Kodeks postępowania administracyjnego w sekretariacie

W czynnościach administracyjnych każdego podmiotu i organu ma zastosowanie znowelizowana ustawa - Kodeks postępowania administracyjnego (kpa), która weszła w życie 6 czerwca 2005 r. Jest to katalog norm, które regulują funkcjonowanie oraz zachowanie podmiotów tego postępowania. Nie wszystkie zasady mają charakter obligatoryjny, co oznacza, że przewidywane są pewne wyjątki, np. zasada pisemności nie ma charakteru obligatoryjnego, gdyż pewne czynności mogą być przeprowadzone ustnie, lecz potwierdzone w formie adnotacji, protokołu.

Kodeks postępowania administracyjnego jest wspierany na terenie państwa polskiego przez dwa dodatkowe dokumenty. Są to Europejski Kodeks Dobrej Administracji oraz Europejska Konwencja o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności.

Kodeks postępowania administracyjnego określa terminy, w jakich dana sprawa powinna być załatwiona. Terminami jest obwarowane doręczenie wezwań i przeprowadzenie dowodów. W przypadku niemożności załatwienia sprawy w terminie, organ zobowiązany jest zawiadomić stronę o przyczynie zwłoki i wyznaczyć nowy termin.

Stroną postępowania administracyjnego jest każdy (posiadający zdolność do czynności prawnych), czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności ze względu na swój interes prawny lub obowiązek (art. 28 kpa). Stronami są osoby, którym wydana decyzja przyznaje lub odbiera należne im prawa albo nakłada lub zdejmuje z nich szczegółowe obowiązki.

Strony postępowania administracyjnego mają prawo:

• żądać wszczęcia postępowania administracyjnego (art. 61 § 1),

• zostać poinformowane o jego rozpoczęciu na wniosek innej strony lub z urzędu (art. 61 § 4 kpa).

Prawa strony odnośnie do działań urzędu:

• ma prawo żądać odsunięcia od sprawy pracownika, co do którego zachodzi wątpliwość do jego bezstronności (art. 24 § 3 kpa),

• ma prawo zostać poinformowana o faktach znanych organowi z urzędu (art. 77 § 4 kpa).

Prawa strony odnośnie do swoich uprawnień i zebranych materiałów:

• ma prawo przeglądać akta sprawy, robić z nich notatki i odpisy oraz żądać ich uwierzytelnienia (art. 73 kpa), chyba że są objęte tajemnicą państwową (art. 74 kpa),

• ma prawo zostać należycie i wyczerpująco poinformowana o okolicznościach faktycznych i prawnych sprawy (art. 9 kpa).

Prawa strony odnośnie do udziału w postępowaniu:

• ma prawo zgłaszać dowody w sprawie (art. 75 kpa),

• ma prawo żądać przeprowadzenia dowodu (art. 78 kpa),

• ma prawo brać czynny udział w postępowaniu (art. 10 kpa),

• ma prawo być poinformowaną na 7 dni przed terminem o miejscu i terminie oględzin, przesłuchania świadków i biegłych, brać udział, zadawać pytania i składać wyjaśnienia (art. 79 kpa).

Prawa strony w przypadku rozprawy administracyjnej:

• powinna zostać wezwana na rozprawę z wyprzedzeniem 7 dni (art. 90 kpa),

• ma prawo składać wyjaśnienia, zgłaszać żądania i propozycje (art. 95 kpa),

• rozprawę należy odroczyć, gdy strona nie otrzymała wezwania lub nie mogła na nią przybyć (art. 94 § 2 kpa).

Schemat postępowania administracyjnego

 

Prawa strony w przypadku opóźnienia w załatwieniu sprawy:

• ma prawo zostać poinformowana o niezałatwieniu sprawy w terminie (art. 36 kpa)

• ma prawo składać zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie (art. 37 kpa),

Strony po wydaniu decyzji lub postanowienia mają prawo:

• otrzymać decyzję lub postanowienie na piśmie (art. 109 § 1 kpa),

• żądać uzupełnienia lub sprostowania decyzji (postanowienia) w ciągu 14 dni od jej otrzymania (art. 111 § 1 kpa),

• żądać poprawienia oczywistych omyłek (art. 113 § 1 kpa),

• żądać wyjaśnienia decyzji/postanowienia (art. 113 § 2 kpa),

• składać zażalenia na postanowienia w ciągu 7dni od dnia doręczenia stronie, a gdy zostało ustnie ogłoszone - od dnia ogłoszenia stronie (art. 141 § 1, § 2, kpa).

Strona postępowania ma prawo złożyć zażalenie na postanowienie:

• o nadaniu decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności, które nastąpiło osobnym postanowieniem po wydaniu decyzji (art. 108 § 2 kpa),

• w sprawie wstrzymania wykonania decyzji (art. 152 § 2 kpa),

• zatwierdzającego ugodę między stronami (art. 119 § 1 kpa).

Stronie postępowania administracyjnego nie służy zażalenie, tylko odwołanie od decyzji (art. 142 kpa).

Strona ma prawo:

• składać odwołanie od decyzji w ciągu 14 dni od jej otrzymania (art. 127 § 1 kpa),

• cofnąć odwołanie złożone przez siebie przed wydaniem decyzji przez organ wyższej instancji (art. 137 kpa),

• zostać poinformowana o odwołaniu złożonym przez inną stronę (art. 131 kpa).

Gdy decyzja staje się ostateczna, strona ma prawo żądać:

• w wypadkach określonych w art. 145 - wznowienia zakończonego postępowania administracyjnego (art. 147 kpa),

w wstrzymania wykonania decyzji, co do której wszczęto postępowanie w sprawie stwierdzenia jej nieważności (art. 159 § 1 kpa),

• w wypadkach określonych w art. 156 - stwierdzenia nieważności decyzji (art. 157 § 2 kpa).

Sekretariat spełnia podstawową rolę w zakresie skarg i wniosków, w udostępnianiu akt, doręczaniu korespondencji, wezwań, zawiadomień, obliczaniu obowiązujących terminów. Kpa przewiduje kilka rodzajów terminów. Najważniejsze w praktyce są terminy zawite. Z nimi najczęściej spotykamy się w toku postępowania administracyjnego. Przekroczenie terminu zawitego powoduje, że czynność dokonana po jego upływie jest nieważna i prawnie bezskuteczna. Oznacza to, że pomimo złożenia odwołania od decyzji organu, pismo to nie wywoła żadnych skutków prawnych i będzie traktowane tak, jakby go nie było i nigdy nie wpłynęło. Zmiana kpa wydłużyła okres przechowywania przez pocztę korespondencji do 14 dni oraz wprowadziła obowiązek dwukrotnego pozostawienia adresatowi awiza.

 

Zdzisława Koźmin