Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy

Przepisy nie określają formy ewidencji czasu pracy, co oznacza, że może być prowadzona elektronicznie. Nie nakazują też obowiązku jej drukowania ani podpisywania przez kogokolwiek. Jednak lepiej te czynności wykonywać z dwóch powodów: na wypadek ewentualnego sporu z pracownikiem co do jej zapisów oraz ze względu na literalną wykładnię § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Przepis ten posługuje się bowiem pojęciem „karta ewidencji czasu pracy”, co wskazywałoby na jej fizyczną postać (przynajmniej wydruk z wersji elektronicznej).

Ewidencja jest prowadzona po to, by prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą, przysługujące pracownikowi (art. 149 § 1 ustawy z 26 czerwca 197 4 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Dlatego muszą być w niej zapisywane: praca w poszczególnych dobach, w tym praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W ewidencji znaleźć się muszą także: dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, jak również wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe. Zatrudniając pracowników młodocianych, pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy czynnościach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Przy elektronicznej formie wprowadzone dane łatwo jest zmienić, co może stanowić przeszkodę w ustaleniu prawidłowego wynagrodzenia w razie ewentualnego sporu. Nie pozwala ona też na odnotowywanie podpisem pracownika, że skorzystał on ze swojego prawa wglądu do treści ewidencji (art. 149 § 1 zd. 2 k.p.). Tymczasem taka adnotacja potwierdzałaby, że zapoznał się on z jej zapisami i nie wnosił (lub wnosił) uwagi. Dlatego korzystniejsze dla pracodawcy jest sporządzenie wydruku z ewidencji na koniec danego miesiąca i jej podpisanie przez osobę, którą ją prowadziła.

ZAPAMIĘTAJ!

Ewidencja czasu pracy nie jest tym samym, czym lista obecności.

Lista jest tylko jednym ze sposobów potwierdzania przybycia i obecności pracownika w pracy, z którego pracodawca nie musi korzystać. Ma on prawo stosować inną metodę, np. karty zegarowe albo specjalne programy obecności zamontowane na komputerach pracowników. Przepisy nie narzucają bowiem żadnych form dokumentujących, że pracownik przyszedł do pracy i w niej był, zostawiając ich wskazanie pracodawcy (art. 104¹ § 1 pkt 9 k.p.). Nie znaczy to jednak, że pracownik musi podpisywać na koniec miesiąca prowadzoną dla niego ewidencję czasu pracy. Służy ona bowiem - jak zostało wcześniej wskazane - zupełnie innym celom.

Dane zawarte w ewidencji

Wspomniana ewidencja jest podstawą rozliczenia czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy też okresie rozliczeniowym, tym samym służy do prawidłowego obliczenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia. Dlatego ewidencja czasu pracy powinna zawierać wszystkie informacje, które potrzebne są pracodawcy do rozliczenia czasu pracy i naliczenia wynagrodzenia pracownika za dany okres. Pracodawca ma zatem obowiązek zamieścić w niej dane obejmujące:

1) pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w:

• niedziele i święta,

• porze nocnej,

• godzinach nadliczbowych,

• dni wolne od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

2) dyżury,

3) urlopy,

4) zwolnienia od pracy, oraz

5) inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy

(§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Nieprowadzenie ewidencji stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Czytaj także: Jak prawidłowo wyznaczyć godziny pracy urzędnika>>

Pracownik na dyżurze

Dyżur jest okresem gotowości pracownika do pracy wynikającym z powierzonych mu obowiązków poza normalnym czasem pracy. Jest to rodzaj oczekiwania w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym przez pracodawcę miejscu (np. w domu pracownika) w pogotowiu na świadczenie pracy.

Dyżurem nie jest:

• wykonywanie w czasie dyżuru pod telefonem – w takim przypadku mamy do czynienia z pracą nadliczbową,

• oczekiwanie na podjęcie pracy w normalnym czasie pracy pracownika – w takiej sytuacji mamy do czynienia z przestojem.

Czas dyżuru bez względu na to, gdzie jest pełniony, nie podlega wliczeniu do czasu pracy (art. 151⁵ § 2 k.p.), jeżeli pracownik podczas jego pełnienia nie wykonywał pracy.

Dyżur pod telefonem pracownika, o którym mowa w pytaniu, nie będzie zatem dyżurem w myśl przepisów k.p. Nie dotyczy on bowiem gotowości do wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy. Pracownik pracuje 10 godzin w tygodniu, z czego 4 godziny to praca w biurze, a 6 godzin to praca poza nim. Praca w wymiarze 6 godzin jest zatem normalnym czasem pracy pracownika i polega na pozostawaniu pod telefonem (tzw. dyżurowaniu pod telefonem), czyli w dyspozycji pracodawcy. W związku z tym, że są to normalne godziny pracy pracownika, pozostawanie pod telefonem nie będzie dyżurem, z jakim mamy do czynienia na podstawie art. 151⁵ k.p. Dodatkowo praca poza biurem w takiej formie powinna być zlecona pracownikowi, pracownik ma zatem obowiązek ją wykonać. Nie ma również przeszkód do kontrolowania pracownika, czy faktycznie wywiązuje się z powierzonych mu obowiązków w tzw. terenie.

Czytaj także: Różne normy czasu pracy pracowników samorządowych>>

Podstawy prawne

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 6, poz. 33)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 125, poz. 869)