Kontrasygnata głównego księgowego – jak uchronić się przed poniesieniem odpowiedzialności?

Instytucję kontrasygnaty głównego księgowego regulują przepisy ustawy o finansach publicznych w art. 54 ust. 3-7. Wymóg kontrasygnaty głównego księgowego pełni szczególną rolę w strukturze ustrojowej jednostek.

Kontrasygnata głównego księgowego stanowi bowiem dowód wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jednostki.

Kontrasygnata głównego księgowego – potwierdzenie zgodności

Główny księgowy składa swój podpis obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo.

Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1. nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,

2. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,

3. zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Zobacz serwis: Pracownicy

W razie ujawnienia nieprawidłowości, główny księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach jest zobowiązany zawiadomić pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

Niezastosowanie się głównego księgowego do trybu postępowania określonego w ustawie o finansach publicznych i niepoinformowanie kierownika jednostki o braku możliwości sfinansowania zobowiązań z uwagi na brak środków w planie finansowym, nie stanowi przesłanki do uznania odpowiedzialności za przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet.

W przypadku pojawienia się wątpliwości podczas dokonywania wstępnej kontroli, główny księgowy ma prawo:

1. żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,

2. wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

Odpowiedzialność pracownicza głównego księgowego

Niewykonanie lub niewłaściwe wykonywanie obowiązków powierzonych głównemu księgowemu, w szczególności niewywiązywanie się z ustawowego obowiązku dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, skutkować może odpowiedzialnością pracowniczą, ponoszoną na podstawie kodeksu pracy.

Dokonanie kontrasygnaty dokumentu wbrew stanowi faktycznemu jest postępowaniem nagannym, nie stanowi jednak naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Zobacz również Forum.

Podstawa prawna:
• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Przeczytaj także: Certyfikat księgowego 2013 - jak zostać głównym księgowym?