Wysyłanie przesyłek i paczek pocztowych

Pismo przeznaczone do wysyłki powinno być przygotowane od strony merytorycznej przez poszczególne komórki organizacyjne (pracowników poszczególnych działów). Takie pismo powinno być przekazane (za pokwitowaniem, jeżeli pracujemy w systemie kancelaryjnym dziennikowym) do kancelarii/sekretariatu, który wysyłką poczty się zajmuje.

Przed wysłaniem pracownik kancelarii/sekretariatu powinien sprawdzić czy pismo:

• jest podpisane,

• zawiera datę i miejsce sporządzenia,

• posiada niezbędne oznakowanie (zgodne z instrukcją kancelaryjną),

• zawiera stosowne załączniki.

Kiedy pismo jest już sprawdzone, wówczas rejestruje się je we właściwym rejestrze - dzienniku korespondencyjnym, po prawej stronie w systemie jednodziennikowym lub w oddzielnym dzienniku przeznaczonym do korespondencji wychodzącej - w systemie dwu- lub wielodziennikowym.

Następnie należy zaadresować kopertę. Można to zrobić ręcznie, bezpośrednio na kopercie lub wykorzystać do tego celu etykiety adresowe (nadruk adresu na etykietach samoprzylepnych). Nazwę i adres odbiorcy wpisujemy w dolnej części prawej strony koperty.

Adres odbiorcy powinien zawierać:

• imię i nazwisko odbiorcy, ewentualnie stanowisko,

• pełną nazwę firmy/instytucji,

• nazwę ulicy z numerem nieruchomości/lokalu,

• kod pocztowy i nazwę miejscowości,

• nazwę kraju (jeżeli przesyłka jest kierowana za granicę).

Kody pocztowe możemy znaleźć na stronie internetowej Poczty Polskiej lub sprawdzić w urzędzie pocztowym w książce kodów.

Nazwę i adres nadawcy (czyli naszej firmy) wpisujemy na górze po lewej stronie, możemy tam również przystawić pieczęć firmową. Najlepiej jednak wygląda koperta z gotowym nadrukiem logo i adresem nadawcy. Można to zrobić samemu (ustawiając odpowiednie parametry w opcjach drukowania) lub zamówić koperty z nadrukiem w drukarni.

Listy zwykłe odnotowujemy w kontrolce, która pozwala na ewidencję wydatków na przesyłki. W książce nadawczej (wymagana przez Pocztę Polską przy licznej korespondencji - kupuje się ją na poczcie) wpisuje się ilość sztuk i wartość przesyłek.

Jeżeli list powinien być wysłany za potwierdzeniem odbioru, wówczas wypełniamy odpowiedni druk (możemy go wziąć z urzędu pocztowego) i przyklejamy do koperty. Kiedy przesyłka zostanie adresatowi dostarczona, wówczas potwierdzi on ten fakt swoim podpisem, a my to potwierdzenie otrzymamy od poczty. Takie potwierdzenia należy zbierać i archiwizować.

Na każdej kopercie naklejamy znaczki o odpowiedniej wartości bądź przystawiamy pieczątkę z napisem „Opłata pobrana, umowa nr..... z CUP OR miejscowość dnia..... Nadano w PP CUP miejscowość (L101)”.

Listy nie powinny być zaklejane taśmą, spinane zszywkami lub spinaczami, należy zakleić kopertę.

Przesyłki należy wysłać w dniu ich podpisania lub otrzymania od komórki organizacyjnej/pracownika działu. Warto ustalić, do której godziny przyjmujemy przesyłki, aby zdążyć z ich rejestracją przed wyjściem na pocztę lub przed przyjściem listonosza. Warto też mieć na uwadze fakt, że jeżeli przesyłka ma być priorytetowa i dostarczona następnego dnia (na terenie Polski), wówczas poczta przyjmuje ją do godziny 15.00.

Usługi Poczty Polskiej

Listy polecone i zwykłe można wysyłać jako przesyłki priorytetowe lub ekonomiczne.

Przesyłka priorytetowa - to usługa realizowana najszybszą drogą, która dostarczana jest:

• W następnym dniu roboczym po jej nadaniu (na terenie Polski) - jeśli zostanie nadana do godz. 15.00. Przesyłki nadane jako priorytetowe po w/w godzinie poczta traktuje jako nadane w dniu następnym. Na tej przesyłce należy nakleić niebieską naklejkę z napisem „Priorytet” (dostępną na poczcie).

• Do 3 dni roboczych po dniu nadania (w krajach Europy).

• Do 5 dni roboczych po dniu nadania (w pozostałych krajach świata).

Przesyłka ekonomiczna - czyli przesyłka doręczana w ciągu 3 dni roboczych po nadaniu na terenie Polski.

Niestety, nie należy się sugerować terminami, które podaje Poczta Polska, ponieważ zdarza się, że przesyłki dochodzą do nadawcy w dużo późniejszym czasie niż deklarowany.

Paczka pocztowa na terenie Polski to:

• paczka pocztowa zwykła,

• paczka z zadeklarowaną zawartością, na której nadawca podał jej wartość, która nie może być większa niż 70 tys. złotych.

Opakowanie takiej paczki musi być wykonane z nieprzezroczystego materiału, uniemożliwiać dostęp do zawartości przesyłki bez pozostawienia widocznych śladów, umożliwiać umieszczenie dodatkowych zabezpieczeń. Taką paczkę zabezpiecza nadawca lub pracownik poczty (na paczkę nakleja się w tym celu specjalne etykiety pocztowe, jednolitą taśmę samoprzylepną, nalepki z logo). Nadawca sam decyduje o tym, czy paczka, którą wysyła, ma być paczką zwykłą czy z zadeklarowaną wartością. Jeżeli wysyłamy coś cennego, warto zainwestować i przesłać to paczką z zadeklarowaną wartością. Jeżeli paczka zaginie (co się zdarza), wówczas otrzymamy odszkodowanie.

Oba rodzaje w/w paczek można wysłać jako:

• paczkę ekonomiczną (3 dni po nadaniu, jednak podany termin doręczenia nie jest terminem gwarantowanym tylko deklarowanym),

lub jako

• paczkę priorytetową (jest dostarczona następnego dnia roboczego po dniu nadania, jeśli zostanie nadana do godz. 15.00, nadana po godz. 15.00 traktowana jest jako nadana w dniu następnym, podany termin doręczenia nie jest terminem gwarantowanym tylko deklarowanym).

Na takiej paczce należy nakleić niebieską naklejkę (dostępną na poczcie) z napisem „Priorytet” i zaznaczyć to na karcie, którą naklejamy na paczkę (druk dostępny w urzędzie pocztowym).

Wysyłając paczkę musimy również wziąć pod uwagę jej wagę:

• paczka pocztowa o maksymalnej masie do 10 kg

• paczka pocztowa PLUS - powyżej 10 kg do 30 kg

Minimalne wymiary paczki pocztowej i paczki pocztowej PLUS wynoszą 90 x 140 mm, natomiast maksymalne są sumą długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość i nie mogą przekraczać 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

Paczki o większych wymiarach nadawane są jako paczki na warunkach szczególnych. Charakteryzują się one następującymi parametrami:

• Wymiary są większe niż maksymalne wymiary paczek pocztowych i nie mogą być większe niż 5000 mm dla sumy długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość, aby ich przewóz był możliwy środkami transportu wykorzystywanymi przez Pocztę Polską.

• Zawartość stanowią płyny, gazy, rzeczy kruche, łamliwe, żywe rośliny i zwierzęta, a także „przedmioty lub substancje wymagające specjalnego traktowania w przewozie” (cytat ze strony internetowej Poczty Polskiej).

• Maksymalny ciężar paczki wynosi 30 kg.

Na paczkach, w których przesyłane są żywe zwierzęta, rośliny oraz rzeczy, które mają krótki okres trwałości, należy umieścić odpowiedni napis: „Żywe zwierzęta”, „Żywe rośliny”, „Rzecz o krótkim czasie trwałości”, dodać opis dotyczący postępowania z paczką („ostrożnie, szkło”) oraz nadać ją jako priorytetową.

Na stronie Poczty Polskiej znajdują się szczegółowe wytyczne dotyczące warunków, jakie powinny spełniać opakowania i klatki, w których znajduje się w/w zawartość.

Jeżeli sami zanosimy przesyłki na pocztę, możemy skorzystać z usługi Poczty Polskiej „Firmowa Poczta”. W tym celu należy podpisać z Pocztą Polską umowę, w której klient określa, jak często przesyłki powinny być odbierane.

Przesyłki kurierskie

W Polsce mamy wiele firm dostarczających przesyłki kurierskie, są to firmy o zasięgu międzynarodowym, a także firmy o zasięgu lokalnym. Najczęściej korzystamy z ich usług kiedy zależy nam, aby przesyłkę doręczono:

• jak najszybciej,

• następnego dnia przed określoną godziną,

• w określonym dniu.

Oprócz usług standardowych, takie firmy świadczą również usługi dodatkowe, jak:

• przesyłki za pobraniem,

• dokumenty zwrotne,

• potwierdzenie doręczeń.

Od kilku lat firmy kurierskie dają swoim klientom możliwość monitorowania przesyłek. Wystarczy w specjalnym panelu na stronie firmy wpisać numer przesyłki, a możemy sprawdzić, co się z nią w danym momencie dzieje.

Czasami zdarza się, że firma, której zleciliśmy wysłanie przesyłki, nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Co wówczas zrobić? Każdy usługodawca (Poczta Polska czy firmy kurierskie) ma do 14 dni roboczych na dostarczenie przesyłki do adresata. Jeżeli ten termin minie, możemy wszcząć proces reklamacji (reklamacje mogą dotyczyć listów poleconych, paczek, przekazów pocztowych). Nie możemy zgłaszać reklamacji związanych z listami zwykłymi.

W artykule wykorzystano informacje zawarte na stronie http://www.poczta-polska.pl

Agnieszka Korach