REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedury obiegu dokumentów

Zdzisława Koźmin

REKLAMA

REKLAMA

Urzędy i firmy przywiązują zazwyczaj dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów. Zdarza się jednak, że mniejszą do szybkiego i skutecznego ich obiegu - istotnego elementu funkcjonowania każdej jednostki.

Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest ważna dla zapewnienia właściwego i szybkiego załatwienia spraw i sprawnej działalności całej instytucji.

REKLAMA

Obieg dokumentów to droga od momentu wpływu pisma do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.

Redakcja poleca: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 (książka)

Czynności związane z obiegiem dokumentów wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywane są punktami zatrzymania. W dużych jednostkach organizacyjnych typowymi punktami zatrzymania są:

• kancelaria, która przyjmuje pisma (dokumenty), rejestruje, rozdziela pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz wysyła na zewnątrz,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• sekretariat, który otrzymuje z kancelarii przychodzącą pocztę i przedkłada szefowi (dyrektorowi, prezesowi),

• szef jednostki organizacyjnej, który zapoznaje się z treścią pism (dokumentów),

• kierownik komórki organizacyjnej, który dekretuje otrzymaną pocztę,

pracownik załatwiający sprawę, który redaguje formę odpowiedzi i sporządza na komputerze,

• sekretariat, który przedkłada do podpisu szefowi wychodzącą korespondencję,

• szef jednostki organizacyjnej lub inny pracownik upoważniony do podpisywania pism wychodzących.

Punkty zatrzymania występują najczęściej tylko w dużych jednostkach organizacyjnych. W każdym punkcie wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem danej sprawy i dlatego pismo oczekuje krócej lub dłużej. W małych i średnich jednostkach organizacyjnych zwykle nie ma kancelarii, a czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem pism należą do obowiązku sekretariatu.

Najczęściej jest stosowany system dziennikowy.

System dziennikowy obejmuje czynności:

• sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono do załatwienia),

• po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

• pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),

• komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,

• sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw. System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. System kancelaryjny dziennikowy może być prowadzony komputerowo, wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, na przykład pokwitowanie odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.

Przykład sygnatury pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku: 25/08 – rok bieżący.

Numer ten jest traktowany jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w obrębie pieczątki wpływu.

System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach korespondencyjnych. W tym systemie nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. System ten oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Na jego podstawie nadaje się sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.

Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

• sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich; w polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza się pieczątkę wpływu, wypełnia ją i przekazuje do komórki organizacyjnej,

• kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonym do teczki.

REKLAMA

Spis spraw jest formularzem zawierającym rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.

Po załatwieniu sprawy referent przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent.

W wielu zakładach pracy system bezdziennikowy jest obecnie coraz częściej stosowany, gdyż jest bardziej ekonomiczny, a obieg pism jest szybszy.

Przykład sygnatury pisma w systemie bezdziennikowym:

WSM – DK – 101 – 5/2008

Symbole literowe oznaczają skróty nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, symbol cyfrowy – numer z rzeczowego wykazu akt (101), kolejny numer ze spisu spraw (5) łamany przez rok kalendarzowy, w którym załatwia się sprawę.

W praktyce można spotkać się również z systemem mieszanym.

System mieszany polega na tym, że równocześnie stosuje się dziennik korespondencyjny i spis spraw. Kancelaria rejestruje pisma w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według dziennika, a pracownik odbierający pismo do załatwienia sprawy rejestruje w spisie spraw. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury – dziennika korespondencyjnego i z teczki danej sprawy.

Metodą wprowadzenia środków technicznych, która przyspiesza obieg pism i ich rejestrację, jest sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:

• jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

• kto załatwia określoną sprawę,

• przegląd danych dnia, tygodnia, miesiąca.

Czytaj także: Urzędnik w oczach interesanta >>

 

Przyjmowanie przesyłek

W każdej instytucji przyjmowaniem pism i rozdzielaniem ich między poszczególne działy zajmuje się specjalna komórka organizacyjna, zwana przeważnie sekretariatem/kancelarią. W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria/sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli do działu lub dyrektora danej instytucji. Kancelaria/sekretariat przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy z wyjątkiem:

• przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych kierownictwu jednostki poprzez sekretariat,

• przesyłek pieniężnych lub przedmiotów wartościowych, które przyjmuje kasa jednostki organizacyjnej,

• przesyłek kierowanych imiennie na nazwiska pracowników jednostki organizacyjnej.

Otwieranie przesyłek

Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić zawartości koperty. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „tajne” lub „poufne” okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić:

• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

• czy do pisma dołączona jest podana w nim ilość załączników.

Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją skierować do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.

Dołączanie kopert do wpływów

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

1) tajnych, poufnych i wartościowych,

2) pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi,

3) pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,

4) załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.

Pieczątka wpływu

Pracownik otwierający korespondencję odciska na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki kancelarii ogólnej wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym), ilość załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono. Na faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru.

Ogólne zasady obiegu dokumentów

Pisma należy przekazywać do załatwienia w teczkach o wzorze ogólnie stosowanym, zaopatrzonych w napisy „do podpisu” – „terminowe”.

W kancelarii/sekretariacie powinno być kilka lub kilkanaście takich teczek, zależnie od struktury organizacyjnej. Należy przestrzegać zasady, że szybki obieg pisma i terminowe załatwienie sprawy jest równoważne z właściwym jej załatwieniem pod względem merytorycznym. Pisma pilne, terminowe i faksy doręcza się adresatowi bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością.

Zasady ewidencji korespondencji

W systemie dziennikowym

• pocztę zwykłą – w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje się ją w pieczątkę wpływu,

• wpływ dalekopisów, telegramów, faksów i telefonogramów – w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,

• faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty względnie inne rozliczenia w oddzielnym rejestrze.

W systemie bezdziennikowym

Może odbywać się częściowo w kancelarii/sekretariacie i merytorycznej komórce organizacyjnej, czyli tam, gdzie pismo jest załatwiane. Zależy to od rodzaju przyjętego systemu bezdziennikowego. Zasadnicza czynność polega na wpisaniu do pieczątki wpływu daty wpływu i zaewidencjonowaniu pisma w spisie spraw oraz nadaniu mu znaku sprawy. Wówczas każdą sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pierwszego pisma rozpoczynającego daną sprawę, dalsze wpływy dotyczące danej sprawy łączy się z poprzednimi, oznaczając je znakiem sprawy.

Nie podlegają rejestracji:

• publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty),

• potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

• rachunki i faktury,

• zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Przekazywanie korespondencji w systemie dziennikowym

Przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym. Obowiązek rejestrowania i kwitowania w dzienniku korespondencyjnym nie dotyczy korespondencji wewnętrznej. Przekazywanie faktur, rachunków i not odbywa się za potwierdzeniem w rejestrze. Dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy kwituje się w dzienniku wpływów tych pism. Korespondencję mylnie skierowaną komórka organizacyjna zobowiązana jest natychmiast zwrócić do kancelarii/sekretariatu, po czym dokonuje się odpowiedniej adnotacji w dzienniku korespondencyjnym, względnie w rejestrze faktur, rachunków i not.

Przekazywanie korespondencji w systemie bezdziennikowym

Akta przekazuje się bez specjalnych pokwitowań, z wyjątkiem niektórych rodzajów akt dotyczących spraw zastrzeżonych.

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Przeglądając korespondencję kierownik (dyrektor) decyduje, jaką jej część załatwia sam, a jaką przydziela do załatwienia właściwym wydziałom bądź stanowiskom pracy. Po przejrzeniu korespondencji przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy umieszcza na niej dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia bądź ustala, kto podpisuje czystopis.

Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:

• „m.a.” – „moja aprobata” – oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczny sposób załatwienia,

• „p.m.” – „proszę mówić” – oznacza, że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie omówić z wydającym dyspozycję sposób załatwienia przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,

• „p.r.” – „proszę referować” – oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję,

• „m.p.” – „mój podpis” – oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia,

• „a/a.” – „ad acta” – oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.

Odbiór korespondencji

Odbiór korespondencji z kancelarii/sekretariatu i poszczególnych komórek organizacyjnych powinien odbywać się dwa razy dziennie.

Osoby wyznaczone w tej komórce do odbioru i przekazywania korespondencji powinny w godz. 8.00 – 9.00 oraz od 11.30 do 12.30 zabierać korespondencję z kancelarii/sekretariatu lub innych komórek organizacyjnych.

 

Czytaj także: Zarządzanie w urzędzie >>

 

Podstawowe obowiązki przy wysyłaniu korespondencji

Wysyłając korespondencję:

• sprawdza się czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono wymienione załączniki,

• na kopii pisma wpisuje się datę wysłania.

• segreguje się pisma przeznaczone do wysyłki i wpisuje do dziennika pism wychodzących,

• wkłada pisma do kopert z adresami,

• prowadzi ewidencję przesyłek poleconych nadawanych w urzędach pocztowych za pośrednictwem książki nadawczej listów poleconych,

• prowadzi rozliczenie z opłat pocztowych.

W fazie wysyłania pism, aby uniknąć pracochłonnych czynności naklejania znaczków, stosuje się inne sposoby opłat za przesyłki pocztowe:

• Zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę „Opłata pocztowa zryczałtowana”' i stosuje rozliczanie ryczałtem, niezależnie od ilości wysłanych w danym miesiącu listów,

• Może być pieczątka „Opłata pocztowa skredytowana”, wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca,

• Można też stosować maszynę frankującą, która w miejsce znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową.

Przesyłki ofrankowane muszą być oddawane na poczcie, nie można ich wrzucać do skrzynek pocztowych. Opłacając należność za przesyłki pocztowe należy zwracać uwagę, aby zawsze były opłacane poprzez naklejenie na kopercie znaczków pocztowych.

Korespondencja doręczona do kancelarii/sekretariatu do godziny 11.00 powinna być wysłana tego samego dnia. Przesyłki doręczone później powinny zostać wysłane w dniu następnym.

Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism (polecony, ekspres):

• przesyłki „ekspres”, „b. pilne”, „terminowe” – wysyła się w tym samym dniu,

• telegramy nadaje się faksem,

• pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się we wspólnej kopercie.

Zdzisława Koźmin

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Matura 2025. Próbny egzamin z matematyki. Odpowiedzi [ARKUSZE Z CKE]

W czwartek 5 grudnia rozpoczęły się się próbne egzaminy maturalne organizowane przez Centralną Komisję Egzaminacyjną. Potrwają do 17 grudnia. Dziś 6 grudnia egzamin z matematyki. 

Samorządy apelują o zmiany: Obecne regulacje mogą przynieść więcej szkód niż korzyści organizacjom pracującym z dziećmi i młodzieżą

Samorządowcy deklarują poparcie dla idei ochrony małoletnich i przeciwdziałania przestępstwom na tle seksualnym. Alarmują jednak, że obowiązujące przepisy powodują nadmierną biurokratyzację oraz utrudniają funkcjonowanie małych, lokalnych organizacji pracujących z dziećmi i młodzieżą. Niektóre podmioty będą zmuszone do ograniczenia swojej działalności.

W Sejmie: nauczyciele chcą limitu 8 godzin pracy dziennie. I kontroli przez kuratorów

Nauczyciele chcą limitu 8 godzin pracy dziennie, aby nie była możliwa sytuacja, że po zsumowaniu "okienek" i godzin pracy w klasach musieli przebywać w szkole dłużej niż 8 h dziennie. I kontroli przez kuratorów tego limitu (z wyjątkiem incydentalnych sytuacji jak rady, zebrania, wycieczki). Kontrolowani mieliby być dyrektorzy szkół.

Opłata reklamowa 2025 r.: część stała 3,72 zł, część zmienna 0,34 zł

Opłata reklamowa 2025 r.: część stała 3,72 zł, część zmienna 0,34 zł. W jakich przypadkach nie pobiera się opłaty reklamowej? Kto musi opłacić opłatę reklamową? Co w przypadku, gdy budynek ma więcej niż jednego właściciela?

REKLAMA

Opłata od posiadania psów 2025 r.: 178,26 zł

Opłata od posiadania psów 2025 r. Maksymalna wysokość opłaty od posiadania psów w 2025 r. wynosić będzie 178,26 zł. Kto powinien opłacić opłatę od posiadania psów? Kto jest zwolniony od opłaty od posiadania psów? Co z psami asystującymi?

QUIZ Podróżujesz po Polsce? Na pewno wiesz, gdzie są te miejsca
Gdzie znajdziemy Maczugę Herkulesa? A Kolorowe Jeziorka? Gdzie jest Kaplica Czaszek? A Sokolica? Rozwiąż quiz i sprawdź swoją wiedzę.
Opłata miejscowa i uzdrowiskowa 2025 r.: od 3,31 zł do 6,38 zł

Opłata miejscowa 2025 r., opłata uzdrowiskowa 2025 r.: od 3,31 zł do 6,38 zł. Czym jest opłata miejscowa? Czym jest opłata uzdrowiskowa? Co w przypadku nakładania się opłat? Kto jest zwolniony z opłacania opłaty lokalnej i uzdrowiskowej?

Opłata targowa 2025 r.: 1126 zł

Opłata targowa 2025 r.: 1126 zł. Czym jest opłata targowa? Kto musi opłacać opłatę targową? Kto może liczyć na zwolnienie z opłaty targowej? Kto ustala wysokość opłaty targowej? Czy opłata targowa w 2025 r. może być niższa niż 1126 zł?

REKLAMA

Podatek od środków transportu 2025 r.: od 1204,87 zł do 4602,58 zł

Podatek od środków transportu 2025 r.: od 1204,87 zł do 4602,58 zł. Ile wyniesie podatek od samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie powyżej 9 ton w 2025 r.? Ile wyniesie podatek od autobusów w 2025 r.? Na kim ciąży obowiązek podatkowy?

Czy Polacy chętnie angażują się w wolontariat?

5 grudnia to Światowy Dzień Wolontariusza. Czy ten temat jest bliski Polakom? Okazuje się, że zaledwie 33% ma doświadczenie w wolontariacie. 

REKLAMA