Faktury elektroniczne w jednostkach budżetowych

• Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej

Można wyróżnić kilka form wykorzystywania faktur elektronicznych przez jednostki sektora finansów publicznych. Faktury elektroniczne mogą być:

● wystawiane,

● przesyłane,

● otrzymywane,

● przechowywane oraz

● udostępniane.

Nie jest do końca jasne, na jakich zasadach możliwe jest łączenie papierowych i elektronicznych form wykorzystywania faktur – w szczególności, czy możliwe jest przesyłanie faktur w innej formie niż forma wystawienia. W konsekwencji wskazane jest, aby jednostki unikały takiego postępowania, lecz faktury papierowe wysyłały i przesyłały w formie papierowej, a faktury wystawione w formie elektronicznej przesyłały w formie elektronicznej. Dopuszczalność odmiennego postępowania (tj. np. wystawiania faktur w formie papierowej, a następnie tworzenia ich elektronicznych wersji i przesyłania w formie elektronicznej) jest sporna – a w konsekwencji postępowanie takie jest ryzykowne. Dlatego też w dalszej części artykułu przyjmiemy, że faktury wystawiane są i przesyłane/wydawane w tej samej formie.

Nie ulega natomiast wątpliwości, że, do celów VAT, faktury wystawiane i przesyłane w jednej formie mogą być przechowywane w drugiej formie.

Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej

W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. nie ma przepisów ograniczających możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej (sporna jest jednak – jak zostało wspomniane powyżej – możliwość wystawiania faktur w innej formie niż ta, w której faktury są przesyłane).

Zasady, na jakich możliwe jest przesyłanie faktur w formie elektronicznej, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: rozporządzenie).

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest możliwe, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki:

1) odbiorca faktur zaakceptował taki sposób przesyłania faktur

2) zapewniona jest autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Akceptacja odbiorcy może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (zob. § 3 ust. 2 rozporządzenia).

ZAPAMIĘTAJ!

Wskazane jest, aby akceptacja lub załączony do niej dokument wyraźnie precyzował uzgodnioną formę elektronicznego przesyłania faktur.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca traci prawo do przesyłania mu faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji – chyba że strony uzgodnią inny (nie dłuższy jednak niż 30 dni) termin utraty przez wystawcę tego prawa.

Jeśli chodzi o drugi warunek, to należy wskazać, że:

● autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia),

● integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (zob. § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Obecnie nie jest już (jak to miało miejsce do końca 2010 r.) konieczne gwarantowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury za pomocą:

● bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

● elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Korzystanie z jednego z powyższych sposobów ma jednak tę zaletę, że daje pewność co do zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Inne sposoby nie zostały wskazane wprost w przepisach – i w konsekwencji budzą pewne wątpliwości.

Z wyjaśnień udzielanych przez organy podatkowe wynika, że warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury spełnione są m.in. w przypadku wystawiania faktur elektronicznych w formacie PDF i przesyłania ich za pośrednictwem poczty elektronicznej, jako załącznika do wiadomości e-mail (zob. np. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 sierpnia 2011 r.; sygn. IPPP1/443-882/11-2/AP, czy interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 września 2011 r.; sygn. IBPP2/443-1014/11/WN), albo przez umieszczenie w bazie danych zarządzanej przez oprogramowanie służące wymianie dokumentów (zob. np. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 27 października 2011 r.; sygn. IPTPP2/443-431/11-2/JS).

Warto dodać, że nie jest konieczne wysyłanie faktur w formie elektronicznej w dacie ich wystawienia.

INTERPRETACJE

W sytuacji, gdy Wnioskodawca wysyła e-faktury do nabywcy w przeciągu kilku dni od momentu ich wystawienia, a równocześnie nie zagraża to realizacji praw nabywcy do rozliczenia podatku naliczonego, należy uznać takie postępowanie za dopuszczalne – a tym samym data wystawienia e-faktury nie musi być tożsama z datą wysłania tej faktury.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 24 sierpnia 2011 r., sygn. IBPP2/443-625/11/RSz

Więcej w czasopiśmie Rachunkowość Budżetowa: Faktury elektroniczne w jednostkach budżetowych