Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne w jednostkach budżetowych

Tomasz Krywan
Tomasz Krywan
Doradca podatkowy; specjalista w zakresie prawa podatkowego. Autor wielu praktycznych odpowiedzi na pytania z zakresu prawa podatkowego i licznych publikacji na ten temat.
Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują bardziej liberalne przepisy dotyczące faktur elektronicznych. W konsekwencji, w 2011 r. podatnicy znacznie częściej niż do końca 2010 r. zastępowali „papierowe” faktury ich elektronicznymi odpowiednikami. Z możliwości tej mogą korzystać, co do zasady, także jednostki sektora finansów publicznych. Poniżej omawiamy zasady, na jakich takie jednostki mogą wystawiać, przesyłać, otrzymywać oraz przechowywać faktury w formie elektronicznej.

Można wyróżnić kilka form wykorzystywania faktur elektronicznych przez jednostki sektora finansów publicznych. Faktury elektroniczne mogą być:

● wystawiane,

● przesyłane,

● otrzymywane,

● przechowywane oraz

● udostępniane.

Nie jest do końca jasne, na jakich zasadach możliwe jest łączenie papierowych i elektronicznych form wykorzystywania faktur – w szczególności, czy możliwe jest przesyłanie faktur w innej formie niż forma wystawienia. W konsekwencji wskazane jest, aby jednostki unikały takiego postępowania, lecz faktury papierowe wysyłały i przesyłały w formie papierowej, a faktury wystawione w formie elektronicznej przesyłały w formie elektronicznej. Dopuszczalność odmiennego postępowania (tj. np. wystawiania faktur w formie papierowej, a następnie tworzenia ich elektronicznych wersji i przesyłania w formie elektronicznej) jest sporna – a w konsekwencji postępowanie takie jest ryzykowne. Dlatego też w dalszej części artykułu przyjmiemy, że faktury wystawiane są i przesyłane/wydawane w tej samej formie.

Nie ulega natomiast wątpliwości, że, do celów VAT, faktury wystawiane i przesyłane w jednej formie mogą być przechowywane w drugiej formie.

Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej

W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. nie ma przepisów ograniczających możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej (sporna jest jednak – jak zostało wspomniane powyżej – możliwość wystawiania faktur w innej formie niż ta, w której faktury są przesyłane).

Zasady, na jakich możliwe jest przesyłanie faktur w formie elektronicznej, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: rozporządzenie).

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest możliwe, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki:

1) odbiorca faktur zaakceptował taki sposób przesyłania faktur

2) zapewniona jest autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Akceptacja odbiorcy może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (zob. § 3 ust. 2 rozporządzenia).

ZAPAMIĘTAJ!

Wskazane jest, aby akceptacja lub załączony do niej dokument wyraźnie precyzował uzgodnioną formę elektronicznego przesyłania faktur.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca traci prawo do przesyłania mu faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji – chyba że strony uzgodnią inny (nie dłuższy jednak niż 30 dni) termin utraty przez wystawcę tego prawa.

Jeśli chodzi o drugi warunek, to należy wskazać, że:

● autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia),

● integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (zob. § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Obecnie nie jest już (jak to miało miejsce do końca 2010 r.) konieczne gwarantowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury za pomocą:

● bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

● elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Korzystanie z jednego z powyższych sposobów ma jednak tę zaletę, że daje pewność co do zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Inne sposoby nie zostały wskazane wprost w przepisach – i w konsekwencji budzą pewne wątpliwości.

Z wyjaśnień udzielanych przez organy podatkowe wynika, że warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury spełnione są m.in. w przypadku wystawiania faktur elektronicznych w formacie PDF i przesyłania ich za pośrednictwem poczty elektronicznej, jako załącznika do wiadomości e-mail (zob. np. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 sierpnia 2011 r.; sygn. IPPP1/443-882/11-2/AP, czy interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 września 2011 r.; sygn. IBPP2/443-1014/11/WN), albo przez umieszczenie w bazie danych zarządzanej przez oprogramowanie służące wymianie dokumentów (zob. np. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 27 października 2011 r.; sygn. IPTPP2/443-431/11-2/JS).

Warto dodać, że nie jest konieczne wysyłanie faktur w formie elektronicznej w dacie ich wystawienia.

INTERPRETACJE

W sytuacji, gdy Wnioskodawca wysyła e-faktury do nabywcy w przeciągu kilku dni od momentu ich wystawienia, a równocześnie nie zagraża to realizacji praw nabywcy do rozliczenia podatku naliczonego, należy uznać takie postępowanie za dopuszczalne – a tym samym data wystawienia e-faktury nie musi być tożsama z datą wysłania tej faktury.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 24 sierpnia 2011 r., sygn. IBPP2/443-625/11/RSz

Więcej w czasopiśmie Rachunkowość Budżetowa: Faktury elektroniczne w jednostkach budżetowych

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: Rachunkowość Budżetowa
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czy można przesunąć pracownika z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej
    Burmistrz postanowił, że miejski ośrodek pomocy społecznej będzie zajmował się przyznawaniem świadczenia pieniężnego z tytułu zakwaterowania i wyżywienia obywatela Ukrainy. Jakie są sposoby przesunięcia pracowników z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej?
    1 lipca 2022 r. Nowa lista leków refundowanych
    Od 1 lipca 2022 r. obowiązuje nowy wykaz leków refundowanych, do którego dodano 54 produkty bądź nowe wskazania.
    Centralizacja rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) - wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
    Ministerstwo Finansów udzieliło 24 czerwca 2022 r. wyjaśnień odnośnie centralizacji rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego.
    6600 zł brutto, to netto 4829,58 zł, składka ZUS 904,86 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    W 2021 r. dla pensji 6600 zł brutto wynagrodzenie na rękę było 4741,58 zł netto.
    Komunikat MRiPS: przepisy nie nakazują skrócenia pracy w czasie upału. Pracownik ma prawo do napojów pod rygorem grzywny
    Komunikat Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej: Wysokie temperatury mają wpływ nie tylko na wydajność pracy, ale i na bezpieczeństwo pracownika. Skrócenie czasu pracy jest jednak decyzją, która zależy w praktyce od dobrej woli pracodawcy. Prawo nakazuje mu dostarczenia napojów. Nierespektowanie przez pracodawcę tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 do 30 tys. złotych.
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    Klasa IV i V podstawówki - lista przedmiotów i liczba godzin w roku szkolnym 2022/2023
    Przedmioty w klasie 5 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023. Przedmioty w klasie 4 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023, liczba godzin.
    Czy praca zdalna jest na wniosek pracownika? Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?
    Kodeks pracy wprowadzi możliwość pracy zdalnej i hybrydowej – zapowiedziała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg
    Podwyżka zaliczki na PIT dla umowy zlecenia od 1 lipca 2022 r. Przykłady MF i DGP obliczeń od 3000 zł do 8000 zł
    MF: Od zlecenia 3200 zł brutto miesięcznie zaliczka na PIT wzrośnie o 103 zł do 265 zł. Niekorzystna zmiana od 1 lipca 2022 r. Przed tą datą zaliczka na PIT wynosiła 162 zł.
    300 mln zł dla artystów z opłaty od komputerów, tabletów, smartfonów, dysków i pendrivów
    Projekt ustawy o artystach zawodowych przewiduje zasilenie kwotą 300 mln zł nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Pieniądze będą pochodziły z opłaty reprograficznej płaconej przez importerów i sprzedawców elektroniki (komputery, tablety, smartfony, dyski twarde i pendrivy).
    300 mln zł dla Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Opłata od smartfonów i laptopów w 2023 r.
    300 mln zł. To planowane wpłaty z opłaty reprograficznej na rzecz nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych (FWAZ). Jeżeli nie będzie tych pieniędzy fundusz dla artystów otrzyma z budżetu dotację celową 100 mln zł rocznie. Podstawą dla płatności tych kwot jest ustawa o artystach zawodowych. 27 czerwca 2022 r. rząd przedstawił jej najnowszy projekt w wersji, która ma zostać skierowana do Sejmu i tam uchwalona.
    Świadczenie 40 zł za dzień dłużej niż 120 dni za pomoc Ukrainkom w ciąży, osobom w wieku 60/65 lat i matkom trójki dzieci
    Gminy otrzymały prawo do wydłużenia ponad 120 dni okresu wypłaty świadczenia 40 zł za dzień zakwaterowania i wyżywiania uchodźców z Ukrainy.
    Czy umowy zawierane na realizację zadań w programie rozwiązywania problemów alkoholowych podlegają Prawu zamówień publicznych?
    Pytanie nr 1. Czy umowy zawierane na realizację zadań zapisanych w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii podlegają Prawu zamówień publicznych? Pytanie nr 2. Czy prawidłowym jest zawieranie umów zlecenia na realizację usług konsultanta bez określania okresu świadczenia usługi?
    Połowa nauczycieli z Warszawy myśli o odejściu ze szkoły. Nauczyciel woli prowadzić zakład pogrzebowy niż uczyć za 3500 zł
    Blisko połowa kadry zatrudnionej w publicznych szkołach myśli o odejściu z zawodu – pokazują badania realizowane m.in. przez Urząd Miasta st. Warszawy. Według ratusza zbliżamy się do dramatycznego punktu, kiedy po prostu nie będzie komu uczyć dzieci. Tym bardziej że spośród 31 tys. stołecznych nauczycieli ponad 5 tys. jest w wieku emerytalnym lub przedemerytalnym. Wiadomo też, że wakatów w tym roku jest więcej niż w latach 2021 i 2020, a z podobnym problemem borykają się szkoły w całym kraju.
    "DGP": Od 1 lipca 2022 r. błąd w przepisach o składce zdrowotnej i liczeniu zaliczek od pensji [nieudana korekta Polskiego Ładu?]
    DGP: Przepisy korygujące Polski Ład były tworzone w pośpiechu i rząd zapomniał zmienić zasady wyliczania składki zdrowotnej. Nie ma wątpliwości, że w po 1 lipca 2022 r. pracodawcy dalej muszą wyliczać wysokość zaliczki na PIT dwukrotnie: 1) według zasad z 2022 r. i 2) zasad z 2021 r. W jakim celu? Dla ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki z 2021 r.
    IMGW: Najnowsza prognoza pogody na wakacje 2022 r. W lipcu upały powyżej 30 stopni. W sierpniu ciepło i burze
    Z eksperymentalnej prognozy długoterminowej wynika, że w lipcu w Polsce temperatury będą powyżej normy, to znaczy, że będzie naprawdę upalnie.
    5000 zł brutto, to netto 3613.19 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    5000 zł brutto, to netto 3613.19 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4600 zł brutto i netto 3270,83 zł dla pracownika chorującego przez część miesiąca od 1 lipca 2022 r. [42 przykłady]
    Przeliczenie wynagrodzenia brutto do netto od 1 lipca 2022 r., gdy pracowniki część miesiąca był chory - to przykład nr 38 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzeń z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w poradniku.
    15 000 zł brutto dla programisty, to 10555,58 zł albo 9167,58 zł netto [42 przykłady od 1 lipca 2022 r.]
    Lista płac dla pracownika, który przekroczył I próg podatkowy - to przykład nr 40 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzeń z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w poradniku.
    Ochrona zabytków w gminach
    Zadania, które realizuje samorząd gminny w celu zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty lokalnej, obejmują między innymi ochronę i opiekę nad zabytkami. Oznacza to wiele obowiązków ustawowych, które gmina musi wypełniać.
    Okazjonalne kąpielisko za milczącą zgodą wójta
    Zmienia się procedura tworzenia miejsc okazjonalnie wykorzystywanych do kąpieli. Zgłoszenie wodnoprawne i zgłoszenie na utworzenie takiego miejsca będzie można załatwić w jednym urzędzie - gminy. Nowelizacja Prawa wodnego upraszcza także zasady i formę zgody na utworzenie takiego miejsca (może być milcząca). Ważne jest również skrócenie terminów opiniowania zgłoszenia przez inspekcje ochrony środowiska, sanepid, dyrektorów: parku narodowego, urzędu morskiego czy urzędu żeglugi śródlądowej.
    Pełnomocnictwo dla wójta do reprezentowania spółki to nie dokument urzędowy
    Pełnomocnictwo udzielone przez reprezentującego podmiot gospodarczy, nawet na rzecz osoby sprawującej funkcję publiczną, nie jest dokumentem urzędowym. Taki dokument jest wystawiony przez podmiot prywatny i dotyczy spraw, które nie są związane z działalnością organu publicznego oraz zarządzaniem mieniem komunalnym. Z tego powodu dokument taki nie stanowi również informacji publicznej i nie podlega udostępnieniu.
    Listy płac dla 3010 zł, 6000 zł i 11 000 zł brutto netto od 1 lipca 2022 r. [42 przykłady]
    W artykule jeden z 42 przykładów jak przeliczać wynagrodzenie z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. z poradnika Wydawnictwa Infor. I sporządzić listy płac. Od 1 lipca 2022 r. pensja 3010 zł brutto, to 2363,56 zł netto, wynagrodzenie 6000 zł brutto, to na rękę 4420,43 zł a 11 000 zł brutto, to wypłata netto 7828.63 zł. Pozostałe 41 przykłady w poradniku.
    PIP po kontroli przestrzegania PPK może nałożyć mandat karny do 2000 zł [wykaz naruszeń prawa]
    Po nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, od 4 czerwca br., każdy podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o PPK – nie tylko pracodawca, ale też np. zleceniodawca - może być kontrolowany przez PIP w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o PPK.
    4900 zł brutto, to netto 3670,67 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4900 zł brutto, to netto 3670,67 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]