Zarządzanie w urzędzie

Reforma samorządowa z 1990 roku rozpoczęła proces usprawniania systemów zarządzania w urzędach. Kilkuletnia dyskusja zaowocowała konkluzją, że dotychczasowe metody i narzędzia zarządzania administracji publicznej nie sprawdzają się w nowej demokratycznej rzeczywistości. Uznano, że wysoka jakość usług idzie w parze tylko ze sprawnym zarządzaniem urzędem.

Podstawowym błędem tamtego okresu było odmienne rozumienie zarządzania w sektorze państwowym niż w sektorze prywatnym. Nieefektywność wynikająca z opieszałości, niska jakość usług i brak działań informacyjno promocyjnych były w urzędach na porządku dziennym, podczas gdy firmy prywatne w żadnym razie nie mogły sobie na to pozwolić. W 1998 roku zreformowano administrację publiczną i wyznaczono nowe, obowiązujące do dziś standardy efektywnego zarządzania w urzędach. Proces ich wdrażania i ciągłego usprawniania trwa do dziś.

Struktura danego urzędu warunkuje to, w jaki sposób jest zarządzany. Powszechne dziś standardy jakości takie jak ISO 9000 uzyskują nie tylko firmy prywatne, ale także urzędy. Są one jednym z wyznaczników świadczących o wysokiej jakości oferowanych usług. Zgodność z normą ISO oznacza, że cechy lub właściwości wyrobów, systemów lub procesów danej organizacji, powodują, zadowolenie klientów i innych stron zainteresowanych. Od końca lat 90-tych urzędy w całej Polsce usprawniają swoje systemy zarządzania by móc szczycić się uzyskaniem certyfikatu normy wysokiej jakości. Do dziś ten tytuł uzyskało ponad 50 urzędów administracji samorządowej w całej Polsce, a kolejne są na różnym etapie jego wdrażania. Uzyskanie standardu jakości ISO wiąże się z wprowadzeniem systemu zarządzania jakością.

Najważniejszy punkt tego systemu to stałe podwyższanie sprawności i efektywności pracy Urzędu przez:

-        Usprawnienie komunikacji z petentami i mediami poprzez umożliwienie komunikacji elektronicznej;

-        Zwiększenie działań informacyjno marketingowych z wykorzystaniem dostępnych środków, między innymi biuletynów informacji publicznej;

-        Stworzenie i ścisłe przestrzeganie kodeksu etyki pracownika samorządowego, co pomoże utrzymać pozytywny wizerunek urzędu w oczach społeczeństwa;

-        Utworzenie ogólnodostępnego punktu obsługi klienta gdzie będzie można uzyskać pomoc i informacje dotyczące pracy urzędu;

-        Okresowe badania satysfakcji klientów urzędu.

Wprowadzenie systemu oceny pracowników samorządowych zwiększa ich motywację, a umożliwienie im odbywania szkoleń pozwala na polepszanie ich kwalifikacji. Tego typu szkolenia organizowane są nie tylko dla „szeregowych” pracowników urzędu, ale także dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie danym urzędem. Niezwykle istotne jest umiejętne korzystanie ze wsparcia Unii Europejskiej poprzez realizację nowych inwestycji współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych. Prowadzenie polityki jakości zasadniczo wpływa na ilość inwestycji w regionie danego urzędu. Inwestorzy niejako wymusili istnienie konkurencji miast, gmin i regionów wybierając miejsce prowadzenia biznesu te, które były najbardziej atrakcyjne i posiadały perspektywę rozwoju. Konkurencyjność wiąże się z wykorzystaniem nowoczesnych metod zarządzania.

Czytaj także: Samorządowe www - jeszcze informacja czy już promocja>>

Kryzys sposobu rządzenia w urzędach na początku lat 90-tych wynikał ze zmiany mentalności jego klientów. Oczekiwali oni wysokiej jakości usług, podczas gdy struktury władzy nie nadążały za społecznymi oczekiwaniami. Nastąpiła sytuacja, w której urzędy zamiast zarządzać zajmowały się urzędowaniem zapominając o swojej roli.

Obecnie urzędy coraz częściej przechodzą na nowy sposób zarządzania zbliżony modelem do zarządzania firm prywatnych. To tak zwany model marketingowy, w ujęciu którego marketing jest funkcjonalną kategorią traktującą obszar działania urzędu, jako miejsce zaspokajania potrzeb swoich klientów, a przy tym tworzenia korzystnego obrazu urzędu.

Model marketingowy wprowadza tak zwane strategiczne cele rozwoju, które osiąga się wykorzystując narzędzia i instrumenty wykorzystywane w przestrzeni wolnorynkowej z uwzględnieniem ich modyfikacji. Bowiem rozwiązania organizacyjne, które od wielu lat sprawdzają się na rynku komercyjnym mają sens wtedy, gdy zaadaptuje się je do rzeczywistości samorządowej. Warunkiem wprowadzenia takiego modelu zarządzania są zmiany w sposobie pracy urzędników. Biurokratyczny model zarządzania musi zostać zastąpiony przez menedżerski sposób prowadzenia urzędów. Niezbędna zmiana organizacji urzędów z nastawieniem głównie na zaspokajanie potrzeb klientów może nastąpić tylko wtedy, gdy zyskają one niezależność polityczną.

Czytaj także: Kadry i płace w sferze budżetowej>>

Modyfikacja zarządzania w urzędach jest konieczna. Najważniejszym zadaniem stojącym teraz przed administratorami urzędów jest pokonanie różnego rodzaju barier stojących przed sukcesywnym wprowadzaniem i ulepszaniem tych zmian. Różnego rodzaju przeszkody wpływają tylko na czas trwania owej modernizacji. Oprócz zmiany narzędzi i instrumentów zarządzania ogromne znaczenie ma także zmiana sposobu myślenia urzędników i władz samorządowym, bo ich klienci już dawno ową rewolucję mają za sobą.

Jakub Koguciuk

samorzad.infor.pl