Kategorie

W jaki sposób wyjaśniać i modyfikować specyfikację

Ewa Grączewska-Ivanova
inforCMS
Przepisy o modyfikacji specyfikacji są bardzo krytycznie oceniane przez wykonawców. Ich nadużywanie może prowadzić do naruszenia zasady uczciwej konkurencji, np. gdy zamawiający zmienia s.i.w.z. dosłownie na kilkanaście godzin przed składaniem ofert.


Na podstawie warunków sformułowanych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (s.i.w.z.) przedsiębiorcy przygotowują swoje oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Bardzo istotne jest, aby postanowienia s.i.w.z. - na których opiera się całe postępowanie przetargowe - były precyzyjne i jednoznaczne. Choć wszelkie wątpliwości powinny być, w granicach prawa, rozstrzygane na korzyść wykonawców, trzeba jednak pamiętać, że zapisy s.i.w.z. ostatecznie interpretuje twórca dokumentu, czyli zamawiający.

Wyjaśnianie wymagań

W razie wątpliwości wykonawcy mają prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienia i doprecyzowanie niezrozumiałych zapisów w s.i.w.z. Zamawiający ma obowiązek udzielić im odpowiedzi tylko wtedy, gdy zapytania zostaną mu przekazane nie później niż szóstego dnia przed terminem otwarcia ofert, przy czym obliczając ten termin nie bierze się pod uwagę dnia otwarcia ofert.

Wyjątkowo w przypadku przetargu ograniczonego oraz negocjacji z ogłoszeniem prowadzonych w trybie pilnym można zwracać się o wyjaśnienia co najmniej cztery dni przed terminem składania ofert. Przy obliczeniach liczy się to, kiedy treść zapytań dotrze do zamawiającego w ten sposób, aby mógł się zapoznać z ich treścią, a nie kiedy zostały one nadane na poczcie.

KIEDY BEZ ZMIAN

Nie można modyfikować s.i.w.z. w zakresie:

l kryteriów oceny ofert,

l warunków udziału w postępowaniu,

l sposobu oceny tych warunków.

Na wniosek złożony w terminie zamawiający musi niezwłocznie - czyli bez zbędnej zwłoki, możliwie najszybciej - udzielić wyjaśnień, tak aby można było złożyć oferty odpowiadające wymaganiom zamawiającego. Natomiast na wniosek złożony po terminie zamawiający może, ale nie musi udzielić odpowiedzi. Wyjaśnienia zamawiającego powinny stanowić wyczerpującą odpowiedź na zadane pytanie. Ich treść należy obowiązkowo przekazać wszystkim wykonawcom, którzy otrzymali s.i.w.z., jednak bez ujawniana źródła zapytania. W przypadku udostępniania s.i.w.z. na stronie internetowej zamawiający powinien również zamieścić odpowiedź na stronie. Należy pamiętać, że wyjaśnianie s.i.w.z. lub odmowa (zaniechanie) udzielenia odpowiedzi stanowi jedną z czynności zamawiającego, na którą wykonawcy mogą wnieść protest.

W przypadku wielu niejasności w s.i.w.z. najlepiej zwołać specjalne zebranie wszystkich wykonawców. Należy podkreślić, że zwołanie zebrania stanowi uprawnienie, a nie obowiązek zamawiającego. Jeśli jednak zamawiający zdecyduje się na tę formę udzielania wyjaśnień, musi poinformować o swym stanowisku wszystkich wykonawców, którym przekazał s.i.w.z. Natomiast, jeśli s.i.w.z. zamieszczono na stronie internetowej, to zmawiający musi również tam zamieścić informacje o pytaniach i udzielonych na nie odpowiedziach.

Modyfikacja postanowień

W każdym czasie przed upływem terminu składania ofert zmawiający może zmodyfikować s.i.w.z. Możliwość taka podlega jednak rygorystycznym ograniczeniom. Przede wszystkim modyfikacja może nastąpić w szczególnie uzasadnionych przypadkach i nie możne dotyczyć kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu spełniania tych warunków. Każda modyfikacja np. kryteriów oceny ofert stanowi naruszenie przepisów skutkujące nieważnością postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 prawa zamówień publicznych. Nie zdefiniowane zostało dokładnie pojęcie szczególnie uzasadnionych przypadków, ale z orzecznictwa arbitrów wynika, że chodzi tu przede wszystkim o powody natury ekonomicznej lub finansowej.

Wyjątkowo w trybie negocjacji z ogłoszeniem zamawiający może po zakończeniu negocjacji, a przed zaproszeniem do składania ofert, doprecyzować lub uzupełnić s.i.w.z., jednak tylko w zakresie, w jakim s.i.w.z. była przedmiotem poufnych negocjacji. Zmiany te w żadnym razie nie mogą prowadzić do istotnej zmiany przedmiotu zamówienia lub pierwotnych warunków zamówienia.

Modyfikację s.i.w.z. zmawiający musi przekazać niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym wydał s.i.w.z., a przypadku zamieszczenia s.i.w.z. na tronie internetowej zamieszcza modyfikację także na tej stronie. Dokonanie wyjaśnień i zmiana s.i.w.z. mogą zostać dokonane jedną czynnością zamawiającego. A o tym, czy wyjaśnienia s.i.w.z. stanowią modyfikację s.i.w.z. decyduje treść pisma zamawiającego, a nie jego nazwa lub podana podstawa prawna.

Dodatkowy czas

Jeśli modyfikacja powoduje konieczność wprowadzenia zmian w ofertach, zamawiający ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia odpowiednich zmian. To zamawiający ocenia, ile czasu potrzeba wykonawcom na dokonanie zmian w treści ofert, jednak jeśli ustali zbyt krótki termin, wykonawcy mogą wnieść protest na czynność przedłużenia terminu składania ofert. W przypadku postępowań, których wartość jest większa niż tzw. progi unijne ustalony przez zamawiającego termin nie może być krótszy niż siedem dni. Żaden przepis natomiast nie wskazuje, ile powinien wynosić dodatkowy termin w postępowaniach o mniejszej wartości. Uznaje się, że w takim przypadku dodatkowy termin może być krótszy niż siedem dni, ale minimum musi wynosić dwa dni. Zamawiający przedłużając termin składania ofert powinien wziąć pod uwagę oprócz wartości zamówienia również inne okoliczności, np. rodzaj zamówienia. Zaleca się jednak, aby przekraczanie okresu siedmiu dni stanowiło, z uwagi na zasadę sprawności postępowania, raczej wyjątek. W jednym postępowaniu zamawiający może wielokrotnie modyfikować s.i.w.z. i nie ma obowiązku przedłużania za każdym razem terminu na złożenie ofert o kolejne siedem dni.

W razie przedłużenia terminu składania ofert zamawiający ma obowiązek powiadomić o tym wszystkich wykonawców, którym przekazał s.i.w.z., a w przypadku zamieszczenia s.i.w.z. na stronie internetowej również podaje tę informację na tej stronie.

PRZYKŁAD

JAK OBLICZYĆ TERMIN NA WNIESIENIE ZAPYTAŃ

28.01 - termin składania ofert (nie uwzględnia się tego dnia przy obliczeniach)

23.01 - piąty dzień przed terminem składania ofert, jeśli w tym dniu lub później wpłynie zapytanie, zamawiający nie ma obowiązku odpowiedzieć

22.01 - szósty dzień przed terminem składania ofert, jeśli w tym dniu lub wcześniej wpłynie zapytanie zamawiający ma obowiązek wyjaśnić s.i.w.z.


PRZYKŁAD

NIEDOZWOLONA MODYFIKACJA S.I.W.Z.

KRUS ogłosił przetarg na ubezpieczenie swego majątku od odpowiedzialności cywilnej. Dwie firmy wniosły protesty na zapisy s.i.w.z. Szczególne zastrzeżenia wzbudził wymóg posiadania polisy OC na minimum 150 mln zł. KRUS zgodził się z tym zarzutem i zmodyfikował s.i.w.z., wykreślając punkt dotyczący polisy OC. W zakresie nieuwzględnionych zarzutów wykonawcy wnieśli odwołanie do prezesa UZP.


Wniosek:

Zespół arbitrów stwierdził, że przetarg należy unieważnić, dlatego że KRUS wykreślając z s.i.w.z. obowiązek posiadania polisy OC na minimum 150 mln zł dokonał niedozwolonej modyfikacji treści s.i.w.z. Zgodnie z art. 38 ust. 5 p.z.p. zmiana s.i.w.z. nie może dotyczyć kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełniania. W tym przypadku zamawiający zmienił warunki podmiotowe dopuszczające wykonawców do udziału w przetargu. Postępowanie jest więc obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego, więc z mocy art. 93 ust. 1 pkt 7 prawo zamówień publicznych skutkuje to unieważnieniem postępowania.

Sygn. akt UZP/ZO /0-414/07 oraz UZP/ZO/0-421/07



EWA GRĄCZEWSKA-IVANOVA

ewa.graczewska-ivanova@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

l Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 ze zm.).

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    13 cze 2021
    Zakres dat:

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne?

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne? Rząd łagodzi obostrzenia covidowe, ale utrzymuje całkowity zakaz zgromadzeń spontanicznych. RPO przesłał swoje stanowisko do premiera Mateusza Morawieckiego.

    Rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów 

    Najwyższe kierownictwo - rola we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, zwaną potocznie dyrektywą o sygnalistach, pozostało 6 i pół miesiąca, aby sektor publiczny oraz duże przedsiębiorstwa wdrożyły systemy dla sygnalistów. Odpowiedzialność za to ponosi najwyższe kierownictwo.

    Program "Sportowe Wakacje+" w 2021 roku

    "Sportowe Wakacje+". Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu wraz z Fundacją Lotto im. Haliny Konopackiej przeznaczyły 30 milionów złotych na drugą edycję programu "Sportowe Wakacje+" - poinformował szef resortu, wicepremier Piotr Gliński.

    Polski Ład - utrata dochodów samorządów

    Polski Ład - w dużej mierze zapłacą za niego samorządy. Z szacunków Ministerstwa Finansów wynika, że ich dochody mają spaść o ok. 10–11 mld zł, ale rząd obiecuje, że ten ubytek pokryje specjalna subwencja inwestycyjna. Według ekspertów może ona jednak się okazać niewystarczająca.

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa - Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację przepisów dotyczących samorządów lokalnych. Dzięki nowym rozwiązaniom, młode osoby będą miały szersze możliwości do angażowania się w życie publiczne i obywatelskie.