w dniu ich podpisania lub otrzymania od komórki organizacyjnej/pracownika działu. Warto ustalić, do której godziny przyjmujemy przesyłki, aby zdążyć z ich rejestracją przed wyjściem na pocztę lub przed przyjściem listonosza. Warto też mieć na uwadze fakt, że jeżeli przesyłka ma być priorytetowa i dostarczona następnego dnia (na terenie Polski), wówczas poczta przyjmuje ją do godziny 15.00.

Usługi Poczty Polskiej

Listy polecone i zwykłe można wysyłać jako przesyłki priorytetowe lub ekonomiczne.

Przesyłka priorytetowa - to usługa realizowana najszybszą drogą, która dostarczana jest:

• W następnym dniu roboczym po jej nadaniu (na terenie Polski) - jeśli zostanie nadana do godz. 15.00. Przesyłki nadane jako priorytetowe po w/w godzinie poczta traktuje jako nadane w dniu następnym. Na tej przesyłce należy nakleić niebieską naklejkę z napisem „Priorytet” (dostępną na poczcie).

• Do 3 dni roboczych po dniu nadania (w krajach Europy).

• Do 5 dni roboczych po dniu nadania (w pozostałych krajach świata).

Przesyłka ekonomiczna - czyli przesyłka doręczana w ciągu 3 dni roboczych po nadaniu na terenie Polski.

Niestety, nie należy się sugerować terminami, które podaje Poczta Polska, ponieważ zdarza się, że przesyłki dochodzą do nadawcy w dużo późniejszym czasie niż deklarowany.

Paczka pocztowa na terenie Polski to:

• paczka pocztowa zwykła,

• paczka z zadeklarowaną zawartością, na której nadawca podał jej wartość, która nie może być większa niż 70 tys. złotych.

Opakowanie takiej paczki musi być wykonane z nieprzezroczystego materiału, uniemożliwiać dostęp do zawartości przesyłki bez pozostawienia widocznych śladów, umożliwiać umieszczenie dodatkowych zabezpieczeń. Taką paczkę zabezpiecza nadawca lub pracownik poczty (na paczkę nakleja się w tym celu specjalne etykiety pocztowe, jednolitą taśmę samoprzylepną, nalepki z logo). Nadawca sam decyduje o tym, czy paczka, którą wysyła, ma być paczką zwykłą czy z zadeklarowaną wartością. Jeżeli wysyłamy coś cennego, warto zainwestować i przesłać to paczką z zadeklarowaną wartością. Jeżeli paczka zaginie (co się zdarza), wówczas otrzymamy odszkodowanie.

Oba rodzaje w/w paczek można wysłać jako:

• paczkę ekonomiczną (3 dni po nadaniu, jednak podany termin doręczenia nie jest terminem gwarantowanym tylko deklarowanym),

lub jako

• paczkę priorytetową (jest dostarczona następnego dnia roboczego po dniu nadania, jeśli zostanie nadana do godz. 15.00, nadana po godz. 15.00 traktowana jest jako nadana w dniu następnym, podany termin doręczenia nie jest terminem gwarantowanym tylko deklarowanym).

Na takiej paczce należy nakleić niebieską naklejkę (dostępną na poczcie) z napisem „Priorytet” i zaznaczyć to na karcie, którą naklejamy na paczkę (druk dostępny w urzędzie pocztowym).

Wysyłając paczkę musimy również wziąć pod uwagę jej wagę:

• paczka pocztowa o maksymalnej masie do 10 kg

• paczka pocztowa PLUS - powyżej 10 kg do 30 kg

Minimalne wymiary paczki pocztowej i paczki pocztowej PLUS wynoszą 90 x 140 mm, natomiast maksymalne są sumą długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość i nie mogą przekraczać 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

Paczki o większych wymiarach nadawane są jako paczki na warunkach szczególnych. Charakteryzują się one następującymi parametrami:

• Wymiary są większe niż maksymalne wymiary paczek pocztowych i nie mogą być większe niż 5000 mm dla sumy długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość, aby ich przewóz był możliwy środkami transportu wykorzystywanymi przez Pocztę Polską.

• Zawartość stanowią płyny, gazy, rzeczy kruche, łamliwe, żywe rośliny i zwierzęta, a także „przedmioty lub substancje wymagające specjalnego traktowania w przewozie” (cytat ze strony internetowej Poczty Polskiej).

• Maksymalny ciężar paczki wynosi 30 kg.

Na paczkach, w których przesyłane są żywe zwierzęta, rośliny oraz rzeczy, które mają krótki okres trwałości, należy umieścić odpowiedni napis: „Żywe zwierzęta”, „Żywe rośliny”, „Rzecz o krótkim czasie trwałości”, dodać opis dotyczący postępowania z paczką („ostrożnie, szkło”) oraz nadać ją jako priorytetową.

Na stronie Poczty Polskiej znajdują się szczegółowe wytyczne dotyczące warunków, jakie powinny spełniać opakowania i klatki, w których znajduje się w/w zawartość.

Jeżeli sami zanosimy przesyłki na pocztę, możemy skorzystać z usługi Poczty Polskiej „Firmowa Poczta”. W tym celu należy podpisać z Pocztą Polską umowę, w której klient określa, jak często przesyłki powinny być odbierane.

Przesyłki kurierskie

W Polsce mamy wiele firm dostarczających przesyłki kurierskie, są to firmy o zasięgu międzynarodowym, a także firmy o zasięgu lokalnym. Najczęściej korzystamy z ich usług kiedy zależy nam, aby przesyłkę doręczono:

• jak najszybciej,

• następnego dnia przed określoną godziną,

• w określonym dniu.

Oprócz usług standardowych, takie firmy świadczą również usługi dodatkowe, jak:

• przesyłki za pobraniem,

• dokumenty zwrotne,

• potwierdzenie doręczeń.

Od kilku lat firmy kurierskie dają swoim klientom możliwość monitorowania przesyłek. Wystarczy w specjalnym panelu na stronie firmy wpisać numer przesyłki, a możemy sprawdzić, co się z nią w danym momencie dzieje.

Czasami zdarza się, że firma, której zleciliśmy wysłanie przesyłki, nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Co wówczas zrobić? Każdy usługodawca (Poczta Polska czy firmy kurierskie) ma do 14 dni roboczych na dostarczenie przesyłki do adresata. Jeżeli ten termin minie, możemy wszcząć proces reklamacji (reklamacje mogą dotyczyć listów poleconych, paczek, przekazów pocztowych). Nie możemy zgłaszać reklamacji związanych z listami zwykłymi.

W artykule wykorzystano informacje zawarte na stronie http://www.poczta-polska.pl

Agnieszka Korach


 

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Lista przedmiotów w klasie IV szkoły podstawowej w 2022/2023 r.
    Jakich przedmiotów uczą się uczniowie klas IV w roku szkolnym 2022/2023 r.?
    DGP: W 2021 r. NFZ nie wykorzystał 10 mld zł na leczenie Polaków
    Ponad 10 mld zł zostało w budżecie NFZ – tak wynika ze sprawozdania funduszu za 2021 r., do którego dotarł "Dziennik Gazeta Prawna". Płatnik zeszły rok zakończył z rekordowo wysoką kwotą na plusie. Głównym powodem jest nie wykorzystanie dostępnych w budżecie NFZ pieniędzy na leczenie.
    Nowy Program Czyste Powietrze Plus [wnioski od 15 lipca 2022 r.]
    Minister klimatu i środowiska Anna Moskwa ogłosiła uruchomienie programu Czyste Powietrze Plus. Wskazała na istotną rolę samorządów w programie. Budżet programu "Czyste Powietrze +", to 1,8 mld zł z możliwością zwiększenia tej kwoty przez rząd.
    Wniosek o świadczenie 40 zł za zakwaterowanie bez PESELa uchodźcy [tylko do 15 lipca 2022 r.]
    Tylko do 15 lipca 2022 r. we wnioskach o świadczenie 40 zł za dzień zakwaterowania niepotrzebny jest PESEL uchodźcy. Dotyczy to pomocy udzielanej przed 30 kwietnia 2022 r. Za okres późniejszy PESEL uchodźcy jest niezbędny do prawidłowego rozpoznania wniosku.
    CKE: Maturę zdało 78,2% tegorocznych absolwentów
    Maturę zdało 78,2 proc. tegorocznych absolwentów szkół ponadgimnazjalnych. 15,5 proc. abiturientów, którzy nie zdali jednego przedmiotu, ma prawo do poprawki w sierpniu – podała Centralna Komisja Egzaminacyjna.
    Od 2024 r. samorządy otrzymają 3 mld zł wpływów budżetu państwa z ryczałtu?
    W 2024 r. jednostki samorządu terytorialnego mogą otrzymać wpływy z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
    Podręcznik do historii i teraźniejszości dopuszczony do użytku szkolnego [licea i technika, klasy I]
    W wykazie podręczników dopuszczonych do użytku szkolnego do kształcenia ogólnego resortu edukacji i nauki opublikowano w piątek podręcznik do przedmiotu historia i teraźniejszość (HiT).
    Nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w 2022 r. [rozporządzenie]
    Od 1 września zaczną obowiązywać nowe minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Zgodnie z projektowanym przez MEiN rozporządzeniem wyniosą one od 3329 zł do 4224 zł.
    MKiDN: do 1 sierpnia wnioski o stypendium do 4000 zł brutto miesięcznie
    Do 1 sierpnia do godz. 16 można składać wnioski w Konkursie o przyznanie stypendiów twórczych oraz stypendiów z zakresu upowszechniania kultury na 2023 r. - poinformowało w poniedziałek MKiDN.
    CKE: Jakie były wyniki na egzaminie ósmoklasisty w 2022 r.?
    Uczniowie VIII klas szkół podstawowych, którzy w maju przystąpili do obowiązkowego egzaminu ósmoklasisty, za rozwiązanie zadań z języka polskiego uzyskali średnio 60 % punktów możliwych do otrzymania, a z matematyki – 57 %.
    Czy można przesunąć pracownika z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej
    Burmistrz postanowił, że miejski ośrodek pomocy społecznej będzie zajmował się przyznawaniem świadczenia pieniężnego z tytułu zakwaterowania i wyżywienia obywatela Ukrainy. Jakie są sposoby przesunięcia pracowników z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej?
    1 lipca 2022 r. Nowa lista leków refundowanych
    Od 1 lipca 2022 r. obowiązuje nowy wykaz leków refundowanych, do którego dodano 54 produkty bądź nowe wskazania.
    Centralizacja rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) - wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
    Ministerstwo Finansów udzieliło 24 czerwca 2022 r. wyjaśnień odnośnie centralizacji rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego.
    6600 zł brutto, to netto 4829,58 zł, składka ZUS 904,86 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    W 2021 r. dla pensji 6600 zł brutto wynagrodzenie na rękę było 4741,58 zł netto.
    Komunikat MRiPS: przepisy nie nakazują skrócenia pracy w czasie upału. Pracownik ma prawo do napojów pod rygorem grzywny
    Komunikat Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej: Wysokie temperatury mają wpływ nie tylko na wydajność pracy, ale i na bezpieczeństwo pracownika. Skrócenie czasu pracy jest jednak decyzją, która zależy w praktyce od dobrej woli pracodawcy. Prawo nakazuje mu dostarczenia napojów. Nierespektowanie przez pracodawcę tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 do 30 tys. złotych.
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    Klasa IV i V podstawówki - lista przedmiotów i liczba godzin w roku szkolnym 2022/2023
    Przedmioty w klasie 5 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023. Przedmioty w klasie 4 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023, liczba godzin.
    Czy praca zdalna jest na wniosek pracownika? Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?
    Kodeks pracy wprowadzi możliwość pracy zdalnej i hybrydowej – zapowiedziała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg
    Podwyżka zaliczki na PIT dla umowy zlecenia od 1 lipca 2022 r. Przykłady MF i DGP obliczeń od 3000 zł do 8000 zł
    MF: Od zlecenia 3200 zł brutto miesięcznie zaliczka na PIT wzrośnie o 103 zł do 265 zł. Niekorzystna zmiana od 1 lipca 2022 r. Przed tą datą zaliczka na PIT wynosiła 162 zł.
    300 mln zł dla artystów z opłaty od komputerów, tabletów, smartfonów, dysków i pendrivów
    Projekt ustawy o artystach zawodowych przewiduje zasilenie kwotą 300 mln zł nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Pieniądze będą pochodziły z opłaty reprograficznej płaconej przez importerów i sprzedawców elektroniki (komputery, tablety, smartfony, dyski twarde i pendrivy).
    300 mln zł dla Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Opłata od smartfonów i laptopów w 2023 r.
    300 mln zł. To planowane wpłaty z opłaty reprograficznej na rzecz nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych (FWAZ). Jeżeli nie będzie tych pieniędzy fundusz dla artystów otrzyma z budżetu dotację celową 100 mln zł rocznie. Podstawą dla płatności tych kwot jest ustawa o artystach zawodowych. 27 czerwca 2022 r. rząd przedstawił jej najnowszy projekt w wersji, która ma zostać skierowana do Sejmu i tam uchwalona.
    Świadczenie 40 zł za dzień dłużej niż 120 dni za pomoc Ukrainkom w ciąży, osobom w wieku 60/65 lat i matkom trójki dzieci
    Gminy otrzymały prawo do wydłużenia ponad 120 dni okresu wypłaty świadczenia 40 zł za dzień zakwaterowania i wyżywiania uchodźców z Ukrainy.
    Czy umowy zawierane na realizację zadań w programie rozwiązywania problemów alkoholowych podlegają Prawu zamówień publicznych?
    Pytanie nr 1. Czy umowy zawierane na realizację zadań zapisanych w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii podlegają Prawu zamówień publicznych? Pytanie nr 2. Czy prawidłowym jest zawieranie umów zlecenia na realizację usług konsultanta bez określania okresu świadczenia usługi?
    Połowa nauczycieli z Warszawy myśli o odejściu ze szkoły. Nauczyciel woli prowadzić zakład pogrzebowy niż uczyć za 3500 zł
    Blisko połowa kadry zatrudnionej w publicznych szkołach myśli o odejściu z zawodu – pokazują badania realizowane m.in. przez Urząd Miasta st. Warszawy. Według ratusza zbliżamy się do dramatycznego punktu, kiedy po prostu nie będzie komu uczyć dzieci. Tym bardziej że spośród 31 tys. stołecznych nauczycieli ponad 5 tys. jest w wieku emerytalnym lub przedemerytalnym. Wiadomo też, że wakatów w tym roku jest więcej niż w latach 2021 i 2020, a z podobnym problemem borykają się szkoły w całym kraju.
    "DGP": Od 1 lipca 2022 r. błąd w przepisach o składce zdrowotnej i liczeniu zaliczek od pensji [nieudana korekta Polskiego Ładu?]
    DGP: Przepisy korygujące Polski Ład były tworzone w pośpiechu i rząd zapomniał zmienić zasady wyliczania składki zdrowotnej. Nie ma wątpliwości, że w po 1 lipca 2022 r. pracodawcy dalej muszą wyliczać wysokość zaliczki na PIT dwukrotnie: 1) według zasad z 2022 r. i 2) zasad z 2021 r. W jakim celu? Dla ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki z 2021 r.