Cyfryzacja usług a cyberbezpieczeństwo w sektorze publicznym

Cyfryzacja usług publicznych – jakie ma korzyści?

Cyfryzacja dotyka już niemal każdego aspektu życia. Mowa tu nie tylko o codziennych kwestiach, jak robienie zakupów przez Internet – bez wychodzenia z domu można załatwić nawet skomplikowane sprawy urzędowe. Z pewnością wpływ na tempo tego procesu ma pandemia koronawirusa, która niejako wymusiła na urzędach i innych instytucjach sektora publicznego przejście w tryb pracy zdalnej.

Należy oczywiście podkreślić, że działania zmierzające do cyfryzacji pracy jednostek z sektora publicznego trwają zarówno w Polsce, jak i na świecie, już od wielu lat. Choć pandemia nie pozostaje tu bez znaczenia, w Polsce już od pewnego czasu podejmowano próby mające na celu uproszczenie załatwiania spraw urzędowych. Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie wygodne dla obywateli , a przy tym usprawniające pracę jednostek administracji publicznej. .

Jakie zalety ma cyfryzacja usług publicznych? Przede wszystkim pozwala na automatyzację wielu procesów, które dotychczas wymagały bezpośredniego zaangażowania pracowników, takich jak odbiór dokumentów, podpisywanie ich, przekazywanie innym departamentom lub jednostkom czy odsyłanie do petentów. Dzięki digitalizacji, wszelkie sprawy administracyjne mogą być procedowane znacznie szybciej. Ponadto, dokumenty w formie elektronicznej dostępne są niezależnie od lokalizacji, na wyciągnięcie ręki obywateli.

Zagrożenia związane z cyfryzacją usług publicznych

Cyfryzacja usług publicznych to nie tylko ogromne szanse dla sektora państwowego, ale również pewne zagrożenia. Szczególnie istotną kwestią jest bezpieczeństwo danych osobowych. Załatwienie jakiejkolwiek sprawy wiąże się bowiem z udostępnieniem zarówno imienia czy nazwiska, jak i miejsca zamieszkania, daty urodzenia czy numeru PESEL. Obawy o bezpieczeństwo danych pogłębiają kolejne przypadki cyberataków na organizacje rządowe.

Przykładów niestety nie trzeba daleko szukać – w Polsce miały miejsca już cyberataki na skrzynki mailowe członków rządu. Co prawda, incydent ten dotyczył prywatnych skrzynek, jednak fakt, że za ich pośrednictwem dyskutowano na tematy istotne dla funkcjonowania i bezpieczeństwa kraju, budzi co najmniej spore wątpliwości. Zdarzały się także przypadki włamań na wideokonferencje. Problemy z ochroną danych użytkowników czy udostępnianiem poufnych treści  w trakcie spotkań dotyczyły zwłaszcza jednej z popularnych aplikacji. Obecnie, wiele firm, krajów czy instytucji zakazuje wykorzystywania jej w celu przeprowadzania telekonferencji.  

Cyberbezpieczeństwo w dobie powszechnej cyfryzacji

W obu podanych przypadkach problem tkwił między innymi w doborze nieodpowiednich narzędzi – czy to do prowadzenia korespondencji służbowej, czy wideokonferencji. Z czego zatem korzystać, by elektroniczne zarządzanie dokumentacją było nie tylko wygodne, ale przede wszystkim bezpieczne? Rozwiązanie jest Comarch EZD – zaawansowany system informatyczny, na którego wdrożenie zdecydowało się wiele polskich urzędów, instytucji czy organizacji funkcjonujących w sektorze publicznym.

Comarch EZD pozwala na sprawne zarządzanie i elektroniczny obieg dokumentów poprzez automatyzację szeregu działań jednostek administracyjnych. System umożliwia przepływ wszelkich dokumentów – pism, podań, oświadczeń czy pozwoleń, które wymagają formalnego potwierdzenia ich przekazania. Comarch EZD może  zostać zintegrowany z systemem uwierzytelniania tożsamości, na przykład profilem zaufanym czy podpisem elektronicznym. Tym samym przesyłanie dokumentów, ich przetwarzanie i rozpatrywanie, a następnie odsyłanie do interesantów jest proste, a przy tym bezpieczne. Comarch EZD pozwala również na bieżące regulowanie wszelkich opłat administracyjnych, dzięki możliwości integracji z systemami płatności online.

Comarch EZD umożliwia zatem zdalną komunikację pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami – petentami oraz urzędnikami zajmującymi się daną sprawą. Należy jednak podkreślić, że wszelkie czynności wykonywane w systemie są zgodne z obowiązującym prawem i obowiązującymi procedurami. Zaletą tego narzędzia jest także możliwość kontaktu z interesantami poprzez czat lub inne komunikatory, formularze czy wnioski online.

Comarch EZD – najważniejsze funkcjonalności systemu

Comarch EZD jest przystosowany do integracji z takimi rozwiązaniami jak ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) czy ESP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza). Wśród pozostałych funkcjonalności tego systemu wymienia się:

• możliwość zdalnego zarządzania dokumentacją na kilku poziomach – mowa zarówno o przepływie dokumentów między interesantem a urzędem lub inną jednostką, jak i ich przepływie między poszczególnymi departamentami lub jednostkami;
• możliwość pracy z dokumentami zdigitalizowanymi – tradycyjne pismo wystarczy zeskanować i wprowadzić do systemu;
• bezpieczne przechowywanie, archiwizacja i katalogowanie dokumentów – wgląd do plików może być nadawany pojedynczym użytkownikom lub ich grupom, co pozwala na pełną kontrolę udzielanych dostępów;
• analizowanie i raportowanie danych – system umożliwia monitorowanie zachodzących zmian oraz generowanie raportów. Na ich podstawie można skutecznie kontrolować i planować pracę danej jednostki organizacyjnej;
• możliwość zarządzania kalendarzem – pozwala na planowanie wydarzeń czy spotkań oraz zapisywanie ważnych terminów. Zarządzanie kalendarzem jest możliwe z kilku poziomów, gdyż opcja jest dostępna zarówno dla pojedynczych pracowników czy zespołów, jak i całych działów lub departamentów.

System Comarch EZD usprawnia również pracę wewnątrz danej organizacji. Za jego pośrednictwem można obsługiwać pisma różnego przeznaczenia oraz zarządzać rejestrami, kalendarzem urlopów czy delegacji.

Comarch Security Platform – bezpieczne transmisje audio-wideo

Pandemiczna rzeczywistość wymusiła na jednostkach funkcjonujących w sektorze publicznym nie tylko elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie nimi, ale i zmianę formy komunikowania się. W wielu organizacjach codziennością stały się więc wideokonferencje oraz transmisje audio-wideo. Jak w takim przypadku zadbać o bezpieczeństwo danych i użytkowników?

Proponowanym rozwiązaniem jest Comarch Security Platform, które obejmuje szereg produktów stworzonych z myślą o zapewnieniu bezpieczeństwa narodowego i fizycznego. W odniesieniu do transmisji audio-wideo szczególnie istotnym aspektem jest możliwość zachowania poufności prowadzonych rozmów, dzięki zastosowaniu innowacyjnych algorytmów oraz sztucznej inteligencji. Platforma Comarch Security umożliwia stworzenie indywidualnych rozwiązań dostosowanych do specyfiki danej organizacji, zapewniających ochronę jej zasobów i wiedzy oraz tajność przekazywanych informacji.

Comarch Security Platform pozwala na zarządzanie bezpieczeństwem fizycznym obiektów oraz zapewnia cyberbezpieczeństwo. Natomiast, rozwiązanie Comarch Streaming Module do bezpiecznej transmisji audio-wideo umożliwia zachowanie poufności danych podczas wideokonferencji prowadzonych nawet na wysokich szczeblach administracji państwowej. Zapewnia skuteczną ochronę przed atakami hakerskimi oraz nieautoryzowanym dostępem do informacji.

Czym wyróżnia się to rozwiązanie? Jedną z jego głównych cech jest funkcjonalność. Umożliwia nawiązanie połączenia za pomocą dedykowanej aplikacji z poziomu dowolnego urządzenia – komputera, tabletu czy smartfona. Dzięki temu uczestnictwo w spotkaniu jest możliwe właściwie z każdego miejsca, co przy powszechnej pracy zdalnej stało się czynnikiem niezwykle istotnym. Kolejna kwestia to kompatybilność z powszechnie wykorzystywaną w jednostkach z sektora publicznego infrastrukturą. Ważnym aspektem jest też elastyczność proponowanych rozwiązań, które można indywidualnie dopasować do wymagań i oczekiwań organów administracji publicznej.

Kluczowa z punktu widzenia bezpieczeństwa jest wspomniana ochrona przed cyberatakami oraz niekontrolowanym dostępem do informacji poufnych. Cyfryzacja usług publicznych obejmuje nie tylko elektroniczny obieg dokumentów, ale również  przekazywanie informacji w innych formach na przykład podczas wideokonferencji. Należy bowiem pamiętać, że sektor publiczny to nie tylko urzędy czy jednostki budżetowe, ale także organy władzy publicznej, w tym administracji rządowej, kontroli państwowej, ochrony prawa, sądy i trybunały.

Co ponadto umożliwia Comarch Security Platform? Proponowane rozwiązania obejmują przede wszystkim:

• analitykę wideo,
• systemy transmisji wizji i fonii,
• systemy bezpiecznej łączności w oparciu o protokoły IP,
• systemy kontroli finansów,
• systemy monitoringu sieci i systemów IT,
• systemy wykorzystujące sztuczną inteligencję w technologii UAV,
• indywidualne systemy bezpieczeństwa,
• systemy dla służb państwowych.

Cyberbezpieczeństwo to w ostatnim czasie temat szczególnie ważny. Wpływ na to mają zarówno kolejne przypadki ataków hakerskich, które nie omijają osób sprawujących władzę w państwie, jak i postępująca cyfryzacja wszelkich usług w tym publicznych. Kluczowe jest zatem stosowanie dedykowanych, sprawdzonych rozwiązań, zapewniających bezpieczeństwo oraz kontrolę dostępu po danych i informacji.