REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

Ewa Kalinowska

REKLAMA

W każdej instytucji przyjmowaniem pism i rozdzielaniem ich między działy zajmuje się specjalna komórka organizacyjna. Jest to zwykle sekretariat lub kancelaria.

W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria – sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli działu lub dyrektora danej instytucji.

REKLAMA

Kancelaria (sekretariat) przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, telegramy, faksy i telefonogramy, przesyłki kurierskie z wyjątkiem:

• przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych kierownictwu jednostki poprzez sekretariat,

• przesyłek pieniężnych lub przedmiotów wartościowych, które przyjmuje kasa jednostki organizacyjnej,

• przesyłek kierowanych imiennie na nazwiska pracowników jednostki organizacyjnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Otwieranie przesyłek

Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić zawartości koperty. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz napisem „tajne” lub „poufne” okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić:

• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego?

• czy do pisma jest dołączona podana w nim liczba załączników?

Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją natychmiast skierować do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę.

Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego – czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.

Dołączanie kopert do wpływów

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

• tajnych, poufnych i wartościowych,

• pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi,

• pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,

• załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.

Pieczątka wpływu

REKLAMA

Pracownik otwierający korespondencję odciska na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym), liczbę załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono.

Na telegramach, telefonogramach i faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru. Na telefonogramach dodatkowo wpisuje się nazwisko i stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.

Obowiązki przy wysyłaniu korespondencji

Wysyłając korespondencję, wykonuje się następujące czynności:

• sprawdza się, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono wymienione załączniki,

• na kopii pisma wpisuje się datę wysłania.

• segreguje się pisma przeznaczone do wysyłki i wpisuje do dziennika pism wychodzących,

• wkłada pisma do kopert z adresami,

• prowadzi się ewidencję przesyłek poleconych nadawanych w urzędach pocztowych za pośrednictwem książki nadawczej listów poleconych,

• prowadzi się ewidencję rozliczenia opłat pocztowych.

Podczas wysyłania pism, aby uniknąć pracochłonnych czynności naklejania znaczków, stosuje się inne sposoby opłat za przesyłki pocztowe:

• zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę „Opłata pocztowa zryczałtowana” i stosuje rozliczanie ryczałtem, niezależnie od liczby wysłanych w danym miesiącu listów,

• może być pieczątka „Opłata pocztowa skredytowana”, wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca,

• można też stosować maszynę frankującą, która w miejsce znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową.

Przesyłki frankowane muszą być oddawane na poczcie, nie można ich wrzucać do skrzynek pocztowych. Opłacając należność za przesyłki pocztowe, np. podziękowania, gratulacje, należy zwracać uwagę, by zawsze były opłacane przez naklejenie na kopercie znaczków pocztowych. Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism (polecony, priorytet).

Pisma adresowane do tego samego odbiorcy wysyła się we wspólnej kopercie.

Pomoce biurowe

W biurze bardzo przydadzą się praktyczne sprzęty, które pomogą m.in. w przyjmowaniu i wysyłaniu pism:

• maszyny do otwierania kopert,

• maszyny do kopertowania (do zaklejania kopert),

• prześwietlacze kopert pozwalające stwierdzić, czy cała zawartość koperty została wyjęta,

• datowniki (zawierające nazwę firmy, symbol komórki organizacyjnej), do której kieruje się pismo, liczbę załączników),

• maszyny do frankowania (eliminują przyklejanie znaczków pocztowych).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polaków ubywa, takie są fakty. Dane GUS pokazują co się dzieje

Polaków jest coraz mniej. W porównaniu z poprzednim rokiem liczba ludności w Polsce zmniejszyła się o prawie 130 tys. osób. Spadek liczby ludności zanotowano w 14 województwach i w 270 powiatach. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny (GUS).

Tragiczne dane z weekendu - wypadki i utonięcia

Statystyki z minionego weekendu są zatrważające. W niedzielę w pięciu wypadkach śmiertelnych zginęło 5 osób, łącznie w weekend zginęło 11 osób. 17 osób utonęło.

Nie żartuj, że masz bombę w walizce, nie zostawiaj bagażu bez opieki. Mandaty są surowe

Pozostawienie na lotnisku bagaży bez opieki staje się plagą. Straż Graniczna od początku czerwca interweniowała już 125 razy. Nałożono mandaty na łączna kwotę 11 tys. zł.

Globalna awaria systemów Microsoft. Czy mamy się czym martwić w Polsce?

Wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski uspokaja, że obecnie w Polsce systemy infrastruktury informatycznej działają płynnie. 

REKLAMA

Jak uczniowie Szkoły w Chmurze poradzili sobie z maturą? "Wyniki są dramatyczne"

Kilkanaście procent polskich maturzystów nie zdało egzaminu maturalnego. Jak poszło uczniom Szkoły w Chmurze? 

Coraz większa liczba dzieci ukraińskich w polskich szkołach

Od 1 września 2024 r. do polskich szkół może pójść między 20 tys. a 60 tys. ukraińskich dzieci - szacuje Paulina Chrostowska z Centrum Edukacji Obywatelskiej. Zdaniem nauczycieli największym wyzwaniem w edukacji uczniów z doświadczeniem migracji jest bariera językowa.

Ta substancja wydłużyła życie myszy ok. 25%, wyszczupliła i zmniejszyła podatność na nowotwory. Teraz testy na ludziach

Międzynarodowa grupa badaczy aktualnie testuje nowy lek hamujący interleukinę 11, który wydłuża życie myszy prawie o jedną czwartą. Nie wiadomo jeszcze jak działa on u ludzi, ale rozpoczęto pierwsze badania kliniczne - informuje tygodnik „Nature” - ukazujące się od 1869 r. jedno z najbardziej prestiżowych czasopism naukowych.

Co czwarty uczeń nie zdał matury w tej szkole. A oceny końcowe były wysokie. MEN: kuratoria przyjrzą się jakości kształcenia

Minister edukacji Barbara Nowacka poinformowała 18 lipca 2024 r., że kuratoria przyjrzą się wynikom egzaminów maturalnych w Szkole w Chmurze oraz temu, jak mają się one do ocen końcowych uczniów. Oceny te były wyjątkowo wysokie i nie przekładają się na wyniki matur - dodała.

REKLAMA

Co oznaczają tajemnicze paski na tubkach past do zębów?

Większość Polaków nie wie, co oznaczają kolorowe paski na tubkach past do zębów. Jakie informacje przekazuje klientowi kolor tajemniczego paska na tubce? Czy konsumenci mogą być wprowadzani w błąd? 

Coś takiego raz na 5-10 tysięcy lat: Asteroida przeleci bliżej Ziemi niż satelity geostacjonarne 13 kwietnia 2029 roku. ESA przyśpiesza misję Ramses

Europejska Agencja Kosmiczna (ESA) przyspiesza realizację nowej misji o nazwie Ramses, która ma na celu dotarcie do asteroidy Apophis – podał portal Space.com. W 2029 r. obiekt będzie bardzo blisko Ziemi, bliżej niż satelity geostacjonarne. Asteroida nie zagraża jednak naszej planecie.

REKLAMA