Prawo do bycia zapomnianym w mediacji

W artykule „Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych (z RODO) w mediacji” wskazaliśmy jakie mogą być podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w mediacji.

Natomiast w artykule „Okres, zakres i sposoby przetwarzania danych osobowych w mediacji” poruszyliśmy zagadnienie okresu, zakresu i sposobu przetwarzania danych osobowych przez mediatorów.

Kolejną kwestią, na którą chcielibyśmy zwrócić uwagę mediatorów lub ośrodki mediacji, jest problematyka prawa do bycia zapomnianym.

Zgodnie z art. 17 ust. 1 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych. Administrator po otrzymaniu żądania, powinien bez zbędnej zwłoki przystąpić do weryfikacji, czy żądanie faktycznie pochodzi od osoby, której dane mają być usunięte. W przypadku pozytywnej weryfikacji, administrator ma obowiązek niezwłocznego usunięcia wszystkich danych osobowych takiej osoby, niezależnie od formy ich przechowywania (papierowa, elektroniczna, etc.). Dotyczy to również wszelkich kopii oraz danych zapisanych w systemach backupu. Niezależnie czy przechowuje je w formie papierowej czy elektronicznej.

Polecamy: Zmiany w zatrudnieniu pracowników administracji rządowej i samorządowej wprowadzone przez tarczę antykryzysową 2.0

Przy czym jeżeli administrator upublicznił dane osobowe, których dotyczy żądania usunięcia, ma obowiązek usunąć te dane osobowe podejmując rozsądne działania (biorąc pod uwagę dostępną technologię i koszt realizacji) , w tym środki techniczne, by poinformować administratorów przetwarzających te dane osobowe, że osoba, której dane dotyczą, żąda, by administratorzy ci usunęli wszelkie łącza do tych danych, kopie tych danych osobowych lub ich replikacje.

Swoim klientom, w tym mediatorom, zawsze sugerujemy staranne zaplanowanie systemu przetwarzania danych osobowych i posiadanie instrukcji ich usuwania. W innym przypadku mogą się spotkać z różnymi problemami lub kosztami. Np. dwa lata temu usuwanie danych z backupów było często nie możliwe lub bardzo drogie.

Należy jednak pamiętać, że prawo do bycia zapomnianym przysługuje danej osobie, jeśli zachodzi jedna z poniższych okoliczności:

1. jej dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
2. ta osoba cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania jej danych,
3. ta osoba wniosła sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub też ta osoba wniosła sprzeciw wobec przetwarzania jej danych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
4. dane osobowe tej osoby były przetwarzane niezgodnie z prawem,
5. dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego bezpośrednio dzieciom.

Celem zobrazowania sytuacji, kiedy mediator będzie musiał niezwłocznie zastosować się do żądania prawa do zapomnienia, warto posłużyć się następującym przykładem. Jeśli dana osoba podała mediatorowi swoje dane osobowe (np. imię, nazwisko i adres e-mail) i wyraziła zgodę na otrzymywanie newslettera, a następnie cofnie ww. zgodę, mediator powinien niezwłocznie usunąć jej wszystkie dane osobowe tej osoby które pozyskał na potrzeby wysyłki newslettera, gdy nie istnieje inna podstawa prawna uzasadniająca dalsze przetwarzania tych danych.

Warto pamiętać, że RODO przewiduje przypadki, gdy dana osoba nie będzie mogła skorzystać z prawa do bycia zapomnianym. Dotyczy to sytuacji, gdy przetwarzanie danych przez administratora jest niezbędne:

1. do skorzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji,
2. do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznych czy ramach sprawowania władzy publicznej,
3. z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego,
4. do celów archiwalnych w interesie publicznym, celów badań historycznych lub naukowych lub celów statystycznych, gdy prawo do usunięcia danych uniemożliwi lub utrudni realizację takiego celu, o ile prawdopodobne jest, że prawo do zapomnienia, uniemożliwiłoby lub poważnie utrudniłoby realizację celów takiego przetwarzania,
5. do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W ocenie autorów niniejszego artykułu, w stosunku do mediatora (ośrodka mediacji) najczęściej zastosowanie może znaleźć punkt 5 z powyższej listy. Na przykład, jeśli mediator wykonał usługę mediacyjną i nie otrzymał umówionego wynagrodzenia, to pomimo zgłoszonego żądania prawa do zapomnienia przez stronę mediacji, mediator będzie uprawniony do dalszego przetwarzania jej danych osobowych, w zakresie i przez okres, jaki jest niezbędny do dochodzenia swojego roszczenia o zapłatę.