Jak właściwie rozliczyć projekty samorządowe realizowane w ubiegłych latach

Do końca maja 2008 r. w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego podpisano umowy na kwotę 11,35 mld zł. Beneficjentom wypłacono 9,55 mld zł, co stanowi 87,3 proc. Obecnie, kiedy większość środków w ramach ZPORR została już rozdysponowana, kluczowe jest prawidłowe rozliczenie i zamknięcie programu. Dla każdego programu operacyjnego państwo członkowskie musi przedstawić Komisji Europejskiej trzy tzw. dokumenty zamknięcia programu:

• potwierdzoną deklarację końcowych wydatków (włącznie z wnioskiem o płatność końcową),

• sprawozdanie końcowe,

• deklarację zamknięcia pomocy.

W przypadku ZPORR ostatecznym terminem na przekazanie do Komisji Europejskiej wszystkich dokumentów zamknięcia pomocy jest 31 lipca 2010 r. Kolejny etap to przedstawienie przez instytucję zarządzającą ZPORR do 17 września 2009 r. sprawozdania końcowego z realizacji programu. Następnie do instytucji płatniczej przekazany zostanie wniosek o wypłatę salda końcowego oraz deklaracja wydatków końcowych. Ostatni z dokumentów (deklaracja zamknięcia pomocy) przygotowany będzie przez Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE w Ministerstwie Finansów.

Należy podkreślić, że termin 31 lipca 2010 r. nie jest terminem obowiązującym dla beneficjenta. Zgodnie z przepisami wniosek o płatność końcową powinien być złożony w terminie do 25 dni od zakończenia projektu, nie później jednak niż do końca czerwca 2008 r. W wyjątkowych przypadkach za zgodą instytucji zarządzającej ZPORR będzie to koniec grudnia. W praktyce jednak instytucje zarządzające przedłużają terminy do złożenia wniosku o płatność końcową.

- Na niewykorzystaniu środków nie zależy przecież ani rządowi, ani beneficjentowi - tłumaczą eksperci.

Dodatkowo niektóre ze złożonych wniosków o płatność zawierają błędy formalno-rachunkowe. W takiej sytuacji instytucja przyjmująca wniosek wzywa beneficjenta do uzupełnienia lub poprawienia wniosku. Dodatkowo w przypadku stwierdzenia błędów formalno-rachunkowych przepisy nie wykluczają możliwości uzupełnienia lub poprawienia wniosku przez pracownika instytucji przyjmującej wniosek. Jednak o każdym uzupełnieniu lub poprawieniu wniosku beneficjent powinien być niezwłocznie poinformowany w formie pisemnej przez instytucję przyjmującą wniosek. Warto również pamiętać, że dla projektów, w których występuje pomoc publiczna, ostateczny termin do składania wniosków to 30 kwietnia 2009 r.

Obowiązkowe kontrole

Zgodnie z wymogami przyznania pomocy każdy beneficjent będzie musiał przechowywać wszelkie dokumenty związane z realizacją projektów dofinansowanych z ZPORR co najmniej do 31 grudnia 2013 r.

W trakcie przygotowań do zamknięcia programu instytucja zarządzająca ZPORR sprawdzi również, czy skorygowano wszystkie uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w wyniku:

• kontroli przeprowadzonych zgodnie z art. 4 rozporządzenia Komisji (WE) nr 438/2001 z 2 marca 2001 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych,

• kontroli przeprowadzonych zgodnie z art. 10 rozporządzenia 438/2001,

• audytów przeprowadzonych przez inne instytucje krajowe, Komisję Europejską lub Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Promocja projektu

Obowiązki beneficjenta odnośnie do promocji projektu wynikają z rozporządzenia Komisji Europejskiej (WE) nr 1159/2000 z 30 maja 2000 r. w sprawie środków informacyjnych i promocyjnych stosowanych przez państwa członkowskie odnośnie do pomocy z funduszy strukturalnych. Wszystkie materiały informacyjne i promocyjne, a także dokumenty stosowane podczas realizacji projektu, powinny koniecznie zawierać:

• logo Unii Europejskiej,

• logo Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego

• co najmniej nazwę Unia Europejska, a tam, gdzie to możliwe, opis w postaci Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej,

• w przypadku realizacji projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego dodatkowo logo Europejskiego Funduszu Społecznego.

Dodatkowo w trakcie realizacji inwestycji beneficjent w zależności od wartości projektu będzie musiał umieścić billboard bądź tablicę informacyjną. Po jego zakończeniu elementy te muszą zostać zastąpione tablicą pamiątkową. Celem umieszczania tablic pamiątkowych jest pozostawienie trwałej informacji o wsparciu inwestycji przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Stałe tablice pamiątkowe należy umieszczać w miejscach publicznych (centra kongresowe, stacje kolejowe itd.) po zakończeniu realizacji projektu.

Zakłada się, iż wielkość powinna być nie mniejsza niż 70 cm x 90 cm. Napisy na tablicy informacyjnej wykonuje się w sposób czytelny i trwały, literami i cyframi koloru czarnego, o wysokości co najmniej 4 cm. Kolor tablicy jest dowolny, ale powinien być kontrastowy w stosunku do liter na niej zamieszczonych w celu zachowania czytelności tablicy.

Tablice pamiątkowe muszą zawierać trzy elementy: logo Unii Europejskiej, logo Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego oraz informację o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską. W przypadku gdy projekt jest również współfinansowany z budżetu państwa, na tablicy należy umieścić napis w postaci: Inwestycja/Projekt współfinansowana przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. Może się tam również znaleźć informacja na temat wartości inwestycji oraz procentowego udziału środków z Unii Europejskiej oraz innych źródeł w jej finansowaniu.

Nadzór nad przestrzeganiem przez beneficjentów zasad stosowania środków informacyjnych i promocyjnych będzie egzekwowany na podstawie zapisów umów o dofinansowanie projektów zawartych przez beneficjentów z wojewodą bądź instytucją wdrażającą.

Niedopełnienie obowiązków przez beneficjentów w zakresie informacji i promocji może skutkować koniecznością zwrotu dotacji lub wstrzymaniem wypłaty środków.

WARUNKI OTRZYMANIA PŁATNOŚCI

Płatność końcowa dokonywana jest po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• wyniki kontroli, przeprowadzonej na zakończenie realizacji projektu, potwierdzają prawidłową realizację projektu lub usunięcie nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli przeprowadzonych w trakcie realizacji projektu;

• zatwierdzone zostało sprawozdanie końcowe z realizacji projektu;

• brak jest informacji wskazujących na negatywne wyniki kontroli.

ŁUKASZ SOBIECH

lukasz.sobiech@infor.pl