REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

Ewa Kalinowska

REKLAMA

W każdej instytucji przyjmowaniem pism i rozdzielaniem ich między działy zajmuje się specjalna komórka organizacyjna. Jest to zwykle sekretariat lub kancelaria.

W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria – sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli działu lub dyrektora danej instytucji.

REKLAMA

Kancelaria (sekretariat) przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, telegramy, faksy i telefonogramy, przesyłki kurierskie z wyjątkiem:

• przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych kierownictwu jednostki poprzez sekretariat,

• przesyłek pieniężnych lub przedmiotów wartościowych, które przyjmuje kasa jednostki organizacyjnej,

• przesyłek kierowanych imiennie na nazwiska pracowników jednostki organizacyjnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Otwieranie przesyłek

Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić zawartości koperty. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz napisem „tajne” lub „poufne” okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić:

• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego?

• czy do pisma jest dołączona podana w nim liczba załączników?

Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją natychmiast skierować do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę.

Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego – czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.

Dołączanie kopert do wpływów

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

• tajnych, poufnych i wartościowych,

• pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi,

• pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,

• załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.

Pieczątka wpływu

REKLAMA

Pracownik otwierający korespondencję odciska na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym), liczbę załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono.

Na telegramach, telefonogramach i faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru. Na telefonogramach dodatkowo wpisuje się nazwisko i stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.

Obowiązki przy wysyłaniu korespondencji

Wysyłając korespondencję, wykonuje się następujące czynności:

• sprawdza się, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono wymienione załączniki,

• na kopii pisma wpisuje się datę wysłania.

• segreguje się pisma przeznaczone do wysyłki i wpisuje do dziennika pism wychodzących,

• wkłada pisma do kopert z adresami,

• prowadzi się ewidencję przesyłek poleconych nadawanych w urzędach pocztowych za pośrednictwem książki nadawczej listów poleconych,

• prowadzi się ewidencję rozliczenia opłat pocztowych.

Podczas wysyłania pism, aby uniknąć pracochłonnych czynności naklejania znaczków, stosuje się inne sposoby opłat za przesyłki pocztowe:

• zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę „Opłata pocztowa zryczałtowana” i stosuje rozliczanie ryczałtem, niezależnie od liczby wysłanych w danym miesiącu listów,

• może być pieczątka „Opłata pocztowa skredytowana”, wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca,

• można też stosować maszynę frankującą, która w miejsce znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową.

Przesyłki frankowane muszą być oddawane na poczcie, nie można ich wrzucać do skrzynek pocztowych. Opłacając należność za przesyłki pocztowe, np. podziękowania, gratulacje, należy zwracać uwagę, by zawsze były opłacane przez naklejenie na kopercie znaczków pocztowych. Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism (polecony, priorytet).

Pisma adresowane do tego samego odbiorcy wysyła się we wspólnej kopercie.

Pomoce biurowe

W biurze bardzo przydadzą się praktyczne sprzęty, które pomogą m.in. w przyjmowaniu i wysyłaniu pism:

• maszyny do otwierania kopert,

• maszyny do kopertowania (do zaklejania kopert),

• prześwietlacze kopert pozwalające stwierdzić, czy cała zawartość koperty została wyjęta,

• datowniki (zawierające nazwę firmy, symbol komórki organizacyjnej), do której kieruje się pismo, liczbę załączników),

• maszyny do frankowania (eliminują przyklejanie znaczków pocztowych).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • quba
    2021-06-17 12:52:22
    Przedstawione stanowisko jest jasne , ale cóż z tego skoro pracodawca uważa inaczej i każe otwierać każdą przesyłkę , nawet tę która jest imiennie kierowana przez Sąd do radcy prawnego zatrudnionego w firmie . Najgorsze jest to , że kopie korespondencji przekazuje osobom przypadkowym .
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Bon energetyczny to jednorazowe świadczenie. Rząd nie da każdego miesiąca wsparcia osobom nie mającym pieniędzy na prąd?

Znamy pierwsze szczegóły dofinansowania od rządu dla osób, które będą miały kłopoty po podwyżce cen prądu. Nosi nazwę "bon energetyczny". Niestety to jednorazowe świadczenie, a nie stała pomoc dla osób ubogich.

Bilety na EURO 2024 dla kibiców z Polski - sprzedaż od 28 marca. Gdzie można kupić? Jakie ceny?

W dniu 28 marca 2024 r. o godzinie 14.00 rozpocznie się sprzedaż biletów dla kibiców reprezentacji Polski na turniej finałowy piłkarskich mistrzostw Europy Euro 2024. Sprzedaż potrwa do 8 kwietnia i prowadzona jest wyłącznie przez UEFA. Będzie dostępna na portalu euro2024.com.

Rusza program "Aktywna Szkoła" 2024

Rusza program "Aktywna Szkoła" 2024 - informuje Ministerstwo Sportu i Turystyki. Wnioski samorządy przygotują we współpracy ze szkołami. Program ma na celu aktywizację społeczności wokół obiektów sportowych, które były dotychczas niedostępne.

Rząd: Dyplom MBA z Collegium Humanum nie pozwoli zasiąść w radzie nadzorczej spółki Skarbu Państwa

Centrum Informacyjne Rządu poinformowało 27 marca 2024 r., że w procesie opiniowania kandydatów do rad nadzorczych dyplomy MBA uzyskane w Collegium Humanum nie będą uznawane przez Radę ds. spółek z udziałem Skarbu Państwa i państwowych osób prawnych.

REKLAMA

Prof. Szukalski: Łódź i Poznań już są na etapie demograficznego zjazdu

Prof. Piotr Szukalski, demograf z Uniwersytetu Łódzkiego w rozmowie z PAP o kondycji polskich miast i ich przyszłości demograficznej. 

Wielkanoc 2024. Ile wolnego mają uczniowie na święta? Kiedy kolejne dni wolne?

Wolne na święta. Wielkanocna przerwa w nauce zacznie się już od czwartku 28 marca. Uczniowie do zajęć wrócą 3 kwietnia. Kiedy będą następne dni wolne? 

MEN: Powstał zespół ds. praw i obowiązków ucznia. Zespół będzie pracował nad powołaniem ogólnopolskiego rzecznika praw ucznia

W Ministerstwie Edukacji Narodowej powołano zespół ekspercki ds. praw i obowiązków ucznia. Zespół będzie pracował nad zmianami ustawowymi dotyczącymi praw ucznia, a także powołania rzecznika praw ucznia.

Kiedy wyniki wyborów samorządowych? Szefowa KBW o możliwym terminie

Szefowa Krajowego Biura Wyborczego Magdalena Pietrzak ocenia, że zbiorcze wyniki głosowania w wyborach samorządowych mogłyby być ogłoszone w środę 10 kwietnia. 

REKLAMA

W Wielki Piątek 29 marca 2024 r. część urzędów będzie nieczynna

W piątek nie w każdym urzędzie załatwimy sprawę. Warto zatem wcześniej sprawdzić jak w tym dniu będą pracowały poszczególne instytucje.

Karta Rodziny Wojskowej 2024

Karta Rodziny Wojskowej 2024 - dla kogo i jakie ulgi będzie obejmowała? Kiedy można spodziewać się projektu ustawy zapowiadanej przez Ministra Obrony Narodowej Władysława Kosiniaka-Kamysza?

REKLAMA